Mail2CLOUD
Uživatelská příručka
Co je Mail2CLOUD
Mail2CLOUD je automatizovaná služba zálohování e-mailů. Připojí se k Vaší schránce přes IMAP nebo OAuth, stáhne Vaše e-maily, zašifruje je a nahraje přímo do Vašeho vlastního cloudového úložiště nebo na FTP server. Vaše data nikdy neukládáme — putují přímo do Vašeho účtu. Nastavíte to jednou a funguje to nepřetržitě.
- 100% založeno na pravidlech — Vaše e-maily nečte žádná AI
- Dvojité šifrování — soubory šifrované v klidu + volitelné heslo ZIP s AES-256
- Bez zápisu na disk — komprese probíhá v paměti, na disk se nic nedešifruje
- Progresivní — po první záloze se zpracují jen nové e-maily
- 12+ cloudových cílů — Google Drive, Dropbox, OneDrive, S3, FTP, SFTP a další
Začínáme — nastavení za 5 minut
- Objednejte si předplatné na BOTS4.me/mail2cloud — první měsíc zdarma
- Přidejte svůj e-mailový účet na BOTS4.me/bots → Nastavení → Mail2CLOUD. Gmail a O365 používají OAuth (jedním kliknutím). IMAP vyžaduje údaje serveru.
- Přidejte své cloudové úložiště — ve stejné záložce Nastavení. Google Drive, Dropbox atd. používají OAuth. FTP/SFTP vyžaduje údaje serveru.
- Vypněte Demo režim, až budete připraveni — záložka Ovládání → Demo režim → OFF
- Hotovo. Mail2CLOUD běží automaticky podle plánu. V e-mailu najdete report o první záloze.
Tip: Začněte se zapnutým Demo režimem. Prohledá Vaši schránku a pošle Vám náhledový report s tím, kolik e-mailů by se zálohovalo — aniž by se cokoli skutečně stáhlo nebo nahrálo.
Jak rozumět dashboardu
Dashboard Mail2CLOUD na BOTS4.me/bots má stejné rozložení jako všechny produkty BOTS4.me: tři panely.
Kromě toho v záložce Nastavení (ikona ozubeného kola) nastavujete e-mailové účty, cloudové účty, heslo pro zálohu, maximální stáří e-mailů a webhook URL.
Záložka Záznamy zobrazuje aktivitu v reálném čase: co Mail2CLOUD udělal při každém běhu, případné chyby a výsledky operací.
Tři režimy – vysvětlení
Režim Backup
Jednosměrně: Schránka → Cloud
Vaše e-maily se stáhnou, zašifrují a nahrají do cloudového úložiště. Schránka se neupravuje. Je to výchozí a nejbezpečnější režim.
Režim Restore
Jednosměrně: Cloud → Schránka
Znovu nahrajte zálohované e-maily z cloudu zpět na Váš poštovní server. Použijte při obnově po havárii nebo při migraci na nového poskytovatele e-mailu.
Obousměrná synchronizace
Obousměrně: Schránka ↔ Cloud
Změny na kterékoli straně (přidání, smazání, přesuny, změny příznaků) se přenášejí na druhou stranu. Vyžaduje tarif Business nebo Enterprise.
Doporučení: Začněte s režimem Backup. Je nejbezpečnější — Vaše schránka se nikdy neupravuje. Na Obousměrnou synchronizaci přejděte teprve tehdy, když potřebujete obousměrné přenášení.
Přepínače funkcí — co který dělá
Funkce zapínejte a vypínejte v panelu Funkce. Některé funkce vyžadují placený tarif (pro uživatele free/basic se zobrazují jako uzamčené).
Vysvětlení nastavení
Jak funguje zálohování
Pořadí zpracování složek
Mail2CLOUD zpracovává nejprve menší složky. Tím se zajistí, že malé složky (například “Personal” nebo “Projects”) se zálohují celé dříve, než velké složky (například INBOX) spotřebují limit e-mailů na běh. Složky Junk, Spam, Trash, Drafts a Sent se automaticky přeskakují.
Progresivní zálohování
Po první úplné záloze Mail2CLOUD sleduje, co už bylo synchronizováno, pomocí manifestů (interních stavových souborů). Při dalších bězích se již synchronizované složky zcela přeskočí. Zpracují se jen nové a změněné e-maily — což šetří čas a přenos.
Filtrování podle stáří e-mailu
Nastavení “Max Email Age” (výchozí 360 dní) určuje, jak daleko do minulosti se má sáhnout. Zálohují se jen e-maily v tomto okně. Zabrání to zálohování prastarých e-mailů, které už nepotřebujete, a zároveň udrží Vaši nedávnou historii v bezpečí.
Limity na jeden běh
Každý běh zpracuje až 500 e-mailů napříč všemi složkami (nastavitelné). Zabrání to přetížení Vašeho poštovního serveru nebo cloudového úložiště. Více běhů postupně zálohuje celou Vaši schránku.
Struktura souborů
Z každého zálohovaného e-mailu se stane složka (nebo komprimovaný ZIP) obsahující text e-mailu (HTML), metadata (JSON), původní zdroj a všechny přílohy. Struktura složek v cloudu zrcadlí složky Vaší schránky.
Zabezpečení a šifrování
- Šifrování v klidu: Všechny soubory v dočasném bufferu jsou šifrované systémovým šifrováním. Na disk se nedostanou žádná e-mailová data v čitelné podobě.
- Šifrování ZIP s AES-256: Když nastavíte Backup Password, e-maily se komprimují do ZIP archivů šifrovaných AES-256. Standardní WinZip AES — kompatibilní s jakýmkoli ZIP nástrojem.
- Komprese bez zápisu na disk: Komprese probíhá celá v paměti (BytesIO). Šifrovaný ZIP se zapisuje přímo — bez mezičlánku v podobě nešifrovaných souborů.
- Vyčištění bufferu: Po úspěšném nahrání do VŠECH cloudových cílů se lokální buffer okamžitě smaže. Pokud některé nahrávání selže, soubory se zachovají pro opakování.
- Nemáme žádný přístup: Zálohy putují přímo do Vašeho vlastního cloudového účtu nebo na FTP server. Obsah Vašich e-mailů nikdy neukládáme, nečteme ani neanalyzujeme.
Jak rozumět Vašim logům
Záložka Záznamy ukazuje, co Mail2CLOUD udělal při každém běhu. Běžné zprávy:
Váš první týden
- Nastavte e-mailový a cloudový účet
- Nechte zapnutý Demo režim
- Zkontrolujte náhledový report v e-mailu
- Ověřte, zda počet e-mailů a složky vypadají správně
- Prohlédněte si záložku Záznamy, zda nejsou nějaké chyby
- Vypněte Demo režim
- První záloha zpracuje nejprve nejstarší e-maily
- Zkontrolujte cloudové úložiště — ověřte, zda se objevují soubory
- Sledujte Backup Progress % v Statistikách
- Až dosáhne 100 % — Vaše schránka je úplně zálohovaná
E-mailové reporty
Když je zapnutá funkce Email Reports, po každé operaci dostanete HTML e-mail. Report obsahuje:
- Souhrn operace: Kolik e-mailů se synchronizovalo do cloudu, do schránky, smazalo, přesunulo
- Doba trvání: Jak dlouho operace trvala
- Chyby: Případná selhání s podrobnostmi
- Odznak DEMO: V Demo režimu report jasně zobrazuje “[DEMO]” a vysvětluje, že k žádným skutečným přenosům nedošlo
- Návrhy na vyšší tarif: Pokud jsou na Vašem tarifu funkce uzamčené, report uvádí, co byste mohli odemknout
Reporty DEMO vs Live: V režimu DEMO report říká “X e-mailů by se synchronizovalo” a zobrazuje tlačítko “Manage Settings”. V režimu Live říká “X e-mailů synchronizovaných” se skutečnými počty přenosů.
Časté dotazy
Kteří poskytovatelé e-mailu jsou podporováni?
Jakýkoli poskytovatel IMAP, Gmail (OAuth), Outlook/Office 365 (OAuth) a Exchange. Pokud Váš e-mail podporuje IMAP, Mail2CLOUD ho dokáže zálohovat.
Která cloudová úložiště fungují?
12+ cílů: Dropbox, Google Drive, OneDrive, Box, AWS S3, Wasabi, Backblaze B2, Azure Blob, FTP, FTPS, SFTP a WebDAV.
Jaký je rozdíl mezi Backup, Restore a Sync?
Backup = jednosměrně schránka → cloud. Restore = jednosměrně cloud → schránka. Sync = obousměrně s řešením konfliktů. Začněte s Backup (nejbezpečnější).
Jsou moje data šifrovaná?
Ano, vždy. Všechny soubory jsou během zpracování šifrované v klidu. Volitelně si nastavte Backup Password pro ZIP archivy šifrované AES-256, které otevřete jen Vy.
Jak funguje přírůstková záloha?
Po první úplné záloze Mail2CLOUD sleduje pomocí manifestů, co už bylo synchronizováno. Při dalších bězích se zpracují jen nové a změněné e-maily.
Co se stane, když smažu e-mail?
V Režimu synchronizace se při smazání e-mailu na serveru zálohovaná kopie přesune do složky REMOVED (nesmaže se natrvalo); automatické čištění odstraní staré položky po uplynutí doby uchování (výchozí 30 dní). V režimu Backup zůstávají dříve zálohované kopie jednoduše ve vašem cloudovém archivu.
Mohu obnovit do jiného e-mailového účtu?
Funkce obnovy znovu nahraje zálohované e-maily na Váš nastavený poštovní server. Při obnově mezi různými účty se obraťte na podporu.
Jak často to běží?
Mail2CLOUD běží automaticky každou noc — není třeba nastavovat žádný harmonogram. Po první záloze je každý běh díky progresivnímu zpracování rychlý.
Které složky se přeskakují?
Složky Junk, Spam, Trash, Drafts, Sent a všechny složky spravované AutoSPAM se automaticky vyloučí. Zálohují se jen smysluplné e-mailové složky.
Jaké jsou limity tarifů?
Freemium: 50 e-mailů/den, 500/měsíc. Personal: 500/den, 5 000/měsíc. Family: 2 000/den, 15 000/měsíc. Business: 5 000/den, 50 000/měsíc. Enterprise: neomezeně. Potřebujete v daném období více? Kupte si balíček extra — extra objem se přenáší, dokud ho nevyčerpáte (vyžaduje se aktivní předplatné).
Co znamená Backup Progress %?
Ukazuje, jaké procento Vašich oprávněných e-mailů (v rámci věkového limitu) už bylo zálohováno. Aktualizuje se denně. Když dosáhne 100 %, Vaše schránka je úplně zálohovaná a stačí zpracovávat už jen nové e-maily.
Mohu použít webhooky pro upozornění?
Ano. Zapněte funkci Webhooks, nastavte svoji URL v Nastavení. Budete dostávat POST požadavky s JSON: {event, timestamp, downloaded, uploaded, deleted, errors, duration}. Události: backup_completed, sync_completed, restore_completed.
Řešení potíží
Ověření e-mailu stále selhává
Zkontrolujte tyto věci:
- Gmail/O365: přihlaste se znovu přes OAuth v Nastavení
- IMAP: ověřte adresu serveru, port (993) a zda je zapnuté SSL
- Někteří poskytovatelé blokují automatizovaný přístup — zapněte “less secure apps” nebo vytvořte heslo aplikace
- Ověřovací e-mail může skončit ve Spamu — Mail2CLOUD automaticky kontroluje i složky Spam
Nahrávání do cloudu selhává
Zkontrolujte tyto věci:
- Znovu se přihlaste do svého cloudového úložiště (OAuth tokeny vyprší)
- FTP/SFTP: ověřte hostitele, port a přihlašovací údaje
- Zkontrolujte, zda cílová složka existuje a máte oprávnění k zápisu
- Zkontrolujte dostupné místo v úložišti Vašeho cloudového účtu
Backup Progress uvázl pod 100 %
Toto je normální, pokud:
- Máte hodně e-mailů — jejich zpracování zabere více běhů (500 na běh)
- Mezi běhy přicházejí nové e-maily — celkový počet stále roste
- Zkontrolujte záložku Záznamy, zda zálohy probíhají úspěšně
Reporty ukazují samé nuly
Zkontrolujte tyto věci:
- Pokud je Demo režim zapnutý — je to očekávané (žádné skutečné přenosy)
- Pokud je Demo režim vypnutý — možná jsou už všechny e-maily zálohované (zkontrolujte Backup Progress %)
- Zkontrolujte, zda jsou e-mailový i cloudový účet ověřené v Nastavení
📚 Další zdroje
Mail2CLOUD od BOTS4.me
Potřebujete pomoc? [email protected]