AutoCASH
Guide utilisateur – être payé sans relancer à la main
💰 Les quatre niveaux
Chaque client en retard se retrouve sur un seul niveau, déterminé par le nombre de jours de retard de sa plus ancienne facture échue. Le niveau 0 n’est pas une mise en demeure — c’est un rappel courtois de ce qui est ouvert, et il règle la plupart des cas à lui seul.
| Niveau | Ce que reçoit le client | Seuil par défaut |
|---|---|---|
| 0 | La liste de ses factures ouvertes. Un rappel, pas une mise en demeure. | en dessous du niveau 1 |
| 1 | Première relance. | première étape d’escalade |
| 2 | Deuxième relance. | une exécution plus tard, si toujours impayé |
| 3 | Relance finale. | dernière étape, répétée jusqu’au paiement |
🔄 Comment fonctionne AutoCASH – le déroulé en images
arrive
lues dans votre ERP
reçoit un niveau
partent
le rapport
Lorsque votre ERP peut envoyer lui-même les relances (OFFERIS), les courriers sont produits et envoyés par votre propre ERP, avec votre numérotation, votre formulation et votre identité visuelle. Avec tout autre ERP, ou lorsque vous activez Envoyer les relances depuis BOTS4.me au lieu de votre ERP, AutoCASH les envoie dans la langue du client, avec vos coordonnées de paiement et votre signature : depuis votre propre boîte mail si vous en ajoutez une comme destination AutoCASH dans l’Access Manager, sinon depuis la boîte mail BOTS4.me, les réponses arrivant à l’e-mail de votre compte ou à l’adresse de réponse (Reply-To) que vous définissez. Dans les deux cas, AutoCASH décide qui et quand.
🔐 L’aperçu – votre filet de sécurité
Sur toutes les formules payantes, la veille d’une exécution programmée AutoCASH vous envoie par e-mail la liste exacte des clients sur le point d’être contactés, à quel niveau et pour quel montant. C’est votre fenêtre pour retirer quelqu’un de la liste — un client qui vient de promettre le paiement, un litige en cours, ou un compte que votre équipe commerciale est en train de négocier.
Pour retirer quelqu’un, ajoutez son identifiant client dans Ne jamais relancer ces clients sur votre tableau de bord. L’effet est immédiat, y compris pour l’exécution de demain.
🚀 Pour commencer
- Connectez votre ERP sur le tableau de bord, ou installez l’application BOTS4.me depuis la boutique Odoo Apps.
- Activez AutoCASH. Il démarre en mode Démo — il lit tout et ne contacte personne.
- Réglez Escalader au maximum jusqu’à sur 1re relance et laissez-le ainsi pour commencer.
- Vérifiez les jours d’exécution (1 et 15 par défaut) et le montant minimal qui vous intéresse.
- Attendez le rapport. Il indique exactement qui aurait été contacté.
- Satisfait de la liste ? Basculez le Mode de DÉMO à RÉEL. À partir de cet instant, vos clients commencent à recevoir les courriers.
⚙️ Référence des réglages du tableau de bord
Quand il s’exécute
| Réglage | Par défaut | Ce qu’il fait |
|---|---|---|
| Exécuter ces jours-là | 1,15 | Les seuls jours où AutoCASH contacte quelqu’un : jours du mois et/ou jours de la semaine, séparés par des virgules (par exemple 1,15 ou friday). Pré-rempli avec 1,15 ; videz le champ et AutoCASH ne fait rien. Un jour au-delà de la fin d’un mois court (p. ex. 31) est reporté au dernier jour : février n’est donc jamais sauté. Les jours de week-end nécessitent aussi que la case Week-ends soit cochée sous Heures de fonctionnement. |
Qui est relancé
| Réglage | Par défaut | Ce qu’il fait |
|---|---|---|
| Relancer seulement après | 14 jours | À quel point une facture doit dépasser son échéance pour qu’AutoCASH la prenne en compte. |
| Ignorer les créances inférieures à | 0 | Ne pas relancer un client dont le total échu est inférieur à ce montant, dans la devise principale de votre ERP — cela vaut rarement la relation. 0 relance tout le monde. |
| Ne jamais relancer ces clients | (vide) | Identifiants clients de votre ERP, séparés par des virgules. Les comptes que vous voulez toujours traiter personnellement. |
Protection par avoirs
Un client dont les avoirs ouverts couvrent ses factures ne reçoit jamais de rappel — c’est en réalité vous qui lui devez, pas l’inverse. Toujours actif, à tous les niveaux, chaque société ignorée figurant dans votre rapport.
Jusqu’où il escalade
| Réglage | Par défaut | Ce qu’il fait |
|---|---|---|
| Escalader au maximum jusqu’à (Family) | 1re relance | Le plafond strict. Personne n’est escaladé au-delà de ce niveau, quel que soit son retard. Personal reste à la valeur par défaut. |
| Ne relancer que les factures en retard d’au moins | 14 jours | Le seuil d’entrée. En dessous, une facture est totalement ignorée. Il n’existe pas de seuils en jours par niveau : chaque exécution programmée fait monter un client d’un niveau tant qu’une facture de sa dernière relance reste impayée. |
À quelle fréquence un même client peut être relancé
| Réglage | Par défaut | Ce qu’il fait |
|---|---|---|
| Répéter les rappels tous les (Family) | 7 jours | Un seul nombre pour tous les niveaux : l’intervalle minimal avant de recontacter le même client. C’est ce qui empêche quiconque d’être relancé deux fois pour la même créance. Personal reste à la valeur par défaut. |
Ce que vous recevez
| Réglage | Par défaut | Ce qu’il fait |
|---|---|---|
| Qui reçoit les rapports et les aperçus | l’e-mail de votre compte | Le rapport après coup et l’aperçu de la veille sont envoyés à l’adresse e-mail de votre compte et aux E-mails de la direction définis dans le Tableau de bord général. Il n’existe pas de liste de destinataires distincte pour AutoCASH. |
🔍 Mode Démo
Chaque compte AutoCASH démarre en mode Démo et votre première exécution est toujours une démo. Il lit vos factures, applique toutes les règles et détermine précisément qui serait contacté et à quel niveau — puis vous envoie cette liste par e-mail au lieu de contacter qui que ce soit. Pas un seul client n’en entend parler.
Dès que vous avez reçu au moins un rapport de démo, l’interrupteur RÉEL se débloque. Vous pouvez revenir en Démo quand vous le souhaitez — avant une période chargée, ou pendant que vous modifiez les règles.
📊 Lire le rapport
💰 L’argent
Total ouvert, total échu, et la répartition du montant échu sur les quatre niveaux. Votre balance âgée d’un seul coup d’œil.
👤 Qui a été contacté
Chaque client, son niveau, le montant, les factures citées dans le courrier et l’adresse à laquelle il est parti.
⚠️ Qui ne l’a pas été
Tout aussi utile : les comptes exclus, les créances sous votre minimum, et tous ceux encore dans leur fenêtre de répétition.
❓ Dépannage
| Ce que vous voyez | Ce que cela signifie |
|---|---|
| Rien ne se passe un jour programmé | Soit aujourd’hui ne fait pas partie de vos jours d’exécution programmés, soit personne ne remplit actuellement votre montant minimal et vos jours de retard minimaux. Le rapport vous dit lequel des deux. |
| Un client n’a pas été relancé | Vérifiez dans l’ordre : figure-t-il sur la liste à ne jamais relancer, son total est-il sous votre minimum, est-il dans la fenêtre de répétition, et sa plus ancienne facture dépasse-t-elle réellement vos jours de retard minimaux. |
| Tout le monde reste bloqué au niveau 1 | C’est Escalader au maximum jusqu’à qui fait son travail. À partir de la formule Family, vous pouvez le passer à 2 ou 3 quand vous serez prêt. |
| Aucun aperçu n’arrive | Les aperçus sont inclus à partir de la formule Personal lorsque Envoyer les aperçus est activé. L’aperçu part de l’exécution horaire habituelle et reste silencieux tout jour qui n’est pas la veille d’une exécution, ainsi que lorsque personne ne serait relancé. |
| Un client dit avoir déjà payé | AutoCASH lit ce que votre ERP considère comme impayé. Si un règlement n’y est pas encore enregistré, la facture compte toujours comme échue — Pay2ERP comble cet écart en important les paiements automatiquement. |
❓ Questions fréquentes
Quels ERP sont pris en charge ?
Odoo (13–19), ERPNext (15–16), Zoho (Books / Inventory), Dolibarr (23 et versions ultérieures), Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero et SAP Business One dès aujourd’hui. Tout autre ERP doté d’une API — SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 Finance / Sales, Oracle NetSuite et d’autres — est connecté sur demande.
Comment fonctionne la facturation ?
Par abonnement — un tarif mensuel fixe comprenant un volume d’utilisation mensuel, renouvelé à chaque période de facturation. Les rappels sont décomptés par client relancé, et vous pouvez recharger un usage supplémentaire à tout moment — consultez le tableau des formules sur la page produit. Votre premier mois est un mois Discovery gratuit — aucune carte bancaire requise.
Puis-je tester sans envoyer de vraies relances ?
Oui ! Le Mode démo lit vos factures mais n’envoie aucune relance — uniquement des rapports d’aperçu qui montrent exactement ce qu’il ferait. Premier mois gratuit.
Quels sont les niveaux d’escalade ?
4 niveaux : Niveau 0 — liste de factures (une liste courtoise des factures ouvertes), Niveau 1 — 1re relance, Niveau 2 — 2e relance, Niveau 3 — relance finale. L’escalade est séquentielle : chaque exécution programmée fait monter un client d’un niveau tant qu’une facture de sa dernière relance reste impayée, et le niveau le plus haut se répète. Vous fixez le seuil d’entrée ; l’intervalle de répétition et le niveau actif maximal sont des réglages de la formule Family.
Puis-je exclure certains clients ?
Oui. Ajoutez leurs numéros de client à « Ne jamais relancer ces clients » dans /bots → Contrôle → AutoCASH pour ignorer les comptes stratégiques, les sociétés mères ou les entités internes.
Fonctionne-t-il avec Pay2ERP ?
Oui ! AutoCASH et Pay2ERP fonctionnent ensemble — lorsque Pay2ERP détecte un paiement entrant, AutoCASH cesse automatiquement de relancer pour cette facture. Cycle de trésorerie entièrement automatisé.
À quelle fréquence s’exécute-t-il ?
Aux jours que vous avez définis dans « Exécuter ces jours » (le 1er et le 15 de chaque mois par défaut, ou des jours de semaine, par exemple chaque vendredi). Videz le champ et AutoCASH ne fait rien. Sur toutes les formules payantes, vous recevez en plus un e-mail d’aperçu la veille de chaque exécution.
Quel est le montant minimal en retard ?
Configurable — la valeur par défaut est 0, donc toute facture en retard est relancée. Si vous l’augmentez, les clients dont le total en retard est inférieur au seuil sont ignorés. Vous pouvez aussi définir un nombre minimal de jours de retard (14 jours par défaut) pour éviter de relancer des factures récemment échues.
Est-ce que cela utilise l’IA ? Nous n’avons pas le droit d’en utiliser.
Non. AutoCASH ne contient aucun modèle d’IA, dans aucun mode ni à aucun niveau, et aucune donnée client ou facture n’est jamais envoyée à un fournisseur d’IA. Chaque relance suit les seuils que vous définissez, le même grand livre produit donc toujours la même liste. Si votre équipe conformité en a besoin par écrit, demandez-nous et nous vous le confirmerons pour votre dossier.
🔒 Ce qu’AutoCASH ne fera jamais
- Contacter qui que ce soit tant que le mode Démo est actif.
- Contacter un client figurant sur votre liste à ne jamais relancer.
- Escalader au-delà du niveau que vous avez fixé.
- Relancer deux fois le même client pour la même chose à l’intérieur de la fenêtre de répétition que vous avez choisie.
- Relancer un client sans vos coordonnées — chaque courrier porte le nom de votre entreprise, vos coordonnées de paiement et votre signature, qu’il soit envoyé par votre ERP ou par BOTS4.me.
- Modifier quoi que ce soit dans votre ERP. AutoCASH ne fait que lire ; il ne modifie jamais une facture et n’enregistre jamais un règlement.