AutoSTOCK
Guide de l’utilisateur – Optimisation automatisée des niveaux de stock
🧠 Ce que fait réellement AutoSTOCK
AutoSTOCK remplace les approximations manuelles sur les niveaux de stock par une optimisation pilotée par les données bâtie sur des exigences métier réelles :
📄 Comment fonctionne AutoSTOCK – Flux visuel
dans votre ERP
par produit
(articles ponctuels écartés)
(selon le mode choisi)
+ rapport envoyé par e-mail
En mode démo, le flux est identique — à ceci près que la dernière étape se contente de rapporter ce qui serait écrit, sans toucher à votre ERP.
🚀 Comment se connecter
- Installez l’application BOTS4.me Connect dans votre Odoo — ce connecteur en un clic relie Odoo (13.0 → 19.0) à toute la suite BOTS4.me. Il vous authentifie par une connexion e-mail protégée par 2FA et crée un utilisateur technique afin qu’AutoSTOCK puisse lire l’historique de ventes et écrire les règles de réapprovisionnement via l’API. Un seul connecteur, un seul compte, toutes les applications.
- Attribuez le compte ERP à AutoSTOCK — dans l’Access Manager sur BOTS4.me/bots → Paramètres → AutoSTOCK, attribuez votre compte ERP connecté à l’application. AutoSTOCK fonctionne aujourd’hui sur Odoo (13–19), ERPNext (15–16), Zoho Inventory, Dolibarr (23 et versions ultérieures), Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online et Xero ; sur Business Central, QuickBooks Online, Xero et SAP Business One, BOTS4.me gère les règles de réapprovisionnement pour vous.
- Commencez en mode démo — le mode démo est activé par défaut : analyse et rapport complets, aucune modification dans votre ERP. Examinez quelques rapports avant de passer en production.
- Choisissez votre mode d’optimisation et vos réglages — tout se configure sur le tableau de bord à l’adresse /bots ; les valeurs par défaut sont des points de départ éprouvés en production.
- Passez en production — désactivez le Mode démo et activez Écrire les règles de réapprovisionnement (toutes les formules payantes, y compris le mois Discovery gratuit). Dès l’exécution suivante, les règles de réapprovisionnement de votre ERP suivent votre demande réelle.
💡 Pour en savoir plus sur ce que l’utilisateur technique peut et ne peut pas faire, consultez les Niveaux d’accès.
🎛️ Les cinq modes d’optimisation
Les cinq modes répondent à la même question — « quelle quantité de ce produit dois-je garder en stock ? » — avec des calculs différents. Vous pouvez changer de mode à tout moment dans le tableau de bord. Vous hésitez ? La Comparaison mensuelle des modes et des fenêtres ci-dessous les compare tous sur votre propre historique de ventes.
Couverture
Le mode par défaut. Le point de commande (min) correspond à ce qui se vend pendant le délai d’approvisionnement fournisseur plus une marge de 50 % ; le niveau de recomplètement (max) ajoute votre couverture cible — 2 mois de demande moyenne par défaut. Exemple : un produit se vend à 5 pièces par jour et le fournisseur livre en 14 jours, le min est donc de 105 pièces et le max de 105 + 300 = 405 pièces.
Quand l’utiliser : le choix simple et robuste pour la plupart des entreprises. Facile à expliquer, facile à vérifier, éprouvé en production. Commencez par là.
Service Level
Stock de sécurité statistique. Calcule le stock nécessaire pour éviter une rupture pendant le délai d’approvisionnement fournisseur avec une probabilité choisie (95 % par défaut, configurable de 80 à 99 %). Utilise les délais d’approvisionnement de vos fournisseurs issus de l’ERP et exclut automatiquement les produits à la demande erratique et imprévisible.
Quand l’utiliser : les catalogues à demande stable pour lesquels vous voulez un objectif de disponibilité précis plutôt qu’une couverture forfaitaire. Disponible avec la formule Business.
Demand Percentile
Sans hypothèse de distribution. Plutôt que de supposer que la demande suit une belle courbe en cloche, ce mode retient un percentile choisi de votre demande quotidienne réelle (90 % par défaut, configurable de 50 à 99 %) comme marge de sécurité. Aucune hypothèse statistique — uniquement votre profil de demande réel.
Quand l’utiliser : une demande irrégulière et en dents de scie, où les moyennes trompent — de grosses commandes occasionnelles entrecoupées de semaines calmes. Disponible avec la formule Business.
Hybrid
Automatique, produit par produit. Classe chaque produit selon la régularité réelle de ses ventes, puis applique le calcul Niveau de service aux produits réguliers et le calcul Percentile de la demande aux produits erratiques. Les produits dont les ventes sont trop rares pour l’un comme pour l’autre sont laissés de côté plutôt que dotés d’un objectif trompeur.
Quand l’utiliser : les catalogues mixtes où une règle unique ne convient pas à tout — sans quoi vous devriez découper le catalogue à la main. Disponible avec la formule Business.
Pondéré sur le récent
Sans date de coupure. Même principe que Couverture, mais les ventes récentes pèsent plus que les anciennes : une vente ne compte plus que pour moitié une fois un délai d’approvisionnement écoulé, pour un quart après deux, et ainsi de suite. Rien ne disparaît brutalement au bord de la période d’analyse.
Quand l’utiliser : les catalogues qui évoluent — nouveaux projets qui montent en puissance, anciennes gammes qui s’éteignent. Un produit qui commence à se vendre est mis en stock en quelques semaines au lieu d’être dilué sur toute la période, et celui qui cesse de se vendre est écoulé au lieu d’être maintenu sur une demande périmée. Disponible avec la formule Business.
📅 Rapport de conception mensuel — laissez les données choisir vos réglages
Choisir un mode et une période d’analyse à l’intuition, c’est deviner. Une fois par mois, AutoSTOCK peut exécuter chaque mode sur chaque période d’analyse à partir de votre propre historique de ventes et vous envoyer la comparaison par e-mail — la décision se fonde ainsi sur vos données et non sur une impression.
- Deux chiffres par combinaison — Capital (la valeur des points de commande au prix d’achat) et CA à risque (un backtest : si la pire période de demande de l’année écoulée se répétait, quel chiffre d’affaires votre niveau de stock mettrait en péril). Moins de capital pour un risque égal ou inférieur, c’est un gain net.
- Votre réglage actuel est mis en évidence à côté du réglage recommandé, afin que vous voyiez toujours ce que vous perdriez ou gagneriez.
- Il vous dit exactement quoi modifier — l’e-mail se termine par les réglages à appliquer, nommés tels qu’ils apparaissent dans votre tableau de bord.
- Rien n’est modifié dans votre ERP — le rapport est en lecture seule. C’est vous qui décidez d’y donner suite ou non.
🧠 Modulation SMART de la demande — couches d’intelligence optionnelles
Quatre interrupteurs indépendants qui affinent le chiffre de demande utilisé par le mode choisi. Chacun s’active ou se désactive séparément — ils se cumulent, mais aucun ne dépend des autres. Laissez l’Ajustement de tendance désactivé avec le mode Pondéré sur le récent, qui suit déjà la demande récente.
- Amortissement des pics — une commande ponctuelle de gros volume ne compte que partiellement (25 % par défaut), de sorte qu’une seule vente atypique ne peut pas gonfler votre stock pendant des mois. Si ce client revient et continue d’acheter, sa demande se met d’elle-même à compter pleinement. La demande récurrente et la demande saisonnière ne sont pas touchées.
- Ajustement de tendance — compare les ventes récentes à la même période un an plus tôt et fait monter ou descendre les objectifs dans des limites sûres. Un produit réellement en déclin cesse d’être réapprovisionné, sans qu’une basse saison soit prise pour un recul.
- Anticipation saisonnière — relève les objectifs un délai d’approvisionnement complet avant le début de votre saison, d’après le profil de l’an dernier, afin que les articles saisonniers soient commandés assez tôt pour arriver réellement à temps.
- Rappels d’achat saisonniers — un e-mail listant les produits qui se sont vendus l’an dernier durant la période à venir mais qui, délibérément, ne seront pas mis en stock automatiquement. Un humain décide, tant qu’il reste le temps de commander manuellement.
⚙️ Référence des paramètres du tableau de bord
Tous les paramètres se trouvent sur BOTS4.me/bots → Contrôle → AutoSTOCK. Si un paramètre sort de sa plage ou est verrouillé par votre formule, AutoSTOCK revient sans risque à la valeur par défaut.
| Paramètre | Plage | Par défaut | Ce qu’il fait |
|---|---|---|---|
| Mode d’optimisation | coverage / service level / percentile / hybrid / recent-weighted | coverage | Comment les niveaux de stock cibles sont calculés — voir les cinq modes ci-dessus. |
| Période d’analyse | 30 – 730 jours | 120 jours | Profondeur d’historique de ventes analysée pour mesurer la demande. Plus longue = moyennes plus lisses ; plus courte = réaction plus rapide aux changements de tendance. |
| Couverture cible | 0,5 – 24 mois | 2 mois | Combien de mois de demande moyenne le niveau de recomplètement (max) ajoute au-dessus du point de commande (min). |
| Min. clients uniques | 1 – 100 | 2 | Critère de qualification : un produit ne reçoit un objectif de stock que si au moins ce nombre de clients différents l’ont acheté durant la période d’analyse. |
| Min. commandes | 1 – 1000 | 4 | Critère de qualification : un produit ne reçoit un objectif de stock que s’il a été commandé au moins ce nombre de fois durant la période d’analyse. |
| Niveau de service | 80 – 99% | 95% | Mode Niveau de service : probabilité visée de ne pas être en rupture pendant le délai d’approvisionnement fournisseur. |
| Percentile de la demande | 50 – 99% | 90% | Mode Percentile : le percentile de demande quotidienne utilisé comme marge de sécurité. |
| Délai d’approvisionnement par défaut | 1 – 365 jours | 30 jours | Utilisé lorsqu’un produit n’a aucun délai d’approvisionnement fournisseur configuré dans votre ERP. Modifiable à partir de la formule Family. |
| Écrire les règles de réapprovisionnement | activé / désactivé | désactivé | Écrit les objectifs de stock calculés dans votre ERP sous forme de règles de réapprovisionnement (min/max). Désactivé, AutoSTOCK se contente de rapports. Toutes les formules payantes. |
| Reprendre mes règles | activé / désactivé | désactivé | Activé, AutoSTOCK gère aussi les règles de réapprovisionnement que vous avez créées vous-même. Désactivé, elles restent exactement telles que vous les avez définies et le rapport les liste. |
| Liste des articles à ne jamais stocker | codes produit, séparés par des virgules | vide | Produits auxquels AutoSTOCK n’attribue jamais de règle. |
| Rapports par e-mail | après chaque analyse / uniquement quand les règles changent / récapitulatif hebdomadaire (lundi) | après chaque analyse | Quand le rapport de stock est envoyé par e-mail. En Mode démo, un rapport est envoyé après chaque analyse. Les rapports qui demandent une intervention (droits manquants, règles impossibles à écrire, ERP illisible) sont toujours envoyés immédiatement. |
| Planification d’exécution | quotidienne / hebdomadaire | quotidienne | À quelle fréquence AutoSTOCK analyse votre historique des ventes et met à jour les règles. |
| Comparaison mensuelle des modes et des fenêtres | activé / désactivé | désactivé | Une fois par mois, envoie par e-mail la comparaison des modes & des périodes d’analyse assortie d’une recommandation. En lecture seule vis-à-vis de votre ERP ; chaque rapport consomme une petite partie de votre quota mensuel. Formule Business. |
| Fenêtres de comparaison | jusqu’à 4 valeurs, en jours | 120, 240, 365 | Les périodes d’analyse que la Comparaison mensuelle des modes et des fenêtres compare entre elles. |
| Amortissement des pics | activé / désactivé | activé | Les commandes groupées ponctuelles ne comptent qu’en partie dans les objectifs de stock. Toutes les formules payantes. |
| Poids des valeurs aberrantes | 0 – 100% | 25% | Quelle part d’une commande ponctuelle atypique compte malgré tout. 0 % = seul le niveau de demande normal compte ; 100 % = les valeurs aberrantes comptent pleinement. |
| Limite d’acheteur ponctuel | 1 – 10 jours | 3 jours | Un client qui achète sur au plus ce nombre de jours est considéré comme ponctuel pour l’amortissement ; dès qu’il revient plus souvent, sa demande compte pleinement. |
| Ajustement de tendance | activé / désactivé | désactivé | Fait monter ou descendre les objectifs dans des limites sûres, d’après la demande d’une année sur l’autre. Formule Business. |
| Anticipation saisonnière | activé / désactivé | désactivé | Relève les objectifs un délai d’approvisionnement avant le début de votre saison, d’après l’an dernier. Formule Business. |
| Rappels d’achat saisonniers | activé / désactivé | désactivé | Envoie par e-mail les produits qui se sont vendus l’an dernier durant la période à venir mais qui ne seront pas mis en stock automatiquement, afin que vous puissiez les commander manuellement. Formule Business. |
🚪 Critères de qualification — pourquoi les articles ponctuels n’obtiennent jamais d’objectif
L’erreur de stock la plus coûteuse consiste à stocker des produits que personne ne rachètera. Un client unique ayant commandé une fois 500 pièces d’un article spécial fausserait une moyenne naïve — c’est pourquoi AutoSTOCK exige la preuve d’une demande récurrente avant d’attribuer le moindre objectif :
- Assez de clients différents — au moins le nombre configuré de clients uniques (2 par défaut) doit avoir acheté le produit durant la période d’analyse. Un seul gros client ne fait pas une tendance.
- Assez de commandes distinctes — le produit doit figurer sur au moins le nombre configuré de commandes (4 par défaut). Un unique achat en gros n’est pas une demande récurrente.
- Uniquement les produits stockables — les services et les produits non stockables ne reçoivent jamais de règle de réapprovisionnement.
- Acheté auprès d’un fournisseur — un produit doit avoir un fournisseur (ou une route Acheter) dans votre ERP ; les kits, les produits archivés et ceux de votre liste des articles à ne jamais stocker ne reçoivent pas de règle.
🔍 Mode démo
- Analyse complète, risque nul — le mode démo exécute l’analyse complète et envoie le rapport complet, mais n’écrit rien dans votre ERP. Idéal pour valider les objectifs avant de leur faire confiance.
- S’exécute au plus environ une fois par jour — quelle que soit la cadence de votre planificateur, une nouvelle analyse démo est facturée au plus une fois toutes les 24 heures environ.
- Votre quota d’utilisation est quand même consommé — c’est l’analyse elle-même qui est facturée, les exécutions démo comptent donc comme les exécutions réelles.
- Un rapport après chaque analyse — en Mode démo, le rapport est toujours envoyé, quel que soit votre choix sous Rapports par e-mail.
- Activé par défaut — toute nouvelle installation d’AutoSTOCK démarre en mode démo. Désactivez-le dans l’onglet Contrôle sur BOTS4.me/bots lorsque vous êtes prêt à passer en production.
📊 Comment lire le rapport
Après chaque analyse — ou uniquement quand les règles changent, ou chaque semaine, selon votre choix sous Rapports par e-mail — vous recevez un rapport de stock par e-mail. Voici comment le lire :
📋 Bloc de synthèse
- Les paramètres utilisés pour l’exécution (mode, période d’analyse, critères de qualification) et l’entrepôt
- Combien de produits ont été analysés, combien reçoivent une règle et pourquoi les autres n’en ont pas
- Combien de produits sont sous leur point de commande — il faut les commander maintenant
- Combien de règles de réapprovisionnement ont été écrites (ou, en Mode démo, changeraient), plus Ce que cela signifie et Que faire ensuite
📄 Tableau des produits
Une ligne par produit qui reçoit une règle :
- Point de commande (min) — quand le stock descend à ce niveau, il est réapprovisionné
- Commander jusqu’à (max) — le niveau jusqu’auquel une nouvelle commande remplit le stock
- Stock + entrées attendues — ce que vous avez, plus ce qui est déjà commandé
- Statut — nouvelle règle, mise à jour, inchangée, changerait (Mode démo) ou non écrite
🆓 Ce que débloque chaque formule
- Formule gratuite : rapports uniquement — l’analyse et le rapport, aucune règle écrite.
- Formule Personal et au-delà (y compris le mois Discovery gratuit) : débloque Écrire les règles de réapprovisionnement (désactivé jusqu’à ce que vous l’activiez), Reprendre mes règles, la Liste des articles à ne jamais stocker et l’Amortissement des pics (activé par défaut).
- Formule Family et au-delà : votre propre Délai d’approvisionnement par défaut.
- Formule Business et au-delà : débloque tous les modes d’optimisation hormis Couverture — Niveau de service, Percentile de la demande, Hybrid et Pondéré sur le récent — ainsi que la Comparaison mensuelle des modes et des fenêtres et les autres couches SMART (ajustement de tendance, anticipation saisonnière, rappels d’achat saisonniers).
Consultez les offres et tarifs actuels sur la page produit AutoSTOCK. Revenir à une formule inférieure est sans risque : les règles déjà écrites dans votre ERP ne sont jamais annulées.
🛒 Comment AutoSTOCK alimente AutoPURCHASE
AutoSTOCK répond à « quelle quantité dois-je garder en stock ? » — AutoPURCHASE répond à « que dois-je commander aujourd’hui pour y parvenir ? ». Chaque exécution d’AutoSTOCK enregistre ses objectifs calculés, et AutoPURCHASE les reprend automatiquement :
- Les objectifs à jour sont transmis directement — si vous possédez les deux applications et que “Utiliser les objectifs AutoSTOCK” est activé dans AutoPURCHASE, les objectifs fraîchement calculés servent directement aux commandes. Pendant qu’AutoPURCHASE crée les commandes d’achat, les règles dans Odoo sont réglées pour qu’Odoo ne commande pas aussi de lui-même.
- Toujours synchronisés — planifiez AutoSTOCK avant AutoPURCHASE et vos propositions d’achat refléteront toujours la dernière analyse de la demande.
- Facultatif, pas obligatoire — AutoPURCHASE fonctionne aussi seul, à partir des règles de réapprovisionnement déjà présentes dans votre ERP (y compris celles écrites par AutoSTOCK).
❓ Questions fréquentes
Le rapport est arrivé, mais aucune règle de réapprovisionnement n’a été écrite. Pourquoi ?
La rubrique Que faire ensuite du rapport indique la raison exacte. Les plus fréquentes, dans l’ordre : 1) Le Mode démo est activé — le Mode démo n’écrit jamais dans votre ERP ; désactivez-le dans l’onglet Contrôle sur BOTS4.me/bots. 2) La fonction Écrire les règles de réapprovisionnement est désactivée — elle l’est au départ ; activez-la dans Contrôle → AutoSTOCK. 3) Votre formule — avec la formule gratuite, AutoSTOCK se contente de rapports ; toutes les formules payantes, y compris le mois Discovery gratuit, peuvent écrire des règles. 4) Les droits dans votre ERP — dans Odoo, l’utilisateur BOTS4.me a besoin du droit Administrateur de l’inventaire. 5) Rien n’a changé — les règles sont déjà à jour, ou aucun produit n’a rempli les critères de qualification.
Pourquoi un produit précis a-t-il été ignoré ?
Le rapport indique pourquoi certains produits n’ont pas reçu de règle. Les raisons les plus fréquentes : le produit n’a pas passé les critères de qualification (trop peu de clients distincts ou trop peu de commandes sur la période d’analyse) ; c’est un service ou un produit non stockable ; il n’a aucun fournisseur ni route Acheter dans votre ERP ; c’est un kit, il est archivé ou figure sur votre liste des articles à ne jamais stocker ; ou — en mode Niveau de service — sa demande était trop erratique ou trop faible pour calculer un stock de sécurité statistique fiable (ces articles sont volontairement exclus plutôt que de recevoir un objectif trompeur ; essayez pour eux le mode Couverture ou Percentile).
À quelle fréquence AutoSTOCK s’exécute-t-il ?
Quotidienne ou hebdomadaire — vous choisissez dans l’onglet Contrôle sur BOTS4.me/bots. Une analyse complète est exécutée (et facturée) au maximum environ une fois par jour : les objectifs de stock évoluent avec la demande, pas à la minute, une analyse plus fréquente ne ferait donc que consommer votre quota.
Par quel mode d’optimisation commencer ?
Couverture. Ce n’est pas par hasard qu’il est le mode par défaut — il est simple à appréhender et éprouvé en production. Une fois que vous faites confiance aux rapports, passez les catalogues à demande stable en Niveau de service pour des objectifs de disponibilité précis, utilisez Percentile de la demande pour une demande irrégulière et en dents de scie, ou laissez Hybrid décider produit par produit sur un catalogue mixte. Vous pouvez changer de mode à tout moment ; l’exécution suivante recalcule tout. Vous préférez ne pas deviner ? Activez la Comparaison mensuelle des modes et des fenêtres et laissez-la comparer les cinq sur votre propre historique.
Qu’advient-il des produits sans délai d’approvisionnement fournisseur dans mon ERP ?
Le paramètre Délai d’approvisionnement par défaut (30 jours par défaut, modifiable à partir de la formule Family) est alors utilisé. Pour de meilleurs résultats, renseignez des délais réels dans les fiches fournisseurs de votre ERP — le point de commande dépend du délai d’approvisionnement dans tous les modes.
Le Mode démo consomme-t-il vraiment mon quota d’utilisation ?
Oui. L’analyse constitue le travail facturable — en mode démo, vous obtenez le calcul complet et le rapport complet, seule l’écriture dans l’ERP est omise. Les exécutions démo sont limitées à environ une par jour, les tests restent donc abordables.
AutoSTOCK va-t-il écraser les règles de réapprovisionnement que j’ai définies manuellement ?
Non. AutoSTOCK ne gère que les règles qu’il a créées et les règles vides d’Odoo (min et max à 0). Une règle que vous avez définie vous-même — ou l’une des nôtres que vous avez modifiée ensuite dans l’ERP — reste telle que vous l’avez réglée et figure dans le rapport. Activez Reprendre mes règles si AutoSTOCK doit aussi les gérer, et placez les produits qui doivent rester manuels sur la Liste des articles à ne jamais stocker. Quand un produit géré par AutoSTOCK ne remplit plus les critères, sa règle est mise à 0 pour que plus rien ne soit réapprovisionné.
J’ai besoin d’aide ! Comment obtenir de l’assistance ?
Consultez d’abord les journaux de traitement sur BOTS4.me/bots — chaque exécution consigne ce qu’elle a fait et pourquoi. Toujours bloqué ? Contactez-nous via la page de contact et nous vous aiderons.
🔧 Résolution des problèmes
⚠️ Aucun rapport n’arrive
Vérifiez les points suivants :
- AutoSTOCK est activé dans l’onglet Contrôle sur BOTS4.me/bots
- Rapports par e-mail n’est pas réglé sur “Uniquement quand les règles changent” ou “Récapitulatif hebdomadaire” — dans ce cas, aucun rapport n’est envoyé quand rien n’a changé
- Votre formule est active et son quota d’utilisation n’est pas épuisé
- Un compte ERP est attribué à AutoSTOCK dans l’Access Manager
- Consultez les journaux de traitement du tableau de bord pour y repérer des erreurs
⚠️ Très peu de produits se sont qualifiés
C’est en général le signe que les critères font leur travail — mais s’ils sont trop stricts :
- Abaissez Min. clients uniques et/ou Min. commandes dans les paramètres
- Allongez la Période d’analyse pour qu’un historique plus long compte dans la qualification
- N’oubliez pas : les services et les produits non stockables ne se qualifient jamais
⚠️ Les objectifs semblent trop élevés ou trop bas
Ajustez les paramètres, puis revérifiez en mode démo :
- Mode Coverage : ajustez Couverture cible (mois de demande à conserver)
- Mode Service level : abaissez ou relevez le pourcentage de Niveau de service
- Mode Percentile : abaissez ou relevez le Percentile de la demande
- Vérifiez que les délais d’approvisionnement fournisseurs de votre ERP sont réalistes — des délais gonflés gonflent le stock de sécurité
- Si une seule grosse commande inhabituelle pousse un objectif beaucoup trop haut, vérifiez que l’Amortissement des pics est activé et réduisez le Poids des valeurs aberrantes