Кейс: как IMP Kontakt обрабатывает 4 700 заказов и запросов RFQ из почты в месяц, не перепечатывая ни одного
B2B-дистрибьютор с оборотом 3,5 млн евро: начал с шести ботов BOTS4.me в мае 2024 года, а сегодня использует 32 — в рабочем режиме каждый рабочий день
IMP Kontakt spol. s r.o. — европейский B2B-дистрибьютор промышленных комплектующих. Его клиенты заказывают так же, как большинство B2B-клиентов: по электронной почте, с вложениями в PDF, Excel и сканами, на нескольких языках. С мая 2024 года их сначала читает бот, а люди занимаются только тем, что он не может решить сам. Вот как выглядит настройка, что она обрабатывает каждый месяц и что команда по-прежнему делает вручную.
📊 В цифрах
📥 Проблема: полный почтовый ящик — это ещё не заказ клиента
Дистрибьютор живёт за счёт небольших частых заказов. Каждый приходил вложением: PDF из ERP одного клиента, таблица Excel от другого, сфотографированный бланк заказа от третьего. Каждую строку нужно было прочитать, каждый код товара сопоставить с каталогом, каждое количество и цену ввести в ERP. Запросы цен приходили в тот же ящик и требовали той же работы, прежде чем кто-то мог на них ответить.
Та же картина повторялась в закупках (подтверждения поставщиков, которые нужно сверить с открытыми заказами на закупку), в бухгалтерии (банковские выписки, которые нужно сопоставить со счетами) и во взыскании (просроченные счета, по которым нужно напоминать). Ничего из этого не было сложным. Всё это был объём, а именно из объёма возникают ошибки и задержки.
Компания работает на ERP OFFERIS, а не на Odoo. Это важно по одной причине: описанные здесь боты работают через слой ERP-коннекторов, поэтому та же настройка подходит для Odoo 13–19, ERPNext 15–16, Zoho, Dolibarr 23+, Business Central online, QuickBooks Online, Xero, SAP Business One и для каждой следующей ERP, которую добавит BOTS4.me.
⚙️ С чего всё началось: шесть ботов на одном почтовом ящике
Компания начала с этих шести ботов. Каждый бот следит за почтовым ящиком компании и выполняет одну задачу от начала до конца. Их запускали по одному, каждого сначала в демо-режиме, и переводили в рабочий режим, когда отчёты «что было бы сделано» совпадали с ожиданиями команды. Сегодня IMP Kontakt использует 32 бота BOTS4.me.
- Mail2ERP — читает каждое входящее вложение с заказом или запросом цены, сопоставляет коды клиентов и товаров с каталогом ERP, выявляет дубликаты и создаёт заказ или предложение в ERP с полным журналом аудита. Письма, которые он не может разобрать, остаются в ящике для человека.Около 4 700 запросов цен и заказов в месяц.
- Supplier2ERP — читает подтверждения заказов от поставщиков и обновляет количества, цены и сроки поставки в соответствующих заказах на закупку; задержанные и частичные подтверждения помечаются, а не принимаются молча.Замыкает цикл от склада до поставщика.
- Pay2ERP — ежедневно сопоставляет входящие банковские платежи с открытыми счетами и проводит их в ERP; в бухгалтерию попадают только несопоставленные платежи.Сотни платежей в день, исключения проверяются вручную.
- AutoCASH — находит просроченные счета и отправляет всё более настойчивые напоминания по графику компании, на языке клиента, без ИИ.
- AutoSPAM — поддерживает общий почтовый ящик в чистоте, чтобы другие боты и отдел продаж видели только настоящую почту от клиентов и поставщиков.
- Mail2CLOUD — создаёт зашифрованную резервную копию каждого письма и вложения в собственном облачном хранилище компании как копию для аудита.
👥 Что команда по-прежнему делает вручную
Автоматизация не убрала людей из процесса; она изменила то, на что они смотрят. Отдел продаж проверяет письма, которые Mail2ERP не смог разобрать, — обычно это новые клиенты, необычные коды товаров или заказ, в котором есть ещё и вопрос. Бухгалтерия проверяет платежи, которые Pay2ERP не смог сопоставить. Отдел закупок видит подтверждения поставщиков, отличающиеся от заказа. Всё остальное работает само, а каждый запуск заканчивается письмом-отчётом со списком сделанного.
Исправления возвращаются в систему: перемещение письма в нужную папку ящика учит ботов, как в следующий раз обращаться с этим отправителем или шаблоном, поэтому список исключений с каждым месяцем становится короче.
🧭 Что для этого понадобилось
- Никакой заказной разработки. Боты подключаются к ERP через слой коннекторов BOTS4.me, а к почтовому ящику — по IMAP или OAuth; настройка выполняется в панели управления на bots4.me/bots.
- Сначала демо-режим. Каждый бот какое-то время формировал отчёты «что бы он сделал», прежде чем ему разрешили записывать в ERP.
- По одному боту. Первым был Mail2ERP, потому что заказы из почты были самой большой статьёй затрат; боты для закупок, платежей и напоминаний о долгах последовали, когда он себя оправдал.
- Обратная связь через папки. Команда обучает ботов, перемещая письма, а не редактируя правила.
📚 Читайте также
Посмотрите, что он сделал бы с вашим ящиком — первый месяц бесплатно
Включите Mail2ERP в демо-режиме на своём почтовом ящике и прочитайте отчёт о том, что он создал бы на этой неделе. Ничего не записывается, пока вы не решите.