AutoERP
Guide de l’utilisateur – Confirmation des commandes, livraison et facturation en pilote automatique
✅ La seule chose à faire en premier
AutoERP s’active commande par commande. Il ne touchera jamais une commande de lui-même. Il ne travaille que sur les commandes portant l’une des deux étiquettes que nous créons pour vous dans votre ERP :
| Étiquette sur la commande | Ce qu’AutoERP en fait |
|---|---|
AutoERP |
La commande entière, en une seule fois. Il la confirme, attend que tous les articles soient en stock, crée une seule livraison, puis la facture. Rien ne part tant que la commande ne peut pas être expédiée en totalité. |
AutoERP_partial |
Ligne par ligne. Il expédie ce qui est entièrement en stock maintenant et laisse le reste sur la commande pour une expédition ultérieure. Idéal pour les délais d’approvisionnement longs ou les articles livrés directement par le fournisseur. Nécessite la fonction Livraisons partielles (formule Business et supérieures, désactivée par défaut) — sans elle, la commande n’est pas expédiée et figure sous “besoin d’un coup de main”. |
Vous pouvez renommer les deux étiquettes dans l’onglet AutoERP de votre tableau de bord si votre équipe utilise déjà une autre convention. Une commande portant LES DEUX étiquettes est traitée comme une commande complète, jamais deux fois.
Dès qu’AutoERP a expédié une commande, il y ajoute sa propre étiquette de repère : AutoERP fully pour une commande entière, AutoERP partially pour une livraison partielle. Votre équipe voit ainsi d’un coup d’œil ce qu’AutoERP a déjà fait — laissez ces étiquettes sur la commande.
🔄 Comment fonctionne AutoERP – schéma du flux
la commande
(+ acompte si prépaiement)
dès que le stock est disponible
après la livraison
+ rapport pour vous
Chaque e-mail destiné à vos clients (confirmation de commande, facture d’acompte, bon de livraison, facture, avis de retrait, relance de paiement) est envoyé par votre propre ERP, avec vos propres modèles, votre identité visuelle et dans la langue du client. AutoERP n’écrit jamais à vos clients en son nom propre.
🚀 Comment se connecter
- Connectez votre ERP depuis le tableau de bord, ou installez l’application BOTS4.me depuis la boutique Odoo Apps et cliquez sur Connecter.
- Activez AutoERP. Il démarre en Mode démo — il lit votre ERP et n’écrit rien, à part ses trois étiquettes de commande.
- Étiquetez une commande client avec
AutoERP. - Attendez la prochaine exécution et lisez le rapport d’aperçu qui arrive dans votre boîte de réception.
- Satisfait ? Basculez le Mode de DÉMO à RÉEL dans l’onglet AutoERP. C’est à cet instant qu’AutoERP commence à écrire dans votre ERP.
🧭 Les trois modules
Confirmation des commandes
Transforme les commandes brouillon et devis étiquetés en commandes confirmées. Si les conditions de paiement de la commande prévoient un prépaiement, il émet aussi via votre ERP une facture d’acompte de 100 %, que votre ERP envoie par e-mail au client. Disponible dans chaque formule, comme les deux modules ci-dessous.
Livraisons
Crée et valide la livraison dans votre ERP dès que le stock est disponible, que la date de livraison est atteinte et que le crédit du client est en règle. Une expédition partielle laisse le reste sur la commande en reliquat.
Facturation
Facture ce qui a réellement été livré, via la facturation de votre ERP — soit une facture par commande, soit une facture groupée par client (et par devise) par jour, semaine ou mois. Un acompte est déduit de la facture finale ; la facture d’acompte comptabilisée constitue aussi votre document fiscal pour l’acompte reçu.
Chaque module peut être désactivé indépendamment depuis le tableau de bord. En désactiver un ne bloque jamais les autres — vous pouvez, par exemple, laisser AutoERP confirmer et livrer pendant que votre comptable continue de facturer à la main.
⚙️ Référence des paramètres du tableau de bord
Les commandes auxquelles AutoERP peut toucher
| Paramètre | Par défaut | Ce qu’il fait |
|---|---|---|
| Étiquette : commandes complètes | AutoERP | L’étiquette qui confie une commande entière à AutoERP. |
| Étiquette : commandes ligne par ligne | AutoERP_partial | L’étiquette qui autorise les expéditions partielles d’une commande. |
| Devise des limites ci-dessous | Vide (la devise de votre société) | La devise dans laquelle vos valeurs minimales et limites de crédit sont saisies. Laissez vide pour utiliser la devise de votre société dans l’ERP. Une commande dans une autre devise n’est tout simplement pas comparée à ces valeurs — nous ne convertissons jamais dans votre dos. |
Heures de travail
| Paramètre | Par défaut | Ce qu’il fait |
|---|---|---|
| Confirmer les commandes — de / à | 00:00 – 23:59 | Quand les commandes peuvent être confirmées. |
| Créer les livraisons — de / à | 06:00 – 16:00 | En général les horaires de votre entrepôt, pour que rien ne soit préparé une fois que tout le monde est parti. |
| Heure limite pour une expédition le jour même | 14:30 | Les commandes passées après cette heure partent le lendemain. |
| Créer les factures — de / à | 13:00 – 17:00 | Quand les factures peuvent être créées. |
| Ne jamais facturer avant | 13:00 | Une sécurité pour qu’une commande encore en cours de modification le matin ne soit pas facturée trop tôt. |
Règles de livraison
| Paramètre | Par défaut | Ce qu’il fait |
|---|---|---|
| Valeur minimale de livraison | 25 | Ne pas expédier un colis d’une valeur inférieure à ce montant ; attendre d’autres articles. Mettez 0 pour toujours expédier. |
| … mais expédier quand même au bout de | 14 jours | Pour qu’une petite commande n’attende pas indéfiniment. |
| Nombre maximal de livraisons partielles par commande | 10 | Évite qu’une commande ne se transforme en une série de tout petits colis. |
Vous devez absolument faire partir une petite commande précise ? Ajoutez-lui l’étiquette AutoERP_small_ok et le minimum est ignoré pour cette commande.
Règles de facturation
| Paramètre | Par défaut | Ce qu’il fait |
|---|---|---|
| Regrouper les livraisons sur une seule facture | Activé | Activé : une facture par client et par période. Désactivé : une facture par commande. |
| Facturer les clients | Une fois par semaine | Immédiatement, chaque jour, chaque semaine ou chaque mois. |
| Jour de facturation / jour du mois | Vendredi / 1er | Le jour où part la facture groupée. En mensuel, le plafond est fixé au 28 afin que tous les mois se comportent de la même façon. |
| Montant minimal de facture | 50 | En dessous de ce montant, la facture est reportée à la période suivante. |
| Nombre maximal de factures par livraison | 1 | Une limite de sécurité. AutoERP autorise toujours une facture finale supplémentaire afin que rien ne reste non facturé. |
| Attendre la commande complète | 14 jours | Combien de temps attendre pour que tout figure sur UNE seule facture. Passé ce délai, AutoERP facture ce qui est parti et envoie une facture finale plus tard. |
| Document fiscal au bout de | 14 jours | Lorsqu’un client a payé d’avance mais que la marchandise n’est pas partie dans ce nombre de jours, un document fiscal est émis — une obligation légale dans de nombreux pays. |
| Champ « souhaite une facture » | (vide) | Facultatif. Le nom technique d’un champ oui/non de votre ERP qui indique si le client souhaite ou non une facture. Laissez vide pour toujours facturer. |
Contrôle de crédit
| Paramètre | Par défaut | Ce qu’il fait |
|---|---|---|
| Exiger que la proforma soit payée | Activé | Retenir l’expédition tant qu’un client en prépaiement n’a pas réellement payé. |
| Bloquer au-delà de ce montant en retard | 300 | Retenir les expéditions vers les clients qui vous doivent plus que ce montant. |
| Bloquer au-delà de ce nombre de jours de retard | 14 | Retenir les expéditions lorsque la facture impayée la plus ancienne dépasse ce délai. |
| Retenir les expéditions si le contrôle échoue | Activé | Si le contrôle de crédit lui-même ne peut pas s’exécuter, mieux vaut retenir qu’expédier. Recommandé. |
| Prévenir le client par e-mail en cas de blocage | Activé | Envoie un rappel de paiement la première fois qu’une commande est retenue. Une fois par commande, jamais de façon répétée. |
🔍 Mode démo
Tout compte AutoERP démarre en Mode démo, et votre première exécution est toujours une démo. En Mode démo, AutoERP lit vos commandes, votre stock et le statut de paiement de vos clients, puis détermine exactement ce qu’il ferait — et il vous envoie la liste par e-mail au lieu de le faire. Pas un seul enregistrement de votre ERP n’est touché.
Dès que vous avez reçu au moins un rapport de démo, l’interrupteur RÉEL se débloque dans l’onglet AutoERP. Vous pouvez revenir au Mode démo quand vous le souhaitez.
📊 Comment lire le rapport
📋 Résumé
Combien de commandes ont été confirmées, livrées et facturées — et combien ont été ignorées, par catégorie. En mode LIVE, un rapport n’est envoyé que si AutoERP a agi ou si une commande a besoin de vous ; les commandes à traiter manuellement sont listées en premier.
📝 Commande par commande
Chaque décision, avec son motif exprimé en langage clair. En Mode démo, c’est la liste complète de ce qui se serait passé.
⚠️ Commandes ignorées et pourquoi
La partie la plus utile. « En attente de stock », « sous la valeur minimale », « client en retard de paiement », « après l’heure limite » — chaque commande ignorée vous indique quel paramètre en est la cause.
❓ Résolution des problèmes
| Ce que vous voyez | Ce que cela signifie |
|---|---|
| « Aucune commande étiquetée ne nécessitait d’intervention » | Aucune commande ne porte l’étiquette AutoERP, ou toutes les commandes étiquetées sont déjà entièrement traitées. Étiquetez une commande et attendez la prochaine exécution. |
| Des commandes confirmées mais jamais livrées | En général le stock : une étiquette de commande complète attend que toutes les lignes soient disponibles. Consultez le motif indiqué — il précise le produit. Ce peut aussi être la fenêtre de livraison ou l’heure limite. |
| Livrées mais jamais facturées | Vérifiez que la fenêtre de facturation chevauche vos Heures de fonctionnement et qu’elle contient l’heure « ne jamais facturer avant ». Avec le regroupement hebdomadaire, les factures ne partent que le jour choisi. |
| Toutes les commandes d’un client sont retenues | Contrôle de crédit. Ils dépassent votre plafond d’impayés, ou leur acompte n’est pas réglé. Le rapport indique le montant et le nombre de jours. |
| Une ligne de service n’est jamais facturée | Le service est facturé sur les quantités livrées et personne n’a encore saisi sa quantité livrée — AutoERP ne la devine jamais. Le rapport le signale une seule fois sous « Ont besoin de vous » ; saisissez la quantité sur la commande et la prochaine exécution le facturera. |
| Les petites commandes ne partent jamais | Elles sont sous votre valeur minimale de livraison. Elles partent automatiquement une fois le délai d’attente écoulé, ou immédiatement si vous leur ajoutez l’étiquette AutoERP_small_ok. |
| Les étiquettes AutoERP sont absentes de votre ERP | L’utilisateur connecté n’a pas le droit de créer des étiquettes. Accordez-lui les droits d’administrateur Ventes, ou créez les deux étiquettes à la main — AutoERP les utilisera dans les deux cas. |
| Odoo n’a pas de champ Étiquettes sur les bons de commande | Certaines bases Odoo sans l’application CRM n’ont pas de champ Étiquettes sur les bons de commande, si bien qu’AutoERP ne peut pas marquer les commandes. Installez l’application CRM (elle ajoute le champ Étiquettes), ou demandez à votre partenaire Odoo d’ajouter sur les bons de commande un champ texte nommé x_autoerp_tags et saisissez-y le nom de l’étiquette — AutoERP lit alors ce champ à la place. |
🔒 Ce qu’AutoERP ne fera jamais
- Toucher à une commande qui n’est pas étiquetée.
- Écrire quoi que ce soit d’autre que ses trois étiquettes de commande tant que le Mode démo est actif.
- Écrire à vos clients en son nom propre — tous les e-mails destinés aux clients partent de votre ERP, avec vos modèles et votre identité visuelle.
- Expédier de la marchandise à un client qui dépasse les limites de crédit que vous avez fixées, tant que le Contrôle de crédit est activé.
- Facturer deux fois la même marchandise — les quantités déjà facturées dans votre ERP ne le sont jamais une seconde fois.
- Regrouper plusieurs clients, ou plusieurs devises, sur une seule facture.
❓ Questions fréquentes
Quels ERP sont pris en charge ?
Disponible dès aujourd’hui : Odoo 13 à 19 (Community, Enterprise, Odoo.sh, Odoo Online), ERPNext 15 et 16, Zoho (Books / Inventory), Dolibarr 23 et versions ultérieures, Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero et SAP Business One. Tout autre ERP doté d’une API — SAP S/4HANA, Dynamics 365 Finance / Sales, NetSuite et d’autres — est connecté sur demande.
Qu’automatise AutoERP ?
Trois modules essentiels : Confirmation des commandes (confirme les commandes et, pour les clients en prépaiement, fait émettre une facture d’acompte par votre ERP), Livraisons (crée les livraisons dès que le stock est disponible, commandes complètes ou ligne par ligne) et Facturation (une facture par commande, ou des factures groupées — chaque jour, chaque semaine ou chaque mois). Votre ERP envoie tous les e-mails aux clients.
Puis-je faire des tests sans affecter mon ERP ?
Oui ! Le Mode démo lit vos commandes et votre stock mais n’effectue aucune transaction — il génère uniquement des rapports montrant exactement ce qu’il ferait. Premier mois gratuit.
Puis-je n’activer que certains modules ?
Oui. Chaque module dispose de son propre interrupteur — n’activez que ce dont vous avez besoin : les confirmations seules, les livraisons seules, ou les trois modules ensemble. Tout se configure sur /bots → Contrôle → AutoERP.
Les livraisons partielles sont-elles prises en charge ?
Oui, avec la fonction Livraisons partielles (formule Business et supérieures). Si tous les articles ne sont pas en stock, AutoERP expédie les lignes disponibles et crée des livraisons partielles — les commandes les plus anciennes d’abord. Une limite de sécurité plafonne les livraisons partielles par commande (10 par défaut).
Qu’est-ce que la facturation groupée ?
Au lieu de créer une facture par commande, AutoERP peut regrouper plusieurs commandes d’un même client sur une seule facture groupée — immédiatement, chaque jour, chaque semaine ou chaque mois. Le tout est configurable, avec un seuil de montant minimal pour la facture groupée.
Fonctionne-t-il avec Mail2ERP ?
Oui ! Mail2ERP importe dans votre ERP les commandes reçues par e-mail. AutoERP les confirme, les expédie et les facture ensuite automatiquement. Ensemble, ils automatisent le cycle complet — de l’e-mail du client à la facture réglée.
Comment fonctionne le contrôle de crédit ?
Lorsque le Contrôle de crédit est activé (formule Business et supérieures, désactivé par défaut), AutoERP vérifie avant l’expédition si un client a des factures proforma impayées ou des soldes en retard. S’ils dépassent vos seuils (par défaut : 300 dans la devise de votre société, ou une facture en retard de plus de 14 jours), l’expédition est retenue et le client reçoit une relance de paiement de la part de votre ERP.
Est-ce que cela utilise l’IA ? Nous n’avons pas le droit d’en utiliser.
Non. AutoERP ne contient aucun modèle d’IA, dans aucun mode ni à aucun niveau, et aucune donnée n’est jamais envoyée à un fournisseur d’IA. Chaque action suit les règles que vous configurez, la même entrée produit donc toujours le même résultat et chaque étape est traçable dans le journal. Si votre équipe conformité en a besoin par écrit, demandez-nous et nous vous le confirmerons pour votre dossier.