Автоматизация ERPNext из почты: заказы, подтверждения поставщиков и платежи

🎯 Где компании на ERPNext всё ещё вводят данные вручную

ERPNext отлично справляется с тем, что происходит после появления документа: ценовые правила, резервирование запасов, поставки, счета и главная книга вытекают из правильного заказа на продажу или закупку. Слабое место — шаг перед этим. Большинство документов начинается как письмо от кого-то за пределами вашей компании, и ERPNext не может прочитать эти письма за вас.

• Заказы и запросы цен от клиентов приходят как вложения PDF, Excel или сканы, у каждого клиента свой макет. Кто-то открывает каждое письмо и вбивает позиции, количества и ссылки в коммерческое предложение или заказ на продажу.
• Подтверждения заказов от поставщиков возвращаются с изменёнными количествами, новыми ценами или более поздней датой поставки. Кто-то построчно сравнивает их с вашим заказом на закупку и обновляет его, или расхождения просто упускаются.
• Входящие платежи появляются в виде банковских уведомлений или файлов выписок. Кто-то находит для каждого платежа нужный счёт клиенту и проводит платёжную запись (Payment Entry), часто по часу-два каждый день.

Большую часть времени эта работа не требует суждения, но всегда требует аккуратности, потому что неверное количество или платёж, проведённый не по тому счёту, создают проблемы спустя недели. Именно такую работу берут на себя три бота ниже.

🤖 Какие боты BOTS4.me работают с ERPNext

Каждое ERP-приложение BOTS4.me работает на ERPNext 15 и 16. Эта страница посвящена трём, которые превращают письма в документы ERPNext. Таблица показывает, что каждый из них читает и что записывает.

AutoERP (подтверждение, отгрузка и выставление счетов по помеченным заказам), AutoCASH (напоминания об оплате), Bill2ERP (счета поставщиков как черновики счетов на покупку), AutoSTOCK и AutoPURCHASE тоже работают на ERPNext. Одно подключение к ERPNext обслуживает их все, поэтому запуск ещё одного бота позже не требует новой интеграционной работы.

📧 Mail2ERP: письма клиентов — в коммерческие предложения и заказы на продажу

Mail2ERP читает ваш ящик продаж и по каждому письму решает, запрос цены это, твёрдый заказ или ни то, ни другое. За решение голосуют несколько независимых сигналов, и ваша ручная корректировка всегда побеждает. Затем он читает строки товаров из текста письма и всех вложений, без шаблонов, и сопоставляет каждый код с вашими позициями в ERPNext.

Что он создаёт в ERPNext

• Запрос → черновик коммерческого предложения. Ваш отдел продаж проверяет его, корректирует и отправляет как обычно.
• Твёрдый заказ → заказ на продажу, проведённый. Mail2ERP сначала создаёт заказ как черновик, а затем проводит его (submit), поэтому собственная логика цен и статусов ERPNext срабатывает точно так же, как для заказа, введённого человеком.
• Ответ на ваше предложение → заказ на продажу. При включённом «Обнаружении RFQ» ответ клиента, в котором указан номер одного из ваших предложений и просьба продолжить, превращает это предложение в проведённый заказ на продажу.
• Файлы и контекст: исходные вложения клиента прикладываются к документу, а текст письма добавляется как комментарий, поэтому любой, кто откроет предложение или заказ на продажу, видит, откуда он взялся.
• Никакого двойного ввода: если интеграционному пользователю разрешено добавлять пользовательские поля, Mail2ERP помечает каждый созданный документ исходным письмом, поэтому один и тот же заказ, пересланный дважды или отправленный на два адреса, создаётся один раз.

Чего он никогда не делает

Mail2ERP никогда не создаёт клиента или позицию в ERPNext. Отправитель должен принадлежать существующему клиенту, а каждая строка — совпадать с позицией вашего каталога. Строка, количество в которой нельзя прочитать уверенно, пропускается, а не угадывается, и вы получаете письмо с просьбой добавить её вручную. Со Smart Multi-Code Matching строки можно сопоставлять также по кодам поставщика, штрихкодам, номерам деталей производителя и собственным кодам позиций ваших клиентов, которые ERPNext хранит как коды позиций клиента.

📦 Supplier2ERP: подтверждения записываются в ваши заказы на закупку

Supplier2ERP — зеркальное отражение Mail2ERP на стороне закупок. Он читает подтверждения и уведомления о поставке от ваших поставщиков и записывает подтверждённое в соответствующий заказ на закупку в ERPNext.

• Только отправители, которым вы его научили. Supplier2ERP читает почту от отправителей из вашего списка поставщиков. Поставщика можно добавить, переместив одно из его писем в папку _AutoSPAM/POSTAVSHCHIK; пока список пуст, ничего не отфильтровывается.
• Поиск нужного заказа. Если в письме указан номер вашего заказа на закупку, побеждает этот номер. Если нет, Supplier2ERP сравнивает коды товаров в письме с вашими открытыми заказами на закупку у этого поставщика. Если два заказа подходят одинаково, ничего не записывается, и вы получаете отчёт.
• Проверки перед каждой записью: данные должны быть правдоподобными, а число различающихся строк, каждое отдельное расхождение в цене и каждое отдельное расхождение в количестве должны оставаться в заданных вами пределах. Если одна проверка не пройдена, вместо обновления вы получаете отчёт.
• Как обновляется ERPNext: черновик заказа на закупку сохраняется с новыми значениями. Проведённый заказ на закупку изменяется собственной функцией ERPNext Update Items с полным списком строк, а подтверждённая дата становится также ожидаемой датой поставки. Закрытые, выполненные и отменённые заказы не затрагиваются.
• Решают ваши правила: у автоматического обновления количеств и цен свой переключатель для каждого. Поставщик, подтвердивший ровно то, что вы заказали, регистрируется как подтвердивший, без каких-либо изменений.

Обработанные подтверждения перемещаются в папку _Supplier2ERP/OBRABOTANO вашего ящика; всё, что требует человека, остаётся непрочитанным в папке INBOX.

💶 Pay2ERP: входящие платежи проводятся по нужным счетам

Pay2ERP читает входящие платежи, определяет, какой из ваших открытых счетов клиентам гасит каждый из них, и регистрирует платёж в ERPNext. Он работает только с поступлениями; исходящие платежи игнорируются.

Откуда берутся платежи

• Банковские письма: уведомления или выписки, которые ваш банк уже присылает. Структурированные файлы, такие как MT940, MT942, CAMT.053, BAI2 и OFX, читаются запись за записью; остальные письма читаются по тексту.
• Подключения к банку и платёжным сервисам: например Revolut, Wise, Qonto, Mercury, Stripe, PayPal или Square.
• Банковские транзакции ERPNext: входящие, ещё не сверенные транзакции выбранных вами банковских счетов ERPNext.

Как платёж сопоставляется и проводится

Pay2ERP сначала ищет ссылку на счёт вместе с суммой. Если у платежа нет пригодной ссылки, он ищет плательщика среди изученных названий компаний и проверяет, какая комбинация открытых счетов этого клиента даёт в сумме нужную величину. Каждое успешное сопоставление чему-то его учит, поэтому второй месяц требует гораздо меньше внимания, чем первый.

Для каждого оплаченного счёта он создаёт и проводит одну платёжную запись через собственное сопоставление ERPNext, никогда не оплачивая больше, чем ещё открыто. Если платёж пришёл из банковской транзакции ERPNext, транзакция сверяется с этими записями. Платежи, которые не удаётся сопоставить, перечисляются в отдельном письме с приложенным исходным сообщением, чтобы их можно было провести вручную.

⚙️ Пошаговая настройка для ERPNext

• Шаг 1 — Начните бесплатный месяц Discovery: войдите на bots4.me/bots и нажмите Начать бесплатный месяц Discovery на карточке нужного бота, например Mail2ERP. Банковская карта не нужна.
• Шаг 2 — Создайте интеграционного пользователя в ERPNext: в разделе Users создайте пользователя, например “BOTS4.me Integration”, с ролями Sales User, Purchase User, Stock User, Accounts User, Sales Master Manager и Purchase Master Manager. Без двух ролей Master Manager ERPNext скрывает цены от API.
• Шаг 3 — Сгенерируйте ключ и секрет API: откройте пользователя, перейдите на вкладку Settings → API Access → Generate Keys. Скопируйте секрет API, который показывается только один раз, и ключ API.
• Шаг 4 — Подключите ERPNext на bots4.me: в Настройках → бот → Access Manager → Добавить назначение → ERP → ERPNext введите URL вашего сайта ERPNext, ключ API и секрет API. Полное описание — в руководстве по подключению.
• Шаг 5 — Подключите почтовый ящик: Gmail и Microsoft 365 подключаются через Secure Quick Connect; другие провайдеры — по IMAP с паролем приложения. Для Mail2ERP и Supplier2ERP можно вообще не подключать ящик: добавьте BOTS4.me Mailbox как источник и пересылайте письма туда.
• Шаг 6 — Прочитайте демо-отчёты, затем перейдите на LIVE: каждый бот начинает в демо-режиме и присылает вам по почте то, что он записал бы. Когда отчёты выглядят правильно, установите «Режим» на LIVE на вкладке «Управление».

🧪 Демо-режим и письма, с которыми боты не справляются

Каждый бот начинает в демо-режиме. Он читает ваши реальные письма и реальные данные ERPNext и присылает вам отчёт о том, что именно он создал бы или изменил, но ничего не записывает. LIVE открывается после первого демо-отчёта. Как это работает в целом, показано на странице Демо-режим; можно также сначала пройтись по живому демо панели с примерами данных.

Что происходит с неясными письмами

• Ничто не пропадает: письмо, которое бот не смог обработать, остаётся непрочитанным в папке INBOX. Импортированные письма перемещаются в папку OBRABOTANO соответствующего бота.
• Каждое решение журналируется на вкладке «Журналы» панели и в папке LOGS вашего ящика, с причиной, например отправитель не является клиентом в ERPNext или кода позиции не существует. См. руководство по папке LOGS.
• Корректируйте Mail2ERP папками: перетащите письмо в _Mail2ERP/PREDLOZHENIE или _Mail2ERP/ZAKAZY, чтобы повторить его как предложение или заказ, или в _Mail2ERP/PROPUSTIT, чтобы в дальнейшем пропускать такие письма. Корректировка запоминается для этого отправителя.
• Несопоставленные платежи приходят вам по почте с исходным банковским сообщением, а подтверждения поставщиков за пределами ваших лимитов остаются в папке INBOX, пока их кто-нибудь не проверит.

📅 Бесплатный месяц Discovery и бесплатный тариф

Первый месяц каждого бота — бесплатный месяц Discovery без банковской карты. Переключатели с меткой Discovery на вкладке «Управление» входят в этот месяц и изначально выключены, так что вы сами решаете, что попробовать.

📚 Читайте также

• Продукты: Mail2ERP, Supplier2ERP и Pay2ERP.
• Руководства: руководство по Mail2ERP, руководство по Supplier2ERP, руководство по Pay2ERP и руководство по подключению.
• Ещё одна ERP с открытым кодом: Автоматизация Dolibarr: заказы из почты, выставление счетов и напоминания об оплате.
• Сравнение подходов: Parseur, Docparser или Nanonets против Mail2ERP для ввода заказов в ERP.
• Другие ERP: Business Central, SAP Business One, Zoho Inventory и Zoho Books и Odoo.
• Основы: Что такое системы ERP и CRM и реальные цифры в кейсе IMP Kontakt.