Comment importer automatiquement dans Odoo les commandes et RFQ reçues par e-mail
Cessez de retaper à la main dans Odoo les bons de commande en PDF, en Excel ou numérisés
Si vos clients envoient leurs commandes et demandes de prix par e-mail — en pièces jointes dans tous les formats imaginables —, quelqu’un dans votre équipe recopie ces données dans Odoo ligne par ligne. Ce guide montre comment importer automatiquement les commandes reçues par e-mail dans Odoo avec Mail2ERP : un e-mail arrive, les données sont extraites, et le bon de commande ou le devis apparaît dans Odoo en quelques minutes pendant les heures de fonctionnement que vous définissez. La configuration prend environ cinq minutes, sans développeur, et le premier mois est un mois Discovery gratuit.
🎯 Pourquoi la saisie manuelle des commandes dans Odoo coûte si cher
Chaque commande reçue par e-mail est différente. Un client envoie un PDF impeccable, un autre un tableur Excel avec sa propre disposition de colonnes, un troisième photographie un formulaire signé et joint l’image. Une personne doit ouvrir chaque e-mail, y trouver les produits, les quantités, les références et les dates de livraison, puis tout retaper dans Odoo. Ce processus a trois coûts cachés :
- Le temps : une commande courante de plusieurs lignes peut demander plusieurs minutes de saisie correcte. À raison de dizaines de commandes par jour, cela représente un emploi à temps plein qui ne produit rien de nouveau — il ne fait que déplacer des données d’un écran à un autre.
- Les erreurs : une quantité mal saisie ou un mauvais code produit se transforme en livraison erronée, en avoir et en client mécontent. Les erreurs de saisie manuelle apparaissent tard, quand elles coûtent le plus cher à corriger.
- Le retard : les commandes reçues le vendredi soir restent en attente jusqu’au lundi. Un devis répondu avec un jour de retard est un devis perdu au profit d’un concurrent plus rapide.
Le volume est rarement faible, lui non plus. Un vrai client de Mail2ERP, IMP Kontakt, reçoit chaque mois par e-mail des milliers de demandes de prix et de commandes — une charge impossible à saisir à la main sans une équipe dédiée à la saisie.
🔍 Ce que les utilisateurs d’Odoo essaient d’abord
La passerelle e-mail intégrée à Odoo
Odoo sait créer des enregistrements à partir des e-mails entrants, nativement. Cela fonctionne bien pour ce à quoi c’était destiné : il enregistre l’e-mail et ouvre une piste ou un devis vierge. Ce qu’il ne fait pas, c’est lire la pièce jointe. Le PDF de vingt lignes de commande est attaché à l’enregistrement — et un humain doit toujours l’ouvrir et saisir chaque ligne.
Les scripts sur mesure et l’OCR à base de modèles
Certaines entreprises développent des analyseurs pour les documents de leurs plus gros clients. Cela tient jusqu’à ce que le client change sa mise en page, ajoute une colonne, ou qu’un nouveau client arrive avec un format complètement différent. L’extraction fondée sur des modèles impose une maintenance permanente : chaque variante de document devient un nouveau ticket de développement.
Les connecteurs de type Zapier
Les plateformes d’automatisation génériques savent faire passer un e-mail dans Odoo, mais elles butent sur le plus dur — comprendre une pièce jointe non structurée dans une mise en page et une langue inconnues, faire correspondre des descriptions de produits en texte libre aux codes articles réels de votre Odoo, et savoir si le document est une commande ou une demande de devis. Elles ajoutent en outre une couche de middleware entre votre boîte aux lettres et votre ERP.
⚠️ Le vrai besoin
Pour automatiser vraiment les commandes reçues par e-mail, un outil doit gérer tous les formats, toutes les mises en page, toutes les langues — sans aucun modèle, distinguer une demande de devis d’une commande, rapprocher les lignes de votre catalogue Odoo et écrire un enregistrement correct avec une piste d’audit complète. C’est exactement ce pour quoi Mail2ERP a été conçu.
⚙️ La voie automatisée : configurez Mail2ERP pour Odoo en 5 minutes
L’e-mail du client arrive
Mail2ERP extrait & valide
La commande est créée dans Odoo
L’e-mail est classé dans TRAITE
Voici la configuration complète, du début à la fin :
- Étape 1 — Démarrez votre mois Discovery gratuit : connectez-vous sur bots4.me/bots, cliquez sur Démarrer le mois Discovery gratuit sur la carte Mail2ERP et acceptez une fois les Conditions — aucune carte bancaire requise.
- Étape 2 — Connectez votre messagerie : utilisez Secure Quick Connect. Gmail/Google Workspace et Office 365 se connectent via OAuth géré en deux clics ; Yahoo et tout autre fournisseur fonctionnent en IMAP avec un mot de passe d’application. Aucun middleware ne s’intercale entre votre boîte aux lettres et le bot.
- Étape 3 — Connectez Odoo : installez le module gratuit BOTS4.me Connect (compatible Odoo 13–19). Sur Odoo.sh et en on-premise, vous obtenez le connecteur Python complet, installé une fois et connecté en un clic. Odoo Online interdit le Python personnalisé : vous y créez donc une clé API dans Paramètres → Utilisateurs et sociétés → Utilisateurs → votre utilisateur → Sécurité du compte et la collez sur bots4.me sous Paramètres → Mail2ERP → Access Manager → Ajouter une destination → ERP → Odoo. Odoo Online nécessite la formule Custom d’Odoo pour l’accès API.
- Étape 4 — Commencez en DEMO : Mail2ERP traite vos vrais e-mails et vous envoie exactement ce qu’il importerait — mais n’écrit rien dans Odoo. Lorsque les rapports DEMO sont justes, réglez Mode sur LIVE dans l’onglet Contrôle — l’option se débloque après le premier e-mail de rapport DEMO.
- Étape 5 — Élargissez progressivement le niveau d’accès : passez de la messagerie seule à l’accès en lecture d’Odoo (rapprochement avec vos vrais clients et produits), puis aux écritures en production — uniquement lorsque vous êtes en confiance.
- Étape 6 — Apprenez-lui vos exceptions : faites glisser des e-mails dans les dossiers
_Mail2ERP/DEVIS,_Mail2ERP/COMMANDESou_Mail2ERP/NE_PAS_IMPORTERde votre boîte aux lettres. Un seul déplacement apprend au bot comment traiter à l’avenir les envois de cet expéditeur.
🧭 Essayez-le pendant votre mois Discovery gratuit
Votre premier mois de Mail2ERP est un mois Discovery gratuit : le volume d’utilisation de la formule Personal, avec Séparer les externes, Correspondance intelligente multi-codes et Détection des RFQ débloqués à l’essai, sans carte bancaire. Voici comment passer de zéro à votre première commande importée au cours de ce mois.
Jour 1 — Démarrer et connecter
- Connectez-vous sur bots4.me/bots, cliquez sur Démarrer le mois Discovery gratuit sur la carte Mail2ERP et acceptez une fois les Conditions — aucune carte bancaire requise.
- Ouvrez Paramètres (roue dentée) → Mail2ERP → Access Manager → Ajouter une source pour connecter votre boîte aux lettres. Gmail et Microsoft 365 utilisent Secure Quick Connect ; les autres fournisseurs se connectent via IMAP avec un mot de passe d’application — voir Comment se connecter.
- Ou ne connectez aucune boîte aux lettres : cliquez sur Ajouter une source et ajoutez la BOTS4.me Mailbox (un clic, sans mot de passe), puis transférez les e-mails de commande à mail2erp@bots4.me depuis l’adresse e-mail de votre compte. D’autres expéditeurs peuvent être autorisés sous Nous transférer – accepter le courriel de dans l’onglet Contrôle.
- Connectez Odoo : dans le même Access Manager, cliquez sur Ajouter une destination → ERP → Odoo, ou installez le module gratuit BOTS4.me Connect dans Odoo et appuyez sur Connecter. Sur Odoo Online, vous collez une clé API à la place.
- Odoo Online nécessite la formule Custom d’Odoo pour l’accès API.
- Avec une clé API, accordez à cet utilisateur Odoo les droits Ventes (Administrateur), Création de contacts et Achats (Utilisateur).
Jour 1 — Vérifiez l’onglet Contrôle
- Mode : Mail2ERP démarre en DEMO. Pour chaque commande ou demande qu’il lit, il vous envoie par e-mail ce qu’il importerait, et rien n’est écrit dans Odoo. En LIVE, il crée de vrais devis et bons de commande.
- Heures de fonctionnement et week-ends : Mail2ERP ne s’exécute que pendant ces heures, qui correspondent au départ aux heures de bureau en semaine. Élargissez-les et activez les Week-ends si les commandes du soir et du week-end doivent aussi être importées.
- Mode IA : le mois Discovery comprend l’IA essentielle. Avec le Mode IA sur Désactivé, les codes produits, quantités et prix sont lus uniquement par des règles et rien n’est envoyé à un fournisseur d’IA.
- Fonctions Mail2ERP : tous les formats de fichiers, Rapports par e-mail et Journal dans votre boîte mail sont déjà activés.
- Les interrupteurs portant une étiquette Discovery dans l’onglet Contrôle sont inclus dans votre mois gratuit et démarrent désactivés — activez ceux que vous voulez essayer.
- Pour Mail2ERP, il s’agit de Séparer les externes (les expéditeurs inconnus vont dans _Mail2ERP/EXTERNE au lieu de rester dans votre INBOX), des quatre interrupteurs de Correspondance intelligente multi-codes (Codes fournisseur, Codes-barres, Référence fabricant, Références client) et de Détection des RFQ (transforme en commande une réponse qui cite votre numéro de devis).
Jour 1 — Envoyez une commande test
Mail2ERP n’importe que les e-mails d’expéditeurs qui sont des clients dans Odoo, et il trouve les produits grâce aux codes de votre catalogue. Pour votre premier test, envoyez une commande depuis une adresse e-mail appartenant à un contact client dans Odoo et listez deux ou trois codes produits (la Référence interne dans Odoo) avec leurs quantités — dans le texte de l’e-mail ou en pièce jointe PDF ou Excel. Après l’exécution suivante, le rapport DEMO arrive, et la décision apparaît dans l’onglet Journaux et dans le dossier _Mail2ERP/LOGS de votre boîte aux lettres.
Semaine 1 — Entraînez-le, puis passez en LIVE
- Jetez un œil à votre INBOX quelques fois par jour : les e-mails que Mail2ERP n’a pas pu importer y restent, non lus ; ceux qui ont été importés passent dans _Mail2ERP/TRAITE. La ligne de journal vous en donne la raison, par exemple un expéditeur qui n’est pas client dans Odoo ou aucun code produit trouvé.
- Corrigez avec les dossiers : faites glisser un e-mail dans _Mail2ERP/DEVIS ou _Mail2ERP/COMMANDES pour le retraiter comme devis ou comme commande, dans _Mail2ERP/NE_PAS_IMPORTER pour ignorer ce type d’e-mail à l’avenir, ou dans _Mail2ERP/FOURNISSEUR pour qu’un expéditeur, comme un fournisseur, ne soit plus jamais importé. Les noms des dossiers suivent la langue de votre application.
- Lorsque les rapports DEMO sont justes, réglez Mode sur LIVE dans l’onglet Contrôle — l’option se débloque après le premier e-mail de rapport DEMO.
📅 À la fin du mois Discovery
À la fin du mois, Mail2ERP continue de lui-même avec la formule gratuite et un petit quota mensuel : une fois celui-ci épuisé, les nouveaux éléments attendent le mois suivant ou que vous choisissiez une formule, et un élément déjà commencé est toujours terminé. Choisissez une formule pour conserver toutes les fonctions — consultez le tableau des formules sur la page produit Mail2ERP.
La formule gratuite lit le texte des e-mails, les PDF, CSV et HTML ; les PDF numérisés, les images, Excel, Word et les interrupteurs Discovery nécessitent une formule payante. Rien de ce que vous avez importé n’est annulé.
📅 À quoi ressemble le fonctionnement au quotidien
Une fois en production, Mail2ERP traite le nouveau courrier selon le planning choisi, à l’intérieur des heures de fonctionnement que vous définissez. Il lit PDF, Excel, Word, CSV, HTML, images, ainsi que documents numérisés ou commandes photographiées via OCR — dans n’importe quelle langue ou écriture, sans modèles. Chaque e-mail est classé comme demande de prix ou comme commande, apparié avec votre catalogue Odoo (à partir de la formule Family, également par codes-barres, références fabricant et références client — Correspondance intelligente multi-codes) et écrit dans Odoo avec une piste d’audit complète.
- Les imports réussis sont classés dans un dossier TRAITE — le devis ou la commande client attend déjà dans Odoo.
- Tout ce qui est ambigu reste dans votre INBOX, non lu, pour que rien ne disparaisse jamais de votre vue. Corrigez la cause (par exemple, ajoutez le produit manquant dans Odoo) et faites glisser l’e-mail dans _Mail2ERP/DEVIS ou _Mail2ERP/COMMANDES — il est retraité à l’exécution suivante.
- La détection des doublons évite la double saisie lorsqu’un client écrit à deux adresses ou transfère deux fois la même commande.
- Rapports et journaux : Rapports par e-mail vous envoie un court rapport pour chaque document importé dans Odoo, l’onglet Journaux du tableau de bord montre chaque décision prise par le bot, et les mêmes lignes apparaissent dans le dossier _Mail2ERP/LOGS de votre boîte aux lettres. Chaque fonction s’active individuellement, le Mode IA va de Désactivé jusqu’au niveau inclus dans votre formule, et Alimentation du bot coupe tout instantanément.
La plateforme est hébergée dans l’UE et conçue pour le RGPD, propose la 2FA et fournit ses rapports, journaux et dossiers de boîte aux lettres en 31 langues. Une seule connexion sert toutes les applications BOTS4.me qui fonctionnent avec Odoo : ajouter plus tard l’exécution des commandes ou l’automatisation des paiements ne demande donc aucun nouveau travail d’intégration.
🌍 Fonctionne aussi au-delà d’Odoo
Ce guide vise Odoo, mais Mail2ERP fonctionne aussi sur ERPNext 15 et 16, Zoho (Books / Inventory), Dolibarr 23 et versions ultérieures, Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero et SAP Business One. Tout autre ERP doté d’une API — SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 Finance / Sales, Oracle NetSuite et d’autres — est connecté sur demande. Si le vôtre manque à l’appel, contactez-nous.
❓ Questions fréquentes
Odoo peut-il importer automatiquement les commandes contenues dans les pièces jointes des e-mails ?
Pas nativement. La passerelle e-mail intégrée à Odoo sait créer un enregistrement à partir d’un e-mail entrant, mais elle ne lit pas les pièces jointes PDF ou Excel — les lignes de commande doivent encore être saisies à la main. Mail2ERP ajoute cette couche manquante : il extrait les lignes, les quantités et les références de n’importe quelle pièce jointe et crée automatiquement le devis ou la commande client complets dans Odoo.
Mail2ERP fonctionne-t-il avec Odoo Online (SaaS), ou seulement avec Odoo.sh et l’on-premise ?
Les trois types d’hébergement fonctionnent : Odoo 13 à 19 en on-premise, et les versions actuelles qu’utilisent Odoo.sh et Odoo Online. Les installations Odoo.sh et on-premise utilisent le connecteur Python complet du module gratuit BOTS4.me Connect, installé une fois et connecté en un clic. Odoo Online interdit le Python personnalisé : vous vous connectez donc avec une clé API — vous la créez dans Paramètres → Utilisateurs et sociétés → Utilisateurs → votre utilisateur → Sécurité du compte et la collez sur bots4.me. Odoo Online nécessite la formule Custom d’Odoo pour l’accès API. Dans tous les cas, une seule connexion sert toutes les applications BOTS4.me qui fonctionnent avec Odoo.
Peut-il lire des bons de commande numérisés ou photographiés ?
Les commandes numérisées et photographiées, oui : Mail2ERP lit les PDF numérisés, les photos et les documents sous forme d’image grâce à l’OCR, dans toutes les langues, y compris les écritures non latines comme le thaï, l’arabe, le japonais, le chinois, le russe, l’hébreu, le coréen et l’hindi — sans aucun modèle. L’écriture manuscrite n’est pas lue de façon fiable ; avec la formule Enterprise, le niveau d’IA Ultra lit le fichier d’origine avec des modèles dotés de vision et donne les meilleurs résultats sur les documents difficiles.
Comment Mail2ERP distingue-t-il une demande de devis d’un bon de commande ?
La classification par IA analyse le contenu de l’e-mail et de la pièce jointe pour déterminer s’il s’agit d’une demande de devis ou d’une commande ferme, puis crée l’enregistrement correspondant dans Odoo. S’il se trompe un jour pour un expéditeur, faites glisser l’e-mail dans le dossier _Mail2ERP/DEVIS ou _Mail2ERP/COMMANDES — le système retient la correction et l’applique aux e-mails suivants de cet expéditeur.
Qu’arrive-t-il aux e-mails qui ne peuvent pas être entièrement traités ?
Ils restent dans votre INBOX, non lus, pour que rien ne disparaisse en silence. L’onglet Journaux et le dossier _Mail2ERP/LOGS vous indiquent pourquoi l’import s’est arrêté — par exemple un produit absent d’Odoo. Une fois la cause corrigée, faites glisser l’e-mail dans _Mail2ERP/DEVIS ou _Mail2ERP/COMMANDES et il est retraité à l’exécution suivante.
Des commandes en double seront-elles créées si un client envoie deux fois la même commande ?
Non. La détection des doublons de Mail2ERP reconnaît lorsqu’une même commande arrive à plusieurs adresses ou est transférée à nouveau, déplace la copie dans _CORBEILLE/DOUBLONS et importe la commande dans Odoo une seule et unique fois.
Combien de temps prend la mise en place, et ai-je besoin d’un développeur ?
Environ cinq minutes, et aucun développeur n’est nécessaire. La messagerie se connecte via Secure Quick Connect (OAuth) — ou vous transférez simplement les commandes à mail2erp@bots4.me —, Odoo se connecte via le module gratuit BOTS4.me Connect (ou une clé API sur Odoo Online), et vous démarrez en DEMO, où rien n’est écrit dans votre base de données. Le premier mois est un mois Discovery gratuit, sans carte bancaire.
📚 Guides d’automatisation Odoo associés
- Étape suivante après l’import : Comment automatiser la confirmation des commandes, la livraison et la facturation dans Odoo — étiquetez une commande importée AutoERP et AutoERP la confirme, l’expédie et la facture.
- L’image miroir côté achats : Comment importer automatiquement dans Odoo les confirmations de commande de vos fournisseurs — la même idée, appliquée aux e-mails de vos fournisseurs.
- Bouclez la boucle de l’argent : Comment automatiser les relances de paiement dans Odoo — des relances graduées pour les factures issues de ces commandes.
- Détails du connecteur : Comment connecter Odoo à BOTS4.me (Odoo 13–19).
- La vue d’ensemble : Comment automatiser Odoo de bout en bout : de la commande par e-mail à la facture payée.
🔗 Sources et lectures complémentaires
Documentation officielle et normes citées dans ce guide. Les liens externes s’ouvrent dans un nouvel onglet.
Laissez Odoo saisir ses commandes tout seul
Connectez votre boîte aux lettres et Odoo en cinq minutes, regardez Mail2ERP travailler en Mode démo, et ne passez en production que lorsque vous êtes en confiance. Le premier mois est un mois Discovery gratuit, sans carte bancaire.