Как превращать заказы из электронной почты в заказы на продажу в Business Central
Хватит перепечатывать заказы из PDF и Excel в Dynamics 365 Business Central
Ваши клиенты присылают заказы по электронной почте в виде PDF, таблиц и сканов, а кто-то из вашей команды открывает каждый и вбивает строки в заказ на продажу в Business Central. Это руководство показывает, как Mail2ERP выполняет этот шаг за вас: читает письмо и вложения, находит клиента и товары в Business Central и создаёт заказ на продажу для заказа или коммерческое предложение для запроса цены. Почтовый ящик и Business Central online подключаются за несколько минут, начинаете вы в демо-режиме, а первый месяц — бесплатный месяц Discovery.
🎯 «Мы до сих пор вбиваем каждый заказ из почты в Business Central»
Эту фразу мы чаще всего слышим от дистрибьюторов и оптовиков, работающих в Business Central. С самой ERP всё в порядке. Проблема перед ней: заказы приходят по почте в том формате, который выдаёт закупочная система конкретного клиента, и ничто, кроме человека, не превращает эти вложения в строки продажи.
- У каждого клиента свой макет. Один присылает чистый PDF из своей ERP, другой — файл Excel со своим порядком столбцов, третий — отсканированную форму, а четвёртый просто перечисляет номера товаров в тексте письма.
- Работа медленная, и в ней легко ошибиться. Номера товаров, количества, номер заказа клиента и желаемая дата поставки должны быть перенесены точно. Переставленная цифра — это неверная отгрузка и последующая корректировка.
- Заказы ждут людей. Заказ, пришедший после рабочего дня, лежит, пока кто-нибудь не вернётся за стол, а запрос цены, на который ответили на день позже, часто оказывается упущенным.
- Запросы цен и заказы перемешаны. По каждому письму кто-то должен сначала решить, нужно ли коммерческое предложение или заказ на продажу, прежде чем вообще начать печатать.
Объём быстро растёт. Один из клиентов Mail2ERP, IMP Kontakt, получает по почте тысячи заказов и запросов цен в месяц — при ручном вводе для этого понадобилась бы отдельная команда операторов.
🔍 Что команды в Business Central обычно пробуют сначала
Копирование из вложения
Самый распространённый способ — по-прежнему самый старый: PDF на одном экране, заказ на продажу на другом, копирование строка за строкой. При пяти заказах в день это работает. При пятидесяти это становится чьей-то основной работой, а число ошибок растёт вместе с объёмом.
Шаблоны импорта и потоки, построенные под каждого клиента
Некоторые команды строят импорт или рабочий процесс под файлы своих крупнейших клиентов. Каждый из них понимает только один макет. Когда клиент меняет шаблон, добавляет столбец или появляется новый клиент, импорт ломается, или кому-то приходится строить ещё один.
Функции ИИ внутри Business Central
Microsoft добавляет ИИ в Business Central, включая агента Sales Order Agent. Если вы сравниваете его с внешним инструментом, прочитайте наше сравнение Mail2ERP и Sales Order Agent в Business Central. Это руководство описывает, как сам Mail2ERP работает с Business Central.
⚠️ Что на самом деле нужно для этой работы
Инструмент, который читает любой макет на любом языке без шаблонов, отличает запрос цены от заказа, находит нужного клиента и номера товаров в вашей компании Business Central, оставляет ценообразование Business Central и никогда не создаёт один и тот же документ дважды.
⚙️ Как Mail2ERP работает с Business Central
Приходит письмо от клиента
Mail2ERP читает и сопоставляет
Заказ на продажу или коммерческое предложение в Business Central
Письмо перемещено в OBRABOTANO
Какой документ создаётся
Mail2ERP относит каждое письмо к запросу цены, заказу или ни к тому, ни к другому. Запрос цены становится коммерческим предложением, а твёрдый заказ — заказом на продажу: один документ на письмо, заголовок и строки за один шаг. В API Business Central нет отдельного шага выпуска, поэтому заказ на продажу остаётся в том виде, в каком создан.
Как сопоставляются клиенты и товары
- Клиент: адрес электронной почты отправителя должен принадлежать клиенту в Business Central или контактному лицу, связанному с клиентом. Mail2ERP никогда не создаёт клиентов и отклоняет заблокированных клиентов.
- Товары: коды продуктов в письме сопоставляются с вашими номерами товаров. При включённом переключателе Штрихкоды сопоставляется и GTIN товара. API Business Central не предоставляет перекрёстных ссылок на товары, номеров товаров поставщика или номеров деталей производителя, поэтому сопоставление использует только номер товара и GTIN. Заблокированные товары отклоняются, а Mail2ERP никогда не создаёт товары.
- Количества: строка, количество в которой нельзя прочитать уверенно, пропускается, а не угадывается, и вы получаете письмо с просьбой добавить её вручную.
Цены берутся из Business Central
Mail2ERP не копирует цену клиента в строку, если она совпадает с ценой единицы товара. Тогда Business Central сам оценивает строку, так что ваши цены для клиентов и скидки по строкам остаются в силе, а Business Central применяет собственные налоги. Цена из письма используется только тогда, когда у товара нет цены единицы.
Что ещё попадает в документ
- Внешний № документа: собственный номер заказа клиента, чтобы ваша команда и клиент говорили об одной и той же ссылке.
- Дата поставки: желаемая дата попадает в заказ на продажу как желаемая дата поставки и дата отгрузки строки.
- Примечания и файлы: примечание клиента становится строками комментария в документе; текст письма прикладывается как текстовый файл, а исходные вложения — к заказу на продажу или предложению.
- Адрес доставки: остаётся адрес доставки клиента по умолчанию, поскольку в API нет кодов адресов доставки, из которых можно было бы выбрать.
Когда клиент заказывает по вашему предложению
При включённом переключателе Обнаружение RFQ ответ, в котором указан номер вашего коммерческого предложения и чётко сказано «заказываем», превращает это предложение в заказ на продажу действием Business Central «Создать заказ». Mail2ERP заказывает предложение целиком; если клиент меняет количества, к заказу прикладывается примечание для вашей команды.
Никаких дублей
Прежде чем что-либо создать, Mail2ERP записывает, что собирается создать, а если клиент не указал номер заказа, помещает собственную метку во внешний № документа. Если запуск прерывается, следующий запуск находит документ, а не создаёт второй. Один и тот же заказ, отправленный на два адреса или пересланный повторно, импортируется один раз; с AutoSPAM копия перемещается в _AutoSPAM/DUBLIKATY.
🛠️ Пошаговая настройка
- Шаг 1 — Начните бесплатный месяц Discovery: войдите на bots4.me/bots, нажмите Начать бесплатный месяц Discovery на карточке Mail2ERP и один раз примите Условия. Банковская карта не нужна.
- Шаг 2 — Подключите почтовый ящик: откройте Настройки → Mail2ERP → Access Manager → Добавить источник. Microsoft 365 и Gmail используют Secure Quick Connect; другие провайдеры подключаются по IMAP с паролем приложения. Подробности по каждому провайдеру — в руководстве по подключению. Можно также обойтись без ящика и пересылать заказы на mail2erp@bots4.me с адреса своей учётной записи.
- Шаг 3 — Подключите Business Central: нажмите Добавить назначение, выберите плитку Dynamics 365 Business Central и Войти через Microsoft с рабочей учётной записью, у которой есть лицензия Business Central. Никакие пароли и ключи API не хранятся. BOTS4.me работает с правами этого пользователя.
- Шаг 4 — Выберите среду и компанию: BOTS4.me показывает ваши среды (рабочую и песочницы) и их компании. Если компания одна, она выбирается автоматически; иначе выберите её на карточке Business Central и нажмите Сохранить.
- Шаг 5 — Проверьте права: Mail2ERP должен читать клиентов, контакты и товары и создавать коммерческие предложения и заказы на продажу. Стандартный набор разрешений D365 BUS FULL ACCESS покрывает все приложения BOTS4.me.
- Шаг 6 — Запустите в режиме DEMO, затем перейдите на LIVE: Mail2ERP начинает в демо-режиме и присылает вам по почте то, что он создал бы. Когда отчёты выглядят правильно, установите Режим на LIVE на вкладке «Управление».
🔐 Если Microsoft требует администратора
Во многих организациях одобрять новые приложения может только администратор. Нажмите Обратитесь к администратору Microsoft в форме Business Central и отправьте ссылку администратору Microsoft 365; одно одобрение действует для всех в вашей организации. Бухгалтеры, работающие в Business Central клиента как гости, перед входом вводят домен или ID арендатора клиента в поле Арендатор (домен или ID).
Поддерживается Business Central online; локальные (on-premises) установки не поддерживаются.
🧭 Первая неделя: демо-режим, тестовый заказ, LIVE
Проверьте вкладку «Управление»
- Режим: DEMO читает ваши реальные письма и данные Business Central и ничего не записывает в Business Central — вы получаете письмо с предложением или заказом, который был бы создан. LIVE становится доступен после первого письма с отчётом DEMO.
- Часы работы и выходные: Mail2ERP работает в эти часы, которые изначально соответствуют рабочему времени в будни. Расширьте их, если вечерние заказы и заказы в выходные тоже нужно импортировать.
- Переключатели Discovery: переключатели с меткой Discovery входят в ваш бесплатный месяц и изначально выключены. Для Business Central полезны Штрихкоды (сопоставление GTIN), Обнаружение RFQ и Отделять внешние (неизвестные отправители попадают в _Mail2ERP/VNESHNIY, а не остаются в вашей папке INBOX).
Отправьте тестовый заказ
Отправьте письмо с адреса, принадлежащего клиенту в Business Central, и укажите два-три номера товаров с количествами — в тексте или во вложении PDF или Excel. После следующего запуска придёт отчёт DEMO, а решение появится на вкладке Журналы и в папке _Mail2ERP/LOGS вашего ящика (см. руководство по папке LOGS). Отправьте второе письмо, в котором спрашивается только цена, и вы увидите коммерческое предложение.
Исправьте с помощью папок, затем переходите на LIVE
Перетащите письмо в _Mail2ERP/PREDLOZHENIE или _Mail2ERP/ZAKAZY, чтобы повторить его как предложение или заказ, или в _Mail2ERP/PROPUSTIT, чтобы в дальнейшем пропускать такие письма. Каждое перемещение также учит Mail2ERP, как обращаться с этим отправителем. Когда отчёты DEMO выглядят правильно, переключитесь на LIVE.
📅 Когда месяц Discovery закончится
Когда месяц заканчивается, Mail2ERP сам продолжает работу на бесплатном тарифе с небольшим месячным объёмом: когда он исчерпан, новые задачи ждут следующего месяца или пока вы не выберете тариф, а уже начатая задача всегда доводится до конца. Выберите тариф, чтобы сохранить все функции, — см. таблицу тарифов на странице продукта Mail2ERP.
Бесплатный тариф читает текст писем, PDF, CSV и HTML; для отсканированных PDF, изображений, Excel, Word и переключателей Discovery нужен тариф. Ничто из импортированного не отменяется.
📅 Неясные письма и повседневная работа
После запуска Mail2ERP читает PDF, Excel, Word, CSV, HTML, изображения и отсканированные документы с OCR — на любом языке, без шаблонов, в заданные вами часы работы.
- Импортированные письма перемещаются в _Mail2ERP/OBRABOTANO; заказ на продажу или предложение уже в Business Central с приложенными исходными файлами.
- Неясные письма остаются в вашей папке INBOX непрочитанными. Строка журнала объясняет почему — например, отправитель не является клиентом, номер товара не существует или товар заблокирован. Устраните причину в Business Central и перетащите письмо в _Mail2ERP/PREDLOZHENIE или _Mail2ERP/ZAKAZY; оно будет обработано повторно при следующем запуске.
- Перемещённое письмо, которое по-прежнему не проходит, отправляет в ваш ящик краткое объяснение причины и следующих шагов. Ваш клиент его никогда не получает.
- Лимиты API: Business Central ограничивает вызовы API на пользователя. BOTS4.me распределяет свои вызовы и ждёт, когда Business Central просит замедлиться.
Платформа размещена в ЕС, создана с учётом GDPR и поддерживает 2FA. Отчёты, журналы и папки почтового ящика доступны на 31 языке. То же подключение к Business Central обслуживает и другие приложения BOTS4.me — например, AutoERP, который проводит счета по отгруженным заказам (см. Автоматическое выставление счетов в Business Central).
❓ Часто задаваемые вопросы
Может ли Business Central создавать заказы на продажу из PDF-вложений в письмах?
Именно это делает Mail2ERP: читает вложение PDF, Excel, Word или скан, сопоставляет клиента и номера товаров в вашей компании Business Central и создаёт заказ на продажу через API Business Central. Запросы цен вместо этого становятся коммерческими предложениями.
Работает ли это с Business Central on-premises?
Нет. Mail2ERP подключается к Business Central online через вход Microsoft. Локальные установки не поддерживаются.
Будут ли использоваться наши цены и скидки для клиентов?
Да. Когда цена в письме совпадает с ценой единицы товара, Mail2ERP вообще не передаёт цену, поэтому Business Central оценивает строку по вашим собственным ценам для клиентов и скидкам по строкам и применяет собственные налоги. Цена из письма используется только тогда, когда у товара нет цены единицы в Business Central.
Наши клиенты используют собственные номера деталей. Может ли Mail2ERP их сопоставить?
В Business Central Mail2ERP сопоставляет ваш номер товара и штрихкод GTIN товара. API не предоставляет перекрёстных ссылок на товары, поэтому хранящиеся там номера деталей клиентов не используются. Если в письме только собственные коды клиента, оно остаётся в вашей папке INBOX с причиной в журнале.
Какие права Business Central нужны для подключения?
BOTS4.me действует с правами лицензированного пользователя, который выполняет вход. Для Mail2ERP этот пользователь должен читать клиентов, контакты и товары и создавать коммерческие предложения и заказы на продажу. D365 BUS FULL ACCESS покрывает все приложения BOTS4.me.
Что будет, если один и тот же заказ придёт по почте дважды?
Он будет импортирован один раз. Mail2ERP записывает каждый документ перед созданием и находит его снова при следующем запуске, поэтому прерванный запуск или пересланная копия никогда не создадут второй заказ на продажу.
Можно ли попробовать, не затрагивая нашу рабочую компанию?
Да, двумя способами. Демо-режим ничего не записывает в Business Central и присылает вам по почте то, что было бы создано. Также можно выбрать среду-песочницу на карточке Business Central и сначала протестировать там.
📚 Читайте также
- Полный список функций: страница продукта Mail2ERP и руководство по Mail2ERP.
- Когда заказ уже в системе: Автоматическое выставление счетов в Business Central — AutoERP проводит и отправляет счета по отгруженным заказам.
- Сравнение вариантов: Mail2ERP и Sales Order Agent в Business Central и Parseur, Docparser или Nanonets против Mail2ERP.
- Реальный пример: Кейс: IMP Kontakt.
- Основы: Что такое системы ERP и CRM.
🔗 Источники и дополнительные материалы
Официальная документация, на которую ссылается это руководство. Внешние ссылки открываются в новой вкладке.
Пусть Business Central сам принимает заказы
Подключите почтовый ящик и Business Central за несколько минут, посмотрите, как Mail2ERP работает в демо-режиме, и переходите в рабочий режим только тогда, когда будете уверены. Первый месяц — бесплатный месяц Discovery, банковская карта не нужна.
Нужно автоматизировать несколько процессов или вашей ERP нет в нашем списке? We build it for you: book a free call →