Comment importer les commandes et demandes de devis reçues par e-mail dans SAP Business One

🎯 « La moitié de notre administration des ventes, c’est de la saisie »

Les entreprises sous SAP Business One sont généralement des distributeurs, grossistes et fabricants avec un flux régulier de commandes B2B. La plupart de ces commandes arrivent encore par e-mail, et l’écart entre la boîte de réception et le document de vente est comblé par des personnes :

• Des formats à l’infini : PDF issus de l’ERP du client, feuilles Excel avec des colonnes personnalisées, formulaires scannés, listes d’articles tapées dans le corps de l’e-mail, en plusieurs langues.
• Des codes qui ne correspondent pas : le client écrit sa propre référence ou un code-barres, et quelqu’un recherche votre ItemCode à la main.
• Demandes de devis et commandes mélangées : chaque e-mail exige d’abord une décision — offre de vente ou commande client — avant que quiconque commence la saisie.
• Des réponses lentes : les demandes de prix traitées le lendemain perdent face à des concurrents plus rapides, et les commandes reçues en fin de journée partent un jour plus tard.

À ce volume, cela devient une équipe entière. Un client de Mail2ERP, IMP Kontakt, traite chaque mois des milliers de commandes et de demandes de devis reçues par e-mail sans les ressaisir.

🔍 Ce que les utilisateurs de SAP Business One essaient généralement en premier

Saisie manuelle par copier-coller

La méthode par défaut. Exacte quand les gens ont le temps, sujette aux erreurs quand ils ne l’ont pas, et extensible uniquement par l’embauche.

Add-ons et imports développés par des partenaires

Les partenaires peuvent développer des imports pour le format de fichier d’un client. Ils fonctionnent pour les mises en page pour lesquelles ils ont été conçus. Chaque nouvelle mise en page client, modification de colonne ou langue est un nouveau projet, et l’import ne sait toujours pas distinguer une demande de prix d’une commande.

Services d’OCR et d’extraction à base de modèles

Les outils d’extraction de documents peuvent tirer des champs d’un PDF, mais vous devez encore rapprocher le résultat des partenaires et des ItemCodes, choisir le type de document et l’envoyer dans SAP Business One. Nous comparons cette approche dans Parseur, Docparser ou Nanonets face à Mail2ERP.

⚙️ Comment Mail2ERP fonctionne avec SAP Business One

Quel document il crée

Une demande de prix devient une offre de vente, valable 30 jours, et une commande ferme devient une commande client. Dans SAP Business One, une commande client ouverte ne nécessite pas de confirmation séparée, elle reste donc telle qu’elle a été créée. Le numéro de commande du client va dans le numéro de référence client (NumAtCard), la date de livraison souhaitée dans les dates de livraison des lignes, et l’interlocuteur qui a envoyé l’e-mail est indiqué sur le document.

Clients, interlocuteurs et adresses de livraison

L’adresse e-mail de l’expéditeur doit appartenir à un partenaire — un client ou un prospect — ou à l’un de ses interlocuteurs. Les partenaires inactifs sont refusés, et Mail2ERP ne crée jamais de clients. Lorsque l’e-mail indique une adresse de livraison qui correspond à l’une des adresses de livraison du partenaire, cette adresse est utilisée ; sinon, l’adresse de livraison par défaut de SAP Business One est conservée.

Rapprochement des articles : ItemCode, codes-barres, numéros de catalogue

• ItemCode — toujours.
• Codes-barres — le code-barres de l’article et ses codes-barres supplémentaires (commutateur Codes-barres).
• Codes fournisseur — le numéro de catalogue fournisseur de l’article et les numéros de catalogue partenaire de vos fournisseurs (commutateur Codes fournisseur).
• Références client — les numéros de catalogue partenaire que vous tenez pour un client, utilisés uniquement pour ce client (commutateur Références client).

Les articles inactifs et les articles qui ne sont pas des articles de vente sont refusés, et Mail2ERP ne crée jamais d’articles. Lorsque Mail2ERP ne reconnaît pas un code propre au client mais peut suggérer le produit, il vous envoie un e-mail avec un bouton : celui-ci enregistre le code du client sur ce produit dans SAP Business One et réimporte l’e-mail tout seul. Dès lors, le code est reconnu automatiquement.

Des prix issus de SAP Business One

Mail2ERP recherche le prix net que SAP Business One accorde à ce client pour cet article et cette quantité, et se rabat sur la liste de prix par défaut de l’article. Lorsque le prix de l’e-mail correspond au prix par défaut, aucun prix n’est envoyé, de sorte que vos listes de prix et prix spéciaux restent appliqués. SAP Business One applique ses propres taxes. Le prix de l’e-mail n’est utilisé que si SAP Business One n’a pas de prix.

Notes, fichiers et procédures d’approbation

• Fichiers : les pièces jointes d’origine et le texte de l’e-mail (sous forme de fichier texte) sont joints au document. Cela nécessite que le dossier des pièces jointes soit configuré sur votre serveur SAP Business One ; sans lui, les fichiers sont ignorés et le document est quand même créé.
• Approbations : lorsque des procédures d’approbation s’appliquent à l’utilisateur BOTS4.me, SAP Business One enregistre le document comme brouillon. Mail2ERP le signale comme en attente d’approbation et ne le crée jamais deux fois. Excluez l’utilisateur BOTS4.me des procédures si vous ne le souhaitez pas.
• Rien n’est supprimé : BOTS4.me ne supprime jamais de documents dans SAP Business One.

De l’offre à la commande, et doublons

Avec Détection des RFQ activée, une réponse qui cite votre numéro d’offre et la commande clairement devient une commande client copiée depuis cette offre. Si le client modifie les quantités de certaines lignes, ces quantités sont utilisées ; sinon, l’offre complète est commandée et une note destinée à votre équipe est jointe. Chaque document porte le marqueur de Mail2ERP au début des remarques (ou dans le champ U_B4M_ID si vous le créez), de sorte qu’une exécution interrompue ou une copie transférée ne crée jamais un second document.

🛠️ Configuration pas à pas

• Étape 1 — Démarrez votre mois Discovery gratuit : connectez-vous sur bots4.me/bots, cliquez sur Démarrer le mois Discovery gratuit sur la carte Mail2ERP et acceptez les Conditions une fois. Aucune carte n’est nécessaire.
• Étape 2 — Connectez votre boîte mail : Paramètres → Mail2ERP → Access Manager → Ajouter une source. Gmail et Microsoft 365 utilisent Secure Quick Connect ; les autres fournisseurs se connectent en IMAP. Voir Établir la connexion. Ou transférez les commandes à mail2erp@bots4.me sans connecter de boîte mail.
• Étape 3 — Préparez un utilisateur Service Layer : créez un utilisateur SAP Business One dédié à BOTS4.me (par exemple B4M_API) avec une licence qui autorise l’accès au Service Layer, et donnez-lui les partenaires et articles (lecture) ainsi que les offres de vente et commandes client (création).
• Étape 4 — Rendez le Service Layer accessible : il fonctionne sur votre serveur SAP, généralement sur le port 50000, et doit être accessible depuis Internet en https — généralement via un reverse proxy ou votre hébergeur. Les adresses de réseau privé ne peuvent pas être utilisées.
• Étape 5 — Connectez SAP Business One : Ajouter une destination → SAP Business One, puis saisissez l’adresse du Service Layer, la base de données société (comme sur l’écran de connexion), l’utilisateur et le mot de passe. Le mot de passe est chiffré dès que vous enregistrez. Si le serveur utilise son propre certificat, la vérification affiche son empreinte SHA-256 ; comparez-la avec celle de votre serveur et collez-la pour confirmer.
• Étape 6 — Fonctionnez en DEMO, puis passez en LIVE : Mail2ERP démarre en Mode démo et vous envoie par e-mail ce qu’il créerait. Lorsque les rapports sont justes, réglez Mode sur LIVE dans l’onglet Contrôle.

SAP Business One 10.0 ou plus récent est pris en charge, sur SQL Server ou SAP HANA. SAP S/4HANA est un autre produit et se connecte sur demande.

🧭 Votre première semaine pendant le mois Discovery

• Mode : DEMO lit vos e-mails et vos données SAP Business One et n’écrit rien ; vous recevez un e-mail montrant l’offre ou la commande qui aurait été créée. LIVE devient disponible après le premier e-mail de rapport DEMO.
• Commutateurs Discovery : les commutateurs portant l’étiquette Discovery sont inclus dans votre mois gratuit et démarrent désactivés. Sur SAP Business One, Codes-barres, Codes fournisseur, Références client et Détection des RFQ ont tous des données sur lesquelles travailler — activez ceux que vous utilisez.
• Commande test : envoyez un e-mail depuis un interlocuteur d’un partenaire client avec deux ou trois ItemCodes et des quantités, puis un second e-mail qui ne demande que des prix. Les rapports DEMO montrent une commande client et une offre de vente ; les décisions apparaissent aussi dans l’onglet Journaux et le dossier _Mail2ERP/LOGS.
• Entraînez-le : faites glisser un e-mail dans _Mail2ERP/DEVIS ou _Mail2ERP/COMMANDES pour le retraiter sous ce type, ou dans _Mail2ERP/IGNORER pour ignorer ce type d’e-mail à l’avenir.

📅 E-mails peu clairs et fonctionnement au quotidien

Mail2ERP lit PDF, Excel, Word, CSV, HTML, images et documents scannés avec OCR — dans toutes les langues, sans modèles, pendant les heures de fonctionnement que vous définissez.

• Importé : l’e-mail est déplacé vers _Mail2ERP/TRAITE et le document se trouve dans SAP Business One.
• Peu clair : l’e-mail reste dans votre INBOX, non lu, avec la raison dans le journal — par exemple un expéditeur qui n’est pas un partenaire, un code inconnu ou un article qui n’est pas un article de vente. Corrigez la cause et faites glisser l’e-mail dans _Mail2ERP/DEVIS ou _Mail2ERP/COMMANDES pour le retraiter.
• Les quantités incertaines ne sont jamais devinées : la ligne est ignorée et il vous est demandé de l’ajouter à la main.
• En attente d’approbation : les brouillons créés dans le cadre de procédures d’approbation sont signalés comme en attente, pour que vous sachiez où regarder.

La plateforme est hébergée dans l’UE, conçue pour le RGPD et propose la 2FA ; rapports, journaux et dossiers de boîte mail existent en 31 langues. La même connexion SAP Business One sert aux autres applications BOTS4.me, comme AutoERP, qui utilise le champ utilisateur U_B4M_AUTOERP pour savoir quelles commandes client il peut livrer et facturer.

📚 À lire aussi

• Fonctions et formules : page produit Mail2ERP et le guide Mail2ERP.
• Comparer les options : Parseur, Docparser ou Nanonets face à Mail2ERP pour la saisie des commandes dans l’ERP.
• Autres ERP : Commandes par e-mail dans Business Central et Commandes par e-mail dans Zoho Inventory.
• Un exemple réel : Étude de cas : IMP Kontakt.
• Sécurité : comment nous protégeons vos données — Sécurité.

🔗 Sources et lectures complémentaires

Documentation officielle citée dans ce guide. Les liens externes s’ouvrent dans un nouvel onglet.

• SAP Help — Working with SAP Business One Service Layer (PDF)