Mail2ERP

📂 _Mail2ERP/PREDLOZHENIE

Цель: импорт как запроса предложения (ценового предложения в ERP)

Используйте, когда: письмо автоматически импортировано как заказ, хотя на самом деле это запрос коммерческого предложения. Так система запомнит шаблоны писем этого отправителя.

Результат: Mail2ERP извлекает сведения о товарах, количества и данные клиента и создаёт коммерческое предложение в вашей ERP-системе

Назначение: при успехе письмо перемещается в OBRABOTANO; если нужна ручная проверка, остаётся в INBOX. Если повторная попытка снова не удалась, письмо пересылается нашему администратору для разбора.

📂 _Mail2ERP/ZAKAZY

Цель: импорт как заказа (заказ на продажу в ERP)

Используйте, когда: письмо автоматически импортировано как запрос коммерческого предложения, хотя на самом деле это заказ. Так система запомнит шаблоны писем этого отправителя.

Результат: Mail2ERP извлекает данные заказа, позиции и цены и создаёт заказ на продажу в вашей ERP-системе

Назначение: при успехе письмо перемещается в OBRABOTANO; если нужна ручная проверка, остаётся в INBOX. Если повторная попытка снова не удалась, письмо пересылается нашему администратору для разбора.

📂 _Mail2ERP/NE_IMPORTIROVAT

Цель: выучить шаблоны писем, которые нужно исключить из обработки

Используйте, когда: отправитель присылает письма, которые выглядят как заказы или запросы предложений, но обрабатывать их не нужно (рассылки, рекламные письма, автоматические уведомления)

Как это работает: Mail2ERP анализирует шаблон письма и учится в дальнейшем автоматически пропускать похожие письма этого отправителя

Важно: это не то же самое, что _Mail2ERP/POSTAVSHCHIK (или _AutoSPAM/POSTAVSHCHIK), которая блокирует обработку всех писем отправителя. NE_IMPORTIROVAT пропускает только письма, соответствующие изученному шаблону.

Назначение: письмо остаётся в INBOX, но шаблон запоминается для дальнейшей фильтрации

🌍 Любой формат. Любая структура. Любой язык.

Письма на любых языках — включая нелатинские письменности (тайский, арабский, японский, китайский, русский, иврит, корейский, хинди). Любой формат файла, любая структура документа. Каждый PDF может выглядеть по-своему. В каждом файле Excel свои столбцы. Mail2ERP подстраивается автоматически — шаблоны не нужны.

Интерфейс приложения доступен на 31 языке.

Перевод папок: когда вы выбираете свой язык в Настройках на BOTS4.me/bots → Настройки → Платёжные данные → Язык приложения, все папки Mail2ERP и папки AutoSPAM автоматически переводятся на ваш язык. Язык можно менять один раз в день.

🏭 _Mail2ERP/POSTAVSHCHIK (или _AutoSPAM/POSTAVSHCHIK) – полное исключение отправителя

Цель: отметить отправителя, чтобы его письма НИКОГДА не обрабатывались в Mail2ERP

Используйте, когда: вы получаете письма от поставщиков, которые не нужно импортировать в ERP

Результат: все дальнейшие письма этого отправителя полностью минуют обработку в Mail2ERP

Назначение: письма попадают прямо в INBOX без какой-либо обработки в ERP

Работает: всегда (даже без подписки AutoSPAM)

ℹ️ Как снять статус POSTAVSHCHIK

Переместите любое письмо от этого отправителя в _AutoSPAM/RAZRESHIT или _Mail2ERP/RAZRESHIT: это снимет статус POSTAVSHCHIK вместе с остальными решениями AutoSPAM по этому отправителю (спам, VIP, пользовательские списки). Также можно нажать RAZRESHIT в строке этого отправителя на вкладке Журналы на странице /bots или в _Mail2ERP/LOGS.

⚖️ POSTAVSHCHIK и NE_IMPORTIROVAT — когда что использовать?

⭐ VIP и расширенные функции (требуется AutoSPAM)

Когда у вас одновременно активны Mail2ERP и AutoSPAM, вам открываются мощные возможности:

• Приоритетная маршрутизация VIP: VIP-клиентам уделяется особое внимание — неудачные импорты попадают в папку _VIP верхнего уровня для немедленного разбора
• Маршрутизация писем не от клиентов: такие письма по умолчанию остаются в INBOX. Включите Separate External в настройках Mail2ERP, чтобы направлять их в _Mail2ERP/VNESHNIY.
• Распознавание спама с помощью ИИ: автоматически определяет спам от неизвестных отправителей до того, как он дойдёт до Mail2ERP
• Фильтрация по частоте: блокирует отправителей, которые шлют слишком много писем слишком быстро
• Защита от поддельных отправителей: распознаёт и блокирует поддельные адреса, выдающие себя за чужие
• Умная маршрутизация: VIP-клиенты получают приоритет и в доставке писем, и в обработке для ERP

Примечание: базовые функции (RAZRESHIT, SPAM, POSTAVSHCHIK) работают и без подписки на AutoSPAM.

🛡️ Почему стоит взять комплект AutoSPAM + Mail2ERP?

Mail2ERP включает базовое управление почтой: ручные папки RAZRESHIT, OTKLONIT и SPAM. Они работают и без подписки на AutoSPAM.

Для умной фильтрации на базе ИИ ДО того, как письма дойдут до вашей ERP — включая защиту по частоте отправки, распознавание поддельных отправителей, умный анализ текста, анализ новых отправителей и не только — мы рекомендуем приобрести комплект AutoSPAM + Mail2ERP.

⚠️ Без умной фильтрации спам или фишинговые письма могут попасть в вашу ERP-систему в виде фальшивых записей.

🎯 Другие папки AutoSPAM, которые работают с Mail2ERP

Эти папки AutoSPAM управляют доставкой писем до обработки в Mail2ERP:

• _AutoSPAM/RAZRESHIT или _Mail2ERP/RAZRESHIT: одобрить отправителя и сбросить все прежние решения (VIP, POSTAVSHCHIK, пользовательские списки). Письма попадают в INBOX и могут обрабатываться Mail2ERP
• _AutoSPAM/OTKLONIT: отметить как неизвестного отправителя – письма попадают в папку OTKLONENO для проверки
• _AutoSPAM/SPAM: заблокировать отправителя навсегда – письма идут сразу в _KORZINA/SPAM и никогда не обрабатываются
• _AutoSPAM/VIP: (требуется AutoSPAM) пометить как VIP — получает приоритетную маршрутизацию как в почте, так и при обработке в ERP
• Снять статус VIP: переместите любое письмо от этого отправителя в _AutoSPAM/RAZRESHIT или _Mail2ERP/RAZRESHIT. Это сбросит все прежние решения (VIP, POSTAVSHCHIK, пользовательские списки).

✅ OBRABOTANO

Содержит: успешно импортированные письма

Значение: Mail2ERP успешно извлёк все данные и создал записи в ERP

Требуется действие: ничего – эти письма полностью обработаны. Иногда проверяйте их на точность.

📥 INBOX (оставлено для проверки)

Содержит: письма известных клиентов, которые Mail2ERP не смог полностью обработать автоматически

Значение: Mail2ERP не смог извлечь все нужные данные или обнаружил неоднозначности. Письмо намеренно оставлено в INBOX, чтобы оставаться на виду.

Требуется действие: проверьте письмо в INBOX и либо завершите запись в ERP вручную, либо перетащите письмо в _Mail2ERP/PREDLOZHENIE или _Mail2ERP/ZAKAZY, чтобы принудительно повторить попытку (полезно после того, как вы добавили недостающий товар или контакт в ERP).

Кэш пропусков: Mail2ERP помнит, что уже пытался, и не обрабатывает одно и то же письмо при каждом запуске cron — кэш очищается через 14 дней или мгновенно, когда вы перетаскиваете письмо в папку принудительного повтора.

🌐 VNESHNIY (по желанию)

Содержит: письма от отправителей, которых нет в вашей базе клиентов, — только если в настройках Mail2ERP включено Separate External.

Поведение по умолчанию: отключено. Письма внешних отправителей остаются в INBOX, чтобы ничего не пропадало из виду.

Требуется действие: проверьте и решите, новый ли это клиент или письмо следует игнорировать.

Включается в: панель управления → Mail2ERP → Функции → Separate External (доступно с тарифа Family).

⭐ _VIP

Содержит: необработанные письма от отправителей, отмеченных как VIP (через _AutoSPAM/VIP).

Значение: приоритетная папка верхнего уровня — письма VIP обходят правило хранения в INBOX, чтобы вы заметили их сразу.

Требуется: AutoSPAM с включённым списком VIP.

📥 INBOX

Содержит: обычные письма, одобренных отправителей и письма от отправителей, отмеченных как POSTAVSHCHIK

Значение: обычная доставка почты – такие письма обходят обработку в Mail2ERP

С AutoSPAM: письма VIP попадают в папку _VIP для приоритетного внимания

🎯 Краткое руководство по настройке

Настройка Mail2ERP занимает всего 5 минут:

• Шаг 1: перейдите на BOTS4.me/bots и войдите в систему
• Шаг 2: перейдите в Настройки → Mail2ERP
• Шаг 3: добавьте свои почтовые ящики и выберите папку, из которой Mail2ERP должен импортировать
• Шаг 4: настройте подключение к вашей ERP (учётные данные API)
• Шаг 5: выберите свой язык для автоматического перевода названий папок в платёжных данных
• Шаг 6: проверьте, что было импортировано – при включённом демо-режиме ничего не создаётся — отключите демо-режим, когда будете готовы к работе вживую.

📧 Настройка почтового ящика

Поддерживаемые аккаунты: Gmail, Outlook, Office 365, Exchange, IMAP/SMTP и любой почтовый провайдер

Отслеживание папок: по умолчанию Mail2ERP отслеживает ваш основной почтовый ящик. Его можно настроить на отслеживание отдельных вложенных папок.

Несколько аккаунтов: вы можете подключить несколько почтовых аккаунтов и обрабатывать их все в одной панели управления Mail2ERP!

📨 Переслать нам — без подключения почтового ящика

Подключать почтовый ящик вообще не обязательно. В BOTS4.me/bots → Настройки → Mail2ERP нажмите Добавить источник и добавьте BOTS4.me Mailbox — одним кликом, ничего не нужно подключать, без пароля. Затем пересылайте письма на mail2erp@bots4.me. Пока включён Демо-режим, вы получаете предпросмотр по почте; после его выключения Mail2ERP по-настоящему создаёт предложение или заказ на продажу в вашей ERP. Поэтому нам нужен доступ только к вашей ERP, но никогда — к вашему почтовому ящику.

Кто может пересылать: это настраивается в Mail2ERP → Управление → Переслать нам – принимать письма от. Пусто: только адрес электронной почты вашего аккаунта. Заполнено: ровно те адреса, которые вы введёте (до 6), — они заменяют адрес вашего аккаунта, поэтому добавьте и его, если тоже пересылаете письма.

Прежде чем что-либо будет записано в вашу ERP, мы проверяем, что письмо действительно пришло с вашего адреса (DKIM). Если ваш почтовый провайдер не подписывает исходящую почту, вы подтверждаете письмо один раз одним кликом. Каждое пересланное письмо удаляется из нашего почтового ящика сразу после обработки — не позднее чем через 7 дней, если обработать его не удалось. Используйте это, пока оцениваете нас, или на постоянной основе, если предпочитаете никогда не предоставлять доступ к почтовому ящику.

Одно и то же письмо, пересланное дважды, обрабатывается только один раз. Когда Демо-режим выключен, отправитель после каждого пересланного письма получает короткое подтверждение по почте: обработано, или не обработано и где посмотреть причину.

🔧 Интеграция с ERP — множество поддерживаемых ERP-систем

Где настраивается: доступ к ERP настраивается на BOTS4.me/bots → Настройки → Mail2ERP → Access Manager

Поддерживаемые ERP: Odoo 13–19, ERPNext 15–16, Zoho (Books / Inventory), Dolibarr 23 и новее, Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero и SAP Business One. Любая другая ERP с API — SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 Finance / Sales, Oracle NetSuite и другие — подключается по запросу.

Не нашли свою ERP? Любая ERP с API подключается по запросу. Свяжитесь с нами.

🔑 Уровни доступа — начните безопасно, включайте постепенно

Мы рекомендуем начать с уровня 2 (только доступ к почте). Отключайте демо-режим, только когда будете уверены. Первый месяц бесплатно.

Подробнее: зайдите на BOTS4.me/demo — там руководство по демо-режиму.

📊 Управление и мониторинг в панели управления

Полный контроль: настраивайте всё и управляйте всем из нашей понятной панели управления на BOTS4.me/bots

Мониторинг в реальном времени:

• Статистика обработки: отслеживайте, сколько писем обрабатывается за день, неделю и месяц
• Учёт использования: следите за объёмом обработки относительно месячного лимита, включённого в вашу подписку
• Доля успешных обработок: смотрите показатели точности и находите, что можно улучшить
• Переключатель ИИ / без ИИ: переключение между продвинутым извлечением данных с помощью ИИ и более простыми методами обработки
• Уведомления об ошибках: получайте оповещения, когда письма требуют ручной проверки или возникают проблемы

💡 Полезные советы

• Начинайте с малого: начните только с запросов предложений или заказов, а затем добавьте другие типы документов
• Проверяйте непрочитанные письма в INBOX каждый час: необработанные письма остаются в INBOX (непрочитанными) — проверьте их и либо завершите запись в ERP вручную, либо перетащите в _Mail2ERP/PREDLOZHENIE / _Mail2ERP/ZAKAZY, чтобы принудительно повторить попытку
• Используйте NE_IMPORTIROVAT разумно: так ИИ учится, ЧТО не обрабатывать, и со временем работает точнее
• Используйте POSTAVSHCHIK: так ИИ учится, КОГО не обрабатывать, и со временем работает точнее
• Используйте вместе с AutoSPAM: лучший результат достигается при совместном использовании обоих продуктов для полной автоматизации почты
• Настройте VIP заранее: отметьте самых важных клиентов как VIP, чтобы их письма обрабатывались в приоритетном порядке

📬 Журнал в вашем почтовом ящике

• Где: в каждом почтовом ящике появляется папка LOGS внутри собственной папки бота, например _Mail2ERP/LOGS. У каждого бота она своя.
• Что: те же строки, что и на вкладке «Журналы», по одному сообщению на строку. Ничего не отправляется по электронной почте — строки записываются прямо в папку.
• Непрочитанное требует вашего внимания: непрочитанными приходят только строки, по которым нужно ваше решение. Все остальные строки, включая предупреждения, приходят уже прочитанными.
• Кнопки в один клик: строки о письме содержат те же кнопки, что и панель управления. Кнопка, которая раскладывает письмо, называется по папке, в которую оно попадёт, например RAZRESHIT или SPAM. Кнопка открывает короткую страницу подтверждения, вход не нужен, и действует 7 дней. Результат приходит новой строкой, с кнопкой отмены, если она предусмотрена.
• Решайте прямо из журнала: строка, требующая вашего решения, также показывает названия вложений письма и его первые несколько строк, так что открывать само письмо приходится редко.
• Порядок в папке: в папке хранятся последние 100 строк не дольше 30 дней. Полный журнал остаётся в вашей панели управления.
• Безопасность по умолчанию: настоящие сообщения журнала существуют только внутри папок LOGS, никогда во входящих, а страница подтверждения никогда не запрашивает пароль.
• Переключатель: «Журнал в вашем почтовом ящике», в списке функций бота на вкладке Control. Включён по умолчанию начиная с тарифа Personal.

📋 Что показывает каждая запись журнала

• Отметка времени: когда произошла обработка
• Адрес отправителя: кто отправил письмо
• Выполненное действие: OBRABOTANO, оставлено в INBOX, _VIP или VNESHNIY (если включено)
• Обнаруженные форматы файлов: какие типы вложений были найдены
• Статус импорта в ERP: были ли данные успешно записаны в вашу ERP

🔍 Частые сообщения в журнале

• … успешно импортировано (позиций: N) — заказ или запрос записан в вашу ERP
• PROCESSING — письмо анализируется, данные извлекаются
• … оставлено в INBOX — не зарегистрированный клиент, ничего не импортировано — отправитель не является клиентом в вашей ERP
• … коды товаров не найдены, оставлено для ручной проверки — письмо требует вашего внимания в INBOX
• … уже было импортировано ранее — повторное создание пропущено — такой же заказ уже был обработан
• COMPLETED — цикл обработки завершён

⚠️ Что делать при ошибках

• Ошибки подключения к почте: проверьте учётные данные почты в /bots → Настройки
• Ошибки подключения к ERP: проверьте параметры подключения к ERP и доступ к API
• Сбои импорта: проверьте, отключён ли демо-режим (при включённом демо-режиме запись в ERP не выполняется)
• Постоянные проблемы: обратитесь в поддержку на BOTS4.me/contact

Фильтруйте журналы по уровню (успех, информация, предупреждение, ошибка), чтобы быстро находить то, что требует внимания.

Неделя 1 — режим обучения

Проверяйте INBOX (непрочитанные) и папку _VIP несколько раз в день — письма, которые не удалось обработать, остаются в INBOX для проверки. Перемещайте неверно классифицированные письма в нужные папки Mail2ERP (PREDLOZHENIE/ZAKAZY/NE_IMPORTIROVAT), чтобы запустить повторную попытку и обучить систему. Если вы также используете Supplier2ERP, у него есть своя пара папок — _Supplier2ERP/IMPORT и _Supplier2ERP/NE_IMPORTIROVAT — для подтверждений от поставщиков. Отправителей, чьи письма не нужно обрабатывать, помечайте как POSTAVSHCHIK (_Mail2ERP/POSTAVSHCHIK). Система учится на каждом исправлении.

Неделя 2 и далее — режим сопровождения

Система уже усвоила шаблоны большинства отправителей. Заглядывайте в непрочитанные письма в INBOX раз в день, а в _VIP — когда захотите: точность постоянно растёт по мере обучения.

🏆 Рекомендуемая практика

Используйте вместе с AutoSPAM, чтобы отфильтровать спам до того, как он дойдёт до Mail2ERP. Настройте VIP для самых важных клиентов — их письма обрабатываются в приоритетном порядке.