Transformer automatiquement les commandes reçues par e-mail en devis Xero
Commandes et demandes de prix arrivent par e-mail — le brouillon de devis attend déjà dans Xero
Xero propose des devis et des factures mais pas de commandes client, la commande envoyée par e-mail par un client devient donc généralement un devis que quelqu’un saisit à la main. Ce guide montre comment Mail2ERP se charge de cette saisie : il lit l’e-mail et sa pièce jointe, trouve le contact et vos articles de stock dans Xero, et crée un brouillon de devis — intitulé « Customer order » s’il s’agit d’une commande ferme — que vous vérifiez et marquez comme Accepted. Vous démarrez en Mode démo, et le premier mois est un mois Discovery gratuit.
🎯 « Chaque e-mail de commande devient un devis que je saisis moi-même »
Petits grossistes, fournisseurs professionnels et fabricants sous Xero décrivent la même routine. La commande arrive en PDF ou en tableur, ou en quelques lignes dans l’e-mail. Avant que Xero puisse faire quoi que ce soit, quelqu’un doit construire le devis : trouver le contact, ajouter chaque article, saisir les quantités, ajouter la référence du client.
- Cela prend du temps chaque jour : une commande de dix lignes représente plusieurs minutes de saisie attentive, et le travail augmente avec chaque nouveau client.
- Les erreurs se propagent : un mauvais code article sur le devis devient une facture erronée une fois le devis accepté.
- Commandes et demandes de prix se ressemblent : les deux finissent en devis, et on perd facilement de vue lesquels sont de vraies commandes.
- Les devis tardifs font perdre des affaires : une demande de prix traitée demain part souvent chez le fournisseur qui a répondu aujourd’hui.
🔍 Ce que les utilisateurs de Xero essaient généralement en premier
Copier un devis précédent
Xero permet de copier un devis antérieur, ce qui aide lorsqu’un client recommande les mêmes choses. Cela n’aide pas pour une nouvelle commande dont les lignes sont dans une pièce jointe PDF — celles-ci doivent toujours être lues et saisies.
Recettes d’automatisation et outils d’extraction
Les outils de workflow peuvent créer un devis à partir de données structurées, et les outils d’extraction de documents peuvent tirer des champs d’une mise en page connue. Entre les deux se trouve la partie difficile : comprendre une mise en page inconnue, rapprocher vos codes article et contacts Xero, et distinguer une commande d’une demande de prix. Nous examinons ce manque dans Parseur, Docparser ou Nanonets face à Mail2ERP.
⚠️ Ce dont la tâche a vraiment besoin
Lire n’importe quelle mise en page sans modèles, trouver le contact et les codes article dans Xero, utiliser vos prix et taux de taxe Xero, marquer les devis qui sont de vraies commandes — et vous laisser les accepter.
⚙️ Comment Mail2ERP fonctionne avec Xero
L’e-mail du client arrive
Mail2ERP lit et rapproche
Brouillon de devis dans Xero
Vous le marquez comme Accepted
Brouillons de devis pour les demandes de prix et les commandes
- Une demande de prix devient un brouillon de devis.
- Une commande ferme devient un brouillon de devis intitulé Customer order avec une note d’historique « Customer order (BOTS4.me Mail2ERP) ». Mail2ERP ne l’accepte jamais : vous le vérifiez et le marquez comme Accepted dans Xero.
Ce qui figure sur le devis
- Contact : l’adresse e-mail de l’expéditeur doit appartenir à un contact client dans Xero ou à l’une de ses personnes de contact. Mail2ERP ne crée jamais de contacts.
- Articles : les codes de l’e-mail sont rapprochés du Code de vos articles Xero ; les articles sans code ne peuvent pas être rapprochés. Les articles Xero ne comportent ni codes-barres, ni codes fournisseur, ni codes client, ceux-ci ne sont donc pas utilisés. Mail2ERP ne crée jamais d’articles.
- Prix et taxe : chaque ligne reprend le prix de vente unitaire de l’article, avec un taux de taxe sur chaque ligne. Le prix de l’e-mail n’est utilisé que si un article n’a pas de prix de vente. Les listes de prix spécifiques aux clients ne sont pas disponibles via l’API de Xero.
- Référence : le numéro de commande du client va dans le champ Reference du devis.
- Notes : un message du client devient le résumé du devis, imprimé sur le devis. Le texte de l’e-mail et la date de livraison souhaitée vont dans les notes d’historique du devis, qui sont internes. Les fichiers d’origine sont joints au devis.
- Adresse : les devis Xero reprennent l’adresse du contact.
Pourquoi le devis reste un brouillon
Un brouillon de devis n’est envoyé à personne. C’est voulu : la commande a été lue par un logiciel, et vous devez la voir avant votre client. Ouvrez une ou deux fois par jour les brouillons intitulés Customer order, comparez les lignes avec l’original joint et marquez le devis comme Accepted. Les demandes de prix restent elles aussi des brouillons, pour que vous puissiez ajuster un prix ou ajouter une note avant d’envoyer le devis au client depuis Xero.
Lorsque le client commande sur la base de votre devis
Avec Détection des RFQ activée, une réponse qui cite votre numéro de devis et le commande clairement marque ce devis comme commande client. Tant que le devis est encore en brouillon ou envoyé, les modifications de quantité que le client indique pour certaines lignes sont appliquées ; sinon, le devis complet est commandé avec une note. Un devis accepté est figé dans Xero, Mail2ERP y ajoute donc seulement une note d’historique.
E-mails peu clairs et doublons
Un e-mail qui ne peut pas être importé — un expéditeur inconnu, un code sans article correspondant — reste dans votre INBOX, non lu, avec la raison dans le journal. Les quantités qui ne peuvent pas être lues avec certitude sont ignorées, pas devinées, et il vous est demandé de les ajouter. Chaque devis est créé avec une clé d’idempotence, et une exécution interrompue retrouve le devis déjà créé au lieu d’en créer un second ; une copie transférée de la même commande est importée une seule fois.
🛠️ Configuration pas à pas
- Étape 1 — Démarrez votre mois Discovery gratuit : connectez-vous sur bots4.me/bots, cliquez sur Démarrer le mois Discovery gratuit sur la carte Mail2ERP et acceptez les Conditions une fois. Aucune carte n’est nécessaire.
- Étape 2 — Connectez votre boîte mail : Paramètres → Mail2ERP → Access Manager → Ajouter une source. Gmail et Microsoft 365 utilisent Secure Quick Connect ; tout autre fournisseur se connecte en IMAP. Voir Établir la connexion. Ou transférez les commandes à mail2erp@bots4.me sans connecter de boîte mail.
- Étape 3 — Connectez Xero : Ajouter une destination → la tuile Xero → Se connecter avec Xero. Xero demande quelle organisation BOTS4.me peut utiliser ; choisissez-la et cliquez sur Allow access. Si vous en avez connecté plusieurs, choisissez l’organisation sur la carte Xero. Aucun mot de passe ni clé API n’est stocké.
- Étape 4 — Vérifiez vos codes article : assurez-vous que les articles que commandent vos clients ont dans Xero un Code qui correspond à ce qu’ils écrivent.
- Étape 5 — Fonctionnez en DEMO, puis passez en LIVE : Mail2ERP démarre en Mode démo et vous envoie par e-mail le devis qu’il aurait créé. Lorsque les rapports sont justes, réglez Mode sur LIVE dans l’onglet Contrôle.
🧪 Essayez-le sur la Demo Company de Xero
La Demo Company de Xero convient pour essayer BOTS4.me. Xero la réinitialise de temps en temps — reconnectez-vous alors — et n’envoie aucun e-mail depuis celle-ci.
🧭 Votre première semaine pendant le mois Discovery
- Mode : DEMO lit vos e-mails et vos données Xero et n’écrit rien ; LIVE devient disponible après le premier e-mail de rapport DEMO.
- Heures de fonctionnement et week-ends : Mail2ERP fonctionne pendant ces heures, au départ les heures de bureau en semaine.
- Commutateurs Discovery : les commutateurs portant l’étiquette Discovery sont inclus dans votre mois gratuit et démarrent désactivés. Sur Xero, Détection des RFQ et Séparer les externes sont les plus utiles ; les commutateurs de Correspondance intelligente multi-codes n’ont pas de codes sur lesquels travailler dans Xero.
- Commande test : envoyez par e-mail deux ou trois codes article avec des quantités depuis l’adresse d’un contact client, puis un second e-mail qui ne demande que des prix. Les rapports DEMO montrent les deux devis ; les décisions figurent aussi dans l’onglet Journaux et le dossier _Mail2ERP/LOGS.
- Entraînez-le : faites glisser un e-mail dans _Mail2ERP/DEVIS ou _Mail2ERP/COMMANDES pour le retraiter sous ce type, ou dans _Mail2ERP/IGNORER pour ignorer ce type d’e-mail à l’avenir.
📅 À la fin du mois Discovery
À la fin du mois, Mail2ERP continue de lui-même avec la formule gratuite et un petit quota mensuel : une fois celui-ci épuisé, les nouveaux éléments attendent le mois suivant ou que vous choisissiez une formule, et un élément déjà commencé est toujours terminé. Choisissez une formule pour conserver toutes les fonctions — consultez le tableau des formules sur la page produit Mail2ERP.
La formule gratuite lit le texte des e-mails, les PDF, CSV et HTML ; les PDF numérisés, les images, Excel, Word et les interrupteurs Discovery nécessitent une formule payante. Rien de ce que vous avez importé n’est annulé.
🧾 Après votre acceptation : la facturation avec AutoERP
Mail2ERP s’arrête au brouillon de devis. Si la facture doit suivre toute seule, AutoERP ne fait que la facturation sur Xero : il facture chaque devis que vous marquez comme Accepted, dès que chaque article qui y figure est en stock, et BOTS4.me envoie la facture par e-mail à votre client. Seuls les devis acceptés après la première exécution LIVE d’AutoERP sont facturés. Xero n’a ni documents de livraison ni facture d’acompte dans son API, il n’y a donc pas d’étape d’expédition, et les commandes qui exigent un acompte restent à votre charge.
- Au quotidien : les e-mails importés sont déplacés vers _Mail2ERP/TRAITE ; vous vérifiez les brouillons de devis intitulés Customer order et les acceptez.
- Limites d’API : Xero limite les appels d’API par organisation, par minute et par jour. BOTS4.me partage cette limite avec vos autres applications Xero, ralentit lorsque Xero le lui demande et reprend le lendemain lorsque la limite quotidienne est atteinte.
- Plateforme : hébergée dans l’UE, conçue pour le RGPD, 2FA, et rapports, journaux et dossiers de boîte mail en 31 langues.
❓ Questions fréquentes
Xero peut-il créer automatiquement un devis à partir d’une commande reçue par e-mail ?
Pas tout seul. Mail2ERP lit l’e-mail et son PDF ou tableur, rapproche le contact et vos codes article, et crée un brouillon de devis dans Xero — intitulé Customer order s’il s’agit d’une commande ferme.
Mail2ERP envoie-t-il ou accepte-t-il le devis ?
Non. Le devis reste un brouillon. Vous décidez de l’envoyer ou non au client et du moment où vous le marquez comme Accepted.
Pourquoi un devis et non une commande client ?
Xero n’a pas de commandes client. Un brouillon de devis intitulé Customer order est le document le plus proche, et son acceptation dans Xero est votre feu vert pour la facturation.
Quels prix utilise-t-il ?
Le prix de vente unitaire de chaque article Xero, avec un taux de taxe sur chaque ligne. Le prix écrit dans l’e-mail n’est utilisé que si un article n’a pas de prix de vente.
Le numéro de commande de notre client — où va-t-il ?
Dans le champ Reference du devis, pour que vous puissiez le retrouver et que le client le reconnaisse.
Cela consomme-t-il notre limite d’API Xero ?
BOTS4.me se maintient sous la limite par minute de Xero et partage la limite quotidienne avec vos autres applications Xero. Lorsque la limite quotidienne est épuisée, il s’arrête et reprend le lendemain.
Puis-je le tester avant qu’il ne touche à ma vraie organisation ?
Oui. Le Mode démo n’écrit rien dans Xero, et vous pouvez connecter d’abord la Demo Company de Xero.
📚 À lire aussi
- Fonctions et formules : page produit Mail2ERP et le guide Mail2ERP.
- Vous utilisez plutôt QuickBooks ? Transformer les e-mails de commande des clients en devis QuickBooks Online.
- Besoin de stock et de commandes client ? Comment importer les commandes reçues par e-mail dans Zoho Inventory et Zoho Books.
- Comparer les options : Parseur, Docparser ou Nanonets face à Mail2ERP.
- Essayez d’abord le tableau de bord : démo en direct du tableau de bord BOTS4.me.
🔗 Sources et lectures complémentaires
Pages officielles citées dans ce guide. Les liens externes s’ouvrent dans un nouvel onglet.
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