AutoSTOCK
Руководство пользователя – автоматическая оптимизация складских запасов
🧠 Что именно делает AutoSTOCK
AutoSTOCK заменяет ручные догадки об уровнях запасов оптимизационным запуском на основе данных, построенным по реальным бизнес-требованиям:
📄 Как работает AutoSTOCK – схема процесса
из вашей ERP
по каждому товару
(разовые позиции отсеяны)
(в выбранном вами режиме)
+ отчёт отправлен
В демо-режиме процесс точно такой же — только последний шаг лишь сообщает, что было бы записано, не затрагивая вашу ERP.
🚀 Подключение
- Установите приложение BOTS4.me Connect в вашей Odoo — коннектор в один клик связывает Odoo (13.0 → 19.0) со всем набором BOTS4.me. Он выполняет вход по e-mail с защитой 2FA и создаёт технического пользователя, чтобы AutoSTOCK мог читать историю продаж и записывать правила пополнения через API. Один коннектор, один аккаунт, все приложения.
- Назначьте аккаунт ERP приложению AutoSTOCK — в Access Manager в BOTS4.me/bots → Настройки → AutoSTOCK назначьте приложению ваш подключённый аккаунт ERP. Сегодня AutoSTOCK работает с Odoo (13–19), ERPNext (15–16), Zoho Inventory, Dolibarr (23 и новее), Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online и Xero; в Business Central, QuickBooks Online, Xero и SAP Business One правила пополнения за вас хранит BOTS4.me.
- Начните в демо-режиме — демо-режим включён по умолчанию: полный анализ и отчёт, никаких изменений в вашей ERP. Просмотрите несколько отчётов, прежде чем переходить в боевой режим.
- Выберите режим оптимизации и настройки — всё настраивается в панели управления по адресу /bots; значения по умолчанию — это проверенные в реальной работе стартовые настройки.
- Переход в рабочий режим — выключите демо-режим и включите «Записывать правила пополнения запасов» (любой платный тариф, включая бесплатный месяц Discovery). Со следующего запуска правила пополнения в вашей ERP следуют вашему реальному спросу.
💡 Подробнее о том, что технический пользователь может и чего не может, — в разделе Уровни доступа.
🎛️ Пять режимов оптимизации
Все пять режимов отвечают на один и тот же вопрос — «сколько этого товара держать на складе?» — но разной математикой. Режимы переключаются в панели управления в любой момент. Не уверены, какой подходит? Ежемесячное сравнение режимов и окон, описанное ниже, сравнит их все на вашей собственной истории продаж.
Покрытие
По умолчанию. Точка заказа (мин.) — это продажи за срок поставки плюс буфер 50%; максимальный уровень (макс.) добавляет ваше целевое покрытие — по умолчанию 2 месяца среднего спроса. Пример: товар продаётся по 5 штук в день, поставщик поставляет за 14 дней, поэтому минимум — 105 штук, а максимум — 105 + 300 = 405 штук.
Когда использовать: простой и надёжный выбор для большинства компаний. Легко объяснить, легко проверить, проверен в реальной работе. Начните отсюда.
Уровень сервиса
Статистический страховой запас. Рассчитывает, сколько запаса нужно, чтобы с заданной вероятностью избежать дефицита в течение срока поставки (по умолчанию 95%, настраивается в пределах 80–99%). Использует сроки поставки из вашей ERP и автоматически исключает товары с нерегулярным, непредсказуемым спросом.
Когда использовать: каталоги со стабильным спросом, где вам нужна точная цель по доступности вместо единого покрытия. Доступно на тарифе Business.
Перцентиль спроса
Без предположений о распределении. Вместо допущения, что спрос ложится на красивую колоколообразную кривую, в качестве страхового буфера берётся выбранный перцентиль вашего реального дневного спроса (по умолчанию 90%, настраивается в пределах 50–99%). Никаких статистических допущений — только ваш фактический характер спроса.
Когда использовать: рваный, нерегулярный спрос, где средние значения обманывают — редкие крупные заказы вперемешку с тихими неделями. Доступно на тарифе Business.
Гибридный
Автоматически для каждого товара. Классифицирует каждый товар по тому, насколько регулярно он на самом деле продаётся, а затем применяет математику уровня сервиса к стабильным позициям и математику перцентиля спроса — к нерегулярным. Товары, слишком редкие и для того, и для другого, остаются без целевого уровня, а не получают вводящий в заблуждение.
Когда использовать: смешанные каталоги, где одно правило не подходит всем — иначе каталог пришлось бы делить вручную. Доступно на тарифе Business.
Со взвешиванием недавних продаж
Без даты отсечения. Та же идея, что и у покрытия, но недавние продажи весят больше старых: продажа учитывается вдвое меньше по прошествии одного срока поставки, вчетверо — после двух, и так далее. Ничто не обрывается резко на границе периода анализа.
Когда использовать: каталоги, которые меняются — новые проекты набирают обороты, старые линейки уходят. Товар, который начал продаваться, попадает на склад за недели, а не размывается по всему периоду, а тот, что перестал продаваться, распродаётся вместо того, чтобы удерживаться на устаревшем спросе. Доступно на тарифе Business.
📅 Ежемесячный отчёт по подбору настроек — пусть данные выберут настройки за вас
Выбирать режим и период анализа по интуиции — это гадание. Раз в месяц AutoSTOCK может прогнать каждый режим на каждом периоде анализа по вашей собственной истории продаж и прислать вам сравнение — чтобы решение принималось по вашим данным, а не по наитию.
- Два числа на каждую комбинацию — Капитал (сколько стоят точки заказа по закупочной цене) и Выручка под риском (бэктест: если бы худший по спросу отрезок прошлого года повторился, какую выручку поставил бы под угрозу ваш уровень запасов). Меньше капитала при том же или меньшем риске — это чистый выигрыш.
- Ваша текущая настройка подсвечена рядом с рекомендуемой, чтобы вы всегда видели, что теряете или выигрываете.
- Он прямо говорит, что менять — письмо заканчивается списком настроек, которые нужно применить, названных так же, как в вашей панели управления.
- В вашей ERP ничего не меняется — отчёт работает только на чтение. Действовать по нему или нет — решаете вы.
🧠 SMART-корректировка спроса — дополнительные интеллектуальные слои
Четыре независимых переключателя, уточняющих показатель спроса, который получает выбранный режим. Каждый можно включить или выключить отдельно — они суммируются, но ни один не зависит от других. В режиме «Со взвешиванием недавних продаж» оставьте корректировку по тренду выключенной: этот режим и так следует за недавним спросом.
- Подавление выбросов — разовый крупный заказ учитывается лишь частично (по умолчанию 25%), поэтому одна нетипичная продажа не может раздуть ваш запас на месяцы. Если этот клиент вернётся и продолжит покупать, его спрос сам начнёт учитываться полностью. Регулярный и сезонный спрос не затрагивается.
- Корректировка по тренду — сравнивает недавние продажи с тем же периодом год назад и двигает целевые уровни вверх или вниз в безопасных пределах. Действительно умирающий товар перестаёт пополняться, при этом низкий сезон не принимается за спад.
- Сезонное упреждение — поднимает целевые уровни за один полный срок поставки до начала вашего сезона, опираясь на прошлогодний профиль, чтобы сезонные товары были заказаны достаточно рано и действительно пришли вовремя.
- Напоминания о сезонных закупках — письмо со списком товаров, которые продавались в предстоящий период год назад, но намеренно не будут закупаться автоматически. Решение принимает человек, пока ещё есть время заказать вручную.
⚙️ Справочник настроек панели управления
Все настройки находятся в BOTS4.me/bots → Control → AutoSTOCK. Если значение выходит за допустимый диапазон или закрыто вашим тарифом, AutoSTOCK безопасно возвращается к значению по умолчанию.
| Настройка | Диапазон | По умолчанию | Что он делает |
|---|---|---|---|
| Режим оптимизации | покрытие / уровень сервиса / перцентиль / гибридный / со взвешиванием недавних продаж | покрытие | Как рассчитываются целевые уровни запасов — см. пять режимов выше. |
| Период анализа | 30 – 730 дней | 120 дней | За какой период назад анализируется история продаж для оценки спроса. Дольше — более сглаженные средние; короче — более быстрая реакция на изменения тренда. |
| Целевое покрытие | 0.5 – 24 месяца | 2 месяца | Сколько месяцев среднего спроса максимальный уровень (макс.) добавляет сверх точки заказа (мин.). |
| Мин. уникальных клиентов | 1 – 100 | 2 | Критерий отбора: товар получает целевой уровень запаса, только если за период анализа его купило не менее указанного числа разных клиентов. |
| Мин. заказов | 1 – 1000 | 4 | Критерий отбора: товар получает целевой уровень запаса, только если за период анализа его заказывали не менее указанного числа раз. |
| Уровень сервиса | 80 – 99% | 95% | Режим уровня сервиса: целевая вероятность не столкнуться с дефицитом в течение срока поставки. |
| Процентиль спроса | 50 – 99% | 90% | Режим перцентиля: перцентиль дневного спроса, используемый как страховой буфер. |
| Срок поставки по умолчанию | 1 – 365 дней | 30 дней | Используется, когда для товара в вашей ERP не задан срок поставки от поставщика. Изменить его можно начиная с тарифа Family. |
| Записывать правила пополнения запасов | вкл. / выкл. | выкл. | Записывает рассчитанные целевые уровни запасов в вашу ERP как правила пополнения (мин./макс.). Когда выключено, AutoSTOCK только формирует отчёты. Любой платный тариф. |
| Взять мои правила под управление | вкл. / выкл. | выкл. | Когда включено, AutoSTOCK управляет и правилами пополнения, которые вы создали сами. Когда выключено, они остаются точно такими, как вы их задали, и перечисляются в отчёте. |
| Список «Не держать на складе» | коды товаров через запятую | пусто | Товары, которым AutoSTOCK никогда не назначает правило. |
| Отчёты на почту | после каждого анализа / только при изменении правил / еженедельная сводка (понедельник) | после каждого анализа | Когда отчёт о запасах отправляется на почту. В демо-режиме отчёт отправляется после каждого анализа. Отчёты, требующие вмешательства (нет прав, правила не удалось записать, ERP не удалось прочитать), всегда отправляются сразу. |
| Расписание запуска | ежедневно / еженедельно | ежедневно | Как часто AutoSTOCK анализирует историю продаж и обновляет правила. |
| Ежемесячное сравнение режимов и окон | вкл. / выкл. | выкл. | Раз в месяц присылает по e-mail сравнение режимов & периодов анализа с рекомендацией. Только чтение из вашей ERP; каждый отчёт расходует небольшую часть месячного объёма. Тариф Business. |
| Окна сравнения | до 4 значений, в днях | 120, 240, 365 | Какие периоды анализа ежемесячное сравнение режимов и окон сравнивает между собой. |
| Подавление выбросов | вкл. / выкл. | вкл. | Разовые крупные заказы учитываются в целевых уровнях запасов лишь частично. Любой платный тариф. |
| Вес выбросов | 0 – 100% | 25% | Какая доля нетипичного разового заказа всё же учитывается. 0% — учитывается только нормальный уровень спроса; 100% — выбросы учитываются полностью. |
| Лимит разовых покупателей | 1 – 10 дней | 3 дня | Клиент, покупавший в пределах указанного числа дней, считается разовым при подавлении выбросов; как только он начинает возвращаться чаще, его спрос учитывается полностью. |
| Корректировка по тренду | вкл. / выкл. | выкл. | Двигает целевые уровни вверх или вниз в безопасных пределах на основе спроса год к году. Тариф Business. |
| Сезонное упреждение | вкл. / выкл. | выкл. | Поднимает целевые уровни за один срок поставки до начала вашего сезона, опираясь на прошлый год. Тариф Business. |
| Напоминания о сезонных закупках | вкл. / выкл. | выкл. | Присылает по e-mail список товаров, которые продавались в предстоящий период год назад, но не будут закуплены автоматически, чтобы вы могли заказать их вручную. Тариф Business. |
🚪 Критерии отбора — почему разовые позиции никогда не получают целевых уровней
Самая дорогая ошибка в запасах — держать товары, которые никто больше не купит. Один клиент, однажды заказавший 500 штук специальной позиции, отравил бы наивное среднее — поэтому AutoSTOCK требует доказательства регулярного спроса, прежде чем назначить какой-либо целевой уровень:
- Достаточно разных клиентов — за период анализа товар должно купить минимум заданное число уникальных клиентов (по умолчанию 2). Один крупный клиент сам по себе — это не тренд.
- Достаточно отдельных заказов — товар должен встречаться минимум в заданном числе заказов (по умолчанию 4). Одна крупная закупка — это не регулярный спрос.
- Только складируемые товары — услуги и нескладируемые товары никогда не получают правил пополнения.
- Закупается у поставщика — у товара в вашей ERP должен быть поставщик (или маршрут «Купить»); комплекты, архивные товары и товары из вашего списка «Не держать на складе» правило не получают.
🔍 Демо-режим
- Полный анализ, нулевой риск — в демо-режиме выполняется полный анализ и отправляется полный отчёт, но в вашу ERP ничего не записывается. Идеально, чтобы проверить целевые уровни, прежде чем им доверять.
- Запускается примерно не чаще одного раза в сутки — независимо от частоты вашего расписания новый демо-анализ тарифицируется примерно не чаще одного раза в 24 часа.
- Объём использования всё равно расходуется — сам анализ и есть оплачиваемая работа, поэтому демо-запуски учитываются так же, как рабочие.
- Отчёт после каждого анализа — в демо-режиме отчёт отправляется всегда, что бы вы ни выбрали в разделе «Отчёты на почту».
- Включён по умолчанию — каждая новая настройка AutoSTOCK начинается в демо-режиме. Выключите его на вкладке «Управление» в BOTS4.me/bots, когда будете готовы к боевому режиму.
📊 Как читать отчёт
После каждого анализа — или только при изменении правил, или еженедельно, как вы выбрали в разделе «Отчёты на почту», — вы получаете отчёт о запасах по электронной почте. Вот как его читать:
📋 Сводный блок
- Настройки, использованные при запуске (режим, период анализа, критерии отбора), и склад
- Сколько товаров проанализировано, сколько получают правило и почему остальные его не получили
- Сколько товаров ниже точки заказа — их нужно заказать сейчас
- Сколько правил пополнения записано (или в демо-режиме изменилось бы), плюс Что это означает и Что делать дальше
📄 Таблица товаров
Одна строка на каждый товар, получающий правило:
- Точка заказа (мин.) — когда запас опускается до этого уровня, товар дозаказывается
- Пополнять до (макс.) — уровень, до которого новый заказ пополняет запас
- Запас + поступление — то, что есть, плюс то, что уже заказано
- Статус — новое правило, обновлено, без изменений, изменилось бы (демо-режим) или не записано
🆓 Что открывает каждый тариф
- Бесплатный тариф: только отчёты — анализ и отчёт, правила не записываются.
- Тариф Personal и выше (включая бесплатный месяц Discovery): открывает Записывать правила пополнения запасов (выключено, пока вы не включите), Взять мои правила под управление, список «Не держать на складе» и Сглаживание выбросов (по умолчанию включено).
- Тариф Family и выше: собственный Срок поставки по умолчанию.
- Тариф Business и выше: открывает все режимы оптимизации, кроме Покрытия, — Уровень сервиса, Процентиль спроса, Гибридный и Со взвешиванием недавних продаж, — а также Ежемесячное сравнение режимов и окон и другие слои SMART (корректировка по тренду, сезонное прогнозирование, сезонные напоминания о закупках).
Актуальные тарифы и цены — на странице продукта AutoSTOCK. Понижение тарифа безопасно: правила, уже записанные в вашу ERP, никогда не отменяются.
🛒 Как AutoSTOCK передаёт данные в AutoPURCHASE
AutoSTOCK отвечает на вопрос «сколько мне держать на складе?» — AutoPURCHASE отвечает на вопрос «что заказать сегодня, чтобы этого достичь?». Каждый запуск AutoSTOCK сохраняет рассчитанные целевые уровни, а AutoPURCHASE подхватывает их автоматически:
- Свежие целевые уровни передаются дальше — если у вас есть оба приложения и в AutoPURCHASE включено «Использовать целевые уровни AutoSTOCK», свежерассчитанные уровни сразу используются для заказа. Пока заказы на закупку создаёт AutoPURCHASE, правила в Odoo настроены так, чтобы Odoo не заказывал ещё и сам.
- Всегда в синхронизации — поставьте AutoSTOCK в расписание перед AutoPURCHASE, и ваши предложения по закупке всегда будут отражать самый свежий анализ спроса.
- Дополнение, а не обязательное условие — AutoPURCHASE работает и самостоятельно, опираясь на правила пополнения, уже имеющиеся в вашей ERP (включая те, что записал AutoSTOCK).
❓ Часто задаваемые вопросы
Отчёт пришёл, но правила пополнения не записаны. Почему?
Раздел отчёта Что делать дальше называет точную причину. Обычные причины по порядку: 1) Включён демо-режим — в демо-режиме в вашу ERP ничего не записывается; выключите его на вкладке «Управление» на BOTS4.me/bots. 2) Функция «Записывать правила пополнения запасов» выключена — изначально она выключена; включите её в разделе «Управление» → AutoSTOCK. 3) Ваш тариф — на бесплатном тарифе AutoSTOCK только формирует отчёты; любой платный тариф, включая бесплатный месяц Discovery, может записывать правила. 4) Права в вашей ERP — в Odoo пользователю BOTS4.me нужно право «Склад: Администратор». 5) Ничего не изменилось — правила уже актуальны, или ни один товар не прошёл критерии отбора.
Почему конкретный товар был пропущен?
В отчёте указано, почему товары не получили правило. Самые частые причины: товар не прошёл критерии отбора (слишком мало уникальных клиентов или слишком мало заказов за период анализа); это услуга или нескладируемый товар; у него нет поставщика или маршрута «Купить» в вашей ERP; это комплект, архивный товар или он внесён в ваш список «Не держать на складе»; или — в режиме «Уровень сервиса» — его спрос был слишком нерегулярным или слишком слабым, чтобы рассчитать надёжный статистический страховой запас (такие товары намеренно исключаются, а не получают вводящий в заблуждение целевой уровень; попробуйте для них режим «Покрытие» или «Процентиль»).
Как часто запускается AutoSTOCK?
Ежедневно или еженедельно — выбирается на вкладке «Управление» на BOTS4.me/bots. Полный анализ выполняется (и тарифицируется) не чаще примерно одного раза в день: целевые уровни меняются вместе со спросом, а не каждую минуту, поэтому более частый анализ лишь расходовал бы ваш объём.
С какого режима оптимизации начать?
Покрытие. Это режим по умолчанию не случайно — он прост для понимания и проверен в реальной работе. Когда вы начнёте доверять отчётам, переведите каталоги со стабильным спросом на уровень сервиса ради точных целей по доступности, используйте перцентиль спроса для рваного, нерегулярного спроса или доверьте гибридному режиму выбирать метод для каждого товара в смешанном каталоге. Режимы можно менять в любой момент; следующий запуск пересчитает всё заново. Не хотите гадать? Включите ежемесячное сравнение режимов и окон и позвольте ему сравнить все пять на вашей истории.
Что происходит с товарами, у которых в моей ERP не указан срок поставки?
Для них используется настройка Срок поставки по умолчанию (по умолчанию 30 дней, изменяется начиная с тарифа Family). Для лучших результатов ведите реальные сроки поставки в карточках поставщиков в ERP — в любом режиме точка заказа зависит от срока поставки.
Демо-режим действительно расходует мой объём использования?
Да. Тарифицируется сам анализ — в демо-режиме вы получаете полный расчёт и полный отчёт, пропускается только запись в ERP. Демо-запуски ограничены примерно одним в сутки, поэтому тестирование остаётся недорогим.
Перезапишет ли AutoSTOCK правила пополнения, которые я задал вручную?
Нет. AutoSTOCK управляет только созданными им правилами и пустыми правилами Odoo (мин. и макс. равны 0). Правило, которое вы задали сами, — или наше, которое вы потом изменили в ERP, — остаётся таким, как вы его задали, и перечисляется в отчёте. Включите Взять мои правила под управление, если AutoSTOCK должен управлять и ими, а товары, которые должны оставаться ручными, внесите в список «Не держать на складе». Когда товар, которым управляет AutoSTOCK, перестаёт проходить отбор, его правило устанавливается на 0, и больше ничего не дозаказывается.
Мне нужна помощь! Как получить поддержку?
Сначала посмотрите журналы обработки на BOTS4.me/bots — каждый запуск фиксирует, что и почему было сделано. Не помогло? Напишите нам через страницу контактов, и мы поможем.
🔧 Устранение неполадок
⚠️ Отчёт не приходит
Проверьте следующее:
- AutoSTOCK включён на вкладке «Управление» в BOTS4.me/bots
- Для «Отчётов на почту» не выбрано «Только при изменении правил» или «Еженедельная сводка» — в этих случаях отчёт не отправляется, если ничего не изменилось
- Ваш тариф активен, и его объём использования не исчерпан
- В Access Manager для AutoSTOCK назначен аккаунт ERP
- Проверьте журналы обработки в панели управления на наличие ошибок
⚠️ Отбор прошло очень мало товаров
Обычно это значит, что критерии отбора работают как надо — но если они слишком строгие:
- Уменьшите в настройках «Мин. уникальных клиентов» и/или «Мин. заказов»
- Увеличьте период анализа, чтобы в отборе участвовало больше истории
- Помните: услуги и нескладируемые товары не проходят отбор никогда
⚠️ Целевые уровни выглядят слишком высокими или слишком низкими
Настройте параметры, затем перепроверьте в демо-режиме:
- Режим покрытия: измените целевое покрытие (сколько месяцев спроса держать)
- Режим уровня сервиса: понизьте или повысьте процент уровня сервиса
- Режим перцентиля: понизьте или повысьте перцентиль спроса
- Проверьте, что сроки поставки в вашей ERP реалистичны — завышенные сроки завышают страховой запас
- Если один необычный крупный заказ задирает целевой уровень слишком высоко, проверьте, включено ли сглаживание выбросов, и уменьшите вес выбросов