Mail2CLOUD
Benutzerleitfaden
Was Mail2CLOUD ist
Mail2CLOUD ist ein automatisierter E-Mail-Backup-Dienst. Er verbindet sich per IMAP oder OAuth mit Ihrem Postfach, lädt Ihre E-Mails herunter, verschlüsselt sie und lädt sie direkt in Ihren eigenen Cloud-Speicher oder auf Ihren FTP-Server hoch. Wir speichern Ihre Daten nie — sie gehen direkt in Ihr Konto. Sie richten es einmal ein und es läuft dauerhaft.
- 100% regelbasiert — keine AI liest Ihre E-Mails
- Doppelte Verschlüsselung — Dateien im Ruhezustand verschlüsselt + optionales AES-256-ZIP-Passwort
- Ohne Festplattenzugriff — die Komprimierung erfolgt im Arbeitsspeicher, nichts wird auf der Festplatte entschlüsselt
- Progressiv — nach dem ersten Backup werden nur noch neue E-Mails verarbeitet
- 12+ Cloud-Ziele — Google Drive, Dropbox, OneDrive, S3, FTP, SFTP und mehr
Erste Schritte — Einrichtung in 5 Minuten
- Abonnieren Sie unter BOTS4.me/mail2cloud — erster Monat gratis
- Fügen Sie Ihr E-Mail-Konto hinzu unter BOTS4.me/bots → Einstellungen → Mail2CLOUD. Gmail und O365 nutzen OAuth (per Klick). IMAP benötigt die Serverdaten.
- Fügen Sie Ihren Cloud-Speicher hinzu — im selben Reiter Einstellungen. Google Drive, Dropbox usw. nutzen OAuth. FTP/SFTP benötigt die Serverdaten.
- Schalten Sie den Demo-Modus aus, wenn Sie so weit sind — Reiter Steuerung → Demo-Modus → OFF
- Fertig. Mail2CLOUD läuft automatisch nach Zeitplan. Den Bericht zum ersten Backup finden Sie in Ihren E-Mails.
Tipp: Beginnen Sie mit eingeschaltetem Demo-Modus. Er durchsucht Ihr Postfach und sendet Ihnen einen Vorschaubericht, wie viele E-Mails gesichert würden — ohne dass tatsächlich etwas herunter- oder hochgeladen wird.
Das Dashboard verstehen
Das Mail2CLOUD-Dashboard unter BOTS4.me/bots hat dasselbe Layout wie alle BOTS4.me-Produkte: drei Panels.
Zusätzlich konfigurieren Sie im Reiter Einstellungen (Zahnrad-Symbol) E-Mail-Konten, Cloud-Konten, das Backup-Passwort, das maximale E-Mail-Alter und die Webhook-URL.
Der Reiter Protokolle zeigt die Aktivität in Echtzeit: was Mail2CLOUD bei jedem Lauf getan hat, etwaige Fehler und die Ergebnisse der Vorgänge.
Die drei Modi erklärt
Backup-Modus
Einseitig: Postfach → Cloud
Ihre E-Mails werden heruntergeladen, verschlüsselt und in den Cloud-Speicher hochgeladen. Das Postfach wird nicht verändert. Dies ist der Standard- und sicherste Modus.
Restore-Modus
Einseitig: Cloud → Postfach
Laden Sie gesicherte E-Mails aus der Cloud zurück auf Ihren Mailserver. Nützlich zur Notfallwiederherstellung oder beim Wechsel zu einem neuen E-Mail-Anbieter.
Bidirektionale Synchronisierung
Zweiseitig: Postfach ↔ Cloud
Änderungen auf einer der beiden Seiten (Hinzufügungen, Löschungen, Verschiebungen, Flag-Änderungen) werden auf die andere Seite übertragen. Erfordert den Tarif Business oder Enterprise.
Empfehlung: Beginnen Sie mit dem Backup-Modus. Er ist am sichersten — Ihr Postfach wird nie verändert. Zur bidirektionalen Synchronisierung wechseln Sie erst, wenn Sie eine zweiseitige Übertragung benötigen.
Funktionsschalter — was jeder bewirkt
Funktionen schalten Sie im Panel Funktionen ein und aus. Einige Funktionen erfordern einen kostenpflichtigen Tarif (für Free-/Basic-Nutzer als gesperrt angezeigt).
Einstellungen erklärt
So funktioniert das Backup
Reihenfolge der Ordnerverarbeitung
Mail2CLOUD verarbeitet zuerst kleinere Ordner. So werden kleine Ordner (etwa “Personal” oder “Projects”) vollständig gesichert, bevor große Ordner (etwa INBOX) das E-Mail-Limit pro Lauf aufbrauchen. Die Ordner Junk, Spam, Trash, Drafts und Sent werden automatisch übersprungen.
Progressives Backup
Nach dem ersten vollständigen Backup verfolgt Mail2CLOUD über Manifeste (interne Statusdateien), was bereits synchronisiert wurde. Bei weiteren Läufen werden bereits synchronisierte Ordner vollständig übersprungen. Es werden nur neue und geänderte E-Mails verarbeitet — das spart Zeit und Bandbreite.
Filterung nach E-Mail-Alter
Die Einstellung “Max Email Age” (Standard 360 Tage) legt fest, wie weit zurück gesucht wird. Nur E-Mails innerhalb dieses Fensters werden gesichert. Das verhindert das Sichern uralter E-Mails, die Sie nicht mehr brauchen, und hält zugleich Ihre jüngste Historie sicher.
Limits pro einen Lauf
Jeder Lauf verarbeitet bis zu 500 E-Mails über alle Ordner hinweg (konfigurierbar). Das verhindert eine Überlastung Ihres Mailservers oder Cloud-Speichers. Mehrere Läufe sichern nach und nach Ihr gesamtes Postfach.
Dateistruktur
Jede gesicherte E-Mail wird zu einem Ordner (oder komprimierten ZIP) mit dem E-Mail-Text (HTML), Metadaten (JSON), der Rohquelle und allen Anhängen. Die Ordnerstruktur in der Cloud spiegelt die Ordner Ihres Postfachs wider.
Sicherheit und Verschlüsselung
- Verschlüsselung im Ruhezustand: Alle Dateien im temporären Puffer werden mit systemweiter Verschlüsselung gesichert. Keine E-Mail-Daten im Klartext gelangen auf die Festplatte.
- ZIP-Verschlüsselung mit AES-256: Wenn Sie ein Backup Password setzen, werden E-Mails in AES-256-verschlüsselte ZIP-Archive komprimiert. Standard-WinZip-AES — kompatibel mit jedem ZIP-Tool.
- Komprimierung ohne Festplattenzugriff: Die Komprimierung erfolgt vollständig im Arbeitsspeicher (BytesIO). Das verschlüsselte ZIP wird direkt geschrieben — ohne unverschlüsselte Zwischendateien.
- Puffer-Bereinigung: Nach erfolgreichem Upload zu ALLEN Cloud-Zielen wird der lokale Puffer sofort gelöscht. Schlägt ein Upload fehl, bleiben die Dateien für einen erneuten Versuch erhalten.
- Wir haben keinerlei Zugriff: Backups gehen direkt in Ihr eigenes Cloud-Konto oder auf Ihren FTP-Server. Wir speichern, lesen oder analysieren Ihre E-Mail-Inhalte niemals.
Ihre Logs verstehen
Der Reiter Protokolle zeigt, was Mail2CLOUD bei jedem Lauf getan hat. Häufige Meldungen:
Ihre erste Woche
- E-Mail- und Cloud-Konto einrichten
- Demo-Modus eingeschaltet lassen
- Vorschaubericht in der E-Mail prüfen
- Prüfen, ob E-Mail-Anzahl und Ordner korrekt aussehen
- Reiter Protokolle auf Fehler durchsehen
- Demo-Modus ausschalten
- Das erste Backup verarbeitet zuerst die ältesten E-Mails
- Cloud-Speicher prüfen — bestätigen, dass Dateien erscheinen
- Backup Progress % in den Statistiken verfolgen
- Bei 100% — Ihr Postfach ist vollständig gesichert
E-Mail-Berichte
Wenn die Funktion Email Reports aktiviert ist, erhalten Sie nach jedem Vorgang eine HTML-E-Mail. Der Bericht enthält:
- Zusammenfassung des Vorgangs: Wie viele E-Mails in die Cloud, ins Postfach synchronisiert, gelöscht, verschoben wurden
- Dauer: Wie lange der Vorgang gedauert hat
- Fehler: Etwaige Fehlschläge mit Details
- DEMO-Kennzeichen: Im Demo-Modus zeigt der Bericht deutlich “[DEMO]” an und erklärt, dass keine echten Übertragungen stattgefunden haben
- Upgrade-Vorschläge: Wenn Funktionen in Ihrem Tarif gesperrt sind, nennt der Bericht, was Sie freischalten könnten
DEMO- vs. Live-Berichte: Im DEMO-Modus sagt der Bericht “X E-Mails würden synchronisiert” und zeigt eine Schaltfläche “Manage Settings”. Im Live-Modus sagt er “X E-Mails synchronisiert” mit den tatsächlichen Übertragungszahlen.
Häufig gestellte Fragen
Welche E-Mail-Anbieter werden unterstützt?
Jeder IMAP-Anbieter, Gmail (OAuth), Outlook/Office 365 (OAuth) und Exchange. Wenn Ihre E-Mail IMAP unterstützt, kann Mail2CLOUD sie sichern.
Welche Cloud-Speicher-Ziele funktionieren?
12+ Ziele: Dropbox, Google Drive, OneDrive, Box, AWS S3, Wasabi, Backblaze B2, Azure Blob, FTP, FTPS, SFTP und WebDAV.
Was ist der Unterschied zwischen Backup, Restore und Sync?
Backup = einseitig Postfach → Cloud. Restore = einseitig Cloud → Postfach. Sync = zweiseitig mit Konfliktlösung. Beginnen Sie mit Backup (am sichersten).
Sind meine Daten verschlüsselt?
Ja, immer. Alle Dateien werden während der Verarbeitung im Ruhezustand verschlüsselt. Optional setzen Sie ein Backup Password für AES-256-verschlüsselte ZIP-Archive, die nur Sie öffnen können.
Wie funktioniert das inkrementelle Backup?
Nach dem ersten vollständigen Backup verfolgt Mail2CLOUD über Manifeste, was bereits synchronisiert wurde. Bei weiteren Läufen werden nur neue und geänderte E-Mails verarbeitet.
Was passiert, wenn ich eine E-Mail lösche?
Im Synchronisierungsmodus wird die gesicherte Kopie beim Löschen einer E-Mail auf dem Server in den Ordner REMOVED verschoben (nicht endgültig gelöscht); die automatische Bereinigung entfernt alte Elemente nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist (Standard 30 Tage). Im Backup-Modus bleiben zuvor gesicherte Kopien einfach in Ihrem Cloud-Archiv erhalten.
Kann ich in ein anderes E-Mail-Konto wiederherstellen?
Die Wiederherstellungsfunktion lädt gesicherte E-Mails erneut auf Ihren konfigurierten Mailserver. Für die kontoübergreifende Wiederherstellung wenden Sie sich an den Support.
Wie oft läuft es?
Mail2CLOUD läuft automatisch jede Nacht — es ist kein Zeitplan einzustellen. Nach dem ersten Backup ist jeder Lauf dank progressiver Verarbeitung schnell.
Welche Ordner werden übersprungen?
Die Ordner Junk, Spam, Trash, Drafts, Sent und alle von AutoSPAM verwalteten Ordner werden automatisch ausgeschlossen. Es werden nur sinnvolle E-Mail-Ordner gesichert.
Wie hoch sind die Tariflimits?
Freemium: 50 E-Mails/Tag, 500/Monat. Personal: 500/Tag, 5.000/Monat. Family: 2.000/Tag, 15.000/Monat. Business: 5.000/Tag, 50.000/Monat. Enterprise: unbegrenzt. Brauchen Sie in einem Zeitraum mehr? Kaufen Sie ein Extra-Paket — Extras werden übertragen, bis Sie sie nutzen (aktives Abonnement erforderlich).
Was bedeutet Backup Progress %?
Zeigt, welcher Prozentsatz Ihrer infrage kommenden E-Mails (innerhalb des Alterslimits) bereits gesichert wurde. Wird täglich aktualisiert. Bei 100% ist Ihr Postfach vollständig gesichert und nur noch neue E-Mails müssen verarbeitet werden.
Kann ich Webhooks für Benachrichtigungen nutzen?
Ja. Aktivieren Sie die Funktion Webhooks und legen Sie Ihre URL in den Einstellungen fest. Sie erhalten POST-Anfragen mit JSON: {event, timestamp, downloaded, uploaded, deleted, errors, duration}. Ereignisse: backup_completed, sync_completed, restore_completed.
Fehlerbehebung
Die E-Mail-Validierung schlägt immer wieder fehl
Prüfen Sie Folgendes:
- Gmail/O365: erneut per OAuth in den Einstellungen anmelden
- IMAP: Serveradresse, Port (993) und aktiviertes SSL prüfen
- Manche Anbieter blockieren automatisierten Zugriff — aktivieren Sie “less secure apps” oder erstellen Sie ein App-Passwort
- Die Bestätigungs-E-Mail kann im Spam landen — Mail2CLOUD prüft automatisch auch die Spam-Ordner
Der Cloud-Upload schlägt fehl
Prüfen Sie Folgendes:
- Melden Sie sich erneut bei Ihrem Cloud-Speicher an (OAuth-Tokens laufen ab)
- FTP/SFTP: Host, Port und Anmeldedaten prüfen
- Prüfen Sie, ob der Zielordner existiert und Sie Schreibrechte haben
- Prüfen Sie den verfügbaren Speicherplatz in Ihrem Cloud-Konto
Backup Progress bleibt unter 100% stehen
Das ist normal, wenn:
- Sie haben viele E-Mails — ihre Verarbeitung dauert mehrere Läufe (500 pro Lauf)
- Zwischen den Läufen kommen neue E-Mails an — die Gesamtzahl wächst weiter
- Prüfen Sie im Reiter Protokolle, ob die Backups erfolgreich laufen
Berichte zeigen nur Nullen
Prüfen Sie Folgendes:
- Wenn der Demo-Modus eingeschaltet ist — das ist erwartet (keine echten Übertragungen)
- Wenn der Demo-Modus ausgeschaltet ist — vielleicht sind bereits alle E-Mails gesichert (prüfen Sie Backup Progress %)
- Prüfen Sie, ob E-Mail- und Cloud-Konto beide in den Einstellungen validiert sind
📚 Zusätzliche Ressourcen
Mail2CLOUD von BOTS4.me
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