Автоматически превращайте письма с заказами клиентов в сметы (Estimates) в QuickBooks Online

🎯 «Как перенести заказ клиента в QuickBooks без перепечатывания?»

Это один из самых частых вопросов небольших дистрибьюторов и торговых компаний на QuickBooks Online. Заказы приходят в виде PDF из закупочной системы клиента, таблиц или списка в тексте письма. Сам QuickBooks начинает работать только после того, как кто-то введёт смету.

• Ручные сметы: открыть PDF, найти клиента, добавить каждую строку товара, проверить количества, вписать номер заказа клиента — и повторить для следующего письма.
• Нет заказа на продажу, куда можно положить заказ: QuickBooks Online использует сметы и для ценовых предложений, и для подтверждённых заказов, поэтому легко потерять из виду, какие сметы — настоящие заказы.
• Ошибки всплывают в счёте: опечатка в количестве или товаре превращается в неверный счёт и последующую корректировку.
• Предложения уходят поздно: запрос цены, который ждёт до конца дня, часто так и не становится заказом.

🔍 Что пользователи QuickBooks обычно пробуют сначала

Ручной ввод сметы

Точно при малом объёме, работа на полный день при большом. К тому же всё зависит от одного человека, который знает особенности каждого клиента.

Универсальные рецепты автоматизации

Инструменты «триггер — действие» могут создать смету при поступлении письма, но им нужны уже структурированные данные. Прочитать незнакомый макет PDF, найти нужные товары и решить, запрос цены это или заказ, — это самая сложная часть, и она остаётся за вами.

Парсеры документов

Парсеры извлекают поля из документа после того, как вы обучите их на макете. Сопоставить результат с клиентами и товарами QuickBooks — по-прежнему ваша работа. Подробнее — в статье Parseur, Docparser или Nanonets против Mail2ERP.

⚙️ Как Mail2ERP работает с QuickBooks Online

Один тип документа: смета (estimate)

QuickBooks Online — бухгалтерская программа без заказов на продажу и поставок, поэтому Mail2ERP работает со сметами (estimates):

• Запрос цены становится сметой в ожидании.
• Твёрдый заказ становится такой же сметой, помеченной как заказ: в сообщении для клиента и во внутренней заметке указано «Customer order (BOTS4.me Mail2ERP)». Mail2ERP никогда её не принимает. Вы проверяете заказ и отмечаете его в QuickBooks как Accepted — это ваше разрешение.

Что попадает в смету

• Клиент: адрес электронной почты отправителя должен принадлежать активному клиенту в QuickBooks. В API QuickBooks нет отдельных контактных лиц, поэтому используются собственные адреса электронной почты клиента. Mail2ERP никогда не создаёт клиентов.
• Товары и услуги: коды в письме сопоставляются с SKU ваших позиций или с названием позиции, если у неё нет SKU. Позиции QuickBooks не содержат в API штрихкодов, кодов поставщика или кодов клиента, поэтому они не используются. Mail2ERP никогда не создаёт позиции.
• Цены и налоги: цена строки берётся из цены продажи позиции в QuickBooks; цена из письма используется только тогда, когда её нет. QuickBooks применяет собственные налоги. Прайс-листы для отдельных клиентов в API QuickBooks недоступны.
• Ссылка клиента: номер его заказа отображается в сообщении для клиента («Your reference: …») и во внутренней заметке. QuickBooks сохраняет собственный номер сметы.
• Дата и адрес доставки: для заказа желаемая дата становится датой отгрузки; собственный адрес доставки клиента сохраняется.
• Само письмо: текст письма попадает во внутреннюю заметку, а исходные файлы прикладываются к смете.

Когда клиент заказывает по вашей смете

При включённом переключателе Обнаружение RFQ ответ, в котором указан номер вашей сметы и чётко сказано «заказываем», помечает эту смету как заказ клиента. Если клиент меняет количества для конкретных строк, пока смета ещё в ожидании, эти количества обновляются; иначе заказывается вся смета с примечанием для вашей команды. Она по-прежнему ждёт вашего принятия.

Неясные письма и дубли

Письмо, которое Mail2ERP не может импортировать — неизвестный отправитель, код, не совпадающий ни с одной позицией, — остаётся в вашей папке INBOX непрочитанным, с причиной в журнале. Количество, которое нельзя прочитать уверенно, пропускается, а не угадывается, и вас просят его добавить. Каждая смета несёт метку Mail2ERP во внутренней заметке, а каждое создание отправляется с идентификатором запроса, поэтому прерванный запуск или пересланная копия никогда не создадут вторую смету.

🛠️ Пошаговая настройка

• Шаг 1 — Начните бесплатный месяц Discovery: войдите на bots4.me/bots, нажмите Начать бесплатный месяц Discovery на карточке Mail2ERP и один раз примите Условия. Банковская карта не нужна.
• Шаг 2 — Подключите почтовый ящик: Настройки → Mail2ERP → Access Manager → Добавить источник. Gmail и Microsoft 365 подключаются через Secure Quick Connect; другие провайдеры — по IMAP с паролем приложения. Все провайдеры описаны в руководстве по подключению. Вместо этого можно также пересылать заказы на mail2erp@bots4.me.
• Шаг 3 — Подключите QuickBooks Online: Добавить назначение → плитка QuickBooks → Войти через QuickBooks. Войдите под администратором вашей компании; если у вашей учётной записи несколько компаний, QuickBooks спросит, какую подключить. Никакие пароли и ключи API не хранятся.
• Шаг 4 — Проверьте позиции: убедитесь, что коды, которые используют ваши клиенты, указаны в поле SKU ваших товаров и услуг или что названия позиций совпадают с тем, что пишут клиенты.
• Шаг 5 — Запустите в режиме DEMO, затем перейдите на LIVE: Mail2ERP начинает в демо-режиме и присылает вам по почте смету, которую он создал бы. Когда отчёты выглядят правильно, установите Режим на LIVE на вкладке «Управление».

Только QuickBooks Online — у QuickBooks Desktop нет облачного API, и его нельзя подключить.

🧭 Первая неделя в месяце Discovery

• Режим: DEMO читает ваши письма и данные QuickBooks и ничего не записывает; LIVE становится доступен после первого письма с отчётом DEMO.
• Часы работы и выходные: Mail2ERP работает в эти часы, для начала — в рабочее время в будни.
• Переключатели Discovery: переключатели с меткой Discovery входят в ваш бесплатный месяц и изначально выключены. Для QuickBooks полезны Обнаружение RFQ и Отделять внешние; переключателям Smart Multi-Code Matching в QuickBooks не с чем работать.
• Тестовый заказ: отправьте с адреса клиента письмо с двумя-тремя SKU и количествами, затем второе письмо, в котором спрашиваются только цены. Два отчёта DEMO покажут, как выглядели бы сметы; решения также есть на вкладке Журналы и в папке _Mail2ERP/LOGS.
• Обучение: перетащите письмо в _Mail2ERP/PREDLOZHENIE или _Mail2ERP/ZAKAZY, чтобы повторить его как этот тип, или в _Mail2ERP/PROPUSTIT, чтобы в дальнейшем пропускать такие письма.

🧾 После принятия: выставление счетов с AutoERP

На принятии сметы работа Mail2ERP заканчивается. Если вы хотите, чтобы счёт следовал сам, AutoERP в QuickBooks только выставляет счета: он выставляет счёт по каждой смете, отмеченной как Accepted, как только все её позиции есть на складе, а BOTS4.me отправляет счёт вашему клиенту по почте. Счета выставляются только по сметам, принятым после первого запуска AutoERP в режиме LIVE, — всё принятое раньше остаётся за вами. В API QuickBooks нет документов поставки и счёта на предоплату, поэтому шага отгрузки нет, а заказы, требующие предоплаты, остаются за вами.

• Изо дня в день: импортированные письма перемещаются в _Mail2ERP/OBRABOTANO; вы открываете сметы в ожидании, помеченные как заказы клиентов, проверяете их и принимаете.
• Лимиты API: QuickBooks ограничивает вызовы API на компанию. BOTS4.me читает каждый список один раз за запуск и ждёт, когда QuickBooks просит замедлиться.
• Платформа: размещена в ЕС, создана с учётом GDPR, 2FA, а также отчёты, журналы и папки почтового ящика на 31 языке.

📚 Читайте также

• Функции и тарифы: страница продукта Mail2ERP и руководство по Mail2ERP.
• Используете Xero? Автоматически превращайте заказы из почты в предложения Xero.
• Сравнение вариантов: Parseur, Docparser или Nanonets против Mail2ERP.
• Выставление счетов по принятым заказам: руководство по AutoERP.
• Обзор для малого бизнеса: Автоматизация электронной почты для малого бизнеса.

🔗 Источники и дополнительные материалы

Официальная документация, на которую ссылается это руководство. Внешние ссылки открываются в новой вкладке.

• QuickBooks Help — Create and send estimates in QuickBooks Online