AutoCASH
Руководство пользователя — как получать оплату, не напоминая никому вручную
💰 Четыре уровня
Каждый просроченный клиент попадает ровно на один уровень, который определяется тем, сколько дней не оплачен его самый старый счёт. Уровень 0 — это не требование, а дружелюбная сводка открытых позиций, и большинство случаев решается уже на нём.
| Уровень | Что получает клиент | Порог по умолчанию |
|---|---|---|
| 0 | Список открытых счетов клиента. Напоминание, а не требование. | ниже уровня 1 |
| 1 | Первое напоминание. | первый шаг эскалации |
| 2 | Второе напоминание. | на один запуск позже, если всё ещё не оплачено |
| 3 | Окончательное напоминание. | высший шаг, повторяется до оплаты |
🔄 Как работает AutoCASH — схема процесса
из расписания
читаются из вашей ERP
получает уровень
уходят
отчёт
Если ваш ERP умеет отправлять напоминания сам (OFFERIS), письма формирует и отправляет ваш собственный ERP — с вашей нумерацией, вашими формулировками и вашим брендингом. С любым другим ERP, а также если вы включите Отправлять напоминания из BOTS4.me вместо ERP, их отправляет AutoCASH: на языке клиента, с вашими платёжными реквизитами и подписью — из вашего собственного почтового ящика, если вы добавите его как получателя AutoCASH в Access Manager, иначе из почтового ящика BOTS4.me, а ответы приходят на адрес вашего аккаунта или на заданный вами адрес Reply-To. В любом случае кого и когда напоминать, решает AutoCASH.
🔐 Предварительное уведомление — ваша страховка
На любом платном тарифе накануне запланированного запуска AutoCASH отправляет вам список тех, кому вот-вот напишут, с указанием уровня и суммы. Это ваша возможность убрать кого-то из списка — клиента, который только что пообещал оплатить, спорный счёт или компанию, с которой ведёт переговоры отдел продаж.
Чтобы исключить клиента, добавьте его идентификатор в поле Никогда не беспокоить этих клиентов в личном кабинете. Изменение действует сразу, в том числе для завтрашнего запуска.
🚀 Начало работы
- Подключите свою ERP в личном кабинете или установите приложение BOTS4.me из магазина Odoo Apps.
- Включите AutoCASH. Он стартует в демо-режиме — читает всё и не пишет никому.
- Установите Эскалировать до в значение 1-е напоминание и на первое время оставьте так.
- Проверьте дни запуска (по умолчанию 1 и 15) и минимальную сумму, которая вас интересует.
- Дождитесь отчёта. В нём указано, кому именно написали бы.
- Список вас устраивает? Переключите режим с DEMO на LIVE. С этого момента ваши клиенты начнут получать письма.
⚙️ Справочник настроек панели управления
Когда он запускается
| Настройка | По умолчанию | Что он делает |
|---|---|---|
| Запускать в эти дни | 1,15 | Единственные дни, когда AutoCASH с кем-либо связывается: числа месяца и/или дни недели через запятую (например, 1,15 или friday). По умолчанию 1,15; если очистить поле, AutoCASH ничего не делает. День за пределами короткого месяца (например, 31) переносится на последний день, так что февраль никогда не пропускается. Для выходных нужно также отметить «Выходные» в разделе «Часы работы». |
Кому напоминают
| Настройка | По умолчанию | Что он делает |
|---|---|---|
| Напоминать только после | 14 дней | Насколько счёт должен быть просрочен, чтобы AutoCASH вообще принял его во внимание. |
| Игнорировать задолженность меньше | 0 | Не напоминать клиенту, у которого сумма просрочки ниже этого значения, в основной валюте вашего ERP — редко стоит риска для отношений. 0 означает напоминать всем. |
| Никогда не напоминать этим клиентам | (пусто) | Идентификаторы клиентов из вашей ERP через запятую. Те клиенты, с которыми вы всегда хотите работать лично. |
Защита по кредит-нотам
Клиент, чьи открытые кредит-ноты покрывают его счета, никогда не получит напоминание — фактически это вы ему должны, а не наоборот. Всегда включено, на любом тарифе, и каждая пропущенная компания указана в вашем отчёте.
Насколько сильно он эскалирует
| Настройка | По умолчанию | Что он делает |
|---|---|---|
| Эскалировать до (Family) | 1-е напоминание | Жёсткий потолок. Никто не эскалируется выше этого уровня, какой бы ни была просрочка. На Personal остаётся значение по умолчанию. |
| Напоминать только по счетам с просрочкой не менее | 14 дней | Порог входа. Ниже него счёт игнорируется полностью. Пороговых значений в днях по уровням нет: каждый запланированный запуск поднимает клиента на один уровень, пока хотя бы один счёт из его последнего напоминания остаётся неоплаченным. |
Как часто можно напоминать одному и тому же клиенту
| Настройка | По умолчанию | Что он делает |
|---|---|---|
| Повторять напоминания каждые (Family) | 7 дней | Одно число для всех уровней: минимальный интервал, прежде чем с тем же клиентом свяжутся снова. Именно это не даёт напомнить одному клиенту дважды об одном и том же долге. На Personal остаётся значение по умолчанию. |
Что получаете вы
| Настройка | По умолчанию | Что он делает |
|---|---|---|
| Кто получает отчёты и предпросмотры | адрес электронной почты вашей учётной записи | Итоговый отчёт после запуска и предпросмотр накануне отправляются на адрес вашего аккаунта и на адреса из поля E-mail руководства, заданного на общей панели управления. Отдельного списка получателей для AutoCASH нет. |
🔍 Демо-режим
Каждый аккаунт AutoCASH начинает работу в демо-режиме, и первый запуск всегда демонстрационный. Система читает ваши счета, применяет все правила и точно определяет, кому и на каком уровне ушло бы напоминание, — а затем присылает этот список вам вместо писем клиентам. Ни один клиент ничего не получит.
Как только вы получите хотя бы один демо-отчёт, переключатель LIVE станет доступен. Вернуться в демо-режим можно когда угодно — перед напряжённым периодом или на время изменения правил.
📊 Как читать отчёт
💰 Суммы
Общая сумма открытых счетов, общая просрочка и её распределение по четырём уровням. Вся картина дебиторки одним взглядом.
👤 Кому написали
Каждый клиент, его уровень, сумма, счета, названные в письме, и адрес, на который оно ушло.
⚠️ Кому не написали
Не менее полезно: исключённые клиенты, долги ниже вашего минимума и все, кто ещё находится внутри интервала повтора.
❓ Устранение неполадок
| Что вы видите | Что это значит |
|---|---|
| В день запуска ничего не произошло | Либо сегодня не один из ваших запланированных дней запуска, либо сейчас никто не подходит под ваш минимум суммы и минимум дней просрочки. Что именно, укажет отчёт. |
| Клиенту не написали | Проверьте по порядку: нет ли клиента в списке тех, кого никогда не беспокоить; не меньше ли его сумма вашего минимума; не находится ли он внутри интервала повтора; и действительно ли его самый старый счёт просрочен дольше вашего минимума дней. |
| Все остаются на уровне 1 | Так и работает настройка Эскалировать до. С тарифа Family вы можете поднять её до 2 или 3, когда будете готовы. |
| Предварительное уведомление не приходит | Предпросмотр входит в тарифы начиная с Personal, если включён параметр Отправлять предпросмотры. Он уходит из обычного часового запуска и молчит в любой день, который не является кануном запуска, а также когда напоминать некому. |
| Клиент утверждает, что уже оплатил | AutoCASH ориентируется на то, что ваша ERP считает неоплаченным. Если платёж там ещё не отражён, счёт по-прежнему считается просроченным — Pay2ERP закрывает этот пробел, импортируя платежи автоматически. |
❓ Часто задаваемые вопросы
Какие ERP поддерживаются?
Сегодня — Odoo (13–19), ERPNext (15–16), Zoho (Books / Inventory), Dolibarr (23 и новее), Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero и SAP Business One. Любая другая ERP с API — SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 Finance / Sales, Oracle NetSuite и другие — подключается по запросу.
Как устроена оплата?
По подписке — фиксированная месячная плата, включающая месячный объём использования, который пополняется в каждом расчётном периоде. Напоминания учитываются в нём по каждому клиенту, получившему напоминание, а дополнительный объём можно докупить в любой момент — см. таблицу тарифов на странице продукта. Первый месяц — бесплатный месяц Discovery, банковская карта не нужна.
Можно ли протестировать без отправки реальных напоминаний?
Да! В демо-режиме AutoCASH читает ваши счета, но не отправляет напоминаний — только отчёты с предпросмотром того, что он сделал бы. Первый месяц бесплатно.
Какие есть уровни эскалации?
4 уровня: Уровень 0 — список счетов (дружелюбный перечень открытых счетов), Уровень 1 — 1-е напоминание, Уровень 2 — 2-е напоминание, Уровень 3 — финальное напоминание. Эскалация последовательная: каждый запланированный запуск поднимает клиента на один уровень, пока хотя бы один счёт из его последнего напоминания остаётся неоплаченным, а высший уровень повторяется. Порог входа задаёте вы; интервал повтора и наивысший активный уровень — настройки тарифа Family.
Можно ли исключить отдельных клиентов?
Да. Добавьте идентификаторы таких клиентов в «Никогда не напоминать этим клиентам» в /bots → Control → AutoCASH, чтобы пропускать ключевых клиентов, головные и внутренние организации.
Работает ли он с Pay2ERP?
Да! AutoCASH и Pay2ERP работают вместе: как только Pay2ERP обнаруживает входящий платёж, AutoCASH перестаёт напоминать по этому счёту. Полностью автоматизированный денежный цикл.
Как часто он запускается?
В дни, заданные в «Запускать в эти дни» (по умолчанию 1-го и 15-го числа каждого месяца или в будние дни, например каждую пятницу). Если очистить поле, AutoCASH ничего не делает. На любом платном тарифе вы также получаете письмо с предпросмотром накануне каждого запуска.
Какова минимальная сумма просрочки?
Настраивается, по умолчанию 0, поэтому напоминания идут по каждому просроченному счёту. Если поднять значение, клиенты, у которых сумма просрочки ниже порога, пропускаются. Также можно задать минимальное число дней просрочки (по умолчанию 14 дней), чтобы не напоминать по недавно просроченным счетам.
Использует ли это ИИ? Нам его использовать нельзя.
Нет. AutoCASH не содержит модели ИИ ни в одном режиме и ни на одном тарифе, и никакие данные клиентов или счетов никогда не отправляются провайдеру ИИ. Каждое напоминание следует заданным вами порогам, поэтому одна и та же оборотка всегда даёт один и тот же список. Если вашей службе комплаенса нужно это письменно, напишите нам, и мы подтвердим это для вашего досье.
🔒 Чего AutoCASH никогда не сделает
- Написать кому-либо, пока включён демо-режим.
- Написать клиенту из списка тех, кого никогда не беспокоить.
- Поднять уровень выше того, который вы задали.
- Напомнить одному и тому же клиенту дважды об одном и том же в течение выбранного вами интервала повтора.
- Напоминать клиенту, не скрывая ваших данных, — каждое письмо содержит название вашей компании, ваши платёжные реквизиты и вашу подпись, независимо от того, отправляет его ваша ERP или BOTS4.me.
- Изменить что-либо в вашей ERP. AutoCASH только читает: он никогда не редактирует счета и не проводит платежи.