Facturation automatique dans Business Central : comptabiliser et envoyer les factures des commandes expédiées

🎯 « Expédié hier, toujours pas facturé »

Dans la plupart des sociétés Business Central, la facturation est une habitude manuelle plutôt qu’un processus. L’entrepôt valide l’expédition, et la facture dépend de quelqu’un au bureau qui pense à terminer la commande. Le résultat est partout le même :

• Expédié mais pas facturé : des commandes avec des quantités expédiées que personne n’a encore facturées. Chaque jour d’attente est un jour de plus avant que le client paie.
• Des clics répétitifs : ouvrir la commande, vérifier les quantités à facturer, valider, retrouver la facture validée, l’envoyer par e-mail — pour chaque commande, chaque jour.
• Lignes de service oubliées : les lignes sans rien à expédier, comme les services ou le fret, sont faciles à oublier quand le reste de la commande est traité par l’entrepôt.
• Délais irréguliers : certains clients reçoivent leur facture le jour même, d’autres une semaine plus tard, selon qui est au bureau.

Rien de tout cela ne demande de jugement. « Facturer ce qui a été expédié et l’envoyer au client » est une règle, et une règle peut s’exécuter toute seule.

🔍 Ce que Business Central propose de lui-même

Valider commande par commande

La méthode standard consiste à ouvrir chaque commande vente et à la valider. C’est fiable, mais c’est une personne qui le fait, quand elle en a le temps. L’e-mail de facture est une étape supplémentaire.

Validation par lot et tâches planifiées

Business Central peut valider plusieurs commandes vente en un lot, et les partenaires peuvent planifier des tâches. Il faut toujours que quelqu’un choisisse les commandes du lot, maintienne les filtres et s’assure que les factures parviennent bien aux clients. Modifier une règle — « regrouper les factures chaque semaine pour ce groupe » — implique généralement de faire appel à un partenaire.

⚙️ Comment AutoERP fonctionne dans Business Central

L’axe analytique BOTS4ME au lieu d’étiquettes

Dans d’autres ERP, vous confiez une commande à AutoERP avec une étiquette. Business Central n’a pas d’étiquettes de commande, AutoERP lit donc l’axe analytique BOTS4ME dans l’en-tête de la commande vente. Vous créez l’axe une fois, avec quatre valeurs, et vous attribuez l’une d’elles à chaque commande qu’AutoERP peut traiter :

• FULL — AutoERP traite la commande entière.
• PARTIAL — les livraisons partielles sont autorisées.
• SMALLOK — la commande entière est traitée, même en dessous de votre seuil de petite commande.
• PARTIAL-SMALLOK — les livraisons partielles sont autorisées, même en dessous de votre seuil de petite commande.

Les commandes sans cet axe ne sont jamais touchées. Comme pour tout axe analytique, la valeur est aussi reportée dans les écritures comptables des documents validés, ce qui permet de retrouver facilement les factures d’AutoERP dans les états. Les valeurs restent FULL, PARTIAL et SMALLOK même si vous avez renommé les étiquettes dans votre tableau de bord.

Ce qu’AutoERP valide

• Expédié, pas encore facturé : sur les lignes stockées, AutoERP facture exactement la quantité expédiée et pas encore facturée, au moyen de la validation propre à Business Central.
• Lignes sans rien à expédier : les services et autres lignes non stockées sont expédiés et facturés ensemble, afin de ne pas rester en suspens.
• Immédiatement ou regroupé : facturez chaque commande juste après son expédition, ou regroupez les commandes d’un client par jour, semaine ou mois avec un montant minimum. L’API de Business Central place une commande sur une facture, un regroupement valide donc une facture par commande au même moment.
• Les commandes en cours d’examen (en attente d’approbation) sont laissées de côté jusqu’à leur lancement par votre processus d’approbation.

L’e-mail au client

L’action d’envoi de Business Central ne peut pas reprendre le texte d’AutoERP, BOTS4.me envoie donc lui-même l’e-mail de facture, avec le PDF de facture de Business Central en pièce jointe. Si vous connectez une boîte mail à AutoERP, l’e-mail part de votre propre adresse ; sinon il provient de la boîte système de BOTS4.me et les réponses vous sont adressées. L’API de Business Central ne contient pas la langue du client, l’e-mail est donc rédigé dans la langue de votre compte.

Ce qu’AutoERP ne fait pas encore dans Business Central

• Expédier sans facturer : l’API de Business Central expédie et facture en une seule action. AutoERP n’expédie sans facturer qu’une fois ce point vérifié avec Business Central ; d’ici là, il vous laisse l’expédition, la signale dans son rapport et facture la commande dès que vous avez validé l’expédition.
• Factures d’acompte : l’API ne connaît pas la facture d’acompte, les commandes qui exigent un acompte restent donc à votre charge.
• Corrections : les documents correctifs des factures validées sont établis par vous dans Business Central.

Jamais deux fois

Avant de valider, AutoERP enregistre ce qu’il s’apprête à valider. Si une exécution est interrompue après que Business Central a validé la facture, l’exécution suivante retrouve cette facture et n’en valide pas une autre. Les marques de progression d’AutoERP sont conservées côté BOTS4.me et jamais écrites dans vos commandes.

🛠️ Configuration pas à pas

• Étape 1 — Démarrez votre mois Discovery gratuit : connectez-vous sur bots4.me/bots, cliquez sur Démarrer le mois Discovery gratuit sur la carte AutoERP et acceptez les Conditions une fois. Aucune carte n’est nécessaire.
• Étape 2 — Connectez Business Central : ouvrez Paramètres → AutoERP → Access Manager → Ajouter une source (pour AutoERP, votre ERP est la source), choisissez la tuile Dynamics 365 Business Central puis Se connecter avec Microsoft avec un utilisateur sous licence. Choisissez l’environnement et la société si vous en avez plusieurs. La procédure complète, y compris l’approbation par un administrateur, se trouve dans Établir la connexion.
• Étape 3 — Donnez à l’utilisateur les bonnes autorisations : AutoERP doit pouvoir modifier et valider des commandes vente et lire les axes analytiques. L’ensemble d’autorisations standard D365 BUS FULL ACCESS couvre toutes les applications BOTS4.me.
• Étape 4 — Créez l’axe analytique une fois : dans Business Central, ouvrez Axes analytiques → Nouveau, code BOTS4ME, avec les valeurs FULL, PARTIAL, SMALLOK et PARTIAL-SMALLOK. Les axes ne peuvent pas être créés via l’API, cette étape vous revient donc. S’il manque, le rapport d’AutoERP vous le signale.
• Étape 5 — Marquez une commande et fonctionnez en DEMO : définissez BOTS4ME = FULL sur une commande vente expédiée mais pas encore facturée. En DEMO, AutoERP lit vos commandes et n’écrit rien dans Business Central ; après l’exécution suivante, son rapport montre ce qu’il aurait facturé, et pourquoi quelque chose a été retenu.
• Étape 6 — Passez en LIVE : lorsque les rapports DEMO sont justes, réglez Mode sur LIVE dans l’onglet Contrôle — l’option devient disponible après le premier e-mail de rapport DEMO.

🧭 Essayez-le pendant votre mois Discovery gratuit

Vérifiez l’onglet Contrôle

• Module de facturation et Rapports par e-mail sont activés. Pour votre premier test, réglez Facturer les clients sur Immédiatement (sans regroupement) afin de voir une facture juste après l’expédition ; par défaut, les factures sont regroupées chaque semaine.
• Horaires : AutoERP ne fonctionne que pendant les heures de fonctionnement (au départ les heures de bureau en semaine), et la facturation a sa propre plage horaire. Gardez la plage de facturation à l’intérieur des heures de fonctionnement, sinon aucune facture n’est créée.
• Produits numériques s’adresse aux logiciels et services qui ne nécessitent pas de stock.
• Les commutateurs portant l’étiquette Discovery sont inclus dans votre mois gratuit et démarrent désactivés — activez ceux que vous voulez essayer.

Semaine 1 — élargissez le test, puis passez en LIVE

Marquez quelques commandes expédiées supplémentaires, dont une avec une ligne de service, ainsi qu’un client dont vous voulez regrouper les commandes chaque semaine. Lisez chaque rapport : ce qui a été facturé, ce qui a été ignoré et pourquoi. Les mêmes décisions apparaissent dans l’onglet Journaux. Lorsque tout correspond à ce que vous auriez fait à la main, passez en LIVE.

📅 Au quotidien : ce qui change pour votre équipe

Après la mise en production, le travail de votre équipe consiste à marquer les commandes et à valider les expéditions, comme avant. Les factures suivent selon le planning d’exécution d’AutoERP, pendant vos horaires, et le client reçoit chacune par e-mail avec le PDF en pièce jointe. Un court rapport vous parvient chaque fois qu’AutoERP a fait quelque chose ou a besoin de vous, et l’Alimentation du bot coupe tout d’un coup.

• Marquez dès la saisie : définissez la valeur BOTS4ME à la création de la commande, ou laissez votre saisie des commandes s’en charger. Les commandes que Mail2ERP a importées depuis les e-mails reçoivent la même valeur de la part de votre équipe.
• Lisez les lignes « ignoré » : elles indiquent quelle commande attend quoi — une expédition pas encore validée, une commande en cours d’examen ou une plage horaire hors de vos horaires.
• Limites d’API : Business Central limite les appels d’API par utilisateur. BOTS4.me répartit ses appels et patiente lorsque Business Central lui demande de ralentir ; la limite est partagée avec vos autres intégrations qui utilisent le même utilisateur.

Combiné à Mail2ERP pour Business Central, le parcours du bon de commande envoyé par e-mail par un client jusqu’à la facture envoyée ne requiert une personne que pour l’expédition.

📚 À lire aussi

• Chaque paramètre expliqué : guide AutoERP et la page produit AutoERP.
• L’étape précédente : Comment transformer les bons de commande reçus par e-mail en commandes vente dans Business Central.
• Comparer les options : Mail2ERP ou le Sales Order Agent de Business Central.
• La même idée dans Odoo : Comment automatiser la confirmation, la livraison et la facturation des commandes dans Odoo.
• Être payé : le guide AutoCASH traite des relances de paiement pour les factures qu’AutoERP valide.

🔗 Sources et lectures complémentaires

Documentation officielle citée dans ce guide. Les liens externes s’ouvrent dans un nouvel onglet.

• Microsoft Learn — Work with dimensions in Business Central
• Microsoft Learn — Invoice sales in Business Central
• Microsoft Learn — Business Central API v2.0