Как импортировать заказы из почты в Zoho Inventory и Zoho Books

🎯 «Заказы приходят по почте, а Zoho ждёт, пока мы их наберём»

Zoho Inventory хорош в том, что происходит после появления заказа на продажу: упаковки, отгрузки, остатки по складам. Предыдущий шаг для большинства команд всё ещё ручной:

• Каждый заказ — новый макет: PDF из ERP одного клиента, таблица от другого, несколько SKU в письме от третьего.
• Коды не совпадают: клиенты пишут штрихкод или номер детали производителя, а кто-то ищет ваш SKU.
• Заказы и запросы цен вперемешку: каждое письмо сначала нужно отнести к «заказу на продажу» или «смете».
• Упаковка ждёт ввода: пока заказа на продажу нет, склад не может упаковывать, так что медленный почтовый ящик означает более медленную отгрузку.

При больших объёмах это превращается в отдельную работу. Один из клиентов Mail2ERP, IMP Kontakt, обрабатывает тысячи заказов и запросов цен из почты в месяц без перепечатывания.

🔍 Что пользователи Zoho обычно пробуют сначала

Ручной ввод заказа на продажу

Надёжно при малом объёме, узкое место при большом — и это узкое место находится прямо перед вашим складом.

Импорт из таблиц

Импорт из таблицы работает, когда данные уже представляют собой чистую таблицу. Заказы ваших клиентов не такие, поэтому кто-то всё равно должен сначала преобразовать каждый заказ.

Инструменты рабочих процессов и парсеры

Рецепты автоматизации могут создать заказ на продажу из чистых данных, а парсеры — извлечь поля из знакомого макета. Сопоставление ваших SKU, выбор нужного клиента и решение между сметой и заказом на продажу остаются вашей работой. Мы сравниваем эти инструменты в статье Parseur, Docparser или Nanonets против Mail2ERP.

⚙️ Как Mail2ERP работает с Zoho Books и Zoho Inventory

Одна организация, два приложения

Zoho Books и Zoho Inventory используют одну организацию. Mail2ERP записывает заказы на продажу и сметы через Zoho Books, поэтому они в тот же момент появляются в Zoho Inventory. Zoho Inventory используется там, где Books нечего предложить: упаковки, отгрузки и остатки по местам хранения — и именно там работу берёт на себя AutoERP, если вы его используете.

Какой документ создаётся

• Твёрдый заказ становится заказом на продажу, который Mail2ERP затем подтверждает (открывает), так что он готов к упаковке.
• Запрос цены становится черновиком сметы.
• В вашем тарифе нет заказов на продажу? Для заказов на продажу нужен Zoho Books Professional или выше либо Zoho Inventory. Без них Mail2ERP записывает заказы клиентов как сметы и указывает это в документе.

Клиенты и позиции

• Клиент: адрес электронной почты отправителя должен принадлежать клиенту в Zoho или одному из его контактных лиц; это контактное лицо указывается в документе. Mail2ERP никогда не создаёт клиентов.
• SKU: коды продуктов в письме сопоставляются с SKU ваших позиций.
• Штрихкоды: при включённом переключателе Штрихкоды сопоставляются также UPC, EAN и ISBN позиции.
• Номера деталей: при включённом переключателе Номер детали производителя сопоставляется номер детали позиции.
• Zoho не хранит в позициях номера деталей по поставщикам и ссылки клиентов, поэтому этим двум переключателям в Zoho нечего сопоставлять.

Цены и налоги из Zoho

Каждая строка получает цену, которую Zoho даёт этому клиенту: ставку из прайс-листа клиента, а иначе ставку позиции. Zoho сам применяет налог позиции по умолчанию. Цена из письма используется только тогда, когда в Zoho нет цены для позиции.

Что ещё попадает в документ

• Reference#: номер заказа клиента.
• Дата отгрузки в заказах на продажу — из желаемой даты поставки; в сметах желаемая дата фиксируется в комментарии.
• Адрес доставки: адрес клиента, выбранный для доставки, если он указан в письме.
• Примечания и файлы: сообщение клиента попадает в примечания; текст письма добавляется как комментарий; исходные файлы прикладываются. Если не удаётся загрузить ни одного вложения, черновик снова удаляется, а не остаётся недоделанным.

Из сметы — заказ на продажу, и дубли

При включённом переключателе Обнаружение RFQ ответ, в котором указан номер вашей сметы и она чётко заказывается, превращает смету в открытый заказ на продажу с теми же строками, а смета помечается как принятая. Если клиент просит другие количества, заказывается вся смета и добавляется примечание для вашей команды. Прежде чем что-либо создать, Mail2ERP записывает, что собирается создать, и ищет это после прерванного запуска, поэтому второй заказ на продажу никогда не создаётся. Для дополнительной надёжности добавьте к сметам и заказам на продажу текстовое настраиваемое поле с названием BOTS4.me ID, и каждый документ, созданный Mail2ERP, будет им помечен.

🛠️ Пошаговая настройка

• Шаг 1 — Начните бесплатный месяц Discovery: войдите на bots4.me/bots, нажмите Начать бесплатный месяц Discovery на карточке Mail2ERP и один раз примите Условия. Банковская карта не нужна.
• Шаг 2 — Подключите почтовый ящик: Настройки → Mail2ERP → Access Manager → Добавить источник. Gmail, Microsoft 365 и Zoho Mail используют Secure Quick Connect; другие провайдеры подключаются по IMAP. См. руководство по подключению. Или пересылайте заказы на mail2erp@bots4.me без подключения ящика.
• Шаг 3 — Подключите Zoho: Добавить назначение → плитка Zoho Books / Inventory → Подключить Zoho. Войдите, нажмите Принять, и BOTS4.me сам найдёт ваш центр обработки данных и организацию. Если у вашей учётной записи несколько организаций, выберите одну на карточке Zoho и нажмите Сохранить организацию.
• Шаг 4 — Необязательное поле против дублей: добавьте в Zoho к сметам и заказам на продажу текстовое настраиваемое поле BOTS4.me ID.
• Шаг 5 — Запустите в режиме DEMO, затем перейдите на LIVE: Mail2ERP начинает в демо-режиме и присылает вам по почте то, что он создал бы. Когда отчёты выглядят правильно, установите Режим на LIVE на вкладке «Управление».

Работает любой центр обработки данных Zoho (.com, .eu, .in и другие). Zoho ограничивает вызовы API на организацию в день; BOTS4.me делит этот лимит с другими вашими интеграциями Zoho и, когда он достигнут, ждёт, пока Zoho снова разрешит вызовы.

🧭 Первая неделя в месяце Discovery

• Режим: DEMO читает ваши письма и данные Zoho и ничего не записывает; LIVE становится доступен после первого письма с отчётом DEMO.
• Часы работы и выходные: Mail2ERP работает в эти часы, для начала — в рабочее время в будни.
• Переключатели Discovery: переключатели с меткой Discovery входят в ваш бесплатный месяц и изначально выключены. Для Zoho полезны Штрихкоды, Номер детали производителя, Обнаружение RFQ и Отделять внешние.
• Тестовый заказ: отправьте с адреса клиента письмо с двумя-тремя SKU и количествами, затем второе письмо, в котором спрашиваются только цены. Отчёты DEMO покажут заказ на продажу и смету; решения также есть на вкладке Журналы и в папке _Mail2ERP/LOGS.
• Обучение: перетащите письмо в _Mail2ERP/PREDLOZHENIE или _Mail2ERP/ZAKAZY, чтобы повторить его как этот тип, или в _Mail2ERP/PROPUSTIT, чтобы в дальнейшем пропускать такие письма.

📅 Неясные письма и что дальше

Mail2ERP читает PDF, Excel, Word, CSV, HTML, изображения и отсканированные документы с OCR — на любом языке, без шаблонов.

• Импортировано: письмо перемещается в _Mail2ERP/OBRABOTANO, а заказ на продажу открыт в Zoho и готов к упаковке.
• Неясно: письмо остаётся в вашей папке INBOX непрочитанным, с причиной в журнале — например, отправитель не является клиентом или код не совпадает ни с одной позицией. Исправьте это в Zoho и перетащите письмо в _Mail2ERP/PREDLOZHENIE или _Mail2ERP/ZAKAZY для повторной попытки.
• Неуверенные количества пропускаются, никогда не угадываются, и вас просят добавить их вручную.
• Упаковка и выставление счетов: выберите в заказе на продажу вариант отчётного тега BOTS4.me (Full или Partial), и AutoERP создаст упаковку и отгрузку в Zoho Inventory, а также счёт, и Zoho отправит письмо вашему клиенту. Для поставок AutoERP нужен Zoho Inventory в той же организации, а для отчётных тегов — Zoho Books Standard или выше.

Платформа размещена в ЕС, создана с учётом GDPR и поддерживает 2FA; отчёты, журналы и папки почтового ящика доступны на 31 языке.

📚 Читайте также

• Функции и тарифы: страница продукта Mail2ERP и руководство по Mail2ERP.
• Упаковка, отгрузка и выставление счетов: руководство по AutoERP.
• Чисто бухгалтерские системы: Сметы QuickBooks Online из почты и Предложения Xero из почты.
• Сравнение вариантов: Parseur, Docparser или Nanonets против Mail2ERP.
• Точные остатки: руководство по AutoSTOCK.

🔗 Источники и дополнительные материалы

Официальная документация, на которую ссылается это руководство. Внешние ссылки открываются в новой вкладке.

• Zoho Inventory Help — Packages
• Zoho Inventory Help — Shipments