Étude de cas : comment IMP Kontakt traite 4 700 commandes et demandes de prix reçues par e-mail chaque mois sans en ressaisir une seule
Un distributeur B2B de 3,5 M EUR de chiffre d’affaires qui a démarré avec six bots BOTS4.me et en exploite aujourd’hui 32 — en production chaque jour ouvré
IMP Kontakt spol. s r.o. est un distributeur B2B européen de composants industriels. Ses clients commandent comme la plupart des clients B2B : par e-mail, avec des pièces jointes PDF, Excel et scannées, en plusieurs langues. Depuis mai 2024, un bot les lit en premier et l’équipe ne traite que ce qu’il ne peut pas résoudre. Voici à quoi ressemble la configuration, ce qu’elle traite chaque mois et ce que l’équipe fait encore à la main.
📊 En chiffres
📥 Le problème : une boîte de réception pleine n’est pas une commande client
Un distributeur vit de petites commandes fréquentes. Chacune arrivait en pièce jointe : un PDF issu de l’ERP d’un client, une feuille Excel d’un autre, un bon de commande photographié d’un troisième. Il fallait lire chaque ligne, rapprocher chaque code article du catalogue, saisir chaque quantité et chaque prix dans l’ERP. Les demandes de prix arrivaient dans la même boîte et exigeaient le même travail avant que quiconque puisse y répondre.
Le même schéma se répétait aux achats (confirmations fournisseurs à comparer aux commandes d’achat ouvertes), en comptabilité (relevés bancaires à rapprocher des factures) et au recouvrement (factures échues à relancer). Rien de tout cela n’était difficile. Tout était question de volume, et c’est du volume que naissent les erreurs et les retards.
L’entreprise utilise l’ERP OFFERIS, pas Odoo. Cela compte pour une seule raison : les bots décrits ici passent par une couche de connecteurs ERP, donc la même configuration s’applique à Odoo 13–19, ERPNext 15–16, Zoho, Dolibarr 23+, Business Central online, QuickBooks Online, Xero, SAP Business One et à chaque ERP que BOTS4.me ajoutera ensuite.
⚙️ Le point de départ : six bots sur une seule boîte mail
L’entreprise a démarré avec ces six bots. Chaque bot surveille la boîte mail de l’entreprise et accomplit une tâche de bout en bout. Ils ont été mis en service un par un, chacun d’abord en Mode démo, puis passés en production dès que les rapports « ce qu’il aurait fait » correspondaient aux attentes de l’équipe. Aujourd’hui, IMP Kontakt exploite 32 bots de BOTS4.me.
- Mail2ERP — lit chaque pièce jointe de commande ou de demande de prix entrante, rapproche les codes client et article du catalogue de l’ERP, détecte les doublons et crée la commande ou le devis dans l’ERP avec une piste d’audit complète. Les e-mails qu’il ne peut pas résoudre restent dans la boîte de réception pour une personne.Environ 4 700 demandes de prix et commandes par mois.
- Supplier2ERP — lit les confirmations de commande des fournisseurs et met à jour les quantités, les prix et les dates de livraison sur les commandes d’achat correspondantes ; les confirmations tardives et partielles sont signalées au lieu d’être acceptées en silence.Boucle la boucle du stock au fournisseur.
- Pay2ERP — rapproche chaque jour les paiements bancaires entrants des factures ouvertes et les enregistre dans l’ERP ; seuls les paiements non rapprochés parviennent à l’équipe comptable.Des centaines de paiements par jour, exceptions vérifiées à la main.
- AutoCASH — repère les factures échues et envoie des relances progressives selon le calendrier de l’entreprise, dans la langue du client, sans IA.
- AutoSPAM — garde la boîte partagée propre pour que les autres bots et l’équipe commerciale ne voient que du vrai courrier de clients et de fournisseurs.
- Mail2CLOUD — sauvegarde chaque e-mail et chaque pièce jointe, chiffrés, dans le propre stockage cloud de l’entreprise, comme copie d’audit.
👥 Ce que l’équipe fait encore à la main
L’automatisation n’a pas retiré les personnes du processus ; elle a changé ce qu’elles regardent. Les ventes examinent les e-mails que Mail2ERP n’a pas pu résoudre, généralement de nouveaux clients, des codes article inhabituels ou une commande qui contient aussi une question. La comptabilité examine les paiements que Pay2ERP n’a pas pu rapprocher. Les achats voient les confirmations fournisseurs qui diffèrent de la commande. Tout le reste tourne seul, et chaque exécution se termine par un e-mail de rapport listant ce qui a été fait.
Les corrections alimentent le système : déplacer un e-mail dans le bon dossier de la boîte mail apprend aux bots comment traiter cet expéditeur ou ce schéma la fois suivante, si bien que la liste des exceptions raccourcit au fil des mois.
🧭 Ce qu’il a fallu pour y arriver
- Aucun développement sur mesure. Les bots se connectent à l’ERP via la couche de connecteurs BOTS4.me et à la boîte mail par IMAP ou OAuth ; la configuration se fait depuis le tableau de bord sur bots4.me/bots.
- D’abord le Mode démo. Chaque bot a produit pendant un temps des rapports « ce qu’il aurait fait » avant d’être autorisé à écrire dans l’ERP.
- Un bot à la fois. Mail2ERP est passé en premier parce que les commandes par e-mail représentaient le coût le plus élevé ; les bots achats, paiements et relances ont suivi une fois qu’il avait fait ses preuves.
- Apprentissage par dossiers. L’équipe forme les bots en déplaçant des e-mails, pas en modifiant des règles.
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