AutoCASH
Guide utilisateur – être payé sans relancer à la main
💰 Les quatre niveaux
Chaque client en retard se retrouve sur un seul niveau, déterminé par le nombre de jours de retard de sa plus ancienne facture échue. Le niveau 0 n’est pas une mise en demeure — c’est un rappel courtois de ce qui est ouvert, et il règle la plupart des cas à lui seul.
| Niveau | Ce que reçoit le client | Seuil par défaut |
|---|---|---|
| 0 | La liste de ses factures ouvertes. Un rappel, pas une mise en demeure. | en dessous du niveau 1 |
| 1 | Première relance. | 30 jours de retard |
| 2 | Deuxième relance. | 45 jours de retard |
| 3 | Relance finale. | 60 jours de retard |
🔄 Comment fonctionne AutoCASH – le déroulé en images
arrive
lues dans votre ERP
reçoit un niveau
les courriers
le rapport
Les courriers eux-mêmes sont produits et envoyés par votre propre ERP, avec votre numérotation, votre formulation et votre identité visuelle, dans la langue du client. AutoCASH décide qui et quand — votre ERP décide de l’apparence. Rien n’est jamais envoyé depuis une adresse BOTS4.me.
🔐 L’aperçu – votre filet de sécurité
La veille d’une exécution programmée, AutoCASH vous envoie par e-mail la liste exacte des clients sur le point d’être contactés, à quel niveau et pour quel montant. C’est votre fenêtre pour retirer quelqu’un de la liste — un client qui vient de promettre le paiement, un litige en cours, ou un compte que votre équipe commerciale est en train de négocier.
Pour retirer quelqu’un, ajoutez son identifiant client dans Ne jamais relancer ces clients sur votre tableau de bord. L’effet est immédiat, y compris pour l’exécution de demain.
🚀 Pour commencer
- Connectez votre ERP sur le tableau de bord, ou installez l’application BOTS4.me depuis la boutique Odoo Apps.
- Activez AutoCASH. Il démarre en mode Démo — il lit tout et ne contacte personne.
- Réglez Escalader au maximum jusqu’à sur 1re relance et laissez-le ainsi pour commencer.
- Vérifiez les jours d’exécution (1 et 15 par défaut) et le montant minimal qui vous intéresse.
- Attendez le rapport. Il indique exactement qui aurait été contacté.
- Satisfait de la liste ? Basculez le Mode de DÉMO à RÉEL. À partir de cet instant, vos clients commencent à recevoir les courriers.
⚙️ Référence des réglages du tableau de bord
Quand il s’exécute
| Réglage | Par défaut | Ce qu’il fait |
|---|---|---|
| Exécuter ces jours du mois | 1, 15 | Les seuls jours où AutoCASH contactera qui que ce soit. Un jour au-delà de la fin d’un mois court (par ex. 31) bascule sur le dernier jour, si bien que février n’est jamais sauté. Laissez vide pour s’exécuter dès que l’intervalle ci-dessous le permet. |
| Intervalle minimal entre deux exécutions | 14 jours | Un garde-fou en plus des jours ci-dessus : ne jamais relancer avant ce nombre de jours, quoi que dise le calendrier. |
Qui est relancé
| Réglage | Par défaut | Ce qu’il fait |
|---|---|---|
| Relancer seulement après | 14 jours | À quel point une facture doit dépasser son échéance pour qu’AutoCASH la prenne en compte. |
| Ignorer les créances inférieures à | 50 | Ne pas relancer un client dont le total échu est inférieur à cela — cela vaut rarement la relation. |
| Devise du montant ci-dessus | EUR | La devise dans laquelle votre minimum est écrit. Une facture dans une autre devise n’y est tout simplement pas comparée — nous ne convertissons jamais à votre insu. |
| Ne jamais relancer ces clients | (vide) | Identifiants clients de votre ERP, séparés par des virgules. Les comptes que vous voulez toujours traiter personnellement. |
Protection par avoirs
Un client dont les avoirs ouverts couvrent ses factures ne reçoit jamais de rappel — c’est en réalité vous qui lui devez, pas l’inverse. Toujours actif, à tous les niveaux, chaque société ignorée figurant dans votre rapport.
Jusqu’où il escalade
| Réglage | Par défaut | Ce qu’il fait |
|---|---|---|
| Escalader au maximum jusqu’à | 1re relance | Le plafond strict. Personne n’est escaladé au-delà de ce niveau, quel que soit son retard. |
| 1re / 2e / dernière relance après | 30 / 45 / 60 | Jours de retard qui déclenchent chaque niveau. Ils sont maintenus en ordre croissant automatiquement, de sorte qu’une faute de frappe ne peut jamais propulser un client directement à la relance finale. |
À quelle fréquence un même client peut être relancé
| Réglage | Par défaut | Ce qu’il fait |
|---|---|---|
| Répéter la liste de factures après | 7 jours | Intervalle minimal avant que le même client reçoive à nouveau le même niveau. |
| Répéter la 1re / 2e / dernière relance après | 14 / 21 / 30 | Même principe, par niveau. C’est ce qui empêche quiconque d’être relancé deux fois pour la même créance. |
Ce que vous recevez
| Réglage | Par défaut | Ce qu’il fait |
|---|---|---|
| Envoyer le rapport à | l’e-mail de votre compte | Qui reçoit le rapport a posteriori. Séparés par des virgules pour plusieurs personnes. |
| Envoyer l’aperçu à | l’e-mail de votre compte | Qui reçoit la liste de la veille. |
| Envoyer l’aperçu avec ce délai d’avance | 1 jour | Accordez-vous plus de marge si votre équipe a besoin de plus de temps pour vérifier. |
🔍 Mode Démo
Chaque compte AutoCASH démarre en mode Démo et votre première exécution est toujours une démo. Il lit vos factures, applique toutes les règles et détermine précisément qui serait contacté et à quel niveau — puis vous envoie cette liste par e-mail au lieu de contacter qui que ce soit. Pas un seul client n’en entend parler.
Dès que vous avez reçu au moins un rapport de démo, l’interrupteur RÉEL se débloque. Vous pouvez revenir en Démo quand vous le souhaitez — avant une période chargée, ou pendant que vous modifiez les règles.
📊 Lire le rapport
💰 L’argent
Total ouvert, total échu, et la répartition du montant échu sur les quatre niveaux. Votre balance âgée d’un seul coup d’œil.
👤 Qui a été contacté
Chaque client, son niveau, le montant, les factures citées dans le courrier et l’adresse à laquelle il est parti.
⚠️ Qui ne l’a pas été
Tout aussi utile : les comptes exclus, les créances sous votre minimum, et tous ceux encore dans leur fenêtre de répétition.
❓ Dépannage
| Ce que vous voyez | Ce que cela signifie |
|---|---|
| Rien ne se passe un jour programmé | Soit l’intervalle minimal depuis la dernière exécution n’est pas écoulé, soit personne ne remplit actuellement votre montant minimal et vos jours de retard minimaux. Le rapport vous dit lequel des deux. |
| Un client n’a pas été relancé | Vérifiez dans l’ordre : figure-t-il sur la liste à ne jamais relancer, son total est-il sous votre minimum, est-il encore dans la fenêtre de répétition de ce niveau, et sa plus ancienne facture dépasse-t-elle réellement vos jours de retard minimaux. |
| Tout le monde reste bloqué au niveau 1 | C’est Escalader au maximum jusqu’à qui fait son travail. Passez-le à 2 ou 3 quand vous serez prêt. |
| Aucun aperçu n’arrive | L’aperçu est une tâche quotidienne distincte. S’il n’est jamais arrivé, demandez-nous de confirmer qu’il est planifié pour votre compte. Il reste également silencieux tout jour qui n’est pas la veille d’une exécution. |
| Un client dit avoir déjà payé | AutoCASH lit ce que votre ERP considère comme impayé. Si un règlement n’y est pas encore enregistré, la facture compte toujours comme échue — Pay2ERP comble cet écart en important les paiements automatiquement. |
❓ Questions fréquentes
Quels ERP sont pris en charge ?
De nombreux ERP, dont SAP Business One, SAP S/4HANA, Odoo, Microsoft Dynamics 365, Oracle NetSuite, QuickBooks, Xero, ERPNext, Zoho, Sage, Epicor, Infor, Acumatica et Offeris. De nouvelles intégrations sont ajoutées régulièrement.
Comment fonctionne la facturation ?
Par abonnement — un tarif mensuel forfaitaire avec des relances illimitées. Aucun frais par e-mail ni par entreprise. Premier mois gratuit.
Puis-je tester sans envoyer de vraies relances ?
Oui ! Le Mode démo lit vos factures mais n’envoie aucune relance — uniquement des rapports d’aperçu qui montrent exactement ce qu’il ferait. Premier mois gratuit.
Quels sont les niveaux d’escalade ?
4 niveaux : Niveau 0 — Liste des factures (surveillance uniquement), Niveau 1 — 1ère relance (30+ jours de retard), Niveau 2 — 2e relance (45+ jours), Niveau 3 — Relance finale (60+ jours). Tous les seuils sont configurables.
Puis-je exclure certains clients ?
Oui. Les exclusions d’entreprises vous permettent d’ignorer les comptes stratégiques, les sociétés mères ou les entités internes. Configurez-les dans /bots → Paramètres → AutoCASH.
Fonctionne-t-il avec Pay2ERP ?
Oui ! AutoCASH et Pay2ERP fonctionnent ensemble — lorsque Pay2ERP détecte un paiement entrant, AutoCASH cesse automatiquement de relancer pour cette facture. Cycle de trésorerie entièrement automatisé.
À quelle fréquence s’exécute-t-il ?
Aux jours d’exécution que vous avez configurés (par exemple le 1er et le 15 de chaque mois). Vous recevez également des notifications d’aperçu la veille de chaque exécution.
Quel est le montant minimal en retard ?
Configurable — 50 EUR par défaut. Les factures inférieures à ce seuil sont ignorées. Vous pouvez aussi définir un nombre minimal de jours de retard (14 jours par défaut) pour éviter de relancer des factures récemment échues.
Est-ce que cela utilise l’IA ? Nous n’avons pas le droit d’en utiliser.
Non. AutoCASH ne contient aucun modèle d’IA, dans aucun mode ni à aucun niveau, et aucune donnée client ou facture n’est jamais envoyée à un fournisseur d’IA. Chaque relance suit les seuils que vous définissez, le même grand livre produit donc toujours la même liste. Si votre équipe conformité en a besoin par écrit, demandez-nous et nous vous le confirmerons pour votre dossier.
🔒 Ce qu’AutoCASH ne fera jamais
- Contacter qui que ce soit tant que le mode Démo est actif.
- Contacter un client figurant sur votre liste à ne jamais relancer.
- Escalader au-delà du niveau que vous avez fixé.
- Relancer deux fois le même client pour la même chose à l’intérieur de la fenêtre de répétition que vous avez choisie.
- Écrire à vos clients en son propre nom — chaque courrier part de votre ERP, avec votre identité visuelle.
- Modifier quoi que ce soit dans votre ERP. AutoCASH ne fait que lire ; il ne modifie jamais une facture et n’enregistre jamais un règlement.