Automatiser Dolibarr : commandes par e-mail, facturation et relances de paiement

🎯 Les étapes de la commande à l’encaissement que Dolibarr vous laisse

Dolibarr dispose de tous les documents dont une entreprise de négoce a besoin : propositions commerciales, commandes clients, expéditions, factures et paiements. Ce qui lui manque, c’est quelqu’un qui fasse passer chaque commande d’un document au suivant. Dans la plupart des entreprises sous Dolibarr, c’est encore une personne, et les mêmes quelques étapes se répètent pour chaque commande :

• Saisie de la commande : un client envoie une commande PDF ou Excel par e-mail, et quelqu’un saisit les produits et quantités dans une proposition ou une commande.
• Validation et expédition : quelqu’un valide la commande, vérifie le stock, crée l’expédition et la valide.
• Facturation : quelqu’un crée la facture à partir de la commande, s’assure que seules les marchandises expédiées sont facturées et l’envoie au client.
• Relances : en fin de mois, quelqu’un passe en revue les factures impayées et rédige des relances, ou n’y arrive pas.

Chaque étape est rapide en soi. Ensemble, et répétées pour chaque commande, elles prennent des heures par semaine, et l’étape oubliée est généralement la plus coûteuse : une facture jamais envoyée, ou une relance qui part avec un mois de retard.

🤖 Quels bots BOTS4.me fonctionnent avec Dolibarr

Toutes les applications ERP de BOTS4.me fonctionnent sur Dolibarr 23 et versions ultérieures. Cette page présente les trois qui, ensemble, gèrent le côté ventes de l’e-mail jusqu’au paiement.

Supplier2ERP, Pay2ERP, Bill2ERP, AutoSTOCK et AutoPURCHASE fonctionnent aussi sur Dolibarr, et Pay2ERP peut utiliser les écritures bancaires propres à Dolibarr comme source. Une seule connexion Dolibarr sert chaque bot que vous démarrez.

📧 Mail2ERP : des commandes reçues par e-mail aux propositions et commandes clients

Mail2ERP lit votre boîte mail commerciale, décide si chaque e-mail est une demande de devis, une commande ferme ou autre chose, et lit les lignes de produits dans le texte de l’e-mail et chaque pièce jointe : PDF, Excel, Word, CSV, HTML, images et documents scannés, quelle que soit la mise en page ou la langue, sans modèles. Chaque code produit est rapproché des références produits de votre catalogue Dolibarr.

• Demande → proposition commerciale brouillon, prête à être chiffrée, ajustée et envoyée par votre équipe commerciale.
• Commande ferme → commande client, créée en brouillon puis validée.
• Contacts : la personne qui a écrit l’e-mail devient le contact client du document, et une adresse de livraison citée dans l’e-mail devient le contact de livraison.
• Fichiers : les pièces jointes du client sont jointes à la proposition ou à la commande.
• Pas de doublons : chaque document est marqué avec son e-mail source dans le champ de référence externe de Dolibarr, de sorte que la même commande envoyée deux fois n’est créée qu’une fois.

Mail2ERP ne crée jamais de tiers ni de produits. L’expéditeur doit appartenir à un client existant et chaque ligne doit correspondre à un produit existant. Un e-mail qui ne peut pas être importé reste non lu dans votre INBOX, et le journal vous en donne la raison.

🐙 AutoERP : valider, expédier et facturer les commandes étiquetées

AutoERP se charge des étapes routinières après la commande. Il ne travaille que sur les commandes que vous lui confiez, et cette remise passe par un champ, pas par une supposition.

Comment confier une commande à AutoERP

Dolibarr ne permet pas à d’autres programmes de lire les catégories d’une commande client, AutoERP utilise donc un champ de commande appelé BOTS4.me tags (code b4mtags). Lorsque l’utilisateur d’intégration est administrateur, AutoERP ajoute le champ lui-même. Sinon, ajoutez-le une fois : Configuration → Modules → Commandes clients → Attributs supplémentaires → Nouvel attribut, libellé BOTS4.me tags, code b4mtags, type Chaîne (1 ligne), longueur 255, toujours modifiable. Saisissez ensuite AutoERP dans le champ pour traiter la commande entière, ou AutoERP_partial pour la traiter ligne par ligne. AutoERP ajoute ses propres étiquettes de progression dans le même champ.

Ce qui se passe à chaque exécution

• Confirmation : une commande brouillon étiquetée est validée. Lorsque la condition de paiement de la commande exige un paiement anticipé, par exemple « Due on order » ou une condition d’acompte à 100 %, AutoERP émet aussi une facture d’acompte validée pour la commande entière, liée à celle-ci.
• Expédition : dès que le stock est disponible et que la date de livraison est arrivée, AutoERP crée à partir de la commande une expédition validée avec les quantités qui peuvent partir. Dolibarr mouvemente le stock à la validation lorsque la configuration de votre module Stock le prévoit. En cas d’expédition partielle, le reste demeure sur la commande.
• Facturation : AutoERP crée à partir de la commande une facture validée, en facturant les produits stockés selon les quantités réellement expédiées et les services selon les quantités commandées, et déduit les acomptes payés. Vous pouvez aussi choisir une facture groupée par client et par jour, semaine ou mois.

Avec la formule Business, AutoERP peut aussi retenir les expéditions pour les clients ayant des factures en retard, en les relançant une fois, et expédier les commandes en plusieurs fois. Consultez le guide AutoERP pour chaque option.

💰 AutoCASH : relances de paiement pour les factures Dolibarr en retard

Aux jours du mois que vous choisissez, AutoCASH lit vos factures clients impayées dans Dolibarr, les regroupe par client et détermine le niveau de retard de chaque client. Par défaut, l’escalade est progressive :

• Commencer en douceur : vous pouvez activer uniquement le niveau 1, vous y habituer, puis activer les niveaux 2 et 3 plus tard.
• Jamais deux fois pour la même chose : le même niveau n’est répété qu’après un délai d’attente, et une exécution interrompue à mi-chemin ne peut pas envoyer une relance deux fois.
• Filtres : un montant minimum, un nombre minimum de jours de retard et une liste de clients que vous ne voulez jamais relancer automatiquement.
• Deux e-mails pour vous : un aperçu la veille, listant qui sera relancé, et un rapport ensuite, listant qui a été contacté, à quel niveau et pour quelles factures.
• Envoyées par BOTS4.me : comme Dolibarr ne peut pas envoyer d’e-mails via son API, les relances sont envoyées par BOTS4.me, dans la langue du client. Les factures d’acompte propres à AutoERP pour les commandes prépayées ne sont pas relancées par AutoCASH.

⚙️ Configuration pas à pas pour Dolibarr

• Étape 1 — Démarrez votre mois Discovery gratuit : connectez-vous sur bots4.me/bots et cliquez sur Démarrer le mois Discovery gratuit sur la carte du bot souhaité. Aucune carte n’est nécessaire.
• Étape 2 — Activez l’API REST dans Dolibarr : Accueil → Configuration → Modules/Applications → activez API REST (serveur).
• Étape 3 — Créez un utilisateur d’intégration : dans Utilisateurs & Groupes, créez un utilisateur tel que “BOTS4.me Integration” et donnez-lui les droits des bots que vous utilisez : Mail2ERP — tiers, produits, propositions commerciales, commandes clients ; AutoERP — commandes clients, expéditions, factures clients, stock ; AutoCASH — factures clients, paiements, banques. Chaque bot a aussi besoin d’un accès en lecture aux Banques et à sa propre fiche utilisateur.
• Étape 4 — Générez la clé API : ouvrez la fiche utilisateur → Modifier → champ Clé API → générer → Enregistrer, et copiez la clé.
• Étape 5 — Connectez Dolibarr sur bots4.me : saisissez l’URL de votre site Dolibarr et la clé API, ainsi que le numéro d’entité si vous utilisez le module Multi-société. La procédure complète se trouve dans Établir la connexion.
• Étape 6 — AutoERP uniquement : ajoutez le champ de commande BOTS4.me tags comme décrit ci-dessus, sauf si l’utilisateur d’intégration est administrateur.
• Étape 7 — Connectez votre boîte mail pour Mail2ERP (Gmail et Microsoft 365 avec Secure Quick Connect, les autres en IMAP avec un mot de passe d’application), ou transférez plutôt les commandes à la boîte mail BOTS4.me.

🧪 Mode démo, e-mails peu clairs et erreurs

Chaque bot démarre en Mode démo. Mail2ERP vous envoie par e-mail la proposition ou la commande qu’il aurait créée, AutoERP indique quelles commandes il aurait validées, expédiées et facturées, et AutoCASH vous envoie la liste complète des clients qu’il aurait relancés, sans en contacter aucun. Rien n’est écrit dans Dolibarr tant que vous ne réglez pas Mode sur LIVE, ce qui se débloque après le premier rapport Demo. La page Mode démo explique le principe, et la démo en direct du tableau de bord montre chaque paramètre avec des données d’exemple.

• Les e-mails que Mail2ERP n’a pas pu importer restent non lus dans votre INBOX. Ceux qui ont été importés sont déplacés vers _Mail2ERP/TRAITE.
• La raison est toujours journalisée dans l’onglet Journaux et le dossier LOGS de votre boîte mail, par exemple un expéditeur qui n’est pas client dans Dolibarr ou une référence produit qui n’existe pas. Voir le guide du dossier LOGS.
• Corrigez avec les dossiers : faites glisser un e-mail dans _Mail2ERP/DEVIS ou _Mail2ERP/COMMANDES pour le retraiter comme proposition ou comme commande, ou dans _Mail2ERP/IGNORER pour ignorer ce type d’e-mail à l’avenir.
• Les problèmes de configuration d’AutoERP, comme un champ BOTS4.me tags manquant ou le module Expéditions désactivé, sont nommés dans le rapport d’exécution, pour que vous sachiez exactement quoi corriger.

📅 Le mois Discovery gratuit et la formule gratuite

Le premier mois de chaque bot est un mois Discovery gratuit, sans carte bancaire. Les commutateurs marqués Discovery dans l’onglet Contrôle sont inclus et démarrent désactivés, pour que vous choisissiez quoi essayer.

📚 À lire aussi

• Produits : Mail2ERP, AutoERP et AutoCASH.
• Guides : Guide Mail2ERP, Guide AutoERP, Guide AutoCASH et Établir la connexion.
• Un autre ERP open source : Automatiser ERPNext depuis les e-mails : commandes, confirmations fournisseurs et paiements.
• Comparer les approches : Parseur, Docparser ou Nanonets face à Mail2ERP pour la saisie des commandes dans l’ERP.
• Les mêmes étapes dans d’autres ERP : Expédier et facturer automatiquement les commandes Business Central et Comment automatiser la confirmation, la livraison et la facturation des commandes dans Odoo.
• Contexte : Comprendre les systèmes ERP et CRM et pourquoi nous avons créé BOTS4.me.