Comment importer les commandes reçues par e-mail dans Zoho Inventory et Zoho Books

🎯 « Les commandes arrivent par e-mail, Zoho attend que nous les saisissions »

Zoho Inventory excelle dans ce qui se passe une fois la commande client créée : colis, expéditions, stock par entrepôt. L’étape précédente reste manuelle pour la plupart des équipes :

• Chaque commande a une nouvelle mise en page : un PDF issu de l’ERP d’un client, un tableur d’un autre, quelques SKU tapés dans un e-mail d’un troisième.
• Les codes ne correspondent pas : les clients écrivent un code-barres ou une référence fabricant, et quelqu’un recherche votre SKU.
• Commandes et demandes de prix mélangées : chaque e-mail doit d’abord être classé en « commande client » ou en « devis ».
• La préparation attend la saisie : tant que la commande client n’existe pas, l’entrepôt ne peut pas préparer les colis, donc une boîte de réception lente signifie des expéditions plus lentes.

À des volumes plus élevés, cela devient un poste à part entière. Un client de Mail2ERP, IMP Kontakt, traite chaque mois des milliers de commandes et de demandes de devis reçues par e-mail sans les ressaisir.

🔍 Ce que les utilisateurs de Zoho essaient généralement en premier

Saisir la commande client à la main

Fiable à faible volume, un goulot d’étranglement à fort volume — et ce goulot se trouve juste devant votre entrepôt.

Imports de tableurs

Un import de tableur fonctionne lorsque les données forment déjà un tableau propre. Les bons de commande de vos clients n’en sont pas, quelqu’un doit donc encore convertir chaque commande au préalable.

Outils de workflow et d’extraction

Les recettes d’automatisation peuvent créer une commande client à partir de données propres, et les outils d’extraction peuvent tirer des champs d’une mise en page connue. Rapprocher vos SKU, choisir le bon client et décider entre devis et commande client restent votre travail. Nous comparons ces outils dans Parseur, Docparser ou Nanonets face à Mail2ERP.

⚙️ Comment Mail2ERP fonctionne avec Zoho Books et Zoho Inventory

Une organisation, deux applications

Zoho Books et Zoho Inventory partagent une même organisation. Mail2ERP écrit les commandes client et les devis via Zoho Books, de sorte qu’ils apparaissent au même moment dans Zoho Inventory. Zoho Inventory est utilisé là où Books n’a rien à offrir : colis, expéditions et stock par emplacement — c’est là qu’AutoERP prend le relais si vous l’utilisez.

Quel document il crée

• Une commande ferme devient une commande client, que Mail2ERP confirme ensuite (ouvre), afin qu’elle soit prête à être préparée.
• Une demande de prix devient un brouillon de devis.
• Pas de commandes client dans votre formule ? Les commandes client nécessitent Zoho Books Professional ou supérieur, ou Zoho Inventory. Sans cela, Mail2ERP enregistre les commandes des clients comme devis et l’indique sur le document.

Clients et articles

• Client : l’adresse e-mail de l’expéditeur doit appartenir à un client dans Zoho ou à l’une de ses personnes de contact ; cette personne de contact est indiquée sur le document. Mail2ERP ne crée jamais de clients.
• SKU : les codes produit de l’e-mail sont rapprochés des SKU de vos articles.
• Codes-barres : avec le commutateur Codes-barres activé, l’UPC, l’EAN et l’ISBN de l’article sont aussi comparés.
• Références : avec le commutateur Référence fabricant activé, la référence de l’article est comparée.
• Zoho ne tient sur les articles ni références par fournisseur ni références client, ces deux commutateurs n’ont donc rien à rapprocher dans Zoho.

Prix et taxes issus de Zoho

Chaque ligne reçoit le prix que Zoho accorde à ce client : le tarif de la liste de prix du client, sinon le tarif de l’article. Zoho applique lui-même la taxe par défaut de l’article. Le prix de l’e-mail n’est utilisé que si Zoho n’a pas de prix pour l’article.

Ce qui figure aussi sur le document

• Reference# : le numéro de commande du client.
• Date d’expédition sur les commandes client, à partir de la date de livraison souhaitée ; sur les devis, la date souhaitée est notée dans un commentaire.
• Adresse de livraison : l’adresse du client choisie pour la livraison lorsque l’e-mail en indique une.
• Notes et fichiers : un message du client va dans les notes ; le texte de l’e-mail est ajouté en commentaire ; les fichiers d’origine sont joints. Si le téléversement de toutes les pièces jointes échoue, le brouillon est à nouveau supprimé plutôt que laissé à moitié fait.

Du devis à la commande client, et doublons

Avec Détection des RFQ activée, une réponse qui cite votre numéro de devis et le commande clairement transforme le devis en commande client ouverte avec les mêmes lignes, et le devis est marqué comme accepté. Si le client demande d’autres quantités, le devis complet est commandé et une note destinée à votre équipe est ajoutée. Avant de créer quoi que ce soit, Mail2ERP enregistre ce qu’il s’apprête à créer et le recherche après une exécution interrompue, de sorte qu’une seconde commande client n’est jamais créée. Pour plus de sécurité, ajoutez aux devis et aux commandes client un champ personnalisé de type texte nommé BOTS4.me ID, et chaque document créé par Mail2ERP en est marqué.

🛠️ Configuration pas à pas

• Étape 1 — Démarrez votre mois Discovery gratuit : connectez-vous sur bots4.me/bots, cliquez sur Démarrer le mois Discovery gratuit sur la carte Mail2ERP et acceptez les Conditions une fois. Aucune carte n’est nécessaire.
• Étape 2 — Connectez votre boîte mail : Paramètres → Mail2ERP → Access Manager → Ajouter une source. Gmail, Microsoft 365 et Zoho Mail utilisent Secure Quick Connect ; les autres fournisseurs se connectent en IMAP. Voir Établir la connexion. Ou transférez les commandes à mail2erp@bots4.me sans connecter de boîte mail.
• Étape 3 — Connectez Zoho : Ajouter une destination → la tuile Zoho Books / Inventory → Connecter Zoho. Connectez-vous, cliquez sur Accept, et BOTS4.me trouve tout seul votre centre de données et votre organisation. Si votre identifiant donne accès à plusieurs organisations, choisissez-en une sur la carte Zoho et cliquez sur Enregistrer l’organisation.
• Étape 4 — Champ anti-doublon facultatif : ajoutez dans Zoho le champ personnalisé de type texte BOTS4.me ID aux devis et aux commandes client.
• Étape 5 — Fonctionnez en DEMO, puis passez en LIVE : Mail2ERP démarre en Mode démo et vous envoie par e-mail ce qu’il aurait créé. Lorsque les rapports sont justes, réglez Mode sur LIVE dans l’onglet Contrôle.

Tous les centres de données Zoho fonctionnent (.com, .eu, .in et les autres). Zoho limite les appels d’API par organisation et par jour ; BOTS4.me partage cette limite avec vos autres intégrations Zoho et, lorsqu’elle est atteinte, se met en pause jusqu’à ce que Zoho autorise à nouveau les appels.

🧭 Votre première semaine pendant le mois Discovery

• Mode : DEMO lit vos e-mails et vos données Zoho et n’écrit rien ; LIVE devient disponible après le premier e-mail de rapport DEMO.
• Heures de fonctionnement et week-ends : Mail2ERP fonctionne pendant ces heures, au départ les heures de bureau en semaine.
• Commutateurs Discovery : les commutateurs portant l’étiquette Discovery sont inclus dans votre mois gratuit et démarrent désactivés. Sur Zoho, Codes-barres, Référence fabricant, Détection des RFQ et Séparer les externes sont les plus utiles.
• Commande test : envoyez par e-mail deux ou trois SKU avec des quantités depuis l’adresse d’un client, puis un second e-mail qui ne demande que des prix. Les rapports DEMO montrent une commande client et un devis ; les décisions figurent aussi dans l’onglet Journaux et le dossier _Mail2ERP/LOGS.
• Entraînez-le : faites glisser un e-mail dans _Mail2ERP/DEVIS ou _Mail2ERP/COMMANDES pour le retraiter sous ce type, ou dans _Mail2ERP/IGNORER pour ignorer ce type d’e-mail à l’avenir.

📅 E-mails peu clairs et étapes suivantes

Mail2ERP lit PDF, Excel, Word, CSV, HTML, images et documents scannés avec OCR — dans toutes les langues, sans modèles.

• Importé : l’e-mail est déplacé vers _Mail2ERP/TRAITE et la commande client est ouverte dans Zoho, prête à être préparée.
• Peu clair : l’e-mail reste dans votre INBOX, non lu, avec la raison dans le journal — par exemple un expéditeur qui n’est pas client ou un code qui ne correspond à aucun article. Corrigez dans Zoho et faites glisser l’e-mail dans _Mail2ERP/DEVIS ou _Mail2ERP/COMMANDES pour le retraiter.
• Les quantités incertaines sont ignorées, jamais devinées, et il vous est demandé de les ajouter à la main.
• Préparation et facturation : choisissez une option de l’étiquette de reporting BOTS4.me (Full ou Partial) sur une commande client, et AutoERP crée le colis et l’expédition dans Zoho Inventory ainsi que la facture, et Zoho envoie un e-mail à votre client. Les livraisons AutoERP nécessitent Zoho Inventory dans la même organisation, et les étiquettes de reporting nécessitent Zoho Books Standard ou supérieur.

La plateforme est hébergée dans l’UE, conçue pour le RGPD et propose la 2FA ; rapports, journaux et dossiers de boîte mail existent en 31 langues.

📚 À lire aussi

• Fonctions et formules : page produit Mail2ERP et le guide Mail2ERP.
• Préparation, expédition et facturation : le guide AutoERP.
• Systèmes purement comptables : devis QuickBooks Online à partir d’e-mails et devis Xero à partir d’e-mails.
• Comparer les options : Parseur, Docparser ou Nanonets face à Mail2ERP.
• Garder un stock exact : le guide AutoSTOCK.

🔗 Sources et lectures complémentaires

Documentation officielle citée dans ce guide. Les liens externes s’ouvrent dans un nouvel onglet.

• Zoho Inventory Help — Packages
• Zoho Inventory Help — Shipments