Автоматизация Dolibarr: заказы из почты, выставление счетов и напоминания об оплате

🎯 Шаги от заказа до оплаты, которые Dolibarr оставляет вам

В Dolibarr есть все документы, нужные торговой компании: коммерческие предложения, заказы клиентов, отгрузки, счета и платежи. Чего в нём нет, так это того, кто переводил бы каждый заказ от одного документа к следующему. В большинстве компаний на Dolibarr это по-прежнему человек, и для каждого заказа повторяются одни и те же несколько шагов:

• Ввод заказа: клиент присылает по почте заказ в PDF или Excel, и кто-то вбивает товары и количества в предложение или заказ.
• Утверждение и отгрузка: кто-то утверждает заказ, проверяет остатки, создаёт отгрузку и утверждает её.
• Выставление счёта: кто-то создаёт счёт из заказа, следит, чтобы в счёт попали только отгруженные товары, и отправляет его клиенту.
• Взыскание: в конце месяца кто-то просматривает неоплаченные счета и пишет напоминания или не успевает это сделать.

Каждый шаг сам по себе быстрый. Вместе и для каждого заказа они отнимают часы в неделю, и забытый шаг обычно самый дорогой: счёт, который так и не отправили, или напоминание, ушедшее на месяц позже.

🤖 Какие боты BOTS4.me работают с Dolibarr

Каждое ERP-приложение BOTS4.me работает на Dolibarr 23 и новее. Эта страница описывает три, которые вместе ведут сторону продаж от письма до оплаты.

Supplier2ERP, Pay2ERP, Bill2ERP, AutoSTOCK и AutoPURCHASE тоже работают на Dolibarr, а Pay2ERP может использовать в качестве входных данных собственные банковские строки Dolibarr. Одно подключение к Dolibarr обслуживает каждого запущенного вами бота.

📧 Mail2ERP: заказы из почты — в предложения и заказы клиентов

Mail2ERP читает ваш ящик продаж, решает, является ли каждое письмо запросом цены, твёрдым заказом или ни тем, ни другим, и читает строки товаров из текста письма и всех вложений: PDF, Excel, Word, CSV, HTML, изображения и отсканированные документы, в любом макете и на любом языке, без шаблонов. Каждый код товара сопоставляется с артикулами товаров вашего каталога Dolibarr.

• Запрос → черновик коммерческого предложения, готовый к оценке, корректировке и отправке вашим отделом продаж.
• Твёрдый заказ → заказ клиента, созданный как черновик, а затем утверждённый.
• Контакты: автор письма становится контактом клиента в документе, а адрес доставки, указанный в письме, — контактом доставки.
• Файлы: вложения клиента прикладываются к предложению или заказу.
• Никаких дублей: каждый документ помечается исходным письмом в поле внешней ссылки Dolibarr, поэтому один и тот же заказ, отправленный дважды, создаётся один раз.

Mail2ERP никогда не создаёт контрагентов или товары. Отправитель должен принадлежать существующему клиенту, а каждая строка — совпадать с существующим товаром. Письмо, которое нельзя импортировать, остаётся непрочитанным в папке INBOX, а журнал объясняет почему.

🐙 AutoERP: утверждение, отгрузка и выставление счетов по помеченным заказам

AutoERP берёт на себя рутинные шаги после заказа. Он работает только с заказами, которые вы ему передали, а передаются они через поле, а не по догадке.

Как передать заказ AutoERP

Dolibarr не позволяет другим программам читать теги заказа на продажу, поэтому AutoERP использует поле заказа BOTS4.me tags (код b4mtags). Если интеграционный пользователь — администратор, AutoERP добавляет поле сам. Иначе добавьте его один раз: Setup → Modules → Sales Orders → Complementary attributes → New attribute, метка BOTS4.me tags, код b4mtags, тип String (1 line), длина 255, всегда редактируемое. Затем впишите в поле AutoERP, чтобы обработать весь заказ, или AutoERP_partial, чтобы обрабатывать его построчно. AutoERP добавляет в то же поле собственные теги хода работы.

Что происходит при каждом запуске

• Подтверждение: помеченный черновик заказа утверждается. Если условия оплаты заказа требуют оплаты вперёд, например “Due on order” или условие со 100% авансом, AutoERP также выставляет утверждённый авансовый счёт на весь заказ, связанный с ним.
• Отгрузка: как только товар на складе и наступила дата поставки, AutoERP создаёт из заказа утверждённую отгрузку с количествами, которые можно отправить. Dolibarr списывает остатки при утверждении, если так предусмотрено настройкой вашего модуля «Склад». Частичные отгрузки оставляют остаток в заказе.
• Выставление счёта: AutoERP создаёт из заказа один утверждённый счёт, выставляя складские товары по фактически отгруженным количествам, а услуги — по заказанным, и вычитает оплаченные авансы. Можно также выбрать один сводный счёт на клиента за день, неделю или месяц.

На тарифе Business AutoERP может также придерживать отгрузки для клиентов с просроченными счетами, напоминая им один раз, и отгружать заказы частями. Все параметры описаны в руководстве по AutoERP.

💰 AutoCASH: напоминания об оплате просроченных счетов Dolibarr

В выбранные вами дни месяца AutoCASH читает неоплаченные счета клиентам из Dolibarr, группирует их по клиентам и определяет, насколько просрочен каждый клиент. Эскалация по умолчанию постепенная:

• Начните мягко: можно включить только уровень 1, поработать с ним, а уровни 2 и 3 включить позже.
• Никогда дважды за одно и то же: тот же уровень повторяется только после периода ожидания, а запуск, остановившийся на полпути, не может отправить напоминание дважды.
• Фильтры: минимальная сумма, минимальное число дней просрочки и список клиентов, которым вы никогда не хотите напоминать автоматически.
• Два письма для вас: предпросмотр накануне со списком тех, кто получит напоминание, и отчёт после — с теми, к кому обратились, на каком уровне и по каким счетам.
• Отправляет BOTS4.me: поскольку Dolibarr не умеет отправлять письма через своё API, напоминания отправляет BOTS4.me, на языке клиента. Собственные авансовые счета AutoERP по предоплаченным заказам AutoCASH не напоминает.

⚙️ Пошаговая настройка для Dolibarr

• Шаг 1 — Начните бесплатный месяц Discovery: войдите на bots4.me/bots и нажмите Начать бесплатный месяц Discovery на карточке нужного бота. Банковская карта не нужна.
• Шаг 2 — Включите REST API в Dolibarr: Home → Setup → Modules/Applications → включите API REST (server).
• Шаг 3 — Создайте интеграционного пользователя: в разделе Users & Groups создайте пользователя, например “BOTS4.me Integration”, и дайте ему права используемых ботов: Mail2ERP — контрагенты, товары, коммерческие предложения, заказы на продажу; AutoERP — заказы на продажу, отгрузки, счета клиентам, склад; AutoCASH — счета клиентам, платежи, банки. Каждому боту также нужен доступ на чтение к Банкам и к своей карточке пользователя.
• Шаг 4 — Сгенерируйте ключ API: откройте карточку пользователя → Modify → поле API key → сгенерировать → Save и скопируйте ключ.
• Шаг 5 — Подключите Dolibarr на bots4.me: введите URL вашего сайта Dolibarr и ключ API, а также номер сущности, если вы используете модуль Multicompany. Полное описание — в руководстве по подключению.
• Шаг 6 — Только для AutoERP: добавьте поле заказа BOTS4.me tags, как описано выше, если интеграционный пользователь не является администратором.
• Шаг 7 — Подключите почтовый ящик для Mail2ERP (Gmail и Microsoft 365 через Secure Quick Connect, остальные по IMAP с паролем приложения) или вместо этого пересылайте заказы в BOTS4.me Mailbox.

🧪 Демо-режим, неясные письма и ошибки

Каждый бот начинает в демо-режиме. Mail2ERP присылает вам по почте предложение или заказ, который он создал бы, AutoERP сообщает, какие заказы он утвердил бы, отгрузил и по каким выставил бы счета, а AutoCASH присылает полный список клиентов, которым он отправил бы напоминание, не связываясь ни с одним из них. В Dolibarr ничего не записывается, пока вы не установите «Режим» на LIVE, который открывается после первого демо-отчёта. Страница Демо-режим объясняет идею, а живое демо панели показывает каждую настройку на примерах данных.

• Письма, которые Mail2ERP не смог импортировать, остаются непрочитанными в папке INBOX. Импортированные перемещаются в _Mail2ERP/OBRABOTANO.
• Причина всегда журналируется на вкладке «Журналы» и в папке LOGS вашего ящика, например отправитель не является клиентом в Dolibarr или артикула товара не существует. См. руководство по папке LOGS.
• Исправляйте с помощью папок: перетащите письмо в _Mail2ERP/PREDLOZHENIE или _Mail2ERP/ZAKAZY, чтобы повторить его как предложение или заказ, или в _Mail2ERP/PROPUSTIT, чтобы в дальнейшем пропускать такие письма.
• Проблемы настройки AutoERP, например отсутствующее поле BOTS4.me tags или выключенный модуль «Отгрузки», называются в отчёте о запуске, так что вы точно знаете, что исправить.

📅 Бесплатный месяц Discovery и бесплатный тариф

Первый месяц каждого бота — бесплатный месяц Discovery без банковской карты. Переключатели с меткой Discovery на вкладке «Управление» входят в него и изначально выключены, так что вы сами выбираете, что попробовать.

📚 Читайте также

• Продукты: Mail2ERP, AutoERP и AutoCASH.
• Руководства: руководство по Mail2ERP, руководство по AutoERP, руководство по AutoCASH и руководство по подключению.
• Ещё одна ERP с открытым кодом: Автоматизация ERPNext из почты: заказы, подтверждения поставщиков и платежи.
• Сравнение подходов: Parseur, Docparser или Nanonets против Mail2ERP для ввода заказов в ERP.
• Те же шаги в других ERP: Автоматическая отгрузка и выставление счетов по заказам Business Central и Как автоматизировать подтверждение заказов, доставку и выставление счетов в Odoo.
• Основы: Что такое системы ERP и CRM и почему мы создали BOTS4.me.