Автоматически превращайте заказы из почты в предложения Xero

🎯 «Каждое письмо с заказом превращается в предложение, которое я набираю сам»

Небольшие оптовики, отраслевые поставщики и производители на Xero описывают одну и ту же рутину. Заказ приходит в виде PDF или таблицы либо нескольких строк в письме. Прежде чем Xero сможет что-то сделать, кто-то должен составить предложение: найти контакт, добавить каждую позицию, ввести количества, указать ссылку клиента.

• Это отнимает время каждый день: заказ из десяти строк — это несколько минут внимательного ввода, и работы прибавляется с каждым новым клиентом.
• Ошибки переходят дальше: неверный код позиции в предложении становится неверным счётом после принятия предложения.
• Заказы и запросы цен выглядят одинаково: и то, и другое становится предложениями, и легко упустить из виду, какие из них настоящие заказы.
• Поздние предложения теряют сделки: запрос цены, на который ответят завтра, часто уходит поставщику, ответившему сегодня.

🔍 Что пользователи Xero обычно пробуют сначала

Копирование предыдущего предложения

Xero позволяет скопировать прежнее предложение, что помогает, когда клиент повторно заказывает то же самое. Но это не помогает с новым заказом, строки которого находятся во вложении PDF, — их всё равно нужно прочитать и ввести.

Рецепты автоматизации и парсеры

Инструменты рабочих процессов могут создать предложение из структурированных данных, а парсеры документов — извлечь поля из знакомого макета. Между ними лежит самое сложное: понять незнакомый макет, сопоставить ваши коды позиций и контакты в Xero и отличить заказ от запроса цены. Мы рассматриваем этот разрыв в статье Parseur, Docparser или Nanonets против Mail2ERP.

⚙️ Как Mail2ERP работает с Xero

Черновики предложений для запросов цен и заказов

• Запрос цены становится черновиком предложения.
• Твёрдый заказ становится черновиком предложения с заголовком Customer order и записью в истории «Customer order (BOTS4.me Mail2ERP)». Mail2ERP никогда его не принимает: вы проверяете его и отмечаете в Xero как Accepted.

Что попадает в предложение

• Контакт: адрес электронной почты отправителя должен принадлежать контакту-клиенту в Xero или одному из его контактных лиц. Mail2ERP никогда не создаёт контакты.
• Позиции: коды в письме сопоставляются с полем Code ваших позиций Xero; позиции без кода сопоставить нельзя. Позиции Xero не содержат штрихкодов, кодов поставщика или кодов клиента, поэтому они не используются. Mail2ERP никогда не создаёт позиции.
• Цены и налог: каждая строка получает цену продажи единицы позиции, с налоговой ставкой в каждой строке. Цена из письма используется только тогда, когда у позиции нет цены продажи. Прайс-листы для отдельных клиентов через API Xero недоступны.
• Ссылка: номер заказа клиента попадает в поле Reference предложения.
• Примечания: сообщение клиента становится резюме предложения, которое печатается на предложении. Текст письма и желаемая дата поставки попадают во внутренние записи истории предложения. Исходные файлы прикладываются к предложению.
• Адрес: предложения Xero берут адрес контакта.

Почему предложение остаётся черновиком

Черновик предложения никому не отправляется. Это сделано намеренно: заказ прочитала программа, и вы должны увидеть его раньше клиента. Раз или два в день открывайте черновики с заголовком Customer order, сверяйте строки с приложенным оригиналом и отмечайте предложение как Accepted. Запросы цен тоже остаются черновиками, так что можно поправить цену или добавить примечание, прежде чем отправить предложение клиенту из Xero.

Когда клиент заказывает по вашему предложению

При включённом переключателе Обнаружение RFQ ответ, в котором указан номер вашего предложения и оно чётко заказывается, помечает это предложение как заказ клиента. Пока предложение ещё в статусе черновика или отправленного, применяются изменения количеств, которые клиент называет для конкретных строк; иначе заказывается всё предложение с примечанием. Принятое предложение в Xero заморожено, поэтому Mail2ERP только добавляет к нему запись в истории.

Неясные письма и дубли

Письмо, которое нельзя импортировать — неизвестный отправитель, код без совпадающей позиции, — остаётся в вашей папке INBOX непрочитанным, с причиной в журнале. Количества, которые нельзя прочитать уверенно, пропускаются, а не угадываются, и вас просят их добавить. Каждое предложение создаётся с ключом идемпотентности, и прерванный запуск находит уже созданное предложение, а не создаёт второе; пересланная копия того же заказа импортируется один раз.

🛠️ Пошаговая настройка

• Шаг 1 — Начните бесплатный месяц Discovery: войдите на bots4.me/bots, нажмите Начать бесплатный месяц Discovery на карточке Mail2ERP и один раз примите Условия. Банковская карта не нужна.
• Шаг 2 — Подключите почтовый ящик: Настройки → Mail2ERP → Access Manager → Добавить источник. Gmail и Microsoft 365 используют Secure Quick Connect; любой другой провайдер подключается по IMAP. См. руководство по подключению. Или пересылайте заказы на mail2erp@bots4.me без подключения ящика.
• Шаг 3 — Подключите Xero: Добавить назначение → плитка Xero → Войти через Xero. Xero спросит, какую организацию может использовать BOTS4.me; выберите её и нажмите Allow access. Если вы подключили несколько, выберите организацию на карточке Xero. Никакие пароли и ключи API не хранятся.
• Шаг 4 — Проверьте коды позиций: убедитесь, что у позиций, которые заказывают ваши клиенты, в Xero есть код (Code), совпадающий с тем, что они пишут.
• Шаг 5 — Запустите в режиме DEMO, затем перейдите на LIVE: Mail2ERP начинает в демо-режиме и присылает вам по почте предложение, которое он создал бы. Когда отчёты выглядят правильно, установите Режим на LIVE на вкладке «Управление».

🧭 Первая неделя в месяце Discovery

• Режим: DEMO читает ваши письма и данные Xero и ничего не записывает; LIVE становится доступен после первого письма с отчётом DEMO.
• Часы работы и выходные: Mail2ERP работает в эти часы, для начала — в рабочее время в будни.
• Переключатели Discovery: переключатели с меткой Discovery входят в ваш бесплатный месяц и изначально выключены. Для Xero полезны Обнаружение RFQ и Отделять внешние; переключателям Smart Multi-Code Matching в Xero не с чем работать.
• Тестовый заказ: отправьте с адреса контакта-клиента письмо с двумя-тремя кодами позиций и количествами, затем второе письмо, в котором спрашиваются только цены. Отчёты DEMO покажут оба предложения; решения также есть на вкладке Журналы и в папке _Mail2ERP/LOGS.
• Обучение: перетащите письмо в _Mail2ERP/PREDLOZHENIE или _Mail2ERP/ZAKAZY, чтобы повторить его как этот тип, или в _Mail2ERP/PROPUSTIT, чтобы в дальнейшем пропускать такие письма.

🧾 После принятия: выставление счетов с AutoERP

Mail2ERP останавливается на черновике предложения. Если счёт должен следовать сам, AutoERP в Xero только выставляет счета: он выставляет счёт по каждому предложению, отмеченному как Accepted, как только все его позиции есть на складе, а BOTS4.me отправляет счёт вашему клиенту по почте. Счета выставляются только по предложениям, принятым после первого запуска AutoERP в режиме LIVE. В API Xero нет документов поставки и счёта на предоплату, поэтому шага отгрузки нет, а заказы, требующие предоплаты, остаются за вами.

• Изо дня в день: импортированные письма перемещаются в _Mail2ERP/OBRABOTANO; вы проверяете черновики предложений с заголовком Customer order и принимаете их.
• Лимиты API: Xero ограничивает вызовы API на организацию в минуту и в день. BOTS4.me делит этот лимит с другими вашими приложениями Xero, замедляется, когда Xero просит, и продолжает на следующий день, когда дневной лимит исчерпан.
• Платформа: размещена в ЕС, создана с учётом GDPR, 2FA, а также отчёты, журналы и папки почтового ящика на 31 языке.

📚 Читайте также

• Функции и тарифы: страница продукта Mail2ERP и руководство по Mail2ERP.
• Используете QuickBooks? Превращайте письма с заказами клиентов в сметы QuickBooks Online.
• Нужны склад и заказы на продажу? Как импортировать заказы из почты в Zoho Inventory и Zoho Books.
• Сравнение вариантов: Parseur, Docparser или Nanonets против Mail2ERP.
• Сначала попробуйте панель: живое демо панели BOTS4.me.

🔗 Источники и дополнительные материалы

Официальные страницы, на которые ссылается это руководство. Внешние ссылки открываются в новой вкладке.

• Xero — Quotes