AutoERP
Руководство пользователя — подтверждение заказов, поставка и выставление счетов на автопилоте
✅ Единственное, что нужно сделать в первую очередь
AutoERP работает только по вашему выбору для каждого заказа. Он никогда не возьмёт заказ сам. Он работает лишь с заказами, на которых стоит одна из двух меток, — мы создаём их в вашей ERP за вас:
| Тег на заказе | Что AutoERP с ней делает |
|---|---|
AutoERP |
Весь заказ целиком. Подтверждает его, ждёт, пока все позиции появятся на складе, создаёт одну поставку, затем выставляет счёт. Ничего не отгружается, пока заказ нельзя отгрузить полностью. |
AutoERP_partial |
Построчно. Отгружает то, что полностью есть на складе сейчас, а остальное оставляет в заказе для более поздней отгрузки. Подходит для долгих сроков поставки и дропшиппинга. Требуется функция Partial Shipping (тариф Business и выше, по умолчанию выключена) — без неё заказ не отгружается и попадает в список «нужна помощь». |
Обе метки можно переименовать на вкладке AutoERP в панели управления, если у вашей команды уже принято другое наименование. Заказ с обеими метками считается полным заказом и обрабатывается только один раз.
Отгрузив заказ, AutoERP добавляет к нему собственный тег-отметку: AutoERP fully для заказа целиком, AutoERP partially для частичной отгрузки. Так ваша команда сразу видит, что AutoERP уже сделал — оставляйте эти теги на заказе.
🔄 Как работает AutoERP — наглядная схема
заказ
(+ аванс при предоплате)
при наличии товара
после поставки
+ отчёт вам
Все письма клиентам (подтверждение заказа, счёт на предоплату, накладная, счёт, уведомление о самовывозе, напоминание об оплате) отправляет ваша собственная ERP, с вашими шаблонами, вашим брендингом и на языке клиента. AutoERP никогда не пишет вашим клиентам от своего имени.
🚀 Подключение
- Подключите свою ERP в панели управления или установите приложение BOTS4.me из магазина Odoo Apps и нажмите «Подключить».
- Включите AutoERP. Он стартует в Демо-режиме — читает вашу ERP и не записывает ничего, кроме трёх своих тегов заказов.
- Отметьте один заказ на продажу тегом
AutoERP. - Дождитесь следующего запуска и прочитайте предварительный отчёт, который придёт вам на почту.
- Всё устраивает? Переключите режим с DEMO на LIVE на вкладке AutoERP. С этого момента AutoERP начинает писать в вашу ERP.
🧭 Три модуля
Подтверждение заказа
Превращает отмеченные черновики заказов и коммерческие предложения в подтверждённые заказы. Если условия оплаты заказа предусматривают предоплату, он также выставляет через вашу ERP счёт на 100% предоплату, который ваша ERP отправляет клиенту по почте. Доступно в любом тарифе, как и два модуля ниже.
Поставки
Создаёт и проводит поставку в вашей ERP, как только товар доступен, наступила дата поставки и с кредитом клиента всё в порядке. При частичной отгрузке остаток остаётся в заказе как недопоставка.
Выставление счетов
Выставляет счета за фактически отгруженное средствами самой ERP — либо один счёт на заказ, либо один сводный счёт на клиента (и валюту) за день, неделю или месяц. Аванс зачитывается в итоговом счёте; проведённый счёт на предоплату также служит вашим налоговым документом по полученному авансу.
Каждый модуль можно отключить отдельно в панели управления. Отключение одного никогда не блокирует остальные — например, AutoERP может подтверждать и отгружать, пока ваш бухгалтер выставляет счета вручную.
⚙️ Справочник настроек панели управления
Какие заказы AutoERP может трогать
| Настройка | По умолчанию | Что он делает |
|---|---|---|
| Тег: полные заказы | AutoERP | Метка, которая передаёт весь заказ боту AutoERP. |
| Метка: построчные заказы | AutoERP_partial | Метка, разрешающая частичную отгрузку заказа. |
| Валюта указанных ниже лимитов | Пусто (валюта вашей компании) | Валюта, в которой записаны ваши минимальные суммы и кредитные лимиты. Оставьте пустым, чтобы использовать валюту вашей компании из ERP. Заказ в другой валюте просто не сравнивается с ними — мы никогда ничего не пересчитываем без вашего ведома. |
Рабочие часы
| Настройка | По умолчанию | Что он делает |
|---|---|---|
| Подтверждение заказов — с / по | 00:00 – 23:59 | Когда можно подтверждать заказы. |
| Создание поставок — с / по | 06:00 – 16:00 | Обычно это часы работы склада, чтобы ничего не собиралось после ухода сотрудников. |
| Время отсечки для отгрузки в тот же день | 14:30 | Заказы, оформленные после этого времени, отгружаются на следующий день. |
| Создание счетов — с / по | 13:00 – 17:00 | Когда можно создавать счета. |
| Не выставлять счета раньше | 13:00 | Страховка, чтобы заказ, который ещё правят утром, не попал в счёт слишком рано. |
Правила поставки
| Настройка | По умолчанию | Что он делает |
|---|---|---|
| Минимальная сумма поставки | 25 | Не отгружать посылку дешевле этой суммы; ждать новых позиций. Укажите 0, чтобы отгружать всегда. |
| … но всё равно отгрузить через | 14 дней | Чтобы мелкий заказ не ждал бесконечно. |
| Макс. частичных поставок на заказ | 10 | Не даёт одному заказу превратиться в поток мелких посылок. |
Нужно срочно отправить один небольшой заказ? Добавьте к нему тег AutoERP_small_ok, и минимум для этого заказа не учитывается.
Правила выставления счетов
| Настройка | По умолчанию | Что он делает |
|---|---|---|
| Объединять поставки в один счёт | Вкл. | Вкл.: один счёт на клиента за период. Выкл.: один счёт на заказ. |
| Выставлять счета клиентам | Раз в неделю | Сразу, ежедневно, еженедельно или ежемесячно. |
| День выставления счёта / число месяца | Пятница / 1-е | В какой день уходит сводный счёт. Для месячного цикла максимум — 28-е число, чтобы каждый месяц вёл себя одинаково. |
| Минимальная сумма счёта | 50 | Ниже этой суммы счёт переносится на следующий период. |
| Макс. счетов на поставку | 1 | Ограничение безопасности. AutoERP всегда разрешает один дополнительный финальный счёт, чтобы ничего не осталось невыставленным. |
| Ждать полного заказа | 14 дней | Сколько ждать, чтобы всё попало в ОДИН счёт. По истечении срока AutoERP выставляет счёт за отгруженное, а остальное — финальным счётом позже. |
| Налоговый документ через | 14 дней | Если клиент заплатил авансом, а товар не отгружен в течение такого числа дней, выпускается налоговый документ — во многих странах это требование закона. |
| Поле «нужен счёт» | (пусто) | Необязательно. Техническое название логического поля в вашей ERP, которое указывает, нужен ли клиенту счёт вообще. Оставьте пустым, чтобы выставлять счета всегда. |
Кредитный контроль
| Настройка | По умолчанию | Что он делает |
|---|---|---|
| Требовать оплаты проформы | Вкл. | Придержать отгрузку, пока клиент с предоплатой действительно не заплатит. |
| Блокировать при просрочке свыше этой суммы | 300 | Придерживать отгрузки клиентам, чей долг превышает эту сумму. |
| Блокировать при просрочке свыше этого числа дней | 14 | Придерживать отгрузки, если самый старый неоплаченный счёт старше этого срока. |
| Задерживать отгрузку при неудачной проверке | Вкл. | Если сама проверка кредита не может выполниться, придержать, а не отгружать. Рекомендуется. |
| Уведомлять клиента письмом при блокировке | Вкл. | Отправляет напоминание об оплате при первой задержке заказа. Один раз на заказ, без повторов. |
🔍 Демо-режим
Каждый аккаунт AutoERP начинает работу в демо-режиме, и первый запуск всегда демонстрационный. В демо-режиме AutoERP читает ваши заказы, остатки и платёжный статус клиентов и рассчитывает, что именно он сделал бы, — а затем присылает вам список вместо выполнения. В вашей ERP не изменяется ни одна запись.
Как только вы получите хотя бы один демо-отчёт, на вкладке AutoERP разблокируется переключатель LIVE. Вернуться в демо-режим можно в любой момент.
📊 Как читать отчёт
📋 Сводка
Сколько заказов подтверждено, отгружено и выставлено в счетах — и сколько пропущено, по категориям. В режиме LIVE отчёт отправляется, только когда AutoERP что-то сделал или заказу нужно ваше участие; заказы, требующие ручной обработки, идут первыми.
📝 Заказ за заказом
Каждое решение с причиной, понятной без расшифровки. В демо-режиме это полный список того, что произошло бы.
⚠️ Пропущено и почему
Самая полезная часть. «Ожидание товара», «ниже вашего минимума», «просрочка у клиента», «после времени отсечки» — каждый пропуск показывает, какая настройка его вызвала.
❓ Устранение неполадок
| Что вы видите | Что это значит |
|---|---|
| «Ни один отмеченный заказ не требовал действий» | Ни на одном заказе нет метки AutoERP, либо все отмеченные заказы уже полностью обработаны. Отметьте заказ и дождитесь следующего запуска. |
| Заказы подтверждены, но не отгружены | Обычно дело в остатках: метка полного заказа ждёт, пока будут доступны все строки. Посмотрите причину пропуска — там указан товар. Дело может быть и в окне поставки или во времени отсечки. |
| Отгружено, но счёт не выставлен | Проверьте, что окно выставления счетов пересекается с вашими рабочими часами и включает время «не выставлять счета раньше». При еженедельном сборе счета уходят только в выбранный день. |
| Все заказы клиента придерживаются | Кредитный контроль. Клиент превысил ваш лимит просрочки или не оплатил аванс. В отчёте указаны сумма и количество дней. |
| Строка с услугой никогда не попадает в счёт | Счёт за услугу выставляется по отгруженному количеству, а отгруженное количество для неё ещё никто не указал — AutoERP никогда его не угадывает. Отчёт один раз покажет её в разделе «Нужна ваша помощь»; укажите количество в заказе, и следующий запуск выставит по ней счёт. |
| Мелкие заказы не отгружаются | Они не дотягивают до вашей минимальной суммы поставки. Они отгрузятся автоматически по истечении срока ожидания или сразу, если добавить им тег AutoERP_small_ok. |
| Меток AutoERP нет в вашей ERP | У подключённого пользователя нет прав создавать теги. Выдайте ему права администратора продаж или создайте оба тега вручную — AutoERP будет использовать их в любом случае. |
| В заказах на продажу в Odoo нет поля «Теги» | В некоторых базах данных Odoo без приложения CRM в заказах на продажу нет поля «Теги», поэтому AutoERP не может отмечать заказы. Установите приложение CRM (оно добавляет поле «Теги») или попросите вашего партнёра Odoo добавить в заказы на продажу текстовое поле с именем x_autoerp_tags и введите в него название тега — тогда AutoERP будет читать это поле. |
🔒 Чего AutoERP никогда не сделает
- Трогать заказ без метки.
- Записывать что-либо, кроме трёх своих тегов заказов, пока включён Демо-режим.
- Писать вашим клиентам от своего имени — все письма клиентам уходят из вашей ERP, с вашими шаблонами и брендингом.
- Отгрузить товар клиенту, превысившему заданные вами кредитные лимиты, — пока включена кредитная проверка.
- Выставить счёт за один и тот же товар дважды — количества, уже отражённые в счетах вашей ERP, повторно не выставляются.
- Объединить в одном счёте несколько клиентов или несколько валют.
❓ Часто задаваемые вопросы
Какие ERP поддерживаются?
Уже работает: Odoo 13–19 (Community, Enterprise, Odoo.sh, Odoo Online), ERPNext 15 и 16, Zoho (Books / Inventory), Dolibarr 23 и новее, Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero и SAP Business One. Любая другая ERP с API — SAP S/4HANA, Dynamics 365 Finance / Sales, NetSuite и другие — подключается по запросу.
Что автоматизирует AutoERP?
Три основных модуля: подтверждение заказов (подтверждает заказы и для клиентов с предоплатой поручает вашей ERP выставить счёт на аванс), отгрузка (создаёт поставки при наличии товара — целыми заказами или построчно) и выставление счетов (один счёт на заказ или сводные счета — ежедневно, еженедельно или ежемесячно). Все письма клиентам отправляет ваша ERP.
Можно ли тестировать, не затрагивая мою ERP?
Да! В демо-режиме бот читает ваши заказы и складские остатки, но не выполняет операций — только формирует отчёты о том, что именно он бы сделал. Первый месяц бесплатно.
Можно включить только часть модулей?
Да. У каждого модуля свой переключатель — включайте только то, что нужно: только подтверждения, только отгрузку или все три модуля сразу. Настройка в /bots → Control → AutoERP.
Поддерживается ли частичная отгрузка?
Да, с функцией Partial Shipping (тариф Business и выше). Если в наличии не все позиции, AutoERP отгружает доступные строки и создаёт частичные поставки — начиная с самых старых заказов. Ограничение защищает от чрезмерного числа частичных поставок на заказ (по умолчанию 10).
Что такое сводное выставление счетов?
Вместо отдельного счёта на каждый заказ AutoERP может объединить несколько заказов одного клиента в один сводный счёт — сразу, ежедневно, еженедельно или ежемесячно. Настраивается порог минимальной суммы.
Работает ли он с Mail2ERP?
Да! Mail2ERP переносит заказы из писем в вашу ERP. Затем AutoERP автоматически подтверждает, отгружает и выставляет счета. Вместе они автоматизируют весь цикл — от письма клиента до оплаченного счёта.
Как работает кредитный контроль?
Когда включена кредитная проверка (тариф Business и выше, по умолчанию выключена), перед отгрузкой AutoERP проверяет, нет ли у клиента неоплаченных авансовых счетов (проформ) или просроченной задолженности. Если превышены заданные вами пороги (по умолчанию 300 в валюте вашей компании или счёт, просроченный более чем на 14 дней), отгрузка приостанавливается, а клиент получает одно напоминание об оплате от вашей ERP.
Использует ли это ИИ? Нам его использовать нельзя.
Нет. AutoERP не содержит модели ИИ ни в одном режиме и ни на одном тарифе, и никакие данные никогда не отправляются провайдеру ИИ. Каждое действие следует заданным вами правилам, поэтому одинаковый вход всегда даёт одинаковый результат, а каждый шаг прослеживается в журнале. Если вашей службе комплаенса нужно это письменно, напишите нам, и мы подтвердим это для вашего досье.