Pay2ERP

🔗 Comment Pay2ERP rapproche un paiement

Chaque avis de paiement — un e-mail bancaire, une ligne Revolut ou Wise, ou une ligne de relevé lue directement depuis votre ERP — est réduit à la même poignée de faits : montant, devise, date de valeur et le numéro de référence saisi par votre client au moment du paiement. Ce sont ces faits qui sont rapprochés de vos factures ouvertes, pas le libellé de l’e-mail.

🔍 Quels courriels Pay2ERP lit

Pay2ERP ne considère pas chaque message de votre boîte aux lettres comme un paiement. Dans votre INBOX ordinaire, il ne lit que les e-mails des expéditeurs que vous lui avez appris comme banque — rien d’autre n’est ouvert, extrait ni facturé. Un e-mail placé dans un dossier que vous avez dédié aux paiements, ou que vous déplacez dans _Pay2ERP/A_IMPORTER, est toujours lu.

Apprendre un expéditeur bancaire à Pay2ERP

Déplacez l’e-mail dans _Pay2ERP/A_IMPORTER. L’expéditeur est ajouté à votre liste de banques et l’e-mail est lu depuis ce dossier, en plus des dossiers bancaires que vous avez configurés. Si un expéditeur n’est pas une banque, faites glisser l’un de ses e-mails dans _Pay2ERP/NE_PAS_IMPORTER : Pay2ERP cesse de lire ses e-mails et l’e-mail retourne dans votre INBOX. Vous avez changé d’avis ? Faites glisser l’un de ses e-mails dans _Pay2ERP/A_IMPORTER et ses e-mails sont de nouveau lus. Les dossiers sont créés pour vous tant que Pay2ERP est actif.

Si AutoSPAM ou Mail2ERP fonctionne aussi sur cette boîte mail, les e-mails d’une banque apprise sont déplacés pour vous dans _Pay2ERP/A_IMPORTER. Les noms de dossiers apparaissent dans la langue de votre boîte mail — par exemple, le dossier d’import s’appelle NA_IMPORT en slovaque.

🔄 Comment fonctionne Pay2ERP – Schéma visuel

Un seul paiement peut couvrir plusieurs factures à la fois — un client qui règle tout un mois en un seul virement, par exemple. Pay2ERP parcourt les combinaisons de vos factures ouvertes jusqu’à trouver l’ensemble qui correspond au montant payé, au lieu d’abandonner à la première facture qui ne correspond pas seule.

📥 Paiements non rapprochés – Votre filet de sécurité

Lorsque Pay2ERP ne trouve pas de correspondance sûre, il ne devine pas et ne cache pas l’e-mail. L’e-mail reste là où il est arrivé — votre INBOX ou votre dossier bancaire — ou va dans _Pay2ERP/MANUEL s’il est passé par _Pay2ERP/A_IMPORTER. Il n’est jamais marqué comme lu, et le rapport d’exécution le mentionne avec la raison et la marche à suivre.

Avec DEMO désactivé, chaque e-mail dont tous les paiements ont été enregistrés est immédiatement déplacé dans _Pay2ERP/TRAITE. En DEMO, votre boîte mail reste exactement telle quelle. Pay2ERP apprend la mise en page de chaque banque à partir des paiements qu’il enregistre avec succès, de sorte que la formulation d’une même banque est reconnue plus vite la fois suivante.

🚀 Premiers pas

🛡️ DEMO et LIVE

Il n’y a qu’un seul interrupteur, Mode (DEMO / LIVE). Ce que Pay2ERP peut faire dépend de ce que vous connectez :

⚙️ Référence des paramètres du tableau de bord

Contrôle

Rapprochement principal

Les deux paramètres IA ne fonctionnent que si le Mode IA n’est pas sur Désactivé.

Formats de document lus

Les fichiers de relevé bancaire (MT940/MT942, CAMT.053, BAI2, OFX) sont toujours lus, quels que soient les interrupteurs de format.

📊 Comment lire le rapport

Un rapport par source traitée. L’objet commence par ✅ quand tout est passé, ou indique combien de paiements nécessitent une intervention.

📨 Nous transférer — sans connecter de boîte mail

Vous n’avez pas du tout besoin de connecter une boîte mail. Dans BOTS4.me/bots → Paramètres → Pay2ERP, cliquez sur Ajouter une source et ajoutez la BOTS4.me Mailbox — un clic, rien à connecter, aucun mot de passe. Transférez ensuite les notifications de paiement de votre banque à pay2erp@bots4.me. En DEMO, vous recevez un aperçu par e-mail ; en LIVE, les paiements sont enregistrés pour de vrai dans votre ERP. Nous n’avons donc besoin que d’un accès à votre ERP, jamais à votre boîte mail.

Qui peut transférer : réglez-le dans Pay2ERP → Contrôle → Nous transférer – accepter le courriel de. Vide : uniquement l’adresse e-mail de votre compte. Renseigné : exactement les adresses que vous saisissez (jusqu’à 6) — elles remplacent l’adresse de votre compte, ajoutez-la donc aussi si vous transférez vous-même.

En LIVE, Pay2ERP n’enregistre que les paiements des banques qu’il connaît déjà. Un e-mail de paiement d’une banque qu’il ne connaît pas encore attend votre confirmation en un clic ; ensuite, la banque est mémorisée.

Le même e-mail transféré deux fois n’est traité qu’une seule fois. Lorsque le Mode démo est désactivé, l’expéditeur reçoit par e-mail un court accusé de réception après chaque e-mail transféré : traité, ou non traité et où en voir la raison.

📬 Journal dans votre boîte mail

• Où : chaque boîte mail reçoit un dossier LOGS à l’intérieur du dossier propre du bot, par exemple _Pay2ERP/LOGS. Chaque bot garde le sien.
• Quoi : les mêmes lignes que l’onglet Journaux, un message par ligne. Rien n’est envoyé par e-mail — les lignes sont écrites directement dans le dossier.
• Non lu signifie que cela demande votre attention : seules les lignes qui demandent votre décision arrivent non lues. Toutes les autres lignes, avertissements compris, arrivent déjà lues.
• Boutons en un clic : les lignes concernant un e-mail portent les mêmes boutons que le tableau de bord. Un bouton qui classe l’e-mail porte le nom du dossier de destination, par exemple AUTORISER ou SPAM. Un bouton ouvre une courte page de confirmation, sans connexion, et fonctionne pendant 7 jours. Le résultat arrive sous forme de nouvelle ligne, avec un bouton d’annulation lorsqu’il en existe un.
• Décider depuis le journal : une ligne qui attend votre décision affiche aussi les noms des pièces jointes de l’e-mail et ses premières lignes, si bien que vous avez rarement besoin d’ouvrir l’e-mail lui-même.
• Entretien : le dossier conserve les 100 dernières lignes pendant 30 jours au maximum. Le journal complet reste dans votre tableau de bord.
• Sûr par conception : les véritables messages de journal n’existent que dans les dossiers LOGS, jamais dans votre boîte de réception, et la page de confirmation ne demande jamais de mot de passe.
• Interrupteur : Journal dans votre boîte mail, dans la liste des fonctions du bot sous l’onglet Contrôle. Activé par défaut à partir de la formule Personal.
• Paiements sans boîte mail : les lignes provenant d’une API bancaire, d’une source ERP ou de la BOTS4.me Mailbox n’ont aucune boîte mail à vous où aller, elles apparaissent donc uniquement dans le tableau de bord.

❓ Résolution des problèmes

❓ Questions fréquentes

💡 Les dossiers commençant par _ (par exemple _Pay2ERP) sont créés automatiquement par l’application — ne les renommez pas et ne les supprimez pas.

🔒 Ce que Pay2ERP ne fera jamais

• Contacter vos clients — c’est le rôle d’AutoCASH, pas celui de Pay2ERP.
• Enregistrer un paiement en DEMO.
• Rapprocher un paiement d’une facture sans en vérifier au préalable le montant et la référence.
• Enregistrer deux fois la même transaction bancaire, même si elle arrive via deux sources connectées différentes.
• Vous cacher un paiement non rapproché — il reste là où il est arrivé ou dans _Pay2ERP/MANUEL, et le rapport le mentionne.
• Modifier quoi que ce soit dans votre ERP au-delà de l’enregistrement du paiement sur la ou les factures correspondantes et de l’ajout d’une courte note de paiement à celles-ci.