Как импортировать заказы и запросы цен из почты в SAP Business One

🎯 «Половина нашего отдела продаж — это ввод данных»

Компании на SAP Business One — это, как правило, дистрибьюторы, оптовики и производители с постоянным потоком B2B-заказов. Большинство этих заказов по-прежнему приходит по почте, и разрыв между почтовым ящиком и документом продажи закрывают люди:

• Бесконечные форматы: PDF из ERP клиента, таблицы Excel с собственными столбцами, отсканированные формы, списки товаров в тексте письма, на нескольких языках.
• Коды, которые не совпадают: клиент пишет собственный номер детали или штрихкод, а кто-то вручную ищет ваш ItemCode.
• Запросы цен и заказы вперемешку: по каждому письму сначала нужно решение — коммерческое предложение или заказ на продажу, — прежде чем кто-то начнёт печатать.
• Медленные ответы: запросы цен, на которые отвечают на следующий день, проигрывают более быстрым конкурентам, а заказы, полученные в конце дня, отгружаются на день позже.

При больших объёмах этим занимается целая команда. Один из клиентов Mail2ERP, IMP Kontakt, обрабатывает тысячи заказов и запросов цен из почты в месяц без перепечатывания.

🔍 Что пользователи SAP Business One обычно пробуют сначала

Ручной ввод с копированием

Вариант по умолчанию. Точно, когда у людей есть время, чревато ошибками, когда его нет, и масштабируется только наймом.

Надстройки и импорты от партнёров

Партнёры могут построить импорт под формат файлов клиента. Он работает для тех макетов, под которые создан. Каждый новый макет клиента, изменение столбца или язык — это новый проект, а импорт всё равно не отличает запрос цены от заказа.

OCR на шаблонах и сервисы разбора документов

Парсеры документов могут извлечь поля из PDF, но результат всё равно нужно сопоставить с бизнес-партнёрами и ItemCode, определить тип документа и отправить его в SAP Business One. Мы сравниваем этот подход в статье Parseur, Docparser или Nanonets против Mail2ERP.

⚙️ Как Mail2ERP работает с SAP Business One

Какой документ создаётся

Запрос цены становится коммерческим предложением со сроком действия 30 дней, а твёрдый заказ — заказом на продажу. В SAP Business One открытый заказ на продажу не требует отдельного подтверждения, поэтому он остаётся в том виде, в каком создан. Номер заказа клиента попадает в номер ссылки клиента (NumAtCard), желаемая дата поставки — в даты поставки строк, а в документе указывается контактное лицо, отправившее письмо.

Клиенты, контактные лица и адреса доставки

Адрес электронной почты отправителя должен принадлежать бизнес-партнёру — клиенту или лиду — или одному из его контактных лиц. Неактивные бизнес-партнёры отклоняются, а Mail2ERP никогда не создаёт клиентов. Если в письме указан адрес доставки, совпадающий с одним из адресов доставки партнёра, используется он; иначе остаётся адрес доставки SAP Business One по умолчанию.

Сопоставление товаров: ItemCode, штрихкоды, каталожные номера

• ItemCode — всегда.
• Штрихкоды — штрихкод товара и дополнительные штрихкоды товара (переключатель Штрихкоды).
• Коды поставщика — каталожный номер поставщика в товаре и каталожные номера бизнес-партнёров ваших поставщиков (переключатель Коды поставщика).
• Артикулы клиента — каталожные номера бизнес-партнёров, которые вы ведёте для клиента, используемые только для этого клиента (переключатель Артикулы клиента).

Неактивные товары и товары, не являющиеся товарами для продажи, отклоняются, а Mail2ERP никогда не создаёт товары. Когда Mail2ERP не распознаёт собственный код клиента, но может предложить продукт, он присылает вам письмо с одной кнопкой: она сохраняет код клиента для этого продукта в SAP Business One и сама повторно импортирует письмо. С этого момента код распознаётся автоматически.

Цены из SAP Business One

Mail2ERP узнаёт цену нетто, которую SAP Business One даёт этому клиенту для этого товара и количества, а при её отсутствии использует прайс-лист товара по умолчанию. Когда цена в письме совпадает с ценой по умолчанию, цена не передаётся, так что ваши прайс-листы и специальные цены остаются в силе. SAP Business One применяет собственные налоги. Цена из письма используется только тогда, когда в SAP Business One цены нет.

Примечания, файлы и процедуры утверждения

• Файлы: исходные вложения и текст письма (в виде текстового файла) прикладываются к документу. Для этого на сервере SAP Business One должна быть настроена папка вложений; без неё файлы пропускаются, а документ всё равно создаётся.
• Утверждения: если к пользователю BOTS4.me применяются процедуры утверждения, SAP Business One сохраняет документ как черновик. Mail2ERP сообщает о нём как об ожидающем утверждения и никогда не создаёт его дважды. Если вы этого не хотите, исключите пользователя BOTS4.me из процедур.
• Ничего не удаляется: BOTS4.me никогда не удаляет документы в SAP Business One.

Из предложения — заказ, и дубли

При включённом переключателе Обнаружение RFQ ответ, в котором указан номер вашего предложения и оно чётко заказывается, становится заказом на продажу, скопированным из этого предложения. Если клиент меняет количества для конкретных строк, используются эти количества; иначе заказывается всё предложение и прикладывается примечание для вашей команды. Каждый документ несёт метку Mail2ERP в начале примечаний (или в поле U_B4M_ID, если вы его создадите), поэтому прерванный запуск или пересланная копия никогда не создадут второй документ.

🛠️ Пошаговая настройка

• Шаг 1 — Начните бесплатный месяц Discovery: войдите на bots4.me/bots, нажмите Начать бесплатный месяц Discovery на карточке Mail2ERP и один раз примите Условия. Банковская карта не нужна.
• Шаг 2 — Подключите почтовый ящик: Настройки → Mail2ERP → Access Manager → Добавить источник. Gmail и Microsoft 365 используют Secure Quick Connect; другие провайдеры подключаются по IMAP. См. руководство по подключению. Или пересылайте заказы на mail2erp@bots4.me без подключения ящика.
• Шаг 3 — Подготовьте пользователя Service Layer: создайте для BOTS4.me отдельного пользователя SAP Business One (например, B4M_API) с лицензией, дающей доступ к Service Layer, и предоставьте ему бизнес-партнёров и товары (чтение) и коммерческие предложения и заказы на продажу (создание).
• Шаг 4 — Сделайте Service Layer доступным: он работает на вашем сервере SAP, обычно на порту 50000, и должен быть доступен из интернета по https — обычно через обратный прокси или вашего хостинг-партнёра. Частные сетевые адреса использовать нельзя.
• Шаг 5 — Подключите SAP Business One: Добавить назначение → SAP Business One, затем введите адрес Service Layer, базу данных компании (как на экране входа), пользователя и пароль. Пароль шифруется в момент сохранения. Если сервер использует собственный сертификат, проверка покажет его отпечаток SHA-256; сравните его с отпечатком вашего сервера и вставьте для подтверждения.
• Шаг 6 — Запустите в режиме DEMO, затем перейдите на LIVE: Mail2ERP начинает в демо-режиме и присылает вам по почте то, что он создал бы. Когда отчёты выглядят правильно, установите Режим на LIVE на вкладке «Управление».

Поддерживается SAP Business One 10.0 или новее, на SQL Server или SAP HANA. SAP S/4HANA — другой продукт, он подключается по запросу.

🧭 Первая неделя в месяце Discovery

• Режим: DEMO читает ваши письма и данные SAP Business One и ничего не записывает; вы получаете письмо с предложением или заказом, который был бы создан. LIVE становится доступен после первого письма с отчётом DEMO.
• Переключатели Discovery: переключатели с меткой Discovery входят в ваш бесплатный месяц и изначально выключены. В SAP Business One у переключателей Штрихкоды, Коды поставщика, Артикулы клиента и Обнаружение RFQ есть данные для работы — включите те, которыми пользуетесь.
• Тестовый заказ: отправьте письмо от контакта бизнес-партнёра-клиента с двумя-тремя ItemCode и количествами, затем второе письмо, в котором спрашиваются только цены. Отчёты DEMO покажут заказ на продажу и коммерческое предложение; решения также появятся на вкладке Журналы и в папке _Mail2ERP/LOGS.
• Обучение: перетащите письмо в _Mail2ERP/PREDLOZHENIE или _Mail2ERP/ZAKAZY, чтобы повторить его как этот тип, или в _Mail2ERP/PROPUSTIT, чтобы в дальнейшем пропускать такие письма.

📅 Неясные письма и повседневная работа

Mail2ERP читает PDF, Excel, Word, CSV, HTML, изображения и отсканированные документы с OCR — на любом языке, без шаблонов, в заданные вами часы работы.

• Импортировано: письмо перемещается в _Mail2ERP/OBRABOTANO, а документ находится в SAP Business One.
• Неясно: письмо остаётся в вашей папке INBOX непрочитанным, с причиной в журнале — например, отправитель не является бизнес-партнёром, код неизвестен или товар не является товаром для продажи. Устраните причину и перетащите письмо в _Mail2ERP/PREDLOZHENIE или _Mail2ERP/ZAKAZY для повторной попытки.
• Неуверенные количества никогда не угадываются: строка пропускается, и вас просят добавить её вручную.
• Ожидает утверждения: о черновиках, созданных по процедурам утверждения, сообщается как об ожидающих, так что вы знаете, где искать.

Платформа размещена в ЕС, создана с учётом GDPR и поддерживает 2FA; отчёты, журналы и папки почтового ящика доступны на 31 языке. То же подключение к SAP Business One обслуживает и другие приложения BOTS4.me, например AutoERP, который по пользовательскому полю U_B4M_AUTOERP определяет, какие заказы на продажу он может доставить и по каким выставить счёт.

📚 Читайте также

• Функции и тарифы: страница продукта Mail2ERP и руководство по Mail2ERP.
• Сравнение вариантов: Parseur, Docparser или Nanonets против Mail2ERP для ввода заказов в ERP.
• Другие ERP: Заказы из почты в Business Central и Заказы из почты в Zoho Inventory.
• Реальный пример: Кейс: IMP Kontakt.
• Безопасность: как мы защищаем ваши данные — Безопасность.

🔗 Источники и дополнительные материалы

Официальная документация, на которую ссылается это руководство. Внешние ссылки открываются в новой вкладке.

• SAP Help — Working with SAP Business One Service Layer (PDF)