Mail2CLOUD
Przewodnik użytkownika
Czym jest Mail2CLOUD
Mail2CLOUD to zautomatyzowana usługa tworzenia kopii zapasowych poczty. Łączy się z Państwa skrzynką przez IMAP lub OAuth, pobiera e-maile, szyfruje je i wysyła bezpośrednio do Państwa własnej chmury lub na serwer FTP. Nigdy nie przechowujemy Państwa danych — trafiają one prosto na Państwa konto. Konfigurują to Państwo raz i działa nieprzerwanie.
- 100% oparte na regułach — żadna AI nie czyta Państwa e-maili
- Podwójne szyfrowanie — pliki szyfrowane w spoczynku + opcjonalne hasło ZIP z AES-256
- Bez zapisu na dysk — kompresja odbywa się w pamięci, nic nie jest odszyfrowywane na dysku
- Progresywnie — po pierwszej kopii przetwarzane są tylko nowe e-maile
- 12+ miejsc docelowych w chmurze — Google Drive, Dropbox, OneDrive, S3, FTP, SFTP i nie tylko
Pierwsze kroki — konfiguracja w 5 minut
- Wykupienie subskrypcji na BOTS4.me/mail2cloud — pierwszy miesiąc za darmo
- Dodanie konta pocztowego na BOTS4.me/bots → Ustawienia → Mail2CLOUD. Gmail i O365 używają OAuth (jednym kliknięciem). IMAP wymaga danych serwera.
- Dodanie chmury — w tej samej zakładce Ustawienia. Google Drive, Dropbox itp. używają OAuth. FTP/SFTP wymaga danych serwera.
- Wyłączenie trybu demo, gdy będą Państwo gotowi — zakładka Sterowanie → Tryb demo → OFF
- Gotowe. Mail2CLOUD działa automatycznie zgodnie z harmonogramem. Raport z pierwszej kopii znajdą Państwo w swojej poczcie.
Wskazówka: Proszę zacząć z włączonym trybem demo. Przeskanuje on Państwa skrzynkę i wyśle raport podglądu pokazujący, ile e-maili zostałoby zarchiwizowanych — bez faktycznego pobierania czy wysyłania czegokolwiek.
Jak rozumieć panelowi
Panel Mail2CLOUD na BOTS4.me/bots ma taki sam układ jak wszystkie produkty BOTS4.me: trzy panele.
Ponadto w zakładce Ustawienia (ikona koła zębatego) konfigurują Państwo konta pocztowe, konta w chmurze, hasło kopii zapasowej, maksymalny wiek e-maili i adres URL webhooka.
Zakładka Logi pokazuje aktywność w czasie rzeczywistym: co Mail2CLOUD zrobił przy każdym uruchomieniu, ewentualne błędy i wyniki operacji.
Trzy tryby — objaśnienie
Tryb Backup
Jednokierunkowo: Skrzynka → Chmura
Państwa e-maile są pobierane, szyfrowane i wysyłane do chmury. Skrzynka nie jest modyfikowana. To tryb domyślny i najbezpieczniejszy.
Tryb Restore
Jednokierunkowo: Chmura → Skrzynka
Ponowne wysłanie zarchiwizowanych e-maili z chmury z powrotem na Państwa serwer pocztowy. Do użycia przy odzyskiwaniu po awarii lub migracji do nowego dostawcy poczty.
Synchronizacja dwukierunkowa
Dwukierunkowo: Skrzynka ↔ Chmura
Zmiany po każdej ze stron (dodania, usunięcia, przeniesienia, zmiany flag) są propagowane na drugą stronę. Wymaga tarifu Business lub Enterprise.
Zalecenie: Proszę zacząć od trybu Backup. Jest najbezpieczniejszy — Państwa skrzynka nigdy nie jest modyfikowana. Na Synchronizację dwukierunkową warto przejść dopiero wtedy, gdy potrzebna jest propagacja dwukierunkowa.
Przełączniki funkcji — co robi każdy z nich
Funkcje włączają i wyłączają Państwo w panelu Funkcje. Niektóre funkcje wymagają płatnego tarifu (dla użytkowników free/basic są pokazane jako zablokowane).
Ustawienia — objaśnienie
Jak działa tworzenie kopii zapasowej
Kolejność przetwarzania folderów
Mail2CLOUD przetwarza najpierw mniejsze foldery. Dzięki temu małe foldery (na przykład “Personal” lub “Projects”) zostaną w pełni zarchiwizowane, zanim duże foldery (na przykład INBOX) wyczerpią limit e-maili na uruchomienie. Foldery Junk, Spam, Trash, Drafts i Sent są automatycznie pomijane.
Progresywne tworzenie kopii
Po pierwszej pełnej kopii Mail2CLOUD śledzi, co już zsynchronizowano, za pomocą manifestów (wewnętrznych plików stanu). Przy kolejnych uruchomieniach zsynchronizowane już foldery są w całości pomijane. Przetwarzane są tylko nowe i zmienione e-maile — co oszczędza czas i transfer.
Filtrowanie według wieku e-maila
Ustawienie “Max Email Age” (domyślnie 360 dni) określa, jak daleko wstecz sięgać. Archiwizowane są tylko e-maile w tym oknie. Zapobiega to archiwizowaniu bardzo starych e-maili, których już Państwo nie potrzebują, a jednocześnie chroni Państwa najnowszą historię.
Limity na jedno uruchomienie
Każde uruchomienie przetwarza do 500 e-maili we wszystkich folderach (konfigurowalne). Zapobiega to przeciążeniu Państwa serwera pocztowego lub chmury. Kolejne uruchomienia stopniowo archiwizują całą Państwa skrzynkę.
Struktura plików
Każdy zarchiwizowany e-mail staje się folderem (lub skompresowanym plikiem ZIP) zawierającym tekst e-maila (HTML), metadane (JSON), źródło surowe i wszystkie załączniki. Struktura folderów w chmurze odzwierciedla foldery Państwa skrzynki.
Bezpieczeństwo i szyfrowanie
- Szyfrowanie w spoczynku: Wszystkie pliki w tymczasowym buforze są szyfrowane szyfrowaniem systemowym. Żadne dane e-maili w postaci jawnej nie trafiają na dysk.
- Szyfrowanie ZIP z AES-256: Gdy ustawią Państwo Backup Password, e-maile są kompresowane do archiwów ZIP szyfrowanych AES-256. Standardowe WinZip AES — kompatybilne z dowolnym narzędziem ZIP.
- Kompresja bez zapisu na dysk: Kompresja odbywa się w całości w pamięci (BytesIO). Zaszyfrowany ZIP jest zapisywany bezpośrednio — bez pośrednich niezaszyfrowanych plików.
- Czyszczenie bufora: Po udanym wysłaniu do WSZYSTKICH miejsc docelowych w chmurze lokalny bufor jest natychmiast usuwany. Jeśli jakieś wysyłanie się nie powiedzie, pliki są zachowywane do ponowienia.
- Nie mamy żadnego dostępu: Kopie trafiają bezpośrednio na Państwa własne konto w chmurze lub serwer FTP. Nigdy nie przechowujemy, nie czytamy ani nie analizujemy treści Państwa poczty.
Jak rozumieć swoim logom
Zakładka Logi pokazuje, co Mail2CLOUD zrobił przy każdym uruchomieniu. Typowe komunikaty:
Państwa pierwszy tydzień
- Konfiguracja konta pocztowego i chmury
- Pozostawienie włączonego trybu demo
- Sprawdzenie e-maila z raportem podglądu
- Weryfikacja, czy liczba e-maili i foldery wyglądają poprawnie
- Przejrzenie zakładki Logi pod kątem błędów
- Wyłączenie trybu demo
- Pierwsza kopia przetworzy najpierw najstarsze e-maile
- Sprawdzenie chmury — weryfikacja, czy pojawiają się pliki
- Śledzenie Backup Progress % w Statystykach
- Gdy osiągnie 100% — Państwa skrzynka jest w pełni zarchiwizowana
Raporty e-mail
Gdy funkcja Email Reports jest włączona, po każdej operacji otrzymują Państwo e-mail HTML. Raport zawiera:
- Podsumowanie operacji: Ile e-maili zsynchronizowano do chmury, do skrzynki, usunięto, przeniesiono
- Czas trwania: Jak długo trwała operacja
- Błędy: Ewentualne niepowodzenia ze szczegółami
- Odznaka DEMO: W trybie demo raport wyraźnie pokazuje “[DEMO]” i wyjaśnia, że nie doszło do żadnych faktycznych transferów
- Sugestie ulepszeń: Jeśli na Państwa tarifie funkcje są zablokowane, raport wskazuje, co można odblokować
Raporty DEMO vs Live: W trybie DEMO raport mówi “X e-maili zostałoby zsynchronizowanych” i pokazuje przycisk “Manage Settings”. W trybie Live mówi “X e-maili zsynchronizowanych” z rzeczywistymi liczbami transferów.
Często zadawane pytania
Którzy dostawcy poczty są obsługiwani?
Dowolny dostawca IMAP, Gmail (OAuth), Outlook/Office 365 (OAuth) i Exchange. Jeśli Państwa poczta obsługuje IMAP, Mail2CLOUD może wykonać jej kopię zapasową.
Które magazyny w chmurze działają?
12+ miejsc docelowych: Dropbox, Google Drive, OneDrive, Box, AWS S3, Wasabi, Backblaze B2, Azure Blob, FTP, FTPS, SFTP i WebDAV.
Jaka jest różnica między Backup, Restore a Sync?
Backup = jednokierunkowo skrzynka → chmura. Restore = jednokierunkowo chmura → skrzynka. Sync = dwukierunkowo z rozwiązywaniem konfliktów. Proszę zacząć od Backup (najbezpieczniejszy).
Czy moje dane są szyfrowane?
Tak, zawsze. Wszystkie pliki są podczas przetwarzania szyfrowane w spoczynku. Opcjonalnie proszę ustawić Backup Password dla archiwów ZIP szyfrowanych AES-256, które otworzą tylko Państwo.
Jak działa kopia przyrostowa?
Po pierwszej pełnej kopii Mail2CLOUD śledzi za pomocą manifestów, co już zsynchronizowano. Przy kolejnych uruchomieniach przetwarzane są tylko nowe i zmienione e-maile.
Co się dzieje, gdy usunę e-mail?
W Trybie synchronizacji, gdy e-mail zostanie usunięty na serwerze, zarchiwizowana kopia jest przenoszona do folderu REMOVED (nie jest usuwana na stałe); automatyczne czyszczenie usuwa stare elementy po upływie okresu przechowywania (domyślnie 30 dni). W trybie Backup wcześniej zarchiwizowane kopie po prostu pozostają w Państwa archiwum w chmurze.
Czy mogę przywrócić do innego konta pocztowego?
Funkcja przywracania ponownie wysyła zarchiwizowane e-maile na Państwa skonfigurowany serwer pocztowy. W przypadku przywracania między różnymi kontami proszę skontaktować się ze wsparciem.
Jak często to działa?
Mail2CLOUD działa automatycznie każdej nocy — nie ma harmonogramu do ustawienia. Po pierwszej kopii każde uruchomienie jest szybkie dzięki przetwarzaniu progresywnemu.
Które foldery są pomijane?
Foldery Junk, Spam, Trash, Drafts, Sent oraz wszystkie foldery zarządzane przez AutoSPAM są automatycznie wykluczane. Archiwizowane są tylko sensowne foldery pocztowe.
Jakie są limity tarifów?
Freemium: 50 e-maili/dzień, 500/miesiąc. Personal: 500/dzień, 5 000/miesiąc. Family: 2 000/dzień, 15 000/miesiąc. Business: 5 000/dzień, 50 000/miesiąc. Enterprise: bez ograniczeń. Potrzebują Państwo więcej w danym okresie? Proszę kupić pakiet dodatkowy — dodatki przechodzą na kolejny okres, aż zostaną wykorzystane (wymagana aktywna subskrypcja).
Co oznacza Backup Progress %?
Pokazuje, jaki procent Państwa kwalifikujących się e-maili (w ramach limitu wieku) został już zarchiwizowany. Aktualizowane codziennie. Gdy osiągnie 100%, Państwa skrzynka jest w pełni zarchiwizowana i wystarczy przetwarzać już tylko nowe e-maile.
Czy mogę używać webhooków do powiadomień?
Tak. Proszę włączyć funkcję Webhooks i ustawić swój adres URL w Ustawieniach. Będą Państwo otrzymywać żądania POST z JSON: {event, timestamp, downloaded, uploaded, deleted, errors, duration}. Zdarzenia: backup_completed, sync_completed, restore_completed.
Rozwiązywanie problemów
Weryfikacja e-maila wciąż się nie udaje
Proszę sprawdzić następujące rzeczy:
- Gmail/O365: proszę zalogować się ponownie przez OAuth w Ustawieniach
- IMAP: proszę zweryfikować adres serwera, port (993) i czy SSL jest włączone
- Niektórzy dostawcy blokują dostęp automatyczny — proszę włączyć “less secure apps” lub utworzyć hasło aplikacji
- E-mail weryfikacyjny może trafić do Spamu — Mail2CLOUD automatycznie sprawdza także foldery Spam
Wysyłanie do chmury nie powiodło się
Proszę sprawdzić następujące rzeczy:
- Proszę zalogować się ponownie do swojej chmury (tokeny OAuth wygasają)
- FTP/SFTP: proszę zweryfikować hosta, port i dane logowania
- Proszę sprawdzić, czy folder docelowy istnieje i czy mają Państwo uprawnienia do zapisu
- Proszę sprawdzić dostępne miejsce w Państwa koncie w chmurze
Backup Progress utknął poniżej 100%
To normalne, jeśli:
- Mają Państwo dużo e-maili — ich przetworzenie zajmuje kilka uruchomień (500 na uruchomienie)
- Między uruchomieniami przychodzą nowe e-maile — łączna liczba wciąż rośnie
- Proszę sprawdzić zakładkę Logi, czy kopie przebiegają pomyślnie
Raporty pokazują same zera
Proszę sprawdzić następujące rzeczy:
- Jeśli Tryb demo jest włączony — to oczekiwane (żadnych faktycznych transferów)
- Jeśli Tryb demo jest wyłączony — być może wszystkie e-maile są już zarchiwizowane (proszę sprawdzić Backup Progress %)
- Proszę sprawdzić, czy konto pocztowe i konto w chmurze są zweryfikowane w Ustawieniach
📚 Dodatkowe zasoby
Mail2CLOUD od BOTS4.me
Potrzebują Państwo pomocy? [email protected]