Supplier2ERP
Руководство пользователя — как обновлять заказы на закупку, не перепечатывая подтверждения
🎯 Трёхуровневая система извлечения данных
Supplier2ERP сначала пробует самый дешёвый и надёжный способ и обращается к ИИ только тогда, когда это действительно необходимо. Каждый документ проходит одни и те же три уровня по порядку.
| Уровень | Что он делает | Когда он запускается |
|---|---|---|
| 1 | Привязка кодов — находит в документе ваши коды товаров, сопоставляя их с вашим собственным каталогом товаров в ERP. | Пробуется всегда первым. Шаблоны не нужны — работает с первого дня, при любом формате поставщика. |
| 2 | Обучение шаблонам — правила извлечения сохраняются автоматически после того, как формат поставщика был обработан один раз. | Используется автоматически, если формат поставщика уже встречался ранее — быстрее и без ИИ. |
| 3 | Проверка с помощью ИИ — читает письмо и вложения, чтобы извлечь или подтвердить данные. | Только когда привязки кодов и изученных шаблонов недостаточно. |
🔄 Как работает Supplier2ERP — наглядная схема
от поставщика
товаров
и даты
заказом на закупку
отчёт
Коды всегда находятся относительно вашего собственного каталога товаров, поэтому количества и цены считываются из строк вокруг каждого кода, а не из фиксированной позиции столбца — именно это позволяет Supplier2ERP работать уже с самого первого письма поставщика, ещё до того, как для него появится какой-либо шаблон.
⚖️ Проверка расхождений — ваша страховочная сеть
Каждое извлечённое количество, цена и дата сравниваются с вашим заказом на закупку, прежде чем что-либо будет записано. Небольшое, ожидаемое расхождение — из тех, что случаются каждый день —, может быть принято автоматически. Всё, что крупнее, отмечается для вас, а заказ на закупку остаётся без изменений, пока вы его не проверите.
Извлечённые значения также проходят собственную проверку на разумность: отрицательное количество или абсурдная цена никогда не попадут в ваш ERP — независимо от того, есть подтверждение или нет.
🚀 Начало работы
Supplier2ERP в настоящее время внедряется для новых аккаунтов; в этом руководстве описано поведение, с которым он поставляется.
- Подключите свой почтовый ящик на панели управления. Supplier2ERP отслеживает его на предмет входящих подтверждений от поставщиков.
- Включите Supplier2ERP. Он запускается в демонстрационном режиме — только образцы документов поставщиков, подключение к ERP не требуется.
- Настройте пороги допуска — насколько большим может быть расхождение по цене или количеству, чтобы оно было принято автоматически, прежде чем будет отмечено.
- Подключите свой ERP в режиме предпросмотра: реальные подтверждения сопоставляются с реальными заказами на закупку, но ничего не записывается.
- Просмотрите несколько отчётов. То, что вы видите, — это именно то, что изменилось бы после перехода в боевой режим.
- Переключитесь в режим автоматизации. С этого момента подтверждённые количества, цены и даты автоматически обновляют ваши заказы на закупку.
⚙️ Справочник настроек панели управления
Основные функции
| Настройка | Тариф | Что он делает |
|---|---|---|
| Сопоставление с ERP | Personal | Сопоставляет извлечённые данные поставщика с существующими заказами на закупку по номерам заказов, кодам товаров и информации о поставщике. |
| Отчёты на почту | Personal | Отправляет подробный отчёт по каждому обработанному письму поставщика — результаты извлечения, сопоставленные позиции, возможные ошибки. |
| Обновления в ERP | Family | Записывает подтверждённые количества и цены обратно в ваш ERP. Выключено означает режим предпросмотра — только чтение. |
| Извлечение по шаблонам | Family | Использует шаблоны, изученные по предыдущим письмам от того же поставщика, для более быстрого и точного извлечения. |
| Отчёт о задержанных поставках | Family | Добавляет полный поиск по ERP к ежедневной проверке задержек — открытые заказы на закупку отслеживаются, даже если поставщик вообще не присылал подтверждения. |
| Предварительная обработка | Business | Читает из скрытой папки очереди, управляемой AutoSPAM, вместо вашего INBOX. Требует AutoSPAM с включённой предобработкой. |
| Резервное извлечение с помощью ИИ | Business | Когда привязка кодов и изученные шаблоны не находят товаров, ИИ в качестве последнего средства читает письмо и вложения (оплата за использование). |
| Автообновление количеств | Business | Позволяет автоматически записывать подтверждённые расхождения по количеству. Выключено означает, что расхождения указываются в отчёте, но никогда не применяются. |
| Автообновление цен | Enterprise | Позволяет автоматически записывать подтверждённые расхождения по цене. Выключено означает, что расхождения указываются в отчёте, но никогда не применяются. |
| Автоматический перезаказ | Enterprise | Отклонённые, сокращённые или просроченные количества предлагаются как черновой заказ у альтернативного поставщика того же товара. |
| Перезаказ: реальные заказы | Enterprise | Действительно создаёт черновые заказы на закупку у другого поставщика в вашем ERP, а не только сообщает о них. Не имеет эффекта, если автоматическая закупка у другого поставщика также не включена. |
Параметры допуска и отчётности
| Настройка | По умолчанию | Что он делает |
|---|---|---|
| Макс. расхождений по позициям | 5 позиций | Сколько строк заказа могут отличаться от подтверждения, прежде чем весь заказ будет отмечен для ручной проверки вместо автоматического обновления. |
| Макс. изменение цены/количества | 15% | Наибольшее допустимое изменение, в процентах, цены или количества по одной строке. Всё, что больше, отмечается для проверки. |
| Горизонт риска поставки | 7 дней | Подтверждённая дата поставки в пределах этого числа дней считается рисковой и появляется в отчёте о задержках ещё до того, как поставка действительно опоздает. |
| Глубина отчёта о задержках | 90 дней | Заказы на закупку старше этого срока не отслеживаются отчётом о задержанных поставках. |
| Отправлять отчёты о задержках на | только системный почтовый ящик | Дополнительные получатели отчётов о задержанных поставках и закупках у другого поставщика, в дополнение к системному почтовому ящику. Через запятую. |
🛡️ Режимы доступа
Три режима позволяют вам тестировать в своём темпе, каждый следующий предоставляет Supplier2ERP немного больше доступа, чем предыдущий.
| Режим | Доступ | Что происходит |
|---|---|---|
| Демо-режим | Нет | Только образцы документов поставщиков, на BOTS4.me/demo. Подключение к ERP не требуется. |
| Режим предпросмотра | Почтовый ящик + чтение ERP | Реальные подтверждения сопоставляются с реальными заказами на закупку. Ничего не записывается — отчёты показывают именно то, что изменилось бы. |
| Режим автоматизации | Почтовый ящик + чтение и запись ERP | Полная автоматизация: подтверждения обрабатываются, а заказы на закупку обновляются автоматически. |
⌛ Задержки поставок и автоматическая закупка у другого поставщика
Две функции смотрят дальше только что полученного подтверждения — на заказы на закупку, которые всё ещё его ждут.
Отчёт о задержанных поставках
Одно ежедневное письмо перечисляет все строки заказов на закупку, которые просрочены или вот-вот не уложатся в подтверждённую дату поставки в пределах вашего горизонта риска — включая заказы, поставщик которых вообще не присылал подтверждения. Задержки в поставках выявляются прежде, чем они дойдут до вашей производственной линии.
Автоматический перезаказ
Когда поставщик отказывается от подтверждённого количества или сокращает его, либо поставка просрочена, недостающее количество можно предложить как черновой заказ на закупку у альтернативного поставщика того же товара. Это начинается в режиме симуляции: предложение только сообщается по почте. Включение оформления заказа у другого поставщика вживую создаёт черновой заказ в вашем ERP для вашей проверки — он никогда не подтверждается автоматически.
📊 Как читать отчёт
✅ Успешно
Подтверждения полностью сопоставлены и, в режиме автоматизации, уже применены к вашему заказу на закупку.
⚠️ Частично
Одни строки совпали, другие отличались сверх вашего допуска или не смогли быть прочитаны — отмечены для вашей проверки.
❌ Не удалось / Пропущено
Не удалось извлечь ничего пригодного, либо письмо вообще не было подтверждением поставщика — оставлено без изменений в вашем INBOX.
❓ Устранение неполадок
| Что вы видите | Что это значит |
|---|---|
| Подтверждение не было сопоставлено ни с одним заказом на закупку | Привязка кодов не нашла ни одного кода товара, распознанного из вашего каталога ERP — проверьте, что коды в документе действительно существуют в вашем ERP. |
| Изменение количества или цены было указано в отчёте, но не применено | Либо автоматическое обновление количеств / автоматическое обновление цен выключено, либо изменение больше вашего порога максимального изменения цены/количества. |
| Отмечен весь заказ, а не только одна строка | Отличалось больше строк, чем допускает ваш параметр максимальных расхождений по позициям. |
| Заказ у другого поставщика был указан в отчёте, но так и не создан | Это связано с тем, что оформление заказа у другого поставщика вживую выключено — автоматическая закупка у другого поставщика по умолчанию ограничена только симуляцией. |
| Формат поставщика по-прежнему каждый раз проходит через ИИ | Обучение шаблонам сохраняет шаблон после того, как формат был увиден один раз; если распознавание продолжает не срабатывать, возможно, оформление писем варьируется достаточно сильно, чтобы устойчивый шаблон не находился. |
❓ Часто задаваемые вопросы
Какие форматы документов поддерживаются?
PDF, Word (.docx), Excel (.xlsx), HTML, текст тела письма и изображения через OCR — практически любой формат, который отправляет поставщик.
С какими ERP он работает?
OFFERIS, Odoo, SAP Business One, Oracle NetSuite, QuickBooks и Xero, каждая со своей собственной стратегией обновления — пакетно, полной перезаписью или по отдельным позициям.
Как он находит мои коды товаров без шаблона?
Привязка кодов ищет в документе коды, существующие в вашем собственном каталоге ERP, а затем считывает количество и цену вокруг каждого найденного кода. Для первого письма поставщика шаблон не нужен.
Что если цены или количества отличаются от моего заказа?
Небольшие расхождения в пределах вашего допуска могут приниматься автоматически; более крупные отмечаются, а обновление откладывается, пока вы его не проверите. Письмо с подтверждением остаётся непрочитанным в вашем INBOX, чтобы ожидающая проверка была видна с первого взгляда.
Изучает ли он формат поставщика?
Да. После того как формат поставщика обработан один раз, правила извлечения сохраняются. Будущие документы от того же поставщика обрабатываются быстрее, без необходимости в ИИ.
Куда попадают отмеченные письма и письма с ошибками?
Они остаются непрочитанными в вашем INBOX, чтобы вы их не пропустили. Успешно обработанные подтверждения переносятся в _Supplier2ERP/PROCESSED.
Можно ли тестировать, не затрагивая мою ERP?
Да. Режим предпросмотра читает ваши заказы на закупку, но ничего не записывает, с полными отчётами о том, что изменилось бы. Первый месяц бесплатно.
Работает ли он с Mail2ERP?
Да. Mail2ERP обрабатывает входящие заказы клиентов со стороны продаж; Supplier2ERP обрабатывает входящие подтверждения поставщиков со стороны закупок. Оба следят за вашим почтовым ящиком.
Использует ли это ИИ? Нам его использовать нельзя.
Установите режим ИИ в положение «Выключено» — и ни одна языковая модель не будет вызвана, ни один документ не будет отправлен провайдеру ИИ. Подтверждения, в которых ваши коды товаров с количествами перечислены в читаемой таблице, читаются как обычно, путём сопоставления с вашим каталогом ERP. Отсканированные или необычные форматы передаются вам для ручного ввода, а не угадываются. Если вашему отделу комплаенса это нужно письменно, обратитесь к нам, и мы подтвердим это для вашего дела.
🔒 Чего Supplier2ERP никогда не сделает
- Записывать в ваш ERP, находясь в демонстрационном режиме или режиме предпросмотра.
- Создать заказ у другого поставщика вживую, если только оформление заказа у другого поставщика вживую не включено — по умолчанию формируется только отчёт.
- Сопоставить документ с заказом на закупку, не проверив сначала коды товаров по вашему собственному каталогу.
- Применить изменение цены или количества сверх заданного вами допуска, не отметив его для проверки.
- Подтвердить заказ у другого поставщика от вашего имени — он всегда создаётся как черновик.
- Скрыть от вас отмеченное или нечитаемое подтверждение — оно остаётся непрочитанным в вашем INBOX.