Comment transformer les bons de commande reçus par e-mail en commandes vente dans Business Central
Arrêtez de ressaisir les bons de commande PDF et Excel dans Dynamics 365 Business Central
Vos clients envoient leurs bons de commande par e-mail sous forme de PDF, de tableurs et de scans, et quelqu’un de votre équipe ouvre chacun d’eux pour saisir les lignes dans une commande vente Business Central. Ce guide montre comment Mail2ERP se charge de cette étape à votre place : il lit l’e-mail et ses pièces jointes, trouve le client et les articles dans Business Central, et crée une commande vente pour une commande ou un devis vente pour une demande de prix. Vous connectez votre boîte mail et Business Central online en quelques minutes, vous démarrez en Mode démo, et le premier mois est un mois Discovery gratuit.
🎯 « Nous ressaisissons encore chaque bon de commande reçu par e-mail dans Business Central »
C’est la phrase que nous entendons le plus souvent chez les distributeurs et grossistes sous Business Central. L’ERP lui-même fonctionne bien. Le problème se situe en amont : les commandes arrivent par e-mail, dans le format que produit le système d’achat de chaque client, et rien d’autre qu’une personne ne transforme ces pièces jointes en lignes de vente.
- Chaque client a une mise en page différente. L’un envoie un PDF propre issu de son ERP, un autre un fichier Excel avec son propre ordre de colonnes, un autre un formulaire scanné, et un autre liste simplement des numéros d’article dans le corps de l’e-mail.
- Le travail est lent et source d’erreurs. Numéros d’article, quantités, numéro de commande du client et date de livraison souhaitée doivent tous être recopiés correctement. Un chiffre inversé devient une mauvaise livraison, puis une correction.
- Les commandes attendent les personnes. Une commande arrivée après les heures de bureau attend que quelqu’un revienne à son poste, et une demande de prix traitée avec un jour de retard est souvent une demande de prix perdue.
- Demandes de prix et commandes sont mélangées. Pour chaque e-mail, quelqu’un doit décider s’il faut un devis vente ou une commande vente avant même de commencer la saisie.
Le volume grimpe vite. Un client de Mail2ERP, IMP Kontakt, reçoit chaque mois des milliers de commandes et de demandes de devis par e-mail — une charge de travail qui exigerait une équipe de saisie dédiée si tout était tapé à la main.
🔍 Ce que les équipes Business Central essaient généralement en premier
Copier-coller depuis la pièce jointe
La méthode la plus courante reste la plus ancienne : le PDF sur un écran, la commande vente sur l’autre, et la copie ligne par ligne. Cela fonctionne pour cinq commandes par jour. À cinquante, cela devient le travail à plein temps de quelqu’un, et le taux d’erreur augmente avec le volume.
Modèles d’import et flux créés client par client
Certaines équipes créent un import ou un workflow pour les fichiers de leurs plus gros clients. Chacun ne comprend qu’une seule mise en page. Lorsque le client modifie son modèle, ajoute une colonne ou qu’un nouveau client arrive, l’import casse ou quelqu’un doit en créer un autre.
Les fonctions d’IA intégrées à Business Central
Microsoft ajoute de l’IA à Business Central, dont un Sales Order Agent. Si vous le comparez à un outil externe, lisez notre comparatif Mail2ERP ou le Sales Order Agent de Business Central. Ce guide explique comment Mail2ERP lui-même fonctionne avec Business Central.
⚠️ Ce dont la tâche a vraiment besoin
Un outil qui lit n’importe quelle mise en page, dans n’importe quelle langue, sans modèles, distingue une demande de prix d’une commande, trouve le bon client et les bons numéros d’article dans votre société Business Central, laisse la tarification à Business Central et ne crée jamais deux fois le même document.
⚙️ Comment Mail2ERP fonctionne avec Business Central
L’e-mail du client arrive
Mail2ERP lit et rapproche
Commande vente ou devis vente dans Business Central
L’e-mail est classé dans TRAITE
Quel document il crée
Mail2ERP classe chaque e-mail comme demande de prix, commande ou ni l’un ni l’autre. Une demande de prix devient un devis vente, et une commande ferme devient une commande vente — un document par e-mail, en-tête et lignes en une seule étape. L’API de Business Central n’a pas d’étape de lancement séparée, la commande vente reste donc telle qu’elle a été créée.
Comment clients et articles sont rapprochés
- Client : l’adresse e-mail de l’expéditeur doit appartenir à un client dans Business Central, ou à un contact lié à un client. Mail2ERP ne crée jamais de clients et refuse les clients bloqués.
- Articles : les codes produit de l’e-mail sont rapprochés de vos numéros d’article. Avec le commutateur Codes-barres activé, le GTIN de l’article est aussi comparé. L’API de Business Central ne propose ni références article, ni numéros d’article fournisseur, ni références fabricant ; le rapprochement se fait donc uniquement par numéro d’article et GTIN. Les articles bloqués sont refusés, et Mail2ERP ne crée jamais d’articles.
- Quantités : une ligne dont la quantité ne peut pas être lue avec certitude est ignorée, pas devinée, et vous recevez un e-mail vous demandant de l’ajouter à la main.
Les prix viennent de Business Central
Mail2ERP ne recopie pas le prix du client dans la ligne lorsqu’il correspond au prix unitaire de l’article. Business Central calcule alors lui-même le prix de la ligne, de sorte que vos prix client et remises ligne restent appliqués, et Business Central applique ses propres taxes. Le prix de l’e-mail n’est utilisé que si l’article n’a pas de prix unitaire.
Ce qui figure aussi sur le document
- N° doc. externe : le propre numéro de commande du client, pour que votre équipe et le client parlent de la même référence.
- Date de livraison : la date souhaitée est reportée sur la commande vente comme date de livraison demandée et comme date d’expédition de la ligne.
- Notes et fichiers : une note du client devient des lignes de commentaire sur le document ; le texte de l’e-mail est joint sous forme de fichier texte et les pièces jointes d’origine sont jointes à la commande vente ou au devis.
- Adresse de livraison : l’adresse de livraison par défaut du client est conservée, car l’API ne propose pas de codes de destinataire parmi lesquels choisir.
Lorsque le client commande sur la base de votre devis
Avec Détection des RFQ activée, une réponse qui cite le numéro de votre devis vente et dit clairement « commande » transforme ce devis en commande vente grâce à l’action Créer commande de Business Central. Mail2ERP commande le devis complet ; si le client modifie des quantités, une note destinée à votre équipe est jointe à la commande.
Pas de doublons
Avant de créer quoi que ce soit, Mail2ERP enregistre ce qu’il s’apprête à créer et place son propre marqueur dans le N° doc. externe lorsque le client n’indique pas de numéro de commande. Si une exécution est interrompue, la suivante retrouve le document au lieu d’en créer un second. La même commande envoyée à deux adresses ou transférée à nouveau est importée une seule fois ; avec AutoSPAM, la copie est déplacée vers _AutoSPAM/DOUBLONS.
🛠️ Configuration pas à pas
- Étape 1 — Démarrez votre mois Discovery gratuit : connectez-vous sur bots4.me/bots, cliquez sur Démarrer le mois Discovery gratuit sur la carte Mail2ERP et acceptez les Conditions une fois. Aucune carte n’est nécessaire.
- Étape 2 — Connectez votre boîte mail : ouvrez Paramètres → Mail2ERP → Access Manager → Ajouter une source. Microsoft 365 et Gmail utilisent Secure Quick Connect ; les autres fournisseurs se connectent en IMAP avec un mot de passe d’application. Les détails pour chaque fournisseur se trouvent dans Établir la connexion. Vous pouvez aussi vous passer de la boîte mail et transférer les commandes à mail2erp@bots4.me depuis l’adresse de votre compte.
- Étape 3 — Connectez Business Central : cliquez sur Ajouter une destination, choisissez la tuile Dynamics 365 Business Central puis Se connecter avec Microsoft avec un compte professionnel disposant d’une licence Business Central. Aucun mot de passe ni clé API n’est stocké. BOTS4.me travaille avec les autorisations de cet utilisateur.
- Étape 4 — Choisissez l’environnement et la société : BOTS4.me liste vos environnements (production et sandbox) et leurs sociétés. S’il n’y a qu’une société, elle est choisie pour vous ; sinon, choisissez-la sur la carte Business Central et cliquez sur Enregistrer.
- Étape 5 — Vérifiez les autorisations : Mail2ERP doit pouvoir lire les clients, contacts et articles, et créer des devis vente et des commandes vente. L’ensemble d’autorisations standard D365 BUS FULL ACCESS couvre toutes les applications BOTS4.me.
- Étape 6 — Fonctionnez en DEMO, puis passez en LIVE : Mail2ERP démarre en Mode démo et vous envoie par e-mail ce qu’il créerait. Lorsque les rapports sont justes, réglez Mode sur LIVE dans l’onglet Contrôle.
🔐 Si Microsoft demande un administrateur
De nombreuses organisations ne laissent qu’un administrateur approuver de nouvelles applications. Cliquez sur Demander à votre administrateur Microsoft dans le formulaire Business Central et envoyez le lien à votre administrateur Microsoft 365 ; une seule approbation vaut pour toute votre organisation. Les comptables qui travaillent comme invités dans le Business Central d’un client saisissent le domaine ou le Tenant ID du client dans Tenant (domaine ou ID) avant de se connecter.
Business Central online est pris en charge ; les installations sur site ne le sont pas.
🧭 Votre première semaine : Mode démo, commande test, LIVE
Vérifiez l’onglet Contrôle
- Mode : DEMO lit vos vrais e-mails et vos données Business Central et n’écrit rien dans Business Central — vous recevez un e-mail montrant le devis ou la commande qui aurait été créé. LIVE devient disponible après le premier e-mail de rapport DEMO.
- Heures de fonctionnement et week-ends : Mail2ERP fonctionne pendant ces heures, qui correspondent au départ aux heures de bureau en semaine. Élargissez-les si les commandes du soir et du week-end doivent aussi être importées.
- Commutateurs Discovery : les commutateurs portant l’étiquette Discovery sont inclus dans votre mois gratuit et démarrent désactivés. Pour Business Central, Codes-barres (rapprochement GTIN), Détection des RFQ et Séparer les externes (les expéditeurs inconnus vont dans _Mail2ERP/EXTERNE au lieu de rester dans votre INBOX) sont les plus utiles.
Envoyez une commande test
Envoyez un e-mail depuis une adresse appartenant à un client dans Business Central et indiquez deux ou trois numéros d’article avec des quantités — dans le texte ou en pièce jointe PDF ou Excel. Après l’exécution suivante, le rapport DEMO arrive, et la décision apparaît dans l’onglet Journaux et dans le dossier _Mail2ERP/LOGS de votre boîte mail (voir le guide du dossier LOGS). Envoyez un second e-mail qui ne demande qu’un prix pour voir un devis vente.
Corrigez avec les dossiers, puis passez en LIVE
Faites glisser un e-mail dans _Mail2ERP/DEVIS ou _Mail2ERP/COMMANDES pour le retraiter comme devis ou comme commande, ou dans _Mail2ERP/IGNORER pour ignorer ce type d’e-mail à l’avenir. Chaque déplacement apprend aussi à Mail2ERP comment traiter cet expéditeur. Lorsque les rapports DEMO sont justes, passez en LIVE.
📅 À la fin du mois Discovery
À la fin du mois, Mail2ERP continue de lui-même avec la formule gratuite et un petit quota mensuel : une fois celui-ci épuisé, les nouveaux éléments attendent le mois suivant ou que vous choisissiez une formule, et un élément déjà commencé est toujours terminé. Choisissez une formule pour conserver toutes les fonctions — consultez le tableau des formules sur la page produit Mail2ERP.
La formule gratuite lit le texte des e-mails, les PDF, CSV et HTML ; les PDF numérisés, les images, Excel, Word et les interrupteurs Discovery nécessitent une formule payante. Rien de ce que vous avez importé n’est annulé.
📅 E-mails peu clairs et fonctionnement au quotidien
Une fois en LIVE, Mail2ERP lit PDF, Excel, Word, CSV, HTML, images et documents scannés avec OCR — dans toutes les langues, sans modèles, pendant les heures de fonctionnement que vous définissez.
- Les e-mails importés sont déplacés vers _Mail2ERP/TRAITE ; la commande vente ou le devis est déjà dans Business Central, avec les fichiers d’origine en pièce jointe.
- Les e-mails peu clairs restent dans votre INBOX, non lus. La ligne de journal en donne la raison — par exemple un expéditeur qui n’est pas client, un numéro d’article qui n’existe pas ou un article bloqué. Corrigez la cause dans Business Central et faites glisser l’e-mail dans _Mail2ERP/DEVIS ou _Mail2ERP/COMMANDES ; il est retraité à l’exécution suivante.
- Un e-mail déplacé qui échoue encore envoie à votre boîte mail une courte explication de la raison et de la marche à suivre. Votre client ne la reçoit jamais.
- Limites d’API : Business Central limite les appels d’API par utilisateur. BOTS4.me répartit ses appels et patiente lorsque Business Central lui demande de ralentir.
La plateforme est hébergée dans l’UE, conçue pour le RGPD et propose la 2FA. Rapports, journaux et dossiers de boîte mail sont disponibles en 31 langues. La même connexion Business Central sert aux autres applications BOTS4.me — par exemple AutoERP, qui comptabilise les factures des commandes expédiées (voir Facturation automatique dans Business Central).
❓ Questions fréquentes
Business Central peut-il créer des commandes vente à partir de pièces jointes PDF reçues par e-mail ?
C’est exactement ce que fait Mail2ERP : il lit la pièce jointe PDF, Excel, Word ou scannée, rapproche le client et les numéros d’article dans votre société Business Central et crée la commande vente via l’API de Business Central. Les demandes de prix deviennent quant à elles des devis vente.
Cela fonctionne-t-il avec Business Central sur site ?
Non. Mail2ERP se connecte à Business Central online via la connexion Microsoft. Les installations sur site ne sont pas prises en charge.
Nos prix client et nos remises seront-ils utilisés ?
Oui. Lorsque le prix de l’e-mail correspond au prix unitaire de l’article, Mail2ERP n’envoie aucun prix, de sorte que Business Central tarifie la ligne avec vos propres prix client et remises ligne et applique ses propres taxes. Le prix de l’e-mail n’est utilisé que si l’article n’a pas de prix unitaire dans Business Central.
Nos clients utilisent leurs propres références. Mail2ERP peut-il les rapprocher ?
Dans Business Central, Mail2ERP compare votre numéro d’article et le code-barres GTIN de l’article. L’API n’expose pas les références article, les références client qui y sont enregistrées ne sont donc pas utilisées. Si un e-mail ne contient que les propres codes du client, il reste dans votre INBOX avec la raison dans le journal.
De quelles autorisations Business Central la connexion a-t-elle besoin ?
BOTS4.me agit avec les autorisations de l’utilisateur sous licence qui se connecte. Pour Mail2ERP, cet utilisateur doit pouvoir lire les clients, contacts et articles, et créer des devis vente et des commandes vente. D365 BUS FULL ACCESS couvre toutes les applications BOTS4.me.
Que se passe-t-il si le même bon de commande est envoyé deux fois ?
Il est importé une seule fois. Mail2ERP enregistre chaque document avant de le créer et le retrouve à l’exécution suivante, de sorte qu’une exécution interrompue ou une copie transférée ne produit jamais une seconde commande vente.
Puis-je l’essayer sans toucher à notre société en production ?
Oui, de deux façons. Le Mode démo n’écrit rien dans Business Central et vous envoie par e-mail ce qu’il créerait. Vous pouvez aussi choisir un environnement sandbox sur la carte Business Central et y tester d’abord.
📚 À lire aussi
- La liste complète des fonctions : page produit Mail2ERP et le guide Mail2ERP.
- Une fois la commande saisie : Facturation automatique dans Business Central — AutoERP comptabilise et envoie les factures des commandes expédiées.
- Comparer les options : Mail2ERP ou le Sales Order Agent de Business Central et Parseur, Docparser ou Nanonets face à Mail2ERP.
- Un exemple réel : Étude de cas : IMP Kontakt.
- Contexte : Comprendre les systèmes ERP et CRM.
🔗 Sources et lectures complémentaires
Documentation officielle citée dans ce guide. Les liens externes s’ouvrent dans un nouvel onglet.
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