Automatiser ERPNext depuis les e-mails : commandes, confirmations fournisseurs et paiements

🎯 Là où les entreprises sous ERPNext saisissent encore à la main

ERPNext excelle dans tout ce qui suit l’existence d’un document : règles de prix, réservations de stock, livraisons, factures et grand livre découlent tous d’une commande client ou d’un bon de commande correct. Le point faible est l’étape précédente. La plupart des documents commencent par un e-mail de quelqu’un d’extérieur à votre entreprise, et ERPNext ne peut pas lire ces e-mails à votre place.

• Les commandes clients et demandes de devis arrivent en pièces jointes PDF, Excel ou scannées, chaque client avec sa propre mise en page. Quelqu’un ouvre chaque e-mail et saisit les articles, quantités et références dans un devis ou une commande client.
• Les confirmations de commande des fournisseurs reviennent avec des quantités modifiées, de nouveaux prix ou une date de livraison plus tardive. Quelqu’un les compare ligne par ligne avec votre bon de commande et le met à jour, ou les écarts passent tout simplement inaperçus.
• Les paiements entrants apparaissent sous forme de notifications bancaires ou de fichiers de relevé. Quelqu’un retrouve la bonne facture de vente pour chaque paiement et saisit une écriture de paiement, souvent une ou deux heures par jour.

La plupart du temps, rien de tout cela ne demande de jugement, mais tout demande de la rigueur, car une mauvaise quantité ou un paiement imputé sur la mauvaise facture cause des problèmes des semaines plus tard. C’est exactement le type de travail que reprennent les trois bots ci-dessous.

🤖 Quels bots BOTS4.me fonctionnent avec ERPNext

Toutes les applications ERP de BOTS4.me fonctionnent sur ERPNext 15 et 16. Cette page se concentre sur les trois qui transforment les e-mails en documents ERPNext. Le tableau indique ce que chacune lit et ce qu’elle écrit.

AutoERP (confirmer, expédier et facturer les commandes étiquetées), AutoCASH (relances de paiement), Bill2ERP (factures fournisseurs en brouillons de facture d’achat), AutoSTOCK et AutoPURCHASE fonctionnent aussi sur ERPNext. Une seule connexion ERPNext les sert tous, donc démarrer un autre bot plus tard ne demande aucun nouveau travail d’intégration.

📧 Mail2ERP : des e-mails clients aux devis et commandes client

Mail2ERP lit votre boîte mail commerciale et décide pour chaque e-mail s’il s’agit d’une demande de devis, d’une commande ferme ou d’autre chose. Plusieurs signaux indépendants votent sur cette décision, et une correction manuelle de votre part l’emporte toujours. Il lit ensuite les lignes de produits dans le texte de l’e-mail et dans chaque pièce jointe, sans modèles, et rapproche chaque code de vos articles ERPNext.

Ce qu’il crée dans ERPNext

• Demande → devis brouillon. Votre équipe commerciale le vérifie, l’ajuste et l’envoie comme d’habitude.
• Commande ferme → commande client, validée. Mail2ERP crée d’abord la commande en brouillon puis la valide, afin que la logique de prix et de statut propre à ERPNext s’exécute exactement comme pour une commande saisie par une personne.
• Réponse à votre devis → commande client. Avec Détection des RFQ activée, une réponse du client qui cite l’un de vos numéros de devis et vous demande de donner suite transforme ce devis en commande client validée.
• Fichiers et contexte : les pièces jointes d’origine du client sont jointes au document, et le texte de l’e-mail est ajouté en commentaire, pour que quiconque ouvre le devis ou la commande client voie d’où il provient.
• Pas de double saisie : lorsque l’utilisateur d’intégration peut ajouter des champs personnalisés, Mail2ERP marque chaque document qu’il crée avec l’e-mail source, de sorte que la même commande transférée deux fois ou envoyée à deux adresses n’est créée qu’une fois.

Ce qu’il ne fait jamais

Mail2ERP ne crée jamais de client ni d’article dans ERPNext. L’expéditeur doit appartenir à un client existant, et chaque ligne doit correspondre à un article de votre catalogue. Une ligne dont la quantité ne peut pas être lue avec certitude est ignorée plutôt que devinée, et vous recevez un e-mail vous demandant de l’ajouter à la main. Avec la Correspondance intelligente multi-codes, les lignes peuvent aussi être rapprochées par codes fournisseur, codes-barres, références fabricant et codes article propres à vos clients, qu’ERPNext enregistre comme codes article client.

📦 Supplier2ERP : les confirmations reportées sur vos bons de commande

Supplier2ERP est le pendant de Mail2ERP côté achats. Il lit les confirmations et avis de livraison envoyés par vos fournisseurs et reporte ce qu’ils ont confirmé sur le bon de commande ERPNext correspondant.

• Uniquement les expéditeurs que vous lui avez appris. Supplier2ERP lit les e-mails des expéditeurs de votre liste de fournisseurs. Vous ajoutez un fournisseur en déposant l’un de ses e-mails dans le dossier _AutoSPAM/FOURNISSEUR ; tant que la liste est vide, rien n’est filtré.
• Trouver la bonne commande. Lorsque l’e-mail cite votre numéro de bon de commande, ce numéro l’emporte. Sinon, Supplier2ERP compare les codes produit de l’e-mail avec vos bons de commande ouverts pour ce fournisseur. Si deux commandes conviennent aussi bien l’une que l’autre, rien n’est écrit et vous recevez un rapport.
• Contrôles avant toute écriture : les données doivent être plausibles, et le nombre de lignes divergentes, chaque écart de prix et chaque écart de quantité doivent rester dans les limites que vous fixez. Si un contrôle échoue, vous recevez un rapport au lieu d’une mise à jour.
• Comment ERPNext est mis à jour : un bon de commande brouillon est enregistré avec les nouvelles valeurs. Un bon de commande validé est modifié via la fonction Update Items propre à ERPNext, avec la liste complète des lignes, et une date confirmée devient aussi la date de livraison prévue. Les commandes clôturées, terminées et annulées ne sont pas touchées.
• Vos règles restent maîtresses : les mises à jour automatiques des quantités et des prix ont chacune leur propre commutateur. Un fournisseur qui confirme exactement ce que vous avez commandé est journalisé comme confirmé, sans rien à modifier.

Les confirmations traitées sont déplacées vers le dossier _Supplier2ERP/TRAITE de votre boîte mail ; tout ce qui nécessite une personne reste non lu dans votre INBOX.

💶 Pay2ERP : les paiements entrants imputés sur les bonnes factures

Pay2ERP lit les paiements entrants, détermine laquelle de vos factures de vente ouvertes chacun règle et enregistre le paiement dans ERPNext. Il ne traite que l’argent entrant ; les paiements sortants sont ignorés.

D’où viennent les paiements

• E-mails bancaires : les notifications ou relevés que votre banque envoie déjà. Les fichiers structurés comme MT940, MT942, CAMT.053, BAI2 et OFX sont lus écriture par écriture ; les autres e-mails sont lus à partir de leur texte.
• Connexions bancaires et de paiement : par exemple Revolut, Wise, Qonto, Mercury, Stripe, PayPal ou Square.
• Transactions bancaires ERPNext : les transactions entrantes, pas encore rapprochées, des comptes bancaires ERPNext que vous choisissez.

Comment un paiement est rapproché et enregistré

Pay2ERP cherche d’abord une référence de facture et le montant ensemble. Lorsque le paiement ne porte aucune référence exploitable, il recherche le payeur parmi les noms de sociétés qu’il a appris et vérifie quelle combinaison des factures ouvertes de ce client correspond au montant. Chaque rapprochement réussi lui apprend quelque chose, ce qui explique que le deuxième mois demande bien moins d’attention que le premier.

Pour chaque facture payée, il crée et valide une écriture de paiement via le mapping propre à ERPNext, sans jamais payer plus que ce qui reste dû. Lorsque le paiement provient d’une transaction bancaire ERPNext, la transaction est rapprochée avec ces écritures. Les paiements qu’il ne peut pas rapprocher sont listés dans un e-mail séparé avec le message d’origine en pièce jointe, afin de pouvoir être enregistrés à la main.

⚙️ Configuration pas à pas pour ERPNext

• Étape 1 — Démarrez votre mois Discovery gratuit : connectez-vous sur bots4.me/bots et cliquez sur Démarrer le mois Discovery gratuit sur la carte du bot souhaité, par exemple Mail2ERP. Aucune carte n’est nécessaire.
• Étape 2 — Créez un utilisateur d’intégration dans ERPNext : dans Utilisateurs, créez un utilisateur tel que “BOTS4.me Integration” avec les rôles Sales User, Purchase User, Stock User, Accounts User, Sales Master Manager et Purchase Master Manager. Sans les deux rôles Master Manager, ERPNext masque les prix à l’API.
• Étape 3 — Générez la clé API et le secret : ouvrez l’utilisateur, allez dans l’onglet Settings → API Access → Generate Keys. Copiez le secret API, affiché une seule fois, et la clé API.
• Étape 4 — Connectez ERPNext sur bots4.me : dans Paramètres → le bot → Access Manager → Ajouter une destination → ERP → ERPNext, saisissez l’URL de votre site ERPNext, la clé API et le secret API. La procédure complète se trouve dans Établir la connexion.
• Étape 5 — Connectez votre boîte mail : Gmail et Microsoft 365 se connectent avec Secure Quick Connect ; les autres fournisseurs en IMAP avec un mot de passe d’application. Pour Mail2ERP et Supplier2ERP, vous pouvez aussi ne connecter aucune boîte : ajoutez la boîte mail BOTS4.me comme source et transférez-y les e-mails.
• Étape 6 — Lisez les rapports Demo, puis passez en LIVE : chaque bot démarre en Mode démo et vous envoie par e-mail ce qu’il aurait écrit. Lorsque les rapports sont justes, réglez Mode sur LIVE dans l’onglet Contrôle.

🧪 Mode démo et e-mails que les bots ne peuvent pas traiter

Chaque bot démarre en Mode démo. Il lit vos vrais e-mails et vos vraies données ERPNext et vous envoie par e-mail un rapport de ce qu’il aurait exactement créé ou modifié, mais n’écrit rien. LIVE se débloque après le premier rapport Demo. Vous pouvez voir le fonctionnement général sur la page Mode démo, ou parcourir d’abord la démo en direct du tableau de bord avec des données d’exemple.

Ce qui arrive aux e-mails peu clairs

• Rien ne disparaît : un e-mail qu’un bot n’a pas pu traiter reste non lu dans votre INBOX. Les e-mails importés sont déplacés vers le dossier TRAITE du bot.
• Chaque décision est journalisée dans l’onglet Journaux du tableau de bord et dans le dossier LOGS de votre boîte mail, avec la raison, par exemple un expéditeur qui n’est pas client dans ERPNext ou un code article qui n’existe pas. Voir le guide du dossier LOGS.
• Corrigez Mail2ERP avec les dossiers : faites glisser un e-mail dans _Mail2ERP/DEVIS ou _Mail2ERP/COMMANDES pour le retraiter comme devis ou comme commande, ou dans _Mail2ERP/IGNORER pour ignorer ce type d’e-mail à l’avenir. La correction est mémorisée pour cet expéditeur.
• Les paiements non rapprochés vous sont envoyés par e-mail avec le message bancaire d’origine, et les confirmations fournisseurs hors de vos limites restent dans l’INBOX jusqu’à ce que quelqu’un les examine.

📅 Le mois Discovery gratuit et la formule gratuite

Le premier mois de chaque bot est un mois Discovery gratuit, sans carte bancaire. Les commutateurs marqués Discovery dans l’onglet Contrôle sont inclus ce mois-là et démarrent désactivés, pour que vous décidiez quoi essayer.

📚 À lire aussi

• Produits : Mail2ERP, Supplier2ERP et Pay2ERP.
• Guides : Guide Mail2ERP, Guide Supplier2ERP, Guide Pay2ERP et Établir la connexion.
• Un autre ERP open source : Automatiser Dolibarr : commandes par e-mail, facturation et relances de paiement.
• Comparer les approches : Parseur, Docparser ou Nanonets face à Mail2ERP pour la saisie des commandes dans l’ERP.
• Autres ERP : Business Central, SAP Business One, Zoho Inventory et Zoho Books et Odoo.
• Contexte : Comprendre les systèmes ERP et CRM et les vrais chiffres de l’étude de cas IMP Kontakt.