Автоматическое выставление счетов в Business Central: проведение и отправка счетов по отгруженным заказам

🎯 «Отгрузили вчера, счёт так и не выставлен»

В большинстве компаний на Business Central выставление счетов — скорее ручная привычка, чем процесс. Склад проводит отгрузку, а счёт зависит от того, вспомнит ли кто-нибудь в офисе завершить заказ. Результат везде одинаков:

• Отгружено, но не выставлено: заказы лежат с отгруженными количествами, по которым ещё никто не выставил счёт. Каждый день ожидания — это на день более поздняя оплата от клиента.
• Повторяющиеся клики: открыть заказ, проверить количества к выставлению, провести, найти проведённый счёт, отправить его по почте — по каждому заказу, каждый день.
• Забытые строки услуг: строки, по которым нечего отгружать, например услуги или доставку, легко пропустить, когда остальная часть заказа обрабатывается складом.
• Непостоянные сроки: одни клиенты получают счёт в тот же день, другие — через неделю, в зависимости от того, кто в офисе.

Ничто из этого не требует суждения. «Выстави счёт на отгруженное и отправь клиенту» — это правило, а правило может выполняться само.

🔍 Что Business Central предлагает сам по себе

Проведение заказ за заказом

Стандартный способ — открыть каждый заказ на продажу и провести его. Это надёжно, но делает это человек, тогда, когда у него есть время. Письмо со счётом — ещё один шаг сверху.

Пакетное проведение и запланированные задания

Business Central может провести несколько заказов на продажу одним пакетом, а партнёры могут планировать задания. Но кто-то всё равно должен выбирать, какие заказы попадут в пакет, поддерживать правильные фильтры и следить, чтобы счета действительно доходили до клиентов. Изменение правила — «для этой группы собирать счета раз в неделю» — обычно означает обращение к партнёру.

⚙️ Как AutoERP работает в Business Central

Измерение BOTS4ME вместо тегов

В других ERP заказ передаётся AutoERP с помощью тега. В Business Central нет тегов заказов, поэтому AutoERP читает измерение BOTS4ME в заголовке заказа на продажу. Измерение создаётся один раз, с четырьмя значениями, и одно из них устанавливается на каждом заказе, который AutoERP может обрабатывать:

• FULL — AutoERP обрабатывает весь заказ.
• PARTIAL — частичные поставки разрешены.
• SMALLOK — весь заказ обрабатывается даже ниже вашего порога малого заказа.
• PARTIAL-SMALLOK — частичные поставки разрешены, даже ниже вашего порога малого заказа.

Заказы без измерения никогда не затрагиваются. Как и любое измерение, значение попадает и в операции главной книги проведённых документов, поэтому счета AutoERP легко найти в отчётах. Значения остаются FULL, PARTIAL и SMALLOK, даже если вы переименовали теги в своей панели.

Что проводит AutoERP

• Отгружено, но ещё не выставлено: в складских строках AutoERP выставляет счёт ровно на то количество, которое было отгружено и ещё не выставлено, используя собственное проведение Business Central.
• Строки, по которым нечего отгружать: услуги и другие нескладские строки отгружаются и выставляются вместе, чтобы они не остались позади.
• Сразу или накопительно: выставляйте счёт по каждому заказу сразу после отгрузки или собирайте заказы клиента за день, неделю или месяц с минимальной суммой. API Business Central помещает один заказ в один счёт, поэтому накопительное выставление проводит в один момент по одному счёту на каждый заказ.
• Заказы на утверждении (ожидающие одобрения) пропускаются, пока ваш процесс утверждения их не выпустит.

Письмо клиенту

Действие отправки в Business Central не может передать формулировки AutoERP, поэтому письмо со счётом отправляет сам BOTS4.me, с приложенным PDF счёта из Business Central. Если вы подключите к AutoERP почтовый ящик, письмо уходит с вашего собственного адреса; иначе оно приходит из системного ящика BOTS4.me, а ответы направляются вам. API Business Central не хранит язык клиента, поэтому письмо пишется на языке вашей учётной записи.

Чего AutoERP пока не делает в Business Central

• Отгрузка без выставления счёта: API Business Central отгружает и выставляет счёт одним действием. AutoERP будет отгружать без выставления счёта только после проверки этого с Business Central; до тех пор он оставляет отгрузку вам, отмечает её в своём отчёте и выставляет счёт по заказу, как только вы проведёте отгрузку.
• Счета на предоплату: в API нет счёта на предоплату, поэтому заказы, требующие аванса, остаются за вами.
• Корректировки: корректирующие документы к проведённым счетам вы создаёте в Business Central сами.

Никогда дважды

Перед проведением AutoERP записывает, что собирается провести. Если запуск прерывается после того, как Business Central провёл счёт, следующий запуск находит этот счёт и не проводит ещё один. Собственные отметки о ходе работы AutoERP хранятся на стороне BOTS4.me и никогда не записываются в ваши заказы.

🛠️ Пошаговая настройка

• Шаг 1 — Начните бесплатный месяц Discovery: войдите на bots4.me/bots, нажмите Начать бесплатный месяц Discovery на карточке AutoERP и один раз примите Условия. Банковская карта не нужна.
• Шаг 2 — Подключите Business Central: откройте Настройки → AutoERP → Access Manager → Добавить источник (для AutoERP источником является ваша ERP), выберите плитку Dynamics 365 Business Central и Войти через Microsoft лицензированным пользователем. Если их несколько, выберите среду и компанию. Полное описание, включая одобрение администратором, — в руководстве по подключению.
• Шаг 3 — Дайте пользователю нужные права: AutoERP должен редактировать и проводить заказы на продажу и читать измерения. Стандартный набор разрешений D365 BUS FULL ACCESS покрывает все приложения BOTS4.me.
• Шаг 4 — Один раз создайте измерение: в Business Central откройте Измерения → Создать, код BOTS4ME, со значениями FULL, PARTIAL, SMALLOK и PARTIAL-SMALLOK. Измерения нельзя создать через API, поэтому этот единственный шаг за вами. Если измерения нет, отчёт AutoERP сообщит об этом.
• Шаг 5 — Пометьте один заказ и запустите в режиме DEMO: установите BOTS4ME = FULL на заказе на продажу, который отгружен, но ещё не выставлен. В режиме DEMO AutoERP читает ваши заказы и ничего не записывает в Business Central; после следующего запуска его отчёт покажет, на что он выставил бы счёт и почему что-то было задержано.
• Шаг 6 — Перейдите на LIVE: когда отчёты DEMO выглядят правильно, установите Режим на LIVE на вкладке «Управление» — он становится доступен после первого письма с отчётом DEMO.

🧭 Попробуйте в бесплатный месяц Discovery

Проверьте вкладку «Управление»

• Модуль выставления счетов и Отчёты по электронной почте включены. Для первого теста установите Выставлять счета клиентам на Сразу (без накопления), чтобы увидеть счёт сразу после отгрузки; по умолчанию счета собираются раз в неделю.
• Часы: AutoERP работает только в часы работы (для начала — рабочее время в будни), а у выставления счетов есть собственное окно. Держите окно выставления счетов внутри часов работы, иначе счёт не будет создан.
• Цифровые товары — для программ и услуг, которым не нужен склад.
• Переключатели с меткой Discovery входят в ваш бесплатный месяц и изначально выключены — включите те, которые хотите попробовать.

Неделя 1 — расширьте тест, затем переходите на LIVE

Пометьте ещё несколько отгруженных заказов, включая один со строкой услуги, и одного клиента, чьи заказы вы хотите собирать раз в неделю. Читайте каждый отчёт: на что выставлен счёт, что пропущено и почему. Те же решения появляются на вкладке Журналы. Когда всё совпадает с тем, что вы сделали бы вручную, переключитесь на LIVE.

📅 Изо дня в день: что меняется для вашей команды

После запуска задача вашей команды — помечать заказы и проводить отгрузки, как и раньше. Счета следуют по расписанию запусков AutoERP, в пределах ваших часов, и клиент получает каждый по почте с приложенным PDF. Короткий отчёт приходит всякий раз, когда AutoERP что-то сделал или нуждается в вас, а «Питание бота» выключает всё сразу.

• Помечайте при вводе: устанавливайте значение BOTS4ME при создании заказа или доверьте это процессу приёма заказов. Заказы, импортированные Mail2ERP из почты, получают то же значение от вашей команды.
• Читайте строки «пропущено»: они говорят, какой заказ чего ждёт — ещё не проведённой отгрузки, утверждения или окна вне ваших часов.
• Лимиты API: Business Central ограничивает вызовы API на пользователя. BOTS4.me распределяет свои вызовы и ждёт, когда Business Central просит замедлиться; лимит общий с другими вашими интеграциями, использующими того же пользователя.

В сочетании с Mail2ERP для Business Central путь от присланного по почте заказа клиента до отправленного счёта требует участия человека только при отгрузке.

📚 Читайте также

• Все настройки с пояснениями: руководство по AutoERP и страница продукта AutoERP.
• Предыдущий шаг: Как превращать заказы из электронной почты в заказы на продажу в Business Central.
• Сравнение вариантов: Mail2ERP и Sales Order Agent в Business Central.
• Та же идея в Odoo: Как автоматизировать подтверждение заказов, доставку и выставление счетов в Odoo.
• Получение оплаты: руководство по AutoCASH описывает напоминания об оплате по счетам, которые проводит AutoERP.

🔗 Источники и дополнительные материалы

Официальная документация, на которую ссылается это руководство. Внешние ссылки открываются в новой вкладке.

• Microsoft Learn — Work with dimensions in Business Central
• Microsoft Learn — Invoice sales in Business Central
• Microsoft Learn — Business Central API v2.0