Pay2ERP
Руководство пользователя – Сопоставление платежей со счетами без ручного ввода
🔗 Как Pay2ERP сопоставляет платёж
Каждое уведомление о платеже — письмо от банка, строка из Revolut или Wise, либо строка выписки, считанная прямо из вашей ERP — сводится к одному и тому же небольшому набору фактов: сумма, валюта, дата валютирования и номер назначения платежа, который указал ваш клиент при оплате. Именно эти факты сопоставляются с вашими открытыми счетами, а не формулировки письма.
| Формат источника | Что это такое | Как Pay2ERP это считывает |
|---|---|---|
| MT940 / MT942 | Банковская выписка SWIFT (итоговая за день / внутридневная) | Структурированный. Каждая строка поступления автоматически становится одним платежом — без гадания при извлечении. |
| CAMT.053 | Банковская выписка ISO 20022 XML | Структурированный, разбирается с защитой от повреждённого или чрезмерно большого XML. |
| BAI2 | Американский формат банковской выписки | Структурированный, обрабатывается так же, как форматы выше. |
| OFX | Open Financial Exchange | Структурированный, обрабатывается так же, как форматы выше. |
| API Revolut / Wise | Прямое подключение к счёту | Структурированные поля приходят уже размеченными — сумма, назначение платежа и отправитель — и ждать письма из банка не нужно; Pay2ERP считывает их при следующем запуске. |
| Банковские строки ERP | Строки банковских выписок, которые уже есть в вашей ERP (Odoo) | Структурированные, считываются прямо из вашей ERP — без участия электронной почты. |
| Письмо в свободном тексте | Уведомление банка о платеже на простом языке | Сначала пробуются встроенные шаблоны назначений и сумм примерно на десятке языков; ИИ читает текст только тогда, когда ни один из них не подходит. |
🔍 Какие письма читает Pay2ERP
Pay2ERP не считает платежом каждое сообщение в вашем почтовом ящике. В обычном INBOX он читает только письма от отправителей, которых вы обучили как банк, — больше ничего не открывается, не извлекается и не тарифицируется. Письмо в папке, выделенной вами для платежей, или письмо, которое вы переместили в _Pay2ERP/IMPORT, читается всегда.
_Pay2ERP/IMPORT. С этого момента все письма от этого банка считываются автоматически. Пока ни один банк не обучен, а похожие на банковские письма продолжают приходить, вкладка Журналы на вашей панели управления напоминает вам об этом не чаще одного раза в неделю.
| Что пропускается | Почему |
|---|---|
| Наши собственные отчёты и письма магазина | Служебная почта платформы никогда не является уведомлением о платеже. |
| Необученный отправитель в вашем обычном INBOX | Pay2ERP читает только отправителей, которых вы обучили как банк. |
| Отправитель, которого вы отметили как не банк | Вы переместили одно из его писем в _Pay2ERP/NE_IMPORTIROVAT. |
Как обучить Pay2ERP банковскому отправителю
Переместите письмо в _Pay2ERP/IMPORT. Отправитель добавляется в ваш список банков, и письмо считывается оттуда наряду с настроенными вами банковскими папками. Если отправитель не является банком, перетащите одно из его писем в _Pay2ERP/NE_IMPORTIROVAT: Pay2ERP перестанет читать его почту, а письмо вернётся в ваш INBOX. Передумали? Перетащите одно из его писем в _Pay2ERP/IMPORT, и его почта снова будет считываться. Папки создаются автоматически, пока Pay2ERP активен.
Если в этом почтовом ящике также работает AutoSPAM или Mail2ERP, письма от обученного банка перемещаются в _Pay2ERP/IMPORT автоматически. Названия папок отображаются на языке вашего почтового ящика — например, папка импорта на словацком называется NA_IMPORT.
_Pay2ERP/IMPORT.
🔄 Как работает Pay2ERP – Визуальная схема
поступает
извлечены
счётом(ами)
в вашу ERP
отчёт
Один платёж может одновременно покрывать несколько счетов — например, когда клиент оплачивает целый месяц одним переводом. Pay2ERP перебирает комбинации ваших открытых счетов, пока не найдёт набор, сумма которого совпадает с оплаченной суммой, вместо того чтобы сдаваться на первом же счёте, который не подходит сам по себе.
📥 Несопоставленные платежи – ваша страховочная сеть
Если Pay2ERP не находит надёжного совпадения, он не угадывает и не прячет письмо. Письмо остаётся там, куда пришло, — в вашем INBOX или в папке банка — либо попадает в _Pay2ERP/VRUCHNUYU, если оно пришло через _Pay2ERP/IMPORT. Оно никогда не помечается как прочитанное, а отчёт о запуске указывает его с причиной и тем, что нужно сделать.
Если DEMO выключен, каждое письмо, все платежи из которого были записаны, сразу перемещается в _Pay2ERP/OBRABOTANO. В DEMO ваш почтовый ящик остаётся без изменений. Pay2ERP изучает формат каждого банка по успешно записанным платежам, поэтому в следующий раз формулировки того же банка распознаются быстрее.
🚀 Начало работы
- Подключите почтовый аккаунт банка или API-токен Wise на панели (Revolut Business настраивается вместе с вами по запросу). Либо добавьте BOTS4.me Mailbox и пересылайте банковские уведомления нам — см. Переслать нам ниже.
- Обучите Pay2ERP вашему банку: переместите одно банковское уведомление в
_Pay2ERP/IMPORT. До этого он не читает ни одного письма из вашего INBOX. - Включите Pay2ERP. Он запускается в режиме DEMO: считывает ваши реальные уведомления о платежах и сообщает, что бы он записал. В вашу ERP ничего не записывается, а ваш почтовый ящик остаётся нетронутым.
- Подключите вашу ERP. По-прежнему в DEMO реальные счета сопоставляются и попадают в отчёт — ничего не записывается.
- Проверьте несколько отчётов о запусках. Совпадения, которые вы видите, — это именно то, что было бы записано после перехода в боевой режим.
- Переключите Режим на LIVE. С этого момента сопоставленные платежи автоматически записываются в вашу ERP. LIVE становится доступен после вашего первого отчёта DEMO.
🛡️ DEMO и LIVE
Есть только один переключатель: Режим (DEMO / LIVE). Возможности Pay2ERP зависят от того, что вы подключили:
| Что вы подключили | Режим | Что происходит |
|---|---|---|
| BOTS4.me Mailbox | DEMO | Предварительный просмотр уведомлений о платежах, которые вы пересылаете нам. |
| Почтовый ящик или API банка | DEMO | Реальные платежи считываются и попадают в отчёт — без участия ERP. |
| Почтовый ящик + ERP | DEMO | Реальные счета сопоставляются и попадают в отчёт — ничего не записывается. |
| Почтовый ящик + ERP | LIVE | Полная автоматизация: платежи захватываются, сопоставляются и записываются в вашу ERP. |
| BOTS4.me Mailbox + ERP | LIVE | Платежи, которые вы пересылаете нам, записываются в вашу ERP — только от банков, которые Pay2ERP уже знает. |
⚙️ Справочник настроек панели управления
Управление
| Настройка | По умолчанию | Что он делает |
|---|---|---|
| Питание бота | Вкл. | Включает или выключает Pay2ERP. |
| Режим | DEMO | DEMO показывает предварительный просмотр, LIVE записывает платежи в вашу ERP. См. раздел DEMO и LIVE выше. |
| Режим ИИ | Базовый ИИ | Выкл., Базовый ИИ, Премиум-ИИ или Ultra, в зависимости от вашего тарифа. В режиме Выкл. языковая модель никогда не вызывается. |
| Расписание запуска | Ежечасно | Как часто Pay2ERP проверяет наличие новых платежей. |
| Часы работы | 07:00–16:00 | Часы, в которые работает Pay2ERP. В выходные он не работает, если вы их не включите. |
| Отправлять отчёты о сопоставленных платежах на | — | Кто получает отчёт о платежах, записанных в ваш ERP. Адреса разделяйте запятой; пустое поле означает e-mail вашего аккаунта. Пока следующее поле пустое, платежи для ручной обработки тоже входят в этот отчёт. |
| Отправлять платежи для ручной обработки на | — | Необязательно. Платежи, которые не удалось провести, приходят сюда отдельным отчётом, который отправляется даже при выключенных отчётах по e-mail. Пустое поле оставляет их в отчёте выше. |
| Переслать нам – принимать письма от | — | Кто может пересылать нам уведомления о платежах. Пусто: только адрес вашего аккаунта. Заполнено: ровно те адреса, которые вы введёте (до 6). См. раздел Переслать нам ниже. |
Основное сопоставление
| Настройка | Тариф | Что он делает |
|---|---|---|
| Сопоставление платежей по взысканию | Personal | Сопоставляет входящие платежи с неоплаченными счетами, используя номера назначения платежа, суммы и данные клиентов. Ядро Pay2ERP — включено по умолчанию. |
| Отчёты по электронной почте | Personal | Отправляет отчёт о запуске после каждого обработанного источника. Если выключено, вы получаете отчёт только тогда, когда платёж требует вашего внимания. По умолчанию включено. |
| Журнал в вашем почтовом ящике | Personal | Записывает журнал Pay2ERP в папку _Pay2ERP/LOGS вашего почтового ящика. По умолчанию включено. |
| Распознавание названия компании с помощью ИИ | Personal | Использует ИИ для распознавания и стандартизации названий компаний из описаний платежей, чтобы платёж можно было сопоставить с неоплаченными счетами по сумме даже без платёжного референса. |
| ИИ-извлечение платёжного референса | Personal | Считывает платёжную ссылку из банковского уведомления, когда правила не могут её найти — для платежей, ссылка которых написана свободным текстом, а не в поле ссылки. |
| Ежедневный экспорт | Family | Ежедневно отправляет на e-mail вашей учётной записи файл Excel с платежами, обработанными в этом месяце, для бухгалтерской проверки и сверки. По умолчанию выключено. |
| Предварительная обработка | Family | Позволяет Pay2ERP брать почту из скрытой очереди, которую заполняет AutoSPAM, а не из обычного INBOX. Требуется AutoSPAM с включённой функцией Предварительная обработка. Настроенные вами банковские папки всегда считываются напрямую. По умолчанию выключено. |
Обе настройки ИИ работают, только если Режим ИИ не установлен в Выкл.
Считываемые форматы документов
| Формат | Тариф | Что он делает |
|---|---|---|
| Текст письма | Personal | Обрабатывает данные прямо из текста тела письма. |
| Файлы CSV | Personal | Обрабатывает данные из вложений .csv. |
| HTML | Personal | Обрабатывает данные из вложений .html. |
| Excel | Personal | Обрабатывает данные из вложений .xls / .xlsx. |
| Файлы PDF | Personal | Обрабатывает данные из вложений PDF. |
| Word | Personal | Обрабатывает данные из вложений .doc / .docx. |
| Отсканированные файлы PDF | Personal | Обрабатывает данные из вложений PDF на основе изображений (сканированных или сфотографированных) с помощью OCR. |
| Изображения / фото | Personal | Обрабатывает данные из вложений .jpg, .jpeg и .png с помощью OCR. |
| Растровые изображения | Business | Обрабатывает данные из вложений .gif, .tif, .tiff, .webp, .svg и .eps с помощью OCR. |
Файлы банковских выписок (MT940/MT942, CAMT.053, BAI2, OFX) считываются всегда, независимо от положения переключателей форматов.
📊 Как читать отчёт
Один отчёт на каждый обработанный источник. Тема начинается с ✅, если всё прошло успешно, или сообщает, сколько платежей требуют вашего участия.
⚠️ Требуют вашего участия
Неудавшиеся платежи идут первыми, по одной карточке на каждый, со всем необходимым для ручного проведения: сумма, назначение платежа, плательщик, найденные нами открытые счета, причина несовпадения и где сейчас находится письмо.
✅ Что прошло успешно
Компактная таблица записанных платежей (или сопоставленных, в DEMO).
📈 Цифры
Плитки за этот месяц и за всё время: прочитано писем, оплачено, требуют участия и общая сумма.
📨 Переслать нам — без подключения почтового ящика
Подключать почтовый ящик вообще не обязательно. В BOTS4.me/bots → Настройки → Pay2ERP нажмите Добавить источник и добавьте BOTS4.me Mailbox — одним кликом, ничего не нужно подключать, без пароля. Затем пересылайте уведомления о платежах из вашего банка на pay2erp@bots4.me. В режиме DEMO вы получаете предпросмотр по почте; в режиме LIVE платежи по-настоящему записываются в вашу ERP. Поэтому нам нужен доступ только к вашей ERP, но никогда — к вашему почтовому ящику.
Кто может пересылать: это настраивается в Pay2ERP → Управление → Переслать нам – принимать письма от. Пусто: только адрес электронной почты вашего аккаунта. Заполнено: ровно те адреса, которые вы введёте (до 6), — они заменяют адрес вашего аккаунта, поэтому добавьте и его, если тоже пересылаете письма.
В режиме LIVE Pay2ERP записывает платежи только от банков, которые он уже знает. Письмо о платеже от банка, который он ещё не знает, ждёт вашего подтверждения одним кликом; после этого банк запоминается.
Одно и то же письмо, пересланное дважды, обрабатывается только один раз. Когда Демо-режим выключен, отправитель после каждого пересланного письма получает короткое подтверждение по почте: обработано, или не обработано и где посмотреть причину.
📬 Журнал в вашем почтовом ящике
- Где: в каждом почтовом ящике есть папка LOGS внутри собственной папки бота, например _Pay2ERP/LOGS. У каждого бота она своя.
- Что: те же строки, что и на вкладке «Журналы», по одному сообщению на строку. Ничего не отправляется по электронной почте — строки записываются прямо в папку.
- Непрочитанное требует вашего внимания: непрочитанными приходят только строки, по которым нужно ваше решение. Все остальные строки, включая предупреждения, приходят уже прочитанными.
- Кнопки в один клик: строки о письме содержат те же кнопки, что и панель управления. Кнопка, которая раскладывает письмо, называется по папке, в которую оно попадёт, например RAZRESHIT или SPAM. Кнопка открывает короткую страницу подтверждения, вход не нужен, и действует 7 дней. Результат приходит новой строкой, с кнопкой отмены, если она предусмотрена.
- Решайте прямо из журнала: строка, требующая вашего решения, также показывает названия вложений письма и его первые несколько строк, так что открывать само письмо приходится редко.
- Порядок в папке: в папке хранятся последние 100 строк не дольше 30 дней. Полный журнал остаётся в вашей панели управления.
- Безопасность по умолчанию: настоящие сообщения журнала существуют только внутри папок LOGS, никогда во входящих, а страница подтверждения никогда не запрашивает пароль.
- Переключатель: «Журнал в вашем почтовом ящике», в списке функций бота на вкладке Control. Включён по умолчанию начиная с тарифа Personal.
- Платежи без почтового ящика: строкам из банковского API, из источника ERP или из BOTS4.me Mailbox некуда попасть в вашем почтовом ящике, поэтому они появляются только в панели управления.
❓ Устранение неполадок
| Что вы видите | Что это значит |
|---|---|
| Платёж не был записан | Надёжного совпадения не найдено — проверьте, что номер в назначении платежа в уведомлении действительно соответствует открытому счёту и что счёт ещё не помечен как оплаченный. Карточка в отчёте о запуске объясняет причину. |
| Похоже, платёж полностью отсутствует | Если та же банковская операция поступила через другой подключённый источник в течение 48 часов, Pay2ERP записал её один раз, а второе письмо поместил к обработанным. |
| Письма от моего банка не считываются | Обучите Pay2ERP банку: переместите одно из его писем в _Pay2ERP/IMPORT. Проверьте, что его нет в _Pay2ERP/NE_IMPORTIROVAT. |
| Сопоставление по названию компании недоступно | ИИ-разбор названий компаний входит в тарифы начиная с Personal и требует, чтобы Режим ИИ не был установлен в «Выкл.». Без него платежи без платёжного референса ожидают ручной проверки. |
| Отчёт о запуске не приходит | Проверьте, что в Отправлять отчёты о сопоставленных платежах на указан правильный адрес (пустое поле означает e-mail вашего аккаунта), а также Отправлять платежи для ручной обработки на, если вы его используете. При выключенном Отчёты по электронной почте запуски, в которых всё прошло, не отправляют письмо. |
| Сканированное или сфотографированное платёжное извещение не было прочитано | Сканированные PDF и фотографии требуют форматов на основе OCR, которые входят в тарифы начиная с Personal. |
❓ Часто задаваемые вопросы
💡 Папки, начинающиеся с _ (например, _Pay2ERP), создаются приложением автоматически — не переименовывайте и не удаляйте их.
Какие источники платежей поддерживаются?
Письма-уведомления банков (IMAP, Gmail, Outlook, Office 365) и приложенные к ним файлы выписок (MT940/MT942, CAMT.053, BAI2, OFX), Wise через API (Revolut Business — по запросу), банковские строки, считанные из вашей ERP (Odoo), а также письма, пересланные на pay2erp@bots4.me.
С какими ERP он работает?
Сегодня это Odoo, ERPNext, Zoho (Books / Inventory), Dolibarr 23 и новее, Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero и SAP Business One — Odoo, ERPNext, Zoho и Dolibarr также как источник банковских данных. В Business Central Pay2ERP помещает платежи в пакет вашего журнала поступлений денежных средств, а учёт проводите вы; в QuickBooks Online, Xero и SAP Business One он регистрирует каждый платёж на выбранном вами банковском счёте. Любая другая ERP с API — SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 Finance / Sales, Oracle NetSuite и другие — подключается по запросу.
Что происходит с платежом, который не удаётся сопоставить?
Письмо остаётся там, куда пришло (или попадает в _Pay2ERP/VRUCHNUYU, если оно пришло через _Pay2ERP/IMPORT), а отчёт о запуске показывает его с указанием причины — ничего не исчезает в скрытой папке.
Pay2ERP пропустил письмо, которое действительно было банковским уведомлением. Что делать?
Переместите его в _Pay2ERP/IMPORT. Pay2ERP прочитает его при следующем запуске и запомнит отправителя, так что все будущие уведомления от этого банка будут считываться автоматически. Тем временем пропущенное письмо никогда не перемещается и не удаляется.
Умеет ли он обрабатывать один платёж, покрывающий несколько счетов?
Да. Pay2ERP ищет среди комбинаций ваших открытых счетов набор, сумма которого совпадает с оплаченной суммой.
Как работает резервный режим ИИ?
Правила выполняются первыми при каждом платеже. ИИ вызывается только тогда, когда правила не могут извлечь назначение платежа из уведомления в свободном тексте — большинство платежей никогда до него не доходят.
Можно ли тестировать без подключения ERP?
Да. В DEMO Pay2ERP считывает ваши реальные уведомления о платежах и сообщает, что бы он сделал; после подключения ERP он также сопоставляет реальные счета, по-прежнему ничего не записывая. Первый месяц бесплатно.
Работает ли он с AutoCASH?
Да. Pay2ERP записывает платёж; AutoCASH прекращает напоминания по этому счёту в тот же момент. Если в AutoCASH включена настройка Придержать напоминания, пока платежи не обработаны, AutoCASH ждёт, пока у Pay2ERP остаются необработанные уведомления о платежах, — повторяя попытку каждый час, не более 3 дней, — чтобы клиенты, которые уже оплатили, не получали напоминаний.
Использует ли это ИИ? Нам его использовать нельзя.
Установите режим ИИ на «Выключено», и ни одна языковая модель не будет вызвана, и ничего не будет отправлено поставщику ИИ. Подключение по API банка или структурированная строка выписки ERP при этом абсолютно ничего не теряют — эти поля уже приходят размеченными и сопоставляются только правилами. ИИ нужен только для писем-уведомлений в свободном тексте с разметкой, которую правила не распознают. Если вашему отделу комплаенса это нужно письменно, обратитесь к нам, и мы подтвердим это для вашей документации.
Как работает сопоставление платежей?
Pay2ERP извлекает платёжный референс (обычно номер счёта) из уведомлений о платежах с помощью 34 встроенных шаблонов, а затем сопоставляет его с открытыми счетами в вашей ERP по сумме и референсу.
🔒 Чего Pay2ERP никогда не сделает
- Связываться с вашими клиентами — это задача AutoCASH, а не Pay2ERP.
- Записать платёж в режиме DEMO.
- Сопоставить платёж со счётом, не проверив предварительно сумму и назначение платежа по нему.
- Записать одну и ту же банковскую транзакцию дважды, даже если она приходит через два разных подключённых источника.
- Скрыть от вас несопоставленный платёж — он остаётся там, куда пришёл, или в
_Pay2ERP/VRUCHNUYU, и отчёт его перечисляет. - Изменить что-либо в вашей ERP, кроме записи платежа по соответствующему счёту (счетам) и добавления к ним короткой заметки о платеже.