Mail2ERP

📂 _Mail2ERP/DEVIS

Objectif : importer comme demande de devis (devis dans l’ERP)

À utiliser quand : un e-mail a été importé automatiquement comme commande alors qu’il s’agit en réalité d’une demande de devis. Le système apprend ainsi à retenir les habitudes de cet expéditeur.

Résultat : Mail2ERP extrait les détails des produits, les quantités et les informations client, puis crée un devis dans votre système ERP

Destination : passe dans TRAITE en cas de succès ; conservé dans INBOX si une vérification manuelle est nécessaire. Si la nouvelle tentative échoue elle aussi, l’e-mail est transmis à notre administrateur pour analyse.

📂 _Mail2ERP/COMMANDES

Objectif : importer comme commande (commande de vente dans l’ERP)

À utiliser quand : un e-mail a été importé automatiquement comme demande de devis alors qu’il s’agit en réalité d’une commande. Le système apprend ainsi à retenir les habitudes de cet expéditeur.

Résultat : Mail2ERP extrait les détails de la commande, les lignes d’articles et les prix, puis crée une commande de vente dans votre système ERP

Destination : passe dans TRAITE en cas de succès ; conservé dans INBOX si une vérification manuelle est nécessaire. Si la nouvelle tentative échoue elle aussi, l’e-mail est transmis à notre administrateur pour analyse.

📂 _Mail2ERP/NE_PAS_IMPORTER

Objectif : apprendre les modèles d’e-mails à exclure du traitement

À utiliser quand : un expéditeur envoie des e-mails qui ressemblent à des commandes ou à des RFQ mais qui ne doivent pas être traités (newsletters, e-mails promotionnels, notifications automatiques)

Fonctionnement : Mail2ERP analyse le modèle de l’e-mail et apprend à ignorer automatiquement, à l’avenir, les e-mails similaires de cet expéditeur

Important : ceci est différent de _Mail2ERP/FOURNISSEUR (ou _AutoSPAM/FOURNISSEUR), qui bloque le traitement de tous les e-mails d’un expéditeur. NE_PAS_IMPORTER ignore uniquement les e-mails correspondant au modèle appris.

Destination : l’e-mail reste dans INBOX, mais le modèle est appris pour le filtrage futur

🌍 Tout format. Toute mise en page. Toute langue.

E-mails dans toutes les langues — y compris les écritures non latines (thaï, arabe, japonais, chinois, russe, hébreu, coréen, hindi). Tout format de fichier, toute mise en page de document. Chaque PDF peut être différent. Chaque fichier Excel a des colonnes différentes. Mail2ERP s’adapte automatiquement — aucun modèle requis.

Interface de l’application disponible en 31 langues.

Traduction des dossiers : lorsque vous sélectionnez votre langue dans Paramètres sur BOTS4.me/bots → Paramètres → Informations de facturation → Langue de l’application, tous les dossiers Mail2ERP et AutoSPAM sont automatiquement traduits dans votre langue. La langue peut être modifiée une fois par jour.

🏭 _Mail2ERP/FOURNISSEUR (ou _AutoSPAM/FOURNISSEUR) – Exclure complètement l’expéditeur

Objectif : marquer un expéditeur pour que ses e-mails ne soient JAMAIS traités par Mail2ERP

À utiliser quand : vous recevez des e-mails de fournisseurs que vous ne souhaitez pas importer dans l’ERP

Résultat : tous les e-mails suivants de cet expéditeur contournent entièrement le traitement Mail2ERP

Destination : les e-mails arrivent directement dans INBOX, sans aucun traitement vers l’ERP

Fonctionne : toujours (même sans abonnement AutoSPAM)

ℹ️ Comment supprimer le statut FOURNISSEUR

Déplacez n’importe quel e-mail de cet expéditeur vers _AutoSPAM/AUTORISER ou _Mail2ERP/AUTORISER : cela supprime le statut FOURNISSEUR ainsi que les autres décisions AutoSPAM concernant l’expéditeur (spam, VIP, listes personnalisées). Vous pouvez aussi appuyer sur AUTORISER sur la ligne de cet expéditeur dans l’onglet Journaux sur /bots ou dans _Mail2ERP/LOGS.

⚖️ FOURNISSEUR ou NE_PAS_IMPORTER — lequel utiliser ?

⭐ VIP et fonctions avancées (nécessite AutoSPAM)

Lorsque Mail2ERP et AutoSPAM sont tous deux actifs, vous débloquez ces fonctions puissantes :

• Acheminement prioritaire VIP : les clients VIP bénéficient d’un traitement spécial — les importations en échec arrivent dans le dossier _VIP de premier niveau pour une attention immédiate
• Acheminement des non-clients : par défaut, les non-clients restent dans votre INBOX. Activez Séparer les externes dans les paramètres de Mail2ERP pour les acheminer plutôt vers _Mail2ERP/EXTERNE.
• Détection du spam par IA : identifie automatiquement le spam des expéditeurs inconnus avant qu’il n’atteigne Mail2ERP
• Filtrage basé sur la fréquence : bloque les expéditeurs qui envoient trop d’e-mails en trop peu de temps
• Protection contre les faux expéditeurs : détecte et bloque les fausses adresses qui se font passer pour quelqu’un d’autre
• Acheminement intelligent : les clients VIP sont prioritaires à la fois pour la distribution des e-mails et pour le traitement vers l’ERP

Remarque : les fonctions de base (AUTORISER, SPAM, FOURNISSEUR) fonctionnent même sans abonnement AutoSPAM.

🛡️ Pourquoi le pack AutoSPAM + Mail2ERP ?

Mail2ERP inclut un contrôle de base des e-mails : les dossiers manuels AUTORISER, REFUS et SPAM. Ils fonctionnent sans abonnement AutoSPAM.

Pour un filtrage intelligent par IA AVANT que les e-mails n’atteignent votre ERP — avec protection par fréquence, détection des faux expéditeurs, analyse intelligente du texte, analyse des nouveaux expéditeurs et bien plus — nous vous recommandons d’acheter le pack AutoSPAM + Mail2ERP.

⚠️ Sans filtrage intelligent, des e-mails de spam ou de phishing pourraient se retrouver sous forme d’entrées erronées dans votre système ERP.

🎯 Autres dossiers AutoSPAM qui fonctionnent avec Mail2ERP

Ces dossiers AutoSPAM contrôlent la distribution des e-mails avant le traitement par Mail2ERP :

• _AutoSPAM/AUTORISER ou _Mail2ERP/AUTORISER : approuver l’expéditeur et réinitialiser toutes les décisions précédentes (VIP, FOURNISSEUR, listes personnalisées). Les e-mails vont dans INBOX et peuvent être traités par Mail2ERP
• _AutoSPAM/REFUS : marquer comme expéditeur inconnu – les e-mails arrivent dans le dossier REFUSES pour vérification
• _AutoSPAM/SPAM : bloquer l’expéditeur définitivement – les e-mails arrivent directement dans _CORBEILLE/SPAM et ne sont jamais traités
• _AutoSPAM/VIP : (nécessite AutoSPAM) marquer comme VIP — bénéficie d’un acheminement prioritaire, tant pour les e-mails que pour le traitement vers l’ERP
• Retirer le statut VIP : déplacez n’importe quel e-mail de cet expéditeur vers _AutoSPAM/AUTORISER ou _Mail2ERP/AUTORISER. Cela réinitialise toutes les décisions précédentes (VIP, FOURNISSEUR, listes personnalisées).

✅ TRAITE

Contient : les e-mails importés avec succès

Signification : Mail2ERP a extrait toutes les données avec succès et créé les entrées dans l’ERP

Action requise : aucune – ces e-mails sont entièrement traités. Vérifiez-les de temps en temps pour vous assurer de leur exactitude.

📥 INBOX (conservés pour vérification)

Contient : les e-mails de clients connus que Mail2ERP n’a pas pu traiter entièrement de façon automatique

Signification : Mail2ERP n’a pas pu extraire toutes les données requises ou a rencontré des ambiguïtés. L’e-mail est volontairement laissé dans votre INBOX pour qu’il reste visible.

Action requise : vérifiez-le dans votre INBOX et complétez l’entrée ERP manuellement, ou faites glisser l’e-mail vers _Mail2ERP/DEVIS ou _Mail2ERP/COMMANDES pour forcer une nouvelle tentative (utile après avoir ajouté à votre ERP le produit ou le contact manquant).

Cache des e-mails ignorés : Mail2ERP retient qu’il a déjà essayé et ne retraite pas le même e-mail à chaque cycle cron — le cache oublie au bout de 14 jours, ou immédiatement lorsque vous faites glisser l’e-mail dans un dossier de nouvelle tentative forcée.

🌐 EXTERNE (facultatif)

Contient : les e-mails d’expéditeurs absents de votre base de données clients — uniquement lorsque Séparer les externes est activé dans les paramètres de Mail2ERP.

Comportement par défaut : désactivé. Les e-mails d’expéditeurs externes restent dans votre INBOX afin que rien ne disparaisse de votre vue.

Action requise : vérifiez-les et décidez s’il s’agit d’un nouveau client ou s’ils doivent être ignorés.

Activez-le dans : Tableau de bord → Mail2ERP → Fonctions → Séparer les externes (disponible à partir de la formule Family).

⭐ _VIP

Contient : les e-mails en échec provenant d’expéditeurs marqués comme VIP (via _AutoSPAM/VIP).

Signification : dossier prioritaire de premier niveau — le courrier VIP contourne la règle de conservation dans INBOX pour que vous le repériez immédiatement.

Nécessite : AutoSPAM avec la liste VIP activée.

📥 INBOX

Contient : les e-mails ordinaires, les expéditeurs approuvés et les e-mails d’expéditeurs marqués comme FOURNISSEUR

Signification : distribution normale des e-mails – ceux-ci contournent le traitement Mail2ERP

Avec AutoSPAM : les e-mails VIP arrivent dans le dossier _VIP pour une attention prioritaire

🎯 Guide de configuration rapide

La configuration de Mail2ERP ne prend que 5 minutes :

• Étape 1 : rendez-vous sur BOTS4.me/bots et connectez-vous
• Étape 2 : allez dans Paramètres → Mail2ERP
• Étape 3 : ajoutez vos comptes de messagerie et choisissez le dossier depuis lequel Mail2ERP doit importer
• Étape 4 : configurez votre connexion ERP (identifiants API)
• Étape 5 : sélectionnez votre langue pour la traduction automatique des dossiers, dans Informations de facturation
• Étape 6 : vérifiez ce qui a été importé – avec le Mode démo activé, rien n’est créé — désactivez le Mode démo lorsque vous êtes prêt à passer en production.

📧 Configuration du compte de messagerie

Comptes pris en charge : Gmail, Outlook, Office 365, Exchange, IMAP/SMTP et tout fournisseur de messagerie

Surveillance des dossiers : par défaut, Mail2ERP surveille votre boîte de réception principale. Vous pouvez le configurer pour qu’il surveille des sous-dossiers précis.

Plusieurs comptes : vous pouvez connecter plusieurs comptes de messagerie et les traiter tous depuis un seul tableau de bord Mail2ERP !

📨 Nous transférer — sans connecter de boîte mail

Vous n’êtes pas du tout obligé de connecter une boîte mail. Dans BOTS4.me/bots → Paramètres → Mail2ERP, cliquez sur Ajouter une source et ajoutez la BOTS4.me Mailbox — un clic, rien à connecter, aucun mot de passe. Transférez ensuite les e-mails à mail2erp@bots4.me. Tant que le Mode démo est activé, vous recevez un aperçu par e-mail ; une fois que vous le désactivez, Mail2ERP crée pour de vrai le devis ou la commande client dans votre ERP. Nous n’avons donc besoin que d’un accès à votre ERP, jamais à votre boîte mail.

Qui peut transférer : réglez-le dans Mail2ERP → Contrôle → Nous transférer – accepter le courriel de. Vide : uniquement l’adresse e-mail de votre compte. Renseigné : exactement les adresses que vous saisissez (jusqu’à 6) — elles remplacent l’adresse de votre compte, ajoutez-la donc aussi si vous transférez vous-même.

Avant d’écrire quoi que ce soit dans votre ERP, nous vérifions que l’e-mail provient bien de votre adresse (DKIM). Si votre fournisseur de messagerie ne signe pas le courrier sortant, vous confirmez l’e-mail une fois, en un clic. Chaque e-mail transféré est supprimé de notre boîte mail juste après traitement — au plus tard après 7 jours s’il n’a pas pu être traité. Utilisez cette option pendant votre évaluation, ou durablement si vous préférez ne jamais partager l’accès à votre boîte mail.

Le même e-mail transféré deux fois n’est traité qu’une seule fois. Lorsque le Mode démo est désactivé, l’expéditeur reçoit par e-mail un court accusé de réception après chaque e-mail transféré : traité, ou non traité et où en voir la raison.

🔧 Intégration ERP — de nombreux ERP pris en charge

Emplacement de la configuration : l’accès à l’ERP se configure sur BOTS4.me/bots → Paramètres → Mail2ERP → Access Manager

ERP pris en charge : Odoo 13–19, ERPNext 15–16, Zoho (Books / Inventory), Dolibarr 23 et versions ultérieures, Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero et SAP Business One. Tout autre ERP doté d’une API — SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 Finance / Sales, Oracle NetSuite et d’autres — est connecté sur demande.

Vous ne voyez pas votre ERP ? Tout ERP doté d’une API est connecté sur demande. Contactez-nous.

🔑 Niveaux d’accès — commencez en toute sécurité, activez progressivement

Nous vous recommandons de commencer par le Niveau 2 (accès à la messagerie uniquement). Ne désactivez le Mode démo que lorsque vous êtes en confiance. Le premier mois est gratuit.

En savoir plus : consultez BOTS4.me/demo pour le guide du Mode démo.

📊 Contrôle et supervision depuis le tableau de bord

Contrôle total : configurez et gérez tout depuis notre tableau de bord intuitif sur BOTS4.me/bots

Supervision en temps réel :

• Statistiques de traitement : suivez le nombre d’e-mails traités chaque jour, chaque semaine et chaque mois
• Suivi d’utilisation : surveillez votre volume de traitement par rapport au quota mensuel inclus dans votre abonnement
• Taux de réussite : consultez les indicateurs de précision et identifiez les points à améliorer
• Bascule IA/sans IA : alternez entre l’extraction avancée par IA et des méthodes de traitement plus simples
• Notifications d’erreur : recevez des alertes lorsqu’un e-mail nécessite une vérification manuelle ou lorsqu’un problème survient

💡 Conseils d’expert

• Commencez petit : débutez uniquement avec les RFQ ou les commandes, puis étendez à d’autres types de documents
• Vérifiez chaque heure les non-lus de l’INBOX : les e-mails en échec restent dans INBOX (non lus) — vérifiez-les et complétez l’entrée ERP manuellement, ou faites-les glisser vers _Mail2ERP/DEVIS / _Mail2ERP/COMMANDES pour forcer une nouvelle tentative
• Utilisez NE_PAS_IMPORTER judicieusement : cela aide l’IA à apprendre CE QU’il ne faut pas traiter et améliore la précision au fil du temps
• Utilisez FOURNISSEUR : cela aide l’IA à apprendre QUI ne doit pas être traité et améliore la précision au fil du temps
• Combinez avec AutoSPAM : obtenez les meilleurs résultats en utilisant les deux produits ensemble, pour une automatisation complète de la messagerie
• Configurez tôt vos VIP : marquez vos clients les plus importants comme VIP afin que leurs e-mails bénéficient d’un traitement prioritaire

📬 Journal dans votre boîte mail

• Où : chaque boîte mail reçoit un dossier LOGS à l’intérieur du dossier propre du bot, par exemple _Mail2ERP/LOGS. Chaque bot garde le sien.
• Quoi : les mêmes lignes que l’onglet Journaux, un message par ligne. Rien n’est envoyé par e-mail — les lignes sont écrites directement dans le dossier.
• Non lu signifie que cela demande votre attention : seules les lignes qui demandent votre décision arrivent non lues. Toutes les autres lignes, avertissements compris, arrivent déjà lues.
• Boutons en un clic : les lignes concernant un e-mail portent les mêmes boutons que le tableau de bord. Un bouton qui classe l’e-mail porte le nom du dossier de destination, par exemple AUTORISER ou SPAM. Un bouton ouvre une courte page de confirmation, sans connexion, et fonctionne pendant 7 jours. Le résultat arrive sous forme de nouvelle ligne, avec un bouton d’annulation lorsqu’il en existe un.
• Décider depuis le journal : une ligne qui attend votre décision affiche aussi les noms des pièces jointes de l’e-mail et ses premières lignes, si bien que vous avez rarement besoin d’ouvrir l’e-mail lui-même.
• Entretien : le dossier conserve les 100 dernières lignes pendant 30 jours au maximum. Le journal complet reste dans votre tableau de bord.
• Sûr par conception : les véritables messages de journal n’existent que dans les dossiers LOGS, jamais dans votre boîte de réception, et la page de confirmation ne demande jamais de mot de passe.
• Interrupteur : Journal dans votre boîte mail, dans la liste des fonctions du bot sous l’onglet Contrôle. Activé par défaut à partir de la formule Personal.

📋 Ce que montre chaque entrée de journal

• Horodatage : quand le traitement a eu lieu
• Adresse de l’expéditeur : qui a envoyé l’e-mail
• Action effectuée : TRAITE, conservé dans INBOX, _VIP ou EXTERNE (si activé)
• Formats de fichier détectés : quels types de pièces jointes ont été trouvés
• Statut de l’importation dans l’ERP : si les données ont bien été écrites dans votre ERP

🔍 Messages de journal courants

• … imported successfully (items: N) — la commande ou la demande a été écrite dans votre ERP
• PROCESSING — l’e-mail est en cours d’analyse et d’extraction
• … left in INBOX — not a registered customer, nothing imported — l’expéditeur n’est pas un client dans votre ERP
• … no product codes found, left for manual review — l’e-mail nécessite votre attention dans votre INBOX
• … was already imported earlier — duplicate create skipped — la même commande a déjà été traitée
• COMPLETED — le cycle de traitement est terminé

⚠️ Que faire en cas d’erreur

• Erreurs de connexion à la messagerie : vérifiez vos identifiants de messagerie sur /bots → Paramètres
• Erreurs de connexion à l’ERP : vérifiez les informations de connexion à votre ERP et l’accès à l’API
• Échecs d’importation : vérifiez que le Mode démo est désactivé (le Mode démo activé empêche toute écriture dans l’ERP)
• Problèmes persistants : contactez l’assistance sur BOTS4.me/contact

Filtrez les journaux par niveau (success, info, warning, error) pour trouver rapidement ce qui nécessite votre attention.

Semaine 1 — mode d’apprentissage

Consultez votre INBOX (non lus) et le dossier _VIP plusieurs fois par jour — les e-mails en échec restent dans INBOX pour vérification. Déplacez les e-mails mal classés vers les bons dossiers Mail2ERP (DEVIS/COMMANDES/NE_PAS_IMPORTER) pour forcer une nouvelle tentative et entraîner le système. Si vous utilisez aussi Supplier2ERP, il dispose de sa propre paire — _Supplier2ERP/A_IMPORTER et _Supplier2ERP/NE_PAS_IMPORTER — pour les confirmations fournisseurs. Marquez les expéditeurs non traitables comme FOURNISSEUR (_Mail2ERP/FOURNISSEUR). Le système apprend de chaque correction.

Semaine 2 et suivantes — mode de maintenance

Le système a appris la plupart des habitudes des expéditeurs. Jetez un œil une fois par jour aux non-lus de l’INBOX, et à _VIP quand vous le souhaitez — la précision s’améliore continuellement à mesure que le système apprend.

🏆 Bonne pratique

Combinez avec AutoSPAM pour filtrer le spam avant qu’il n’atteigne Mail2ERP. Configurez VIP pour vos clients les plus importants — leurs e-mails bénéficient d’un traitement prioritaire.