Mail2ERP

📂 _Mail2ERP/PREDLOZHENIE

Цель: импорт как запроса предложения (ценового предложения в ERP)

Используйте, когда: письмо автоматически импортировано как заказ, хотя должно быть ценовым предложением. Так система запомнит шаблоны писем этого отправителя.

Результат: Mail2ERP извлекает сведения о товарах, количества и данные клиента и создаёт RFQ в вашей ERP-системе

Назначение: при успехе письмо перемещается в OBRABOTANO; если нужна ручная проверка, остаётся в INBOX. Если повторная попытка снова не удалась, письмо пересылается нашему администратору для разбора.

📂 _Mail2ERP/ZAKAZY

Цель: импорт как заказа на покупку

Используйте, когда: письмо автоматически импортировано как ценовое предложение, хотя должно быть заказом на покупку. Так система запомнит шаблоны писем этого отправителя.

Результат: Mail2ERP извлекает данные заказа, позиции и цены и создаёт заказ на покупку в вашей ERP-системе

Назначение: при успехе письмо перемещается в OBRABOTANO; если нужна ручная проверка, остаётся в INBOX. Если повторная попытка снова не удалась, письмо пересылается нашему администратору для разбора.

📂 _Mail2ERP/NE_IMPORTIROVAT

Цель: выучить шаблоны писем, которые нужно исключить из обработки

Используйте, когда: отправитель присылает письма, которые выглядят как заказы или запросы предложений, но обрабатывать их не нужно (рассылки, рекламные письма, автоматические уведомления)

Как это работает: Mail2ERP анализирует шаблон письма и учится в дальнейшем автоматически пропускать похожие письма этого отправителя

Важно: это отличается от _AutoSPAM/POSTAVSHCHIK, которая блокирует обработку всех писем отправителя. NE_IMPORTIROVAT пропускает только письма, соответствующие выученному шаблону.

Назначение: письмо остаётся в INBOX, но шаблон запоминается для дальнейшей фильтрации

🌍 Любой формат. Любая структура. Любой язык.

Письма на любых языках — включая нелатинские письменности (тайский, арабский, японский, китайский, русский, иврит, корейский, хинди). Любой формат файла, любая структура документа. Каждый PDF может выглядеть по-своему. В каждом файле Excel свои столбцы. Mail2ERP подстраивается автоматически — шаблоны не нужны.

Интерфейс приложения доступен на 31 языке.

Перевод папок: когда вы выбираете свой язык в Настройках на BOTS4.me/bots → Настройки → Платёжные данные → Язык приложения, все папки Mail2ERP и папки AutoSPAM автоматически переводятся на ваш язык. Язык можно менять один раз в день.

🏭 _AutoSPAM/POSTAVSHCHIK – полностью исключить отправителя

Цель: отметить отправителя, чтобы его письма НИКОГДА не обрабатывались в Mail2ERP

Используйте, когда: вы получаете письма от поставщиков, которые не нужно импортировать в ERP

Результат: все дальнейшие письма этого отправителя полностью минуют обработку в Mail2ERP

Назначение: письма попадают прямо в INBOX без какой-либо обработки в ERP

Работает: всегда (даже без подписки AutoSPAM)

ℹ️ Как снять статус POSTAVSHCHIK

Статус POSTAVSHCHIK сохраняется независимо — RAZRESHIT его не снимает. Чтобы снять статус POSTAVSHCHIK, управляйте своим списком SUPPLIERS на /bots → Настройки → Mail2ERP.

⚖️ POSTAVSHCHIK и NE_IMPORTIROVAT — когда что использовать?

⭐ VIP и расширенные функции (требуется AutoSPAM)

Когда у вас одновременно активны Mail2ERP и AutoSPAM, вам открываются мощные возможности:

• Приоритетная маршрутизация VIP: VIP-клиентам уделяется особое внимание — неудачные импорты попадают в папку _VIP верхнего уровня для немедленного разбора
• Маршрутизация писем не от клиентов: такие письма по умолчанию остаются в INBOX. Включите Separate External в настройках Mail2ERP, чтобы направлять их в _VNESHNIY.
• Распознавание спама с помощью ИИ: автоматически определяет спам от неизвестных отправителей до того, как он дойдёт до Mail2ERP
• Фильтрация по частоте: блокирует отправителей, которые шлют слишком много писем слишком быстро
• Защита от поддельных отправителей: распознаёт и блокирует поддельные адреса, выдающие себя за чужие
• Умная маршрутизация: VIP-клиенты получают приоритет и в доставке писем, и в обработке для ERP

Примечание: базовые функции (RAZRESHIT, SPAM, POSTAVSHCHIK) работают и без подписки на AutoSPAM.

🛡️ Почему стоит взять комплект AutoSPAM + Mail2ERP?

Mail2ERP включает базовое управление почтой: ручные папки RAZRESHIT, OTKLONIT и SPAM. Они работают и без подписки на AutoSPAM.

Для умной фильтрации на базе ИИ ДО того, как письма дойдут до вашей ERP — включая защиту по частоте отправки, распознавание поддельных отправителей, умный анализ текста, анализ новых отправителей и не только — мы рекомендуем приобрести комплект AutoSPAM + Mail2ERP.

⚠️ Без умной фильтрации спам или фишинговые письма могут попасть в вашу ERP-систему в виде фальшивых записей.

🎯 Другие папки AutoSPAM, которые работают с Mail2ERP

Эти папки AutoSPAM управляют доставкой писем до обработки в Mail2ERP:

• _AutoSPAM/RAZRESHIT: одобрить отправителя и сбросить все прежние решения (VIP, пользовательские списки). Список SUPPLIERS не затрагивается. Письма попадают в INBOX и могут обрабатываться в Mail2ERP
• _AutoSPAM/OTKLONIT: отметить как неизвестного отправителя – письма попадают в папку OTKLONENO для проверки
• _AutoSPAM/SPAM: заблокировать отправителя навсегда – письма идут сразу в _KORZINA/SPAM и никогда не обрабатываются
• _AutoSPAM/VIP: (требуется AutoSPAM) пометить как VIP — получает приоритетную маршрутизацию как в почте, так и при обработке в ERP
• Снятие статуса VIP: переместите любое письмо этого отправителя в _AutoSPAM/RAZRESHIT. Это сбросит все прежние решения (VIP, пользовательские списки). Список SUPPLIERS не затрагивается.

✅ OBRABOTANO

Содержит: успешно импортированные письма

Значение: Mail2ERP успешно извлёк все данные и создал записи в ERP

Требуется действие: ничего – эти письма полностью обработаны. Иногда проверяйте их на точность.

📥 INBOX (оставлено для проверки)

Содержит: письма известных клиентов, которые Mail2ERP не смог полностью обработать автоматически

Значение: Mail2ERP не смог извлечь все нужные данные или обнаружил неоднозначности. Письмо намеренно оставлено в INBOX, чтобы оставаться на виду.

Требуется действие: проверьте письмо в INBOX и либо завершите запись в ERP вручную, либо перетащите письмо в _Mail2ERP/PREDLOZHENIE или _Mail2ERP/ZAKAZY, чтобы принудительно повторить попытку (полезно после того, как вы добавили недостающий товар или контакт в ERP).

Кэш пропусков: Mail2ERP помнит, что уже пытался, и не обрабатывает одно и то же письмо при каждом запуске cron — кэш очищается через 14 дней или мгновенно, когда вы перетаскиваете письмо в папку принудительного повтора.

🌐 VNESHNIY (по желанию)

Содержит: письма от отправителей, которых нет в вашей базе клиентов, — только если в настройках Mail2ERP включено Separate External.

Поведение по умолчанию: отключено. Письма внешних отправителей остаются в INBOX, чтобы ничего не пропадало из виду.

Требуется действие: проверьте и решите, новый ли это клиент или письмо следует игнорировать.

Включается в: панель управления → Mail2ERP → Функции → Separate External (доступно с тарифа Family).

⭐ _VIP

Содержит: необработанные письма от отправителей, отмеченных как VIP (через _AutoSPAM/VIP).

Значение: приоритетная папка верхнего уровня — письма VIP обходят правило хранения в INBOX, чтобы вы заметили их сразу.

Требуется: AutoSPAM с включённым списком VIP.

📥 INBOX

Содержит: обычные письма, одобренных отправителей и письма от отправителей, отмеченных как POSTAVSHCHIK

Значение: обычная доставка почты – такие письма обходят обработку в Mail2ERP

С AutoSPAM: письма VIP попадают во вложенную папку INBOX/VIP для приоритетного внимания

🎯 Краткое руководство по настройке

Настройка Mail2ERP занимает всего 5 минут:

• Шаг 1: перейдите на BOTS4.me/bots и войдите в систему
• Шаг 2: перейдите в Настройки → Mail2ERP
• Шаг 3: добавьте свои почтовые ящики и выберите, из какой папки Mail2ERP должен импортировать
• Шаг 4: настройте подключение к вашей ERP (учётные данные API)
• Шаг 5: выберите свой язык для автоматического перевода названий папок в платёжных данных
• Шаг 6: проверьте, что было импортировано – при включённом демо-режиме ничего не создаётся — отключите демо-режим, когда будете готовы к работе вживую.

📧 Настройка почтового ящика

Поддерживаемые аккаунты: Gmail, Outlook, Office 365, Exchange, IMAP/SMTP и любой почтовый провайдер

Отслеживание папок: по умолчанию Mail2ERP отслеживает ваш основной почтовый ящик. Его можно настроить на отслеживание отдельных вложенных папок.

Несколько аккаунтов: вы можете подключить несколько почтовых аккаунтов и обрабатывать их все в одной панели управления Mail2ERP!

🔧 Интеграция с ERP — множество поддерживаемых ERP-систем

Где настраивается: доступ к ERP настраивается на BOTS4.me/bots → Настройки → Mail2ERP → ERP Access

Поддерживаемые ERP: SAP Business One, SAP S/4HANA, Odoo, Salesforce, Microsoft Dynamics 365, Oracle NetSuite, QuickBooks, Xero, ERPNext, HubSpot, Zoho, SugarCRM, Sage, Epicor, Infor, Acumatica, Workday, Freshworks, Pipedrive, Zendesk, Offeris

Не видите своей ERP? Мы регулярно добавляем новые интеграции. Свяжитесь с нами.

🔑 Уровни доступа — начните безопасно, включайте постепенно

Мы рекомендуем начать с уровня 2 (только доступ к почте). Отключайте демо-режим, только когда будете уверены. Первый месяц бесплатно.

Подробнее: зайдите на BOTS4.me/demo — там руководство по демо-режиму.

📊 Управление и мониторинг в панели управления

Полный контроль: настраивайте всё и управляйте всем из нашей понятной панели управления на BOTS4.me/bots

Мониторинг в реальном времени:

• Статистика обработки: отслеживайте, сколько писем обрабатывается за день, неделю и месяц
• Неограниченный учёт использования: следите за объёмом обработки без ограничений в рамках вашей подписки
• Доля успешных обработок: смотрите показатели точности и находите, что можно улучшить
• Переключатель ИИ / без ИИ: переключение между продвинутым извлечением данных с помощью ИИ и более простыми методами обработки
• Уведомления об ошибках: получайте оповещения, когда письма требуют ручной проверки или возникают проблемы

💡 Полезные советы

• Начинайте с малого: начните только с запросов предложений или заказов, а затем добавьте другие типы документов
• Проверяйте непрочитанные письма в INBOX каждый час: необработанные письма остаются в INBOX (непрочитанными) — проверьте их и либо завершите запись в ERP вручную, либо перетащите в _Mail2ERP/PREDLOZHENIE / _Mail2ERP/ZAKAZY, чтобы принудительно повторить попытку
• Используйте NE_IMPORTIROVAT разумно: так ИИ учится, ЧТО не обрабатывать, и со временем работает точнее
• Используйте POSTAVSHCHIK: так ИИ учится, КОГО не обрабатывать, и со временем работает точнее
• Используйте вместе с AutoSPAM: лучший результат достигается при совместном использовании обоих продуктов для полной автоматизации почты
• Настройте VIP заранее: отметьте самых важных клиентов как VIP, чтобы их письма обрабатывались в приоритетном порядке

📋 Что показывает каждая запись журнала

• Отметка времени: когда произошла обработка
• Адрес отправителя: кто отправил письмо
• Выполненное действие: OBRABOTANO, оставлено в INBOX, _VIP или VNESHNIY (если включено)
• Обнаруженные форматы файлов: какие типы вложений были найдены
• Статус импорта в ERP: были ли данные успешно записаны в вашу ERP

🔍 Частые сообщения в журнале

• STARTED — цикл обработки начат
• PROCESSING — письмо анализируется, данные извлекаются
• IMPORTED_TO_ERP — данные успешно записаны в вашу ERP
• MANUAL_REVIEW_NEEDED — письмо требует вашего внимания в INBOX
• DUPLICATE_DETECTED — такое же письмо или заказ уже обработаны, пропущено
• COMPLETED — цикл обработки завершён

⚠️ Что делать при ошибках

• Ошибки подключения к почте: проверьте учётные данные почты в /bots → Настройки
• Ошибки подключения к ERP: проверьте параметры подключения к ERP и доступ к API
• Сбои импорта: проверьте, отключён ли демо-режим (при включённом демо-режиме запись в ERP не выполняется)
• Постоянные проблемы: обратитесь в поддержку на BOTS4.me/contact

Фильтруйте журналы по уровню (успех, информация, предупреждение, ошибка), чтобы быстро находить то, что требует внимания.

Неделя 1 — режим обучения

Несколько раз в день проверяйте INBOX (непрочитанные) и папку _VIP — необработанные письма остаются в INBOX для проверки. Неверно классифицированные письма перемещайте в правильные папки Mail2ERP (PREDLOZHENIE/ZAKAZY/NE_IMPORTIROVAT), чтобы принудительно повторить попытку и обучить систему. Отправителей, письма которых обрабатывать нельзя, отмечайте как POSTAVSHCHIK. Система учится на каждом исправлении.

Неделя 2 и далее — режим сопровождения

Система уже усвоила шаблоны большинства отправителей. Заглядывайте в непрочитанные письма в INBOX раз в день, а в _VIP — когда захотите: точность постоянно растёт по мере обучения.

🏆 Рекомендуемая практика

Используйте вместе с AutoSPAM, чтобы отфильтровать спам до того, как он дойдёт до Mail2ERP. Настройте VIP для самых важных клиентов — их письма обрабатываются в приоритетном порядке.