AutoERP
Guide de l’utilisateur – Confirmation des commandes, livraison et facturation en pilote automatique
✅ La seule chose à faire en premier
AutoERP s’active commande par commande. Il ne touchera jamais une commande de lui-même. Il ne travaille que sur les commandes portant l’une des deux étiquettes que nous créons pour vous dans votre ERP :
| Étiquette sur la commande | Ce qu’AutoERP en fait |
|---|---|
AutoERP |
La commande entière, en une seule fois. Il la confirme, attend que tous les articles soient en stock, crée une seule livraison, puis la facture. Rien ne part tant que la commande ne peut pas être expédiée en totalité. |
AutoERP_partial |
Ligne par ligne. Il expédie ce qui est entièrement en stock maintenant et laisse le reste sur la commande pour une expédition ultérieure. Idéal pour les délais d’approvisionnement longs ou les articles livrés directement par le fournisseur. |
Vous pouvez renommer les deux étiquettes dans l’onglet AutoERP de votre tableau de bord si votre équipe utilise déjà une autre convention. Une commande portant LES DEUX étiquettes est traitée comme une commande complète, jamais deux fois.
🔄 Comment fonctionne AutoERP – schéma du flux
la commande
(+ proforma si prépaiement)
dès que le stock est disponible
après la livraison
+ rapport pour vous
Chaque e-mail destiné au client (confirmation de commande, proforma, bon de livraison, facture, avis de retrait, rappel de paiement) est envoyé par votre propre ERP, avec vos propres modèles, votre propre identité visuelle et dans la langue du client. AutoERP n’écrit jamais à vos clients en son nom propre.
🚀 Comment se connecter
- Connectez votre ERP depuis le tableau de bord, ou installez l’application BOTS4.me depuis la boutique Odoo Apps et cliquez sur Connecter.
- Activez AutoERP. Il démarre en Mode démo — il lit votre ERP et n’écrit rien.
- Étiquetez une commande client avec
AutoERP. - Attendez la prochaine exécution et lisez le rapport d’aperçu qui arrive dans votre boîte de réception.
- Satisfait ? Basculez le Mode de DÉMO à RÉEL dans l’onglet AutoERP. C’est à cet instant qu’AutoERP commence à écrire dans votre ERP.
🧭 Les trois modules
Confirmation des commandes
Transforme les commandes en brouillon et les devis étiquetés en commandes confirmées. Si les conditions de paiement du client exigent un prépaiement, il émet également une facture proforma et l’envoie par e-mail. Disponible dans toutes les formules.
Livraisons
Crée et valide la livraison dans votre ERP dès que le stock est disponible, que la date de livraison est atteinte et que le crédit du client est en règle. Une expédition partielle laisse le reste sur la commande en reliquat.
Facturation
Facture ce qui a réellement été livré — soit une facture par commande, soit une facture groupée par client et par jour, par semaine ou par mois. Il émet également des documents fiscaux pour les acomptes lorsque la marchandise n’est pas encore partie.
Chaque module peut être désactivé indépendamment depuis le tableau de bord. En désactiver un ne bloque jamais les autres — vous pouvez, par exemple, laisser AutoERP confirmer et livrer pendant que votre comptable continue de facturer à la main.
⚙️ Référence des paramètres du tableau de bord
Les commandes auxquelles AutoERP peut toucher
| Paramètre | Par défaut | Ce qu’il fait |
|---|---|---|
| Étiquette : commandes complètes | AutoERP | L’étiquette qui confie une commande entière à AutoERP. |
| Étiquette : commandes ligne par ligne | AutoERP_partial | L’étiquette qui autorise les expéditions partielles d’une commande. |
| Devise des limites ci-dessous | EUR | La devise dans laquelle sont exprimées vos valeurs minimales et vos limites de crédit. Une commande passée dans une autre devise n’est tout simplement pas comparée à ces seuils — nous ne convertissons jamais rien à votre insu. |
Heures de travail
| Paramètre | Par défaut | Ce qu’il fait |
|---|---|---|
| Confirmer les commandes — de / à | 00:00 – 23:59 | Quand les commandes peuvent être confirmées. |
| Créer les livraisons — de / à | 06:00 – 16:00 | En général les horaires de votre entrepôt, pour que rien ne soit préparé une fois que tout le monde est parti. |
| Heure limite pour une expédition le jour même | 14:30 | Les commandes passées après cette heure partent le lendemain. |
| Créer les factures — de / à | 13:00 – 17:00 | Quand les factures peuvent être créées. |
| Ne jamais facturer avant | 13:00 | Une sécurité pour qu’une commande encore en cours de modification le matin ne soit pas facturée trop tôt. |
Règles de livraison
| Paramètre | Par défaut | Ce qu’il fait |
|---|---|---|
| Valeur minimale de livraison | 25 | Ne pas expédier un colis d’une valeur inférieure à ce montant ; attendre d’autres articles. Mettez 0 pour toujours expédier. |
| … mais expédier quand même au bout de | 14 jours | Pour qu’une petite commande n’attende pas indéfiniment. |
| Nombre maximal de livraisons partielles par commande | 10 | Évite qu’une commande ne se transforme en une série de tout petits colis. |
Vous devez absolument faire partir une petite commande précise ? Ajoutez-lui l’étiquette AutoERP_small_ok et le minimum est ignoré pour cette commande.
Règles de facturation
| Paramètre | Par défaut | Ce qu’il fait |
|---|---|---|
| Regrouper les livraisons sur une seule facture | Activé | Activé : une facture par client et par période. Désactivé : une facture par commande. |
| Facturer les clients | Une fois par semaine | Immédiatement, chaque jour, chaque semaine ou chaque mois. |
| Jour de facturation / jour du mois | Vendredi / 1er | Le jour où part la facture groupée. En mensuel, le plafond est fixé au 28 afin que tous les mois se comportent de la même façon. |
| Montant minimal de facture | 50 | En dessous de ce montant, la facture est reportée à la période suivante. |
| Nombre maximal de factures par livraison | 1 | Une limite de sécurité. AutoERP autorise toujours une facture finale supplémentaire afin que rien ne reste non facturé. |
| Attendre la commande complète | 14 jours | Combien de temps attendre pour que tout figure sur UNE seule facture. Passé ce délai, AutoERP facture ce qui est parti et envoie une facture finale plus tard. |
| Document fiscal au bout de | 14 jours | Lorsqu’un client a payé d’avance mais que la marchandise n’est pas partie dans ce nombre de jours, un document fiscal est émis — une obligation légale dans de nombreux pays. |
| Champ « souhaite une facture » | (vide) | Facultatif. Le nom technique d’un champ oui/non de votre ERP qui indique si le client souhaite ou non une facture. Laissez vide pour toujours facturer. |
Contrôle de crédit
| Paramètre | Par défaut | Ce qu’il fait |
|---|---|---|
| Exiger que la proforma soit payée | Activé | Retenir l’expédition tant qu’un client en prépaiement n’a pas réellement payé. |
| Bloquer au-delà de ce montant en retard | 300 | Retenir les expéditions vers les clients qui vous doivent plus que ce montant. |
| Bloquer au-delà de ce nombre de jours de retard | 14 | Retenir les expéditions lorsque la facture impayée la plus ancienne dépasse ce délai. |
| Retenir les expéditions si le contrôle échoue | Activé | Si le contrôle de crédit lui-même ne peut pas s’exécuter, mieux vaut retenir qu’expédier. Recommandé. |
| Prévenir le client par e-mail en cas de blocage | Activé | Envoie un rappel de paiement la première fois qu’une commande est retenue. Une fois par commande, jamais de façon répétée. |
🔍 Mode démo
Tout compte AutoERP démarre en Mode démo, et votre première exécution est toujours une démo. En Mode démo, AutoERP lit vos commandes, votre stock et le statut de paiement de vos clients, puis détermine exactement ce qu’il ferait — et il vous envoie la liste par e-mail au lieu de le faire. Pas un seul enregistrement de votre ERP n’est touché.
Dès que vous avez reçu au moins un rapport de démo, l’interrupteur RÉEL se débloque dans l’onglet AutoERP. Vous pouvez revenir au Mode démo quand vous le souhaitez.
📊 Comment lire le rapport
📋 Résumé
Combien de commandes ont été confirmées, livrées et facturées — et combien ont été ignorées, par catégorie.
📝 Commande par commande
Chaque décision, avec son motif exprimé en langage clair. En Mode démo, c’est la liste complète de ce qui se serait passé.
⚠️ Commandes ignorées et pourquoi
La partie la plus utile. « En attente de stock », « sous la valeur minimale », « client en retard de paiement », « après l’heure limite » — chaque commande ignorée vous indique quel paramètre en est la cause.
❓ Résolution des problèmes
| Ce que vous voyez | Ce que cela signifie |
|---|---|
| « Aucune commande étiquetée ne nécessitait d’intervention » | Aucune commande ne porte l’étiquette AutoERP, ou toutes les commandes étiquetées sont déjà entièrement traitées. Étiquetez une commande et attendez la prochaine exécution. |
| Des commandes confirmées mais jamais livrées | En général le stock : une étiquette de commande complète attend que toutes les lignes soient disponibles. Consultez le motif indiqué — il précise le produit. Ce peut aussi être la fenêtre de livraison ou l’heure limite. |
| Livrées mais jamais facturées | Vérifiez que la fenêtre de facturation chevauche vos Heures de fonctionnement et qu’elle contient l’heure « ne jamais facturer avant ». Avec le regroupement hebdomadaire, les factures ne partent que le jour choisi. |
| Toutes les commandes d’un client sont retenues | Contrôle de crédit. Le client dépasse votre limite de retard de paiement, ou sa proforma est impayée. Le rapport indique le montant et le nombre de jours. |
| Les petites commandes ne partent jamais | Elles sont sous votre valeur minimale de livraison. Elles partent automatiquement une fois le délai d’attente écoulé, ou immédiatement si vous leur ajoutez l’étiquette AutoERP_small_ok. |
| Les étiquettes AutoERP sont absentes de votre ERP | L’utilisateur connecté n’a pas le droit de créer des étiquettes. Accordez-lui les droits d’administrateur Ventes, ou créez les deux étiquettes à la main — AutoERP les utilisera dans les deux cas. |
🔒 Ce qu’AutoERP ne fera jamais
- Toucher à une commande qui n’est pas étiquetée.
- Écrire quoi que ce soit tant que le Mode démo est activé.
- Écrire à vos clients en son nom propre — tous les e-mails destinés aux clients partent de votre ERP, avec vos modèles et votre identité visuelle.
- Expédier de la marchandise à un client qui dépasse votre limite de crédit, sauf si vous désactivez le contrôle de crédit.
- Facturer deux fois la même marchandise — les quantités déjà facturées dans votre ERP ne le sont jamais une seconde fois.
- Regrouper plusieurs clients, ou plusieurs devises, sur une seule facture.