Supplier2ERP
Guide de l’utilisateur : mettre à jour les commandes d’achat sans ressaisir les confirmations
🎯 Le système d’extraction à 3 niveaux
Supplier2ERP essaie d’abord la méthode la plus économique et la plus fiable, et ne recourt à l’IA que lorsque c’est réellement nécessaire. Chaque document passe par les mêmes trois niveaux, dans l’ordre.
| Niveau | Ce qu’il fait | Quand il s’exécute |
|---|---|---|
| 1 | Ancrage des codes — trouve vos codes produits dans le document en les comparant à votre propre catalogue d’articles de l’ERP. | Toujours essayé en premier. Aucun modèle requis — fonctionne dès le premier jour, quelle que soit la mise en forme du fournisseur. |
| 2 | Apprentissage de modèles — les règles d’extraction sont enregistrées automatiquement après le traitement, une première fois, du format d’un fournisseur. | Utilisé automatiquement une fois que la mise en forme d’un fournisseur a déjà été rencontrée — plus rapide, et sans IA. |
| 3 | Vérification par IA — lit l’e-mail et les pièces jointes pour extraire ou confirmer les données. | Uniquement lorsque l’ancrage des codes et les modèles appris ne suffisent pas. |
🔄 Comment fonctionne Supplier2ERP : schéma visuel
du fournisseur
trouvés
et dates
votre commande d’achat
le rapport
Les codes sont toujours localisés par rapport à votre propre catalogue d’articles, de sorte que les quantités et les prix sont lus dans les lignes autour de chaque code plutôt qu’à une position de colonne fixe — c’est ce qui permet à Supplier2ERP de fonctionner dès le tout premier e-mail d’un fournisseur, avant même qu’un modèle n’existe pour lui.
⚖️ Validation des écarts : votre filet de sécurité
Chaque quantité, prix et date extraits sont comparés à votre commande d’achat avant toute écriture. Un écart faible et attendu — du genre qui se produit tous les jours — peut être accepté automatiquement. Tout écart plus important vous est signalé et la commande d’achat reste inchangée jusqu’à ce que vous la vérifiiez.
Les valeurs extraites font aussi l’objet d’un contrôle de cohérence en elles-mêmes : une quantité négative ou un prix absurde n’atteignent jamais votre ERP, confirmation ou non.
_Supplier2ERP/MANUEL si elle est passée par _Supplier2ERP/A_IMPORTER. La vérification en attente n’est jamais enterrée.
🚀 Premiers pas
- Connectez votre boîte mail depuis le tableau de bord. Supplier2ERP la surveille pour détecter les confirmations fournisseurs entrantes. Ou ajoutez la BOTS4.me Mailbox et transférez-nous les confirmations — voir Nous transférer ci-dessous.
- Activez Supplier2ERP. Il démarre en DEMO — il lit vos confirmations fournisseurs et indique ce qu’il mettrait à jour ; rien n’est écrit dans votre ERP. Sans boîte mail, il lit les confirmations que vous transférez à la BOTS4.me Mailbox.
- Indiquez à Supplier2ERP quels fournisseurs importer. Une fois votre ERP connecté, il repère les fournisseurs qui ont des commandes d’achat ouvertes et vous en envoie la liste par e-mail ; les contacts configurés uniquement comme fournisseurs dans votre ERP sont lus aussi. Pour tout autre fournisseur, faites glisser l’un de ses e-mails dans
_Supplier2ERP/A_IMPORTER— le dossier apparaît après la première exécution. Rien n’est importé d’aucun autre expéditeur. - Définissez vos seuils de tolérance — l’ampleur d’un écart de prix ou de quantité pouvant être acceptée automatiquement avant d’être signalée.
- Connectez votre ERP. Toujours en DEMO, les confirmations réelles sont rapprochées de commandes d’achat réelles, mais rien n’est écrit.
- Examinez quelques rapports. Ce que vous voyez est exactement ce qui changerait une fois en production.
- Passez le Mode sur LIVE (avec Mises à jour ERP activées). À partir de ce moment, les quantités, prix et dates confirmés mettent à jour automatiquement vos commandes d’achat.
⚙️ Référence des paramètres du tableau de bord
Fonctionnalités principales
| Paramètre | Plan | Ce qu’il fait |
|---|---|---|
| Rapprochement avec l’ERP | Personal | Rapproche les données fournisseur extraites des commandes d’achat existantes à l’aide des numéros de commande, des codes produits et des informations sur le fournisseur. |
| Rapports par e-mail | Toutes les formules | Comment vous êtes informé des confirmations traitées sans problème, y compris celles confirmées exactement comme commandées : Après chaque confirmation, Un e-mail par exécution, un Récapitulatif quotidien ou un Récapitulatif hebdomadaire. Les récapitulatifs listent chaque fournisseur, commande et ligne de commande de la période, avec une copie Excel, et le signalent quand rien n’est arrivé. Les confirmations qui demandent votre attention vous sont toujours envoyées immédiatement par e-mail. |
| Mises à jour dans l’ERP | Personal | Écrit dans votre ERP les quantités et prix confirmés. Désactivé signifie lecture seule : les écarts sont uniquement signalés, même en LIVE. |
| Extraction par modèles | Personal | Utilise des modèles appris à partir des e-mails précédents du même fournisseur pour une extraction plus rapide et plus précise. |
| Alertes quotidiennes de retard | Toutes les formules | Une fois par jour, envoie par e-mail les livraisons en retard ou à risque. Choisissez Désactivé, Commandes confirmées par le fournisseur uniquement (les commandes dont Supplier2ERP a traité la confirmation fournisseur) ou Toutes les commandes d’achat ouvertes — chaque commande ouverte de votre ERP, même sans confirmation reçue par e-mail, plus un récapitulatif hebdomadaire (à partir de la formule Personal). |
| Extraction de secours par IA | Personal | Lorsque l’ancrage des codes et les modèles appris ne trouvent aucun produit, l’IA lit l’e-mail et les pièces jointes en dernier recours (facturé à l’usage). |
| Fichiers PDF numérisés | Personal | Lit par OCR les confirmations fournisseurs qui arrivent sous forme de scan ou de photo plutôt que de texte. Désactivé signifie qu’une confirmation numérisée est signalée pour saisie manuelle au lieu d’être lue. |
| Prétraitement | Family | Lit un dossier de file d’attente masqué géré par AutoSPAM au lieu de votre INBOX. Nécessite AutoSPAM avec le prétraitement activé. |
| Mise à jour automatique des quantités | Family | Permet l’écriture automatique des écarts de quantité confirmés. Désactivé signifie que les écarts sont signalés mais jamais appliqués. |
| Mise à jour automatique des prix | Business | Permet l’écriture automatique des écarts de prix confirmés. Désactivé signifie que les écarts sont signalés mais jamais appliqués. |
| Rachat automatique | Business | Les quantités refusées, réduites ou en retard sont proposées sous forme de commande brouillon auprès d’un fournisseur alternatif du même produit. |
| Rachat : commandes réelles | Enterprise | Crée réellement les commandes brouillon de rachat dans votre ERP au lieu de se contenter de les signaler. Sans effet si le Rachat automatique n’est pas également activé. |
Paramètres de tolérance et de rapport
| Paramètre | Par défaut | Ce qu’il fait |
|---|---|---|
| Écarts d’articles maximum | 5 éléments | Combien de lignes de commande peuvent différer de la confirmation avant que toute la commande soit signalée pour vérification manuelle au lieu d’être mise à jour automatiquement. |
| Variation maximale de prix ou de quantité | 15% | L’écart maximal acceptable, en pourcentage, pour le prix ou la quantité d’une seule ligne. Tout écart plus important est signalé pour vérification. |
| Horizon de risque de livraison | 7 jours | Une date de livraison confirmée située dans ce nombre de jours est considérée comme à risque et apparaît dans les alertes quotidiennes de retard avant d’être réellement en retard. |
| Ancienneté du rapport de retards | 90 jours | Les commandes d’achat antérieures à ce délai ne sont pas surveillées lorsque Alertes quotidiennes de retard est réglé sur Toutes les commandes d’achat ouvertes. |
| Envoyer les rapports des commandes mises à jour à | — | Qui reçoit les rapports des confirmations fournisseurs traitées sans problème, ainsi que le récapitulatif quotidien ou hebdomadaire. Séparez les adresses par une virgule ; vide signifie l’e-mail de votre compte. |
| Envoyer les confirmations à traiter manuellement à | — | Qui reçoit le rapport d’une confirmation appliquée en partie seulement, en échec ou en attente de votre vérification. Toujours envoyé immédiatement, quel que soit votre choix sous Rapports par e-mail. Séparez les adresses par une virgule ; vide signifie l’e-mail de votre compte. |
| Envoyer les rapports des livraisons en retard à | l’e-mail de votre compte | Qui reçoit les rapports de livraisons en retard et de rachats. Séparés par des virgules. Si le champ est vide, le rapport des livraisons en retard est envoyé à l’e-mail de votre compte et aux e-mails de la direction. |
🛡️ Modes d’accès
Trois modes vous permettent de tester à votre propre rythme, chacun accordant à Supplier2ERP un peu plus d’accès que le précédent.
| Mode | Accès | Ce qui se passe |
|---|---|---|
| Démo Sandbox | Aucune | Documents fournisseurs d’exemple uniquement, sur BOTS4.me/demo. Aucune connexion à l’ERP nécessaire. |
| Mode démo | Boîte mail + lecture de l’ERP | Les confirmations réelles sont rapprochées de commandes d’achat réelles. Rien n’est écrit — les rapports montrent exactement ce qui changerait. |
| Mode Live | Boîte mail + lecture et écriture de l’ERP | Automatisation complète : les confirmations sont traitées et les commandes d’achat mises à jour automatiquement. |
⌛ Livraisons retardées et rachat automatique
Deux fonctionnalités vont au-delà de la confirmation que vous venez de recevoir, vers les commandes d’achat qui en attendent encore une.
Alertes quotidiennes de retard
Un e-mail quotidien répertorie les lignes de commande d’achat en retard, ou sur le point de manquer leur date de livraison confirmée dans votre horizon de risque. Vous choisissez les commandes surveillées : uniquement celles dont Supplier2ERP a traité la confirmation fournisseur, ou chaque commande ouverte de votre ERP — y compris les commandes dont le fournisseur n’a jamais envoyé de confirmation. Les retards de livraison apparaissent avant d’atteindre votre chaîne de production.
Rachat automatique
Lorsqu’un fournisseur refuse ou réduit une quantité confirmée, ou qu’une livraison prend du retard, la quantité manquante peut être proposée sous forme de commande d’achat brouillon auprès d’un fournisseur alternatif du même produit. Cela commence en mode simulation : la proposition n’est signalée que par e-mail. Activer Commande en direct de rachat crée la commande brouillon dans votre ERP pour vérification — elle n’est jamais confirmée automatiquement.
📊 Comment lire le rapport
✅ Success
Confirmations entièrement rapprochées et, en Mode automatisation, déjà appliquées à votre commande d’achat.
⚠️ Partiel
Certaines lignes ont correspondu, d’autres ont dépassé votre tolérance ou n’ont pas pu être lues — signalées pour vérification.
❌ Échec / Ignoré
Rien d’exploitable n’a été extrait, ou l’e-mail n’était pas du tout une confirmation fournisseur — laissé dans votre INBOX, ou déplacé vers _Supplier2ERP/MANUEL s’il est passé par _Supplier2ERP/A_IMPORTER.
❓ Résolution des problèmes
| Ce que vous voyez | Ce que cela signifie |
|---|---|
| Une confirmation n’a été rapprochée d’aucune commande d’achat | L’ancrage des codes n’a trouvé aucun code produit reconnu dans votre catalogue de l’ERP — vérifiez que les codes du document existent bien dans votre ERP. |
| Un changement de quantité ou de prix a été signalé mais non appliqué | Soit Mise à jour automatique des quantités / Mise à jour automatique des prix est désactivée, soit le changement dépasse votre seuil de Changement maximal de prix/quantité. |
| Toute la commande a été signalée au lieu d’une seule ligne | Plus de lignes ont différé que ne le permet votre paramètre Différences maximales d’articles. |
| Une commande de rachat a été signalée mais jamais créée | Cela vient du fait que Commande en direct de rachat est désactivée — le Rachat automatique se limite par défaut à la simulation. |
| Le format d’un fournisseur passe encore par l’IA à chaque fois | L’apprentissage de modèles enregistre un modèle après avoir vu un format une fois ; si l’échec persiste, la mise en forme varie peut-être suffisamment d’un e-mail à l’autre pour qu’aucun modèle stable ne soit trouvé. |
📨 Nous transférer — sans connecter de boîte mail
Vous n’êtes pas du tout obligé de connecter une boîte mail. Dans BOTS4.me/bots → Paramètres → Supplier2ERP, cliquez sur Ajouter une source et ajoutez la BOTS4.me Mailbox — un clic, rien à connecter, aucun mot de passe. Transférez ensuite les e-mails à supplier2erp@bots4.me. Tant que le Mode démo est activé, vous recevez un aperçu par e-mail ; une fois que vous le désactivez, Supplier2ERP met à jour pour de vrai la commande d’achat dans votre ERP. Nous n’avons donc besoin que d’un accès à votre ERP, jamais à votre boîte mail.
Qui peut transférer : réglez-le dans Supplier2ERP → Contrôle → Nous transférer – accepter le courriel de. Vide : uniquement l’adresse e-mail de votre compte. Renseigné : exactement les adresses que vous saisissez (jusqu’à 6) — elles remplacent l’adresse de votre compte, ajoutez-la donc aussi si vous transférez vous-même.
Avant d’écrire quoi que ce soit dans votre ERP, nous vérifions que l’e-mail provient bien de votre adresse (DKIM). Si votre fournisseur de messagerie ne signe pas le courrier sortant, vous confirmez l’e-mail une fois, en un clic. Chaque e-mail transféré est supprimé de notre boîte mail juste après traitement — au plus tard après 7 jours s’il n’a pas pu être traité. Utilisez cette option pendant votre évaluation, ou durablement si vous préférez ne jamais partager l’accès à votre boîte mail.
Le même e-mail transféré deux fois n’est traité qu’une seule fois. Lorsque le Mode démo est désactivé, l’expéditeur reçoit par e-mail un court accusé de réception après chaque e-mail transféré : traité, ou non traité et où en voir la raison.
📬 Journal dans votre boîte mail
- Où : chaque boîte mail reçoit un dossier LOGS à l’intérieur du dossier propre du bot, par exemple _Mail2ERP/LOGS. Chaque bot garde le sien.
- Quoi : les mêmes lignes que l’onglet Journaux, un message par ligne. Rien n’est envoyé par e-mail — les lignes sont écrites directement dans le dossier.
- Non lu signifie que cela demande votre attention : seules les lignes qui demandent votre décision arrivent non lues. Toutes les autres lignes, avertissements compris, arrivent déjà lues.
- Boutons en un clic : les lignes concernant un e-mail portent les mêmes boutons que le tableau de bord. Un bouton qui classe l’e-mail porte le nom du dossier de destination, par exemple AUTORISER ou SPAM. Un bouton ouvre une courte page de confirmation, sans connexion, et fonctionne pendant 7 jours. Le résultat arrive sous forme de nouvelle ligne, avec un bouton d’annulation lorsqu’il en existe un.
- Décider depuis le journal : une ligne qui attend votre décision affiche aussi les noms des pièces jointes de l’e-mail et ses premières lignes, si bien que vous avez rarement besoin d’ouvrir l’e-mail lui-même.
- Entretien : le dossier conserve les 100 dernières lignes pendant 30 jours au maximum. Le journal complet reste dans votre tableau de bord.
- Sûr par conception : les véritables messages de journal n’existent que dans les dossiers LOGS, jamais dans votre boîte de réception, et la page de confirmation ne demande jamais de mot de passe.
- Interrupteur : Journal dans votre boîte mail, dans la liste des fonctions du bot sous l’onglet Contrôle. Activé par défaut à partir de la formule Personal.
❓ Questions fréquentes
💡 Les dossiers commençant par _ (par exemple _Supplier2ERP) sont créés automatiquement par l’application — ne les renommez pas et ne les supprimez pas.
Quels formats de documents sont pris en charge ?
PDF, Word (.docx), Excel (.xlsx), HTML, texte du corps de l’e-mail, et images via OCR — pratiquement n’importe quel format envoyé par un fournisseur.
Avec quels ERP fonctionne-t-il ?
Odoo, ERPNext, Zoho, Dolibarr, Business Central online, QuickBooks Online, Xero et SAP Business One, chacun avec sa propre stratégie de mise à jour — par lot, commande entière ou article individuel. Tout autre ERP doté d’une API est connecté sur demande.
Comment trouve-t-il mes codes produits sans modèle ?
L’ancrage des codes recherche dans le document des codes existant dans votre propre catalogue de l’ERP, puis lit la quantité et le prix autour de chacun de ceux qu’il trouve. Aucun modèle n’est nécessaire pour le premier e-mail d’un fournisseur.
Que se passe-t-il si les prix ou les quantités diffèrent de ma commande ?
Les petits écarts compris dans votre tolérance peuvent être acceptés automatiquement ; les plus importants sont signalés et la mise à jour est différée jusqu’à ce que vous la vérifiiez. L’e-mail de confirmation reste non lu — dans votre INBOX, ou dans _Supplier2ERP/MANUEL s’il est passé par _Supplier2ERP/A_IMPORTER — afin que la vérification en attente soit visible d’un coup d’œil.
Apprend-il le format d’un fournisseur ?
Oui. Après avoir traité une fois la mise en forme d’un fournisseur, les règles d’extraction sont enregistrées. Les documents futurs du même fournisseur sont traités plus rapidement, sans avoir besoin de l’IA.
Où vont les e-mails signalés ou en échec ?
Ils restent non lus dans votre INBOX pour que vous ne les manquiez pas — ou, s’ils sont passés par _Supplier2ERP/A_IMPORTER, ils sont déplacés vers _Supplier2ERP/MANUEL. Les confirmations traitées avec succès sont classées dans _Supplier2ERP/TRAITE.
Supplier2ERP a manqué une confirmation. Puis-je lui faire réessayer ?
Oui. Faites glisser l’e-mail dans _Supplier2ERP/A_IMPORTER : il sera lu lors de la prochaine exécution — en Mode automatisation, même s’il a déjà échoué. Dès lors, Supplier2ERP importe aussi tout ce qui vient de cet expéditeur, et l’expéditeur est marqué comme fournisseur afin que Mail2ERP ne s’en occupe pas. Le dossier est créé automatiquement tant que Supplier2ERP est actif.
Je ne veux pas que Supplier2ERP importe un fournisseur précis. Comment l’arrêter ?
Faites glisser un e-mail de ce fournisseur dans _Supplier2ERP/NE_PAS_IMPORTER. Dès la prochaine exécution, Supplier2ERP n’importe plus rien de cet expéditeur, et l’e-mail est replacé dans votre INBOX (ou dans _Supplier2ERP/MANUEL lorsque Séparer les fournisseurs est activé). L’expéditeur reste marqué comme fournisseur, donc Mail2ERP ne l’importe pas non plus. Les rapports de retards et le rachat pour ce fournisseur continuent de fonctionner. Pour annuler, faites glisser un e-mail du même expéditeur dans _Supplier2ERP/A_IMPORTER.
Puis-je faire des tests sans affecter mon ERP ?
Oui. En DEMO, Supplier2ERP lit vos commandes d’achat mais n’écrit rien, avec des rapports complets montrant ce qui changerait. Premier mois gratuit.
Fonctionne-t-il avec Mail2ERP ?
Oui. Mail2ERP gère les commandes clients entrantes côté ventes ; Supplier2ERP gère les confirmations fournisseurs entrantes côté achats. Les deux surveillent votre boîte mail.
Est-ce que cela utilise l’IA ? Nous n’avons pas le droit d’en utiliser.
Réglez le Mode IA sur Désactivé et aucun modèle de langage n’est appelé, aucun document n’est envoyé à un fournisseur d’IA. Les confirmations qui listent vos codes produits avec les quantités dans un tableau lisible sont lues normalement, en les comparant à votre catalogue de l’ERP. Les mises en forme scannées ou inhabituelles vous sont transmises pour saisie manuelle plutôt que d’être devinées. Si votre équipe conformité en a besoin par écrit, demandez-nous et nous le confirmerons pour votre dossier.
Comment gère-t-il les dates de livraison ?
Supplier2ERP extrait du document les dates de livraison confirmées et met à jour les lignes correspondantes de votre commande d’achat. Il prend en charge plusieurs formats de date.
🔒 Ce que Supplier2ERP ne fera jamais
- Écrire dans votre ERP alors que vous êtes en DEMO.
- Créer une commande de rachat en direct sans que la Commande en direct de rachat soit activée — par défaut, seul un rapport est généré.
- Rapprocher un document d’une commande d’achat sans vérifier au préalable les codes produits avec votre propre catalogue.
- Appliquer un changement de prix ou de quantité au-delà de la tolérance que vous avez définie sans le signaler pour vérification.
- Confirmer une commande de rachat en votre nom — elle est toujours créée en tant que brouillon.
- Vous cacher une confirmation signalée ou illisible — elle reste non lue dans votre INBOX ou dans
_Supplier2ERP/MANUEL.