Supplier2ERP
Руководство пользователя — как обновлять заказы на закупку, не перепечатывая подтверждения
🎯 Трёхуровневая система извлечения данных
Supplier2ERP сначала пробует самый дешёвый и надёжный способ и обращается к ИИ только тогда, когда это действительно необходимо. Каждый документ проходит одни и те же три уровня по порядку.
| Уровень | Что он делает | Когда он запускается |
|---|---|---|
| 1 | Привязка кодов — находит в документе ваши коды товаров, сопоставляя их с вашим собственным каталогом товаров в ERP. | Пробуется всегда первым. Шаблоны не нужны — работает с первого дня, при любом формате поставщика. |
| 2 | Обучение шаблонам — правила извлечения сохраняются автоматически после того, как формат поставщика был обработан один раз. | Используется автоматически, если формат поставщика уже встречался ранее — быстрее и без ИИ. |
| 3 | Проверка с помощью ИИ — читает письмо и вложения, чтобы извлечь или подтвердить данные. | Только когда привязки кодов и изученных шаблонов недостаточно. |
🔄 Как работает Supplier2ERP — наглядная схема
от поставщика
товаров
и даты
заказом на закупку
отчёт
Коды всегда находятся относительно вашего собственного каталога товаров, поэтому количества и цены считываются из строк вокруг каждого кода, а не из фиксированной позиции столбца — именно это позволяет Supplier2ERP работать уже с самого первого письма поставщика, ещё до того, как для него появится какой-либо шаблон.
⚖️ Проверка расхождений — ваша страховочная сеть
Каждое извлечённое количество, цена и дата сравниваются с вашим заказом на закупку, прежде чем что-либо будет записано. Небольшое, ожидаемое расхождение — из тех, что случаются каждый день —, может быть принято автоматически. Всё, что крупнее, отмечается для вас, а заказ на закупку остаётся без изменений, пока вы его не проверите.
Извлечённые значения также проходят собственную проверку на разумность: отрицательное количество или абсурдная цена никогда не попадут в ваш ERP — независимо от того, есть подтверждение или нет.
_Supplier2ERP/VRUCHNUYU, если оно пришло через _Supplier2ERP/IMPORT. Ожидающая проверка никогда не теряется.
🚀 Начало работы
- Подключите свой почтовый ящик на панели. Supplier2ERP отслеживает в нём входящие подтверждения от поставщиков. Либо добавьте BOTS4.me Mailbox и пересылайте подтверждения нам — см. Переслать нам ниже.
- Включите Supplier2ERP. Он запускается в режиме DEMO — читает подтверждения ваших поставщиков и сообщает, что обновил бы; в вашу ERP ничего не записывается. Без почтового ящика он читает подтверждения, которые вы пересылаете в BOTS4.me Mailbox.
- Укажите Supplier2ERP, каких поставщиков импортировать. После подключения ERP он подхватывает поставщиков с открытыми заказами на закупку и присылает вам их список; контакты, заведённые в вашей ERP только как поставщики, тоже читаются. Для любого другого поставщика перетащите одно из его писем в
_Supplier2ERP/IMPORT— папка появляется после первого запуска. От других отправителей ничего не импортируется. - Настройте пороги допуска — насколько большим может быть расхождение по цене или количеству, чтобы оно было принято автоматически, прежде чем будет отмечено.
- Подключите свою ERP. По-прежнему в режиме DEMO реальные подтверждения сопоставляются с реальными заказами на закупку, но ничего не записывается.
- Просмотрите несколько отчётов. То, что вы видите, — это именно то, что изменилось бы после перехода в боевой режим.
- Переключите режим в LIVE (при включённых обновлениях ERP). С этого момента подтверждённые количества, цены и даты автоматически обновляют ваши заказы на закупку.
⚙️ Справочник настроек панели управления
Основные функции
| Настройка | Тариф | Что он делает |
|---|---|---|
| Сопоставление с ERP | Personal | Сопоставляет извлечённые данные поставщика с существующими заказами на закупку по номерам заказов, кодам товаров и информации о поставщике. |
| Отчёты на почту | Все тарифы | Как вы узнаёте о подтверждениях, обработанных без проблем, включая подтверждённые точно так, как было заказано: После каждого подтверждения, Одно письмо за запуск, Ежедневная сводка или Еженедельная сводка. Сводки перечисляют каждого поставщика, заказ и строку заказа за период, с копией в Excel, и сообщают, если ничего не поступило. Подтверждения, которые требуют вашего внимания, всегда сразу отправляются вам по e-mail. |
| Обновления в ERP | Personal | Записывает подтверждённые количества и цены обратно в вашу ERP. Выключено означает только чтение: различия лишь отображаются в отчёте, даже в режиме LIVE. |
| Извлечение по шаблонам | Personal | Использует шаблоны, изученные по предыдущим письмам от того же поставщика, для более быстрого и точного извлечения. |
| Ежедневные оповещения о задержках | Все тарифы | Раз в день присылает письмо с просроченными или находящимися под угрозой поставками. Выберите Выкл., Только заказы, подтверждённые поставщиком (заказы, подтверждение поставщика по которым обработал Supplier2ERP) или Все открытые заказы на закупку — каждый открытый заказ в вашей ERP, даже без подтверждения по e-mail, плюс еженедельный обзор (начиная с тарифа Personal). |
| Резервное извлечение с помощью ИИ | Personal | Когда привязка кодов и изученные шаблоны не находят товаров, ИИ в качестве последнего средства читает письмо и вложения (оплата за использование). |
| Отсканированные файлы PDF | Personal | С помощью OCR читает подтверждения поставщиков, которые приходят как скан или фотография, а не как текст. Выключено означает, что отсканированное подтверждение передаётся для ручного ввода вместо чтения. |
| Предварительная обработка | Family | Читает из скрытой папки очереди, управляемой AutoSPAM, вместо вашего INBOX. Требует AutoSPAM с включённой предобработкой. |
| Автообновление количеств | Family | Позволяет автоматически записывать подтверждённые расхождения по количеству. Выключено означает, что расхождения указываются в отчёте, но никогда не применяются. |
| Автообновление цен | Business | Позволяет автоматически записывать подтверждённые расхождения по цене. Выключено означает, что расхождения указываются в отчёте, но никогда не применяются. |
| Автоматический перезаказ | Business | Отклонённые, сокращённые или просроченные количества предлагаются как черновой заказ у альтернативного поставщика того же товара. |
| Перезаказ: реальные заказы | Enterprise | Действительно создаёт черновые заказы на закупку у другого поставщика в вашем ERP, а не только сообщает о них. Не имеет эффекта, если автоматическая закупка у другого поставщика также не включена. |
Параметры допуска и отчётности
| Настройка | По умолчанию | Что он делает |
|---|---|---|
| Макс. расхождений по позициям | 5 позиций | Сколько строк заказа могут отличаться от подтверждения, прежде чем весь заказ будет отмечен для ручной проверки вместо автоматического обновления. |
| Макс. изменение цены/количества | 15% | Наибольшее допустимое изменение, в процентах, цены или количества по одной строке. Всё, что больше, отмечается для проверки. |
| Горизонт риска поставки | 7 дней | Подтверждённая дата поставки в пределах этого числа дней считается рисковой и появляется в ежедневных оповещениях о задержках ещё до того, как поставка действительно опоздает. |
| Глубина отчёта о задержках | 90 дней | Заказы на закупку старше этого срока не отслеживаются, когда для «Ежедневные оповещения о задержках» выбрано «Все открытые заказы на закупку». |
| Отправлять отчёты об обновлённых заказах на | — | Кто получает отчёты о подтверждениях поставщиков, обработанных без проблем, а также ежедневную или еженедельную сводку. Адреса разделяйте запятой; пустое поле означает e-mail вашего аккаунта. |
| Отправлять подтверждения для ручной обработки на | — | Кто получает отчёт о подтверждении, применённом лишь частично, неудачном или ожидающем вашей проверки. Отправляется всегда сразу, что бы вы ни выбрали в поле Отчёты на почту. Адреса разделяйте запятой; пустое поле означает e-mail вашего аккаунта. |
| Отправлять отчёты о задержанных поставках на | адрес электронной почты вашей учётной записи | Кто получает отчёты о задержанных поставках и перезаказах. Через запятую. Если поле пустое, отчёт о задержанных поставках уходит на адрес вашей учётной записи и на e-mail руководства. |
🛡️ Режимы доступа
Три режима позволяют вам тестировать в своём темпе, каждый следующий предоставляет Supplier2ERP немного больше доступа, чем предыдущий.
| Режим | Доступ | Что происходит |
|---|---|---|
| Песочница Demo | Нет | Только образцы документов поставщиков, на BOTS4.me/demo. Подключение к ERP не требуется. |
| Режим Demo | Почтовый ящик + чтение ERP | Реальные подтверждения сопоставляются с реальными заказами на закупку. Ничего не записывается — отчёты показывают именно то, что изменилось бы. |
| Режим LIVE | Почтовый ящик + чтение и запись ERP | Полная автоматизация: подтверждения обрабатываются, а заказы на закупку обновляются автоматически. |
⌛ Задержки поставок и автоматическая закупка у другого поставщика
Две функции смотрят дальше только что полученного подтверждения — на заказы на закупку, которые всё ещё его ждут.
Ежедневные оповещения о задержках
Одно ежедневное письмо перечисляет строки заказов на закупку, которые просрочены или вот-вот не уложатся в подтверждённую дату поставки в пределах вашего горизонта риска. Вы выбираете, какие заказы отслеживать: только те, подтверждение поставщика по которым обработал Supplier2ERP, или каждый открытый заказ в вашей ERP — включая заказы, поставщик которых вообще не присылал подтверждения. Задержки в поставках выявляются прежде, чем они дойдут до вашей производственной линии.
Автоматический перезаказ
Когда поставщик отказывается от подтверждённого количества или сокращает его, либо поставка просрочена, недостающее количество можно предложить как черновой заказ на закупку у альтернативного поставщика того же товара. Это начинается в режиме симуляции: предложение только сообщается по почте. Включение оформления заказа у другого поставщика вживую создаёт черновой заказ в вашем ERP для вашей проверки — он никогда не подтверждается автоматически.
📊 Как читать отчёт
✅ Успешно
Подтверждения полностью сопоставлены и, в режиме автоматизации, уже применены к вашему заказу на закупку.
⚠️ Частично
Одни строки совпали, другие отличались сверх вашего допуска или не смогли быть прочитаны — отмечены для вашей проверки.
❌ Не удалось / Пропущено
Не удалось извлечь ничего полезного, или письмо вообще не было подтверждением поставщика — оно остаётся в вашем INBOX или перемещается в _Supplier2ERP/VRUCHNUYU, если пришло через _Supplier2ERP/IMPORT.
❓ Устранение неполадок
| Что вы видите | Что это значит |
|---|---|
| Подтверждение не было сопоставлено ни с одним заказом на закупку | Привязка кодов не нашла ни одного кода товара, распознанного из вашего каталога ERP — проверьте, что коды в документе действительно существуют в вашем ERP. |
| Изменение количества или цены было указано в отчёте, но не применено | Либо автоматическое обновление количеств / автоматическое обновление цен выключено, либо изменение больше вашего порога максимального изменения цены/количества. |
| Отмечен весь заказ, а не только одна строка | Отличалось больше строк, чем допускает ваш параметр максимальных расхождений по позициям. |
| Заказ у другого поставщика был указан в отчёте, но так и не создан | Это связано с тем, что оформление заказа у другого поставщика вживую выключено — автоматическая закупка у другого поставщика по умолчанию ограничена только симуляцией. |
| Формат поставщика по-прежнему каждый раз проходит через ИИ | Обучение шаблонам сохраняет шаблон после того, как формат был увиден один раз; если распознавание продолжает не срабатывать, возможно, оформление писем варьируется достаточно сильно, чтобы устойчивый шаблон не находился. |
📨 Переслать нам — без подключения почтового ящика
Подключать почтовый ящик вообще не обязательно. В BOTS4.me/bots → Настройки → Supplier2ERP нажмите Добавить источник и добавьте BOTS4.me Mailbox — одним кликом, ничего не нужно подключать, без пароля. Затем пересылайте письма на supplier2erp@bots4.me. Пока включён Демо-режим, вы получаете предпросмотр по почте; после его выключения Supplier2ERP по-настоящему обновляет заказ на закупку в вашей ERP. Поэтому нам нужен доступ только к вашей ERP, но никогда — к вашему почтовому ящику.
Кто может пересылать: это настраивается в Supplier2ERP → Управление → Переслать нам – принимать письма от. Пусто: только адрес электронной почты вашего аккаунта. Заполнено: ровно те адреса, которые вы введёте (до 6), — они заменяют адрес вашего аккаунта, поэтому добавьте и его, если тоже пересылаете письма.
Прежде чем что-либо будет записано в вашу ERP, мы проверяем, что письмо действительно пришло с вашего адреса (DKIM). Если ваш почтовый провайдер не подписывает исходящую почту, вы подтверждаете письмо один раз одним кликом. Каждое пересланное письмо удаляется из нашего почтового ящика сразу после обработки — не позднее чем через 7 дней, если обработать его не удалось. Используйте это, пока оцениваете нас, или на постоянной основе, если предпочитаете никогда не предоставлять доступ к почтовому ящику.
Одно и то же письмо, пересланное дважды, обрабатывается только один раз. Когда Демо-режим выключен, отправитель после каждого пересланного письма получает короткое подтверждение по почте: обработано, или не обработано и где посмотреть причину.
📬 Журнал в вашем почтовом ящике
- Где: в каждом почтовом ящике появляется папка LOGS внутри собственной папки бота, например _Mail2ERP/LOGS. У каждого бота она своя.
- Что: те же строки, что и на вкладке «Журналы», по одному сообщению на строку. Ничего не отправляется по электронной почте — строки записываются прямо в папку.
- Непрочитанное требует вашего внимания: непрочитанными приходят только строки, по которым нужно ваше решение. Все остальные строки, включая предупреждения, приходят уже прочитанными.
- Кнопки в один клик: строки о письме содержат те же кнопки, что и панель управления. Кнопка, которая раскладывает письмо, называется по папке, в которую оно попадёт, например RAZRESHIT или SPAM. Кнопка открывает короткую страницу подтверждения, вход не нужен, и действует 7 дней. Результат приходит новой строкой, с кнопкой отмены, если она предусмотрена.
- Решайте прямо из журнала: строка, требующая вашего решения, также показывает названия вложений письма и его первые несколько строк, так что открывать само письмо приходится редко.
- Порядок в папке: в папке хранятся последние 100 строк не дольше 30 дней. Полный журнал остаётся в вашей панели управления.
- Безопасность по умолчанию: настоящие сообщения журнала существуют только внутри папок LOGS, никогда во входящих, а страница подтверждения никогда не запрашивает пароль.
- Переключатель: «Журнал в вашем почтовом ящике», в списке функций бота на вкладке Control. Включён по умолчанию начиная с тарифа Personal.
❓ Часто задаваемые вопросы
💡 Папки, начинающиеся с _ (например, _Supplier2ERP) создаются приложением автоматически — не переименовывайте и не удаляйте их.
Какие форматы документов поддерживаются?
PDF, Word (.docx), Excel (.xlsx), HTML, текст тела письма и изображения через OCR — практически любой формат, который отправляет поставщик.
С какими ERP он работает?
Odoo, ERPNext, Zoho, Dolibarr, Business Central online, QuickBooks Online, Xero и SAP Business One, каждая со своей собственной стратегией обновления — пакетно, целым заказом или по отдельным позициям. Любая другая ERP с API подключается по запросу.
Как он находит мои коды товаров без шаблона?
Привязка кодов ищет в документе коды, существующие в вашем собственном каталоге ERP, а затем считывает количество и цену вокруг каждого найденного кода. Для первого письма поставщика шаблон не нужен.
Что если цены или количества отличаются от моего заказа?
Небольшие расхождения в пределах вашего допуска могут приниматься автоматически; более крупные отмечаются, и обновление пропускается до вашей проверки. Письмо с подтверждением остаётся непрочитанным — в вашем INBOX или в _Supplier2ERP/VRUCHNUYU, если оно пришло через _Supplier2ERP/IMPORT, — поэтому ожидающая проверка сразу видна.
Изучает ли он формат поставщика?
Да. После того как формат поставщика обработан один раз, правила извлечения сохраняются. Будущие документы от того же поставщика обрабатываются быстрее, без необходимости в ИИ.
Куда попадают отмеченные письма и письма с ошибками?
Они остаются непрочитанными в вашем INBOX, чтобы вы их не пропустили, — а если они пришли через _Supplier2ERP/IMPORT, то перемещаются в _Supplier2ERP/VRUCHNUYU. Успешно обработанные подтверждения раскладываются в _Supplier2ERP/OBRABOTANO.
Supplier2ERP пропустил подтверждение. Могу ли я заставить его попробовать снова?
Да. Перетащите письмо в _Supplier2ERP/IMPORT, и оно будет прочитано при следующем запуске — в режиме автоматизации даже если прежняя попытка завершилась неудачей. С этого момента Supplier2ERP также импортирует все письма от этого отправителя, а сам отправитель помечается как поставщик, поэтому Mail2ERP его не трогает. Папка создаётся автоматически, пока Supplier2ERP активен.
Я не хочу, чтобы Supplier2ERP импортировал определённого поставщика. Как это остановить?
Перетащите одно письмо от этого поставщика в _Supplier2ERP/NE_IMPORTIROVAT. Начиная со следующего запуска Supplier2ERP больше ничего не импортирует от этого отправителя, а письмо возвращается в ваш INBOX (или в _Supplier2ERP/VRUCHNUYU, если включено «Отделять поставщиков»). Отправитель остаётся помеченным как поставщик, поэтому Mail2ERP его тоже не импортирует. Отчёты о задержках и повторные закупки для этого поставщика продолжают работать. Чтобы отменить это, перетащите письмо от того же отправителя в _Supplier2ERP/IMPORT.
Можно ли тестировать, не затрагивая мою ERP?
Да. В режиме DEMO Supplier2ERP читает ваши заказы на закупку, но ничего не записывает, а полные отчёты показывают, что изменилось бы. Первый месяц бесплатно.
Работает ли он с Mail2ERP?
Да. Mail2ERP обрабатывает входящие заказы клиентов со стороны продаж; Supplier2ERP обрабатывает входящие подтверждения поставщиков со стороны закупок. Оба следят за вашим почтовым ящиком.
Использует ли это ИИ? Нам его использовать нельзя.
Установите режим ИИ в положение «Выключено» — и ни одна языковая модель не будет вызвана, ни один документ не будет отправлен провайдеру ИИ. Подтверждения, в которых ваши коды товаров с количествами перечислены в читаемой таблице, читаются как обычно, путём сопоставления с вашим каталогом ERP. Отсканированные или необычные форматы передаются вам для ручного ввода, а не угадываются. Если вашему отделу комплаенса это нужно письменно, обратитесь к нам, и мы подтвердим это для вашего дела.
Как он работает со сроками поставки?
Supplier2ERP извлекает из документа подтверждённые сроки поставки и обновляет соответствующие позиции в вашем заказе поставщику. Поддерживаются разные форматы дат.
🔒 Чего Supplier2ERP никогда не сделает
- Записывать в вашу ERP в режиме DEMO.
- Создать заказ у другого поставщика вживую, если только оформление заказа у другого поставщика вживую не включено — по умолчанию формируется только отчёт.
- Сопоставить документ с заказом на закупку, не проверив сначала коды товаров по вашему собственному каталогу.
- Применить изменение цены или количества сверх заданного вами допуска, не отметив его для проверки.
- Подтвердить заказ у другого поставщика от вашего имени — он всегда создаётся как черновик.
- Скрыть от вас отмеченное или нечитаемое подтверждение — оно остаётся непрочитанным в вашем INBOX или в
_Supplier2ERP/VRUCHNUYU.