Mail2CLOUD

Mail2CLOUD is een geautomatiseerde e-mailback-updienst. De dienst verbindt via IMAP of OAuth met uw postvak, downloadt uw e-mails en uploadt ze rechtstreeks naar uw eigen cloudopslag of FTP-server, met optionele versleuteling. Wij slaan uw gegevens nooit op — ze gaan rechtstreeks naar uw account. U stelt het één keer in en het werkt daarna continu.

• 100% regelgebaseerd — geen AI leest uw e-mails
• Dubbele versleuteling — bestanden versleuteld in rust + optioneel AES-256-ZIP-wachtwoord
• Zonder schijftoegang — compressie gebeurt in het geheugen, niets wordt op de schijf ontsleuteld
• Progressief — na de eerste back-up worden alleen nog nieuwe e-mails verwerkt
• 12+ cloudbestemmingen — Google Drive, Dropbox, OneDrive, S3, FTP, SFTP en meer

Het Mail2CLOUD-dashboard op BOTS4.me/bots heeft dezelfde indeling als alle BOTS4.me-producten: drie panelen.

Daarnaast koppelt u in het tabblad Instellingen (tandwielicoon) e-mailaccounts en cloudaccounts (Access Manager). Het back-upwachtwoord, „Back-up van e-mails uit de laatste” en „Verwijderde e-mails bewaren gedurende” stelt u in het Mail2CLOUD-paneel van het tabblad Besturing in.

Het tabblad Logboeken toont de activiteit in realtime: wat Mail2CLOUD bij elke run heeft gedaan, eventuele fouten en de resultaten van de bewerkingen.

Schakel functies in of uit vanuit het paneel Functies. Sommige functies vereisen een betaald tarief (weergegeven als vergrendeld voor free-/basisgebruikers).

Verwerkingsvolgorde van mappen

Mail2CLOUD verwerkt eerst kleinere mappen. Zo worden kleine mappen (zoals „Personal” of „Projects”) volledig geback-upt voordat grote mappen (zoals INBOX) de limiet aan e-mails per run opgebruiken. De mappen Prullenbak, Ongewenst en Spam en de werkmappen van AutoSPAM worden overgeslagen; Verzonden en Concepten worden wel geback-upt.

Progressieve back-up

Na de eerste volledige back-up houdt Mail2CLOUD via manifesten (interne statusbestanden) bij wat al is gesynchroniseerd. Bij volgende runs worden reeds gesynchroniseerde mappen volledig overgeslagen. Er worden alleen nieuwe en gewijzigde e-mails verwerkt — dat bespaart tijd en bandbreedte.

Filtering op e-mailleeftijd

De instelling „Back-up van e-mails uit de laatste” (standaard 3 jaar; uw abonnement kan dit inkorten) bepaalt hoe ver er wordt teruggekeken. Alleen e-mails binnen dit venster worden geback-upt, en wanneer een e-mail ouder wordt dan dat venster, wordt de back-upkopie ervan verwijderd — de e-mail zelf blijft in uw mailbox. Zo wordt voorkomen dat er een back-up wordt gemaakt van oeroude e-mails die u niet meer nodig hebt, terwijl uw recente geschiedenis veilig blijft.

Limieten per run

Elke run verwerkt een beperkte batch e-mails over alle mappen heen, binnen de limieten van uw abonnement. Dit voorkomt overbelasting van uw mailserver of cloudopslag. Meerdere runs zorgen ervoor dat uw volledige postvak geleidelijk wordt geback-upt.

Bestandsstructuur

Elke geback-upte e-mail wordt een map (of gecomprimeerde ZIP) met de e-mailtekst (HTML), metadata (JSON), de ruwe bron en alle bijlagen. De mapstructuur in de cloud weerspiegelt de mappen van uw postvak.

Uw back-up volgt uw mailbox en uw instellingen: kopieën worden verwijderd wanneer „Back-up van e-mails uit de laatste” of „Verwijderde e-mails bewaren gedurende” dat aangeeft. Het Maandelijks archief (Family-abonnement en hoger, Backup-modus, uitgeschakeld totdat u het inschakelt) bewaart een tweede kopie die Mail2CLOUD nooit verwijdert: eens per maand krijgt elke e-mail die sinds het laatste archief is geback-upt een kopie in een maandmap op elk van uw cloudbestemmingen. Dit gebeurt elke maand bij de eerste run waarin de back-up niets meer te doen heeft (de eerste keer op de dag waarop u het inschakelt); een gemiste dag wordt bij de volgende run ingehaald, en een maand wordt nooit twee keer gearchiveerd. Elke archiefkopie (één per e-mail en per bestemming) telt net als een geback-upte e-mail mee voor de limieten en credits van uw abonnement.

Waar het staat

Naast uw live back-up, in dezelfde cloudmap: Archive/YYYY-MM/, met daarin dezelfde mailboxmap en e-mailmappen als in uw back-up — bijvoorbeeld Archive/2026-10/john_example_com/INBOX/. Elke e-mail wordt opgeslagen zoals in uw back-up: een map met message.eml en de bijlagen, of één ZIP-bestand. Het archief blijft staan totdat u het zelf verwijdert.

Elke maand alleen nieuwe e-mails

The archive is incremental: a month folder holds only the emails that are not in an earlier month folder yet, so nothing is stored twice. Each mailbox’s month folder also gets an index file, M2C_archive_YYYY-MM.json, once that month’s archive is complete: it lists every email in the mailbox’s backup at that time and the month folder that holds its copy. With a Backup Password the index is stored as M2C_archive_YYYY-MM.json.zip, encrypted with the same password.

Herstellen vanuit het archief

At BOTS4.me/bots → Mail2CLOUD → Restore emails, choose Restore from: Archive YYYY-MM instead of Live backup. You get your mailbox as it was backed up that month — also emails the live backup no longer keeps — and the restore works as usual: only the emails missing from your mailbox, into the RESTORED folder, within your plan’s daily restore limit. The choice appears once a month’s archive is complete and offers the last 12 monthly archives; archives you made stay restorable after a plan change.

Without the dashboard, use a mail client that can import .eml files into an IMAP mailbox: download a month folder and import its .eml files folder by folder into the matching mailbox folder. Start with the oldest month and work forward, because each month holds only that month’s new emails.

Als uw e-mails ZIP-bestanden zijn (Compressie ingeschakeld of een Backup Password ingesteld), pak dan eerst elk bestand uit — met het back-upwachtwoord waarmee het is gemaakt, als er een was ingesteld (met elke ZIP-tool die AES-256 ondersteunt) — en importeer daarna het message.eml-bestand dat erin zit.

In geen enkel archief: een e-mail waarvan de back-upkopie is verwijderd — door „Verwijderde e-mails bewaren gedurende” of „Back-up van e-mails uit de laatste” — voordat het volgende maandelijkse archief werd gemaakt.

• Versleuteling in rust: Alle bestanden in de tijdelijke buffer worden versleuteld met systeemniveauversleuteling. Er komen geen e-mailgegevens in platte tekst op de schijf terecht.
• AES-256-ZIP-versleuteling: Wanneer u een Backup Password instelt, worden e-mails gecomprimeerd in AES-256-versleutelde ZIP-archieven. Standaard WinZip-AES — compatibel met elke ZIP-tool.
• Compressie zonder schijftoegang: De compressie gebeurt volledig in het geheugen (BytesIO). Het versleutelde ZIP-bestand wordt direct weggeschreven — zonder onversleutelde tussenbestanden.
• Bufferopruiming: Na succesvolle upload naar ALLE cloudbestemmingen wordt de lokale buffer onmiddellijk verwijderd. Mislukt een upload, dan blijven de bestanden bewaard voor een nieuwe poging.
• Uw back-ups blijven van u: ze gaan rechtstreeks naar uw eigen cloudaccount of FTP-server. Wij bewaren geen kopie, en niemand bij BOTS4.me leest of analyseert de inhoud van uw e-mails.

Het tabblad Logboeken toont wat Mail2CLOUD bij elke run heeft gedaan. Veelvoorkomende meldingen:

Mail2CLOUD stuurt u niet na elke back-uprun een e-mail. Elke run schrijft één regel naar het botlogboek — zichtbaar in het tabblad Logboeken van het dashboard en als bericht in de LOGS-map in uw postvak.

In plaats daarvan krijgt u één overzichtsmail — standaard eens per week (maandagochtend), of eens per dag of eens per maand. Kies dit onder Overzichtsmail in de Mail2CLOUD-instellingen; zet het uit met de schakelaar E-mailrapporten. De mail gaat naar het e-mailadres van uw account en naar de Management-e-mails uit het Algemeen dashboard. Het overzicht toont:

• Hoeveel er geback-upt is: per map de e-mails in uw postvak, hoeveel daarvan geback-upt zijn en het percentage. Mappen die nog niet compleet zijn, staan bovenaan.
• Deze periode: geback-upte e-mails, fouten en het tijdstip van de laatste back-up
• Waar uw back-up naartoe gaat: elke bestemming en of die werkt, bezig is met inhalen of opnieuw verbonden moet worden
• Uw abonnement en limieten: vandaag en deze maand geback-upte e-mails ten opzichte van de limieten van uw abonnement, hoe lang back-ups bewaard worden, de herstellimiet en op hoeveel dagen een limiet de back-up heeft gepauzeerd
• E-mails die niet geback-upt konden worden: elk met de map en de reden

Synchronisatie en herstel sturen nog steeds hun eigen rapport wanneer ze draaien, en problemen (een bestemming die niet meer werkt, back-ups die in uw cloud ontbreken) worden eenmalig gemaild zodra ze optreden.

• Waar: elk postvak krijgt een LOGS-map in de eigen map van de bot, bijvoorbeeld _Mail2ERP/LOGS. Elke bot houdt zijn eigen map bij.
• Wat: dezelfde regels als in het tabblad Logboeken, één bericht per regel. Er wordt niets per e-mail verzonden — de regels worden rechtstreeks in de map geschreven.
• Ongelezen betekent dat er actie nodig is: alleen regels die uw beslissing vragen komen ongelezen binnen. Alle andere regels, waarschuwingen inbegrepen, komen al gelezen binnen.
• Opruimen: de map bewaart de nieuwste 100 regels tot 30 dagen. Het volledige logboek blijft in uw dashboard.
• Veilig van opzet: echte logberichten staan alleen in LOGS-mappen, nooit in uw Postvak IN, en de bevestigingspagina vraagt nooit om een wachtwoord.
• Schakelaar: Logboek in uw postvak, in de functielijst van de bot in het tabblad Besturing. Vanaf het Personal-abonnement standaard aan.