Pay2ERP
Guide de l’utilisateur – Faire correspondre les paiements aux factures sans saisie manuelle
🔗 Comment Pay2ERP rapproche un paiement
Chaque avis de paiement — un e-mail bancaire, une ligne Revolut ou Wise, ou une ligne de relevé lue directement depuis votre ERP — est réduit à la même poignée de faits : montant, devise, date de valeur et le numéro de référence saisi par votre client au moment du paiement. Ce sont ces faits qui sont rapprochés de vos factures ouvertes, pas le libellé de l’e-mail.
| Format source | Ce que c’est | Comment Pay2ERP le lit |
|---|---|---|
| MT940 / MT942 | Relevé bancaire SWIFT de fin de journée / intrajournalier | Structuré. Chaque ligne de crédit devient automatiquement un paiement — aucune conjecture d’extraction. |
| CAMT.053 | Relevé bancaire XML ISO 20022 | Structuré, analysé de façon défensive contre un XML mal formé ou surdimensionné. |
| BAI2 | Format de relevé bancaire américain | Structuré, même traitement que les formats ci-dessus. |
| OFX | Open Financial Exchange | Structuré, même traitement que les formats ci-dessus. |
| API Revolut / Wise | Connexion directe au compte | Les champs structurés arrivent déjà étiquetés — montant, référence et expéditeur en temps réel, sans délai d’e-mail. |
| E-mail en texte libre | Un avis de paiement bancaire en langage courant | D’abord 50+ modèles dans 15+ langues ; l’IA ne lit le texte que lorsqu’aucun modèle ne correspond. |
🔄 Comment fonctionne Pay2ERP – Schéma visuel
arrive
extraits
facture(s) ouverte(s)
dans votre ERP
le rapport
Un seul paiement peut couvrir plusieurs factures à la fois — un client qui règle tout un mois en un seul virement, par exemple. Pay2ERP parcourt les combinaisons de vos factures ouvertes jusqu’à trouver l’ensemble qui correspond au montant payé, au lieu d’abandonner à la première facture qui ne correspond pas seule.
📥 Paiements non rapprochés – Votre filet de sécurité
Lorsque Pay2ERP ne trouve pas de correspondance fiable, il ne devine pas et ne classe pas l’e-mail là où vous pourriez le manquer. L’avis de paiement reste dans votre INBOX, marqué comme non lu, exactement là où se trouverait tout autre e-mail non lu — et il figure dans votre prochain rapport comme nécessitant une attention.
Une fois une source entièrement traitée, les e-mails de paiement rapprochés sont déplacés vers _Pay2ERP/PROCESSED, de sorte que votre INBOX ne montre plus que ce qui nécessite encore une intervention humaine. Rapprocher manuellement un paiement non apparié alimente aussi l’apprentissage statistique des modèles de Pay2ERP : la formulation de la même banque est reconnue plus vite la fois suivante.
🚀 Premiers pas
- Connectez un compte e-mail bancaire, ou une clé API Revolut / Wise, sur le tableau de bord.
- Activez Pay2ERP. Il démarre en Mode Démo — données d’exemple uniquement, rien de réel n’est touché.
- Passez en E-mail uniquement pour voir ce que Pay2ERP extrait de votre boîte de réception réelle — toujours sans connexion à votre ERP.
- Satisfait de l’extraction ? Connectez votre ERP en ERP lecture seule : les vraies factures sont rapprochées, rien n’est enregistré.
- Vérifiez quelques rapports quotidiens. Les correspondances que vous voyez sont exactement ce qui serait enregistré une fois passé en production.
- Passez en Production. À partir de ce moment, les paiements rapprochés sont enregistrés automatiquement dans votre ERP.
⚙️ Référence des paramètres du tableau de bord
Rapprochement principal
| Paramètre | Plan | Ce qu’il fait |
|---|---|---|
| Rapprochement des encaissements | Personal | Rapproche les paiements entrants des factures en souffrance à l’aide des numéros de référence, des montants et des données client. Le cœur de Pay2ERP — activé par défaut. |
| Générer un rapport par e-mail | Personal | Envoie un rapport après chaque source traitée. Désactiver ceci n’arrête pas le rapprochement — cela arrête seulement l’e-mail. |
| Export quotidien | Family | Génère un rapport Excel quotidien de tous les paiements traités pour la revue et le rapprochement comptables. |
| Analyse du nom d’entreprise par IA | Business | Utilise l’IA pour identifier et standardiser les noms d’entreprises à partir des descriptions de paiement, afin qu’un paiement puisse être rapproché de factures impayées par montant même sans symbole variable. |
Formats de document lus
| Format | Plan | Ce qu’il fait |
|---|---|---|
| Texte de l’e-mail | Personal | Traite les données directement à partir du texte du corps de l’e-mail. |
| Fichiers CSV | Personal | Traite les données des pièces jointes .csv. |
| HTML | Personal | Traite les données des pièces jointes .html ou .htm. |
| Excel | Family | Traite les données des pièces jointes .xls / .xlsx. |
| Fichiers PDF | Family | Traite les données des pièces jointes PDF. |
| Word | Family | Traite les données des pièces jointes .doc / .docx. |
| Fichiers PDF numérisés | Business | Traite les données des pièces jointes PDF basées sur des images (numérisées ou photographiées) par OCR. |
| Images / Photos | Business | Traite les données des pièces jointes .jpg, .jpeg et .bmp par OCR. |
| Images matricielles | Enterprise | Traite les données des pièces jointes .gif, .tiff, .webp, .eps et .svg par OCR. |
Un commutateur de prétraitement existe dans le code par cohérence avec nos autres applications de boîte de réception, mais il est désactivé pour Pay2ERP : la lecture d’un dossier de file d’attente caché ne s’applique pas à l’import des paiements de la même façon qu’à l’import des commandes, donc il n’apparaît jamais comme option sur votre tableau de bord.
🛡️ Niveaux d’accès
Quatre niveaux vous permettent d’installer la confiance à votre propre rythme, chacun donnant à Pay2ERP un peu plus d’accès que le précédent.
| Niveau | Accès | Ce qui se passe |
|---|---|---|
| Démo | Aucune | Données d’exemple uniquement, sur BOTS4.me/demo. Pas de boîte de réception, pas d’ERP. |
| Messagerie uniquement | Boîte de réception | Capture et extrait les vrais paiements de votre boîte de réception, mais ne touche jamais à votre ERP. |
| ERP en lecture seule | Boîte de réception + lecture ERP | Rapproche les paiements des vraies factures et indique exactement ce qu’il enregistrerait — n’écrit rien. |
| Production | Boîte de réception + lecture et écriture ERP | Automatisation complète : les paiements sont capturés, rapprochés et enregistrés dans votre ERP. |
📊 Comment lire le rapport
✅ Ce qui a été rapproché
Chaque paiement enregistré lors de cette exécution : la ou les factures, le montant, et la référence sur laquelle il a été rapproché.
⚠️ Ce qui nécessite une attention
Paiements encore non lus dans votre INBOX car rien n’a été rapproché avec certitude — la même liste que vous ouvririez à la main.
📈 Les chiffres
Paiements traités, envoyés en révision manuelle et échoués, pour ce mois-ci et au total — votre tableau de bord courant.
❓ Résolution des problèmes
| Ce que vous voyez | Ce que cela signifie |
|---|---|
| Un paiement est resté dans l’INBOX | Aucune correspondance fiable n’a été trouvée — vérifiez que le numéro de référence de l’avis correspond bien à une facture ouverte et que la facture n’est pas déjà marquée comme payée. |
| Un paiement semble manquer entièrement | Vérifiez d’abord la liste des doublons : si la même transaction bancaire est déjà arrivée via une autre source connectée, Pay2ERP l’a enregistrée une fois et a correctement ignoré la seconde copie. |
| Le rapprochement par nom d’entreprise n’est pas disponible | L’analyse du nom d’entreprise par IA est une fonctionnalité du niveau Business. En dessous de ce niveau, les paiements sans symbole variable attendent une révision manuelle. |
| Aucun rapport quotidien n’arrive | Confirmez que Générer un rapport par e-mail est activé pour Pay2ERP sur votre tableau de bord. |
| Un avis de paiement numérisé ou photographié n’a pas été lu | Les PDF numérisés et les photos nécessitent les formats basés sur l’OCR, réservés aux niveaux Business et Enterprise. |
❓ Questions fréquentes
Quelles sources de paiement sont prises en charge ?
Notifications bancaires par e-mail via IMAP, Gmail, Outlook et Office 365, plus intégration API directe avec Revolut et Wise. D’autres sources sont ajoutées régulièrement.
Avec quels ERP fonctionne-t-il ?
Aujourd’hui OFFERIS et Odoo, avec un système d’adaptateurs extensible pour d’autres. Parlez-nous du vôtre.
Que se passe-t-il pour un paiement qui ne peut pas être rapproché ?
Il reste dans votre INBOX, non lu, et est signalé dans le rapport quotidien — rien ne disparaît dans un dossier caché. Le rapprocher vous-même apprend ce modèle à Pay2ERP pour la prochaine fois.
Gère-t-il un paiement couvrant plusieurs factures ?
Oui. Pay2ERP recherche des combinaisons de vos factures ouvertes pour l’ensemble qui correspond au montant payé.
Comment fonctionne l’IA en repli ?
Les règles s’exécutent en premier, pour chaque paiement. L’IA n’est appelée que lorsque les règles ne peuvent pas extraire une référence d’un avis en texte libre — la plupart des paiements ne l’atteignent jamais.
Puis-je faire des tests sans connecter mon ERP ?
Oui. Le mode E-mail uniquement extrait les vrais paiements sans toucher à votre ERP ; ERP lecture seule va plus loin et rapproche par rapport à de vraies factures sans rien écrire. Premier mois gratuit.
Fonctionne-t-il avec AutoCASH ?
Oui. Pay2ERP enregistre le paiement ; AutoCASH cesse de relancer pour cette facture dès cet instant. Ensemble, ils bouclent le cycle des créances.
Est-ce que cela utilise l’IA ? Nous n’avons pas le droit d’en utiliser.
Réglez le Mode IA sur Désactivé et aucun modèle de langage n’est appelé, rien n’est envoyé à un fournisseur d’IA. Une connexion API bancaire ou une ligne de relevé ERP structurée ne perd absolument rien — ces champs arrivent déjà étiquetés et sont rapprochés uniquement par des règles. Seuls les e-mails d’avis en texte libre dans une mise en page que les règles ne reconnaissent pas ont besoin d’IA. Si votre équipe conformité en a besoin par écrit, contactez-nous et nous le confirmerons pour votre dossier.
🔒 Ce que Pay2ERP ne fera jamais
- Contacter vos clients — c’est le rôle d’AutoCASH, pas celui de Pay2ERP.
- Enregistrer un paiement en mode Démo, E-mail uniquement ou ERP lecture seule.
- Rapprocher un paiement d’une facture sans en vérifier au préalable le montant et la référence.
- Enregistrer deux fois la même transaction bancaire, même si elle arrive via deux sources connectées différentes.
- Vous cacher un paiement non rapproché — il reste non lu dans votre INBOX.
- Modifier quoi que ce soit dans votre ERP au-delà du marquage de la facture correspondante comme payée.