Pay2ERP Guide – BOTS4.me

🔗 Cómo concilia Pay2ERP un pago

Cada aviso de pago — un correo del banco, una línea de Revolut o Wise, o una línea de extracto leída directamente de su ERP — se reduce al mismo puñado de datos: importe, moneda, fecha valor y el número de referencia que su cliente escribió al pagar. Esos datos son los que se concilian con sus facturas abiertas, no el texto del correo.

Formato de origen	Qué es	Cómo lo lee Pay2ERP
MT940 / MT942	Extracto bancario SWIFT de fin de día / intradía	Estructurado. Cada línea de abono se convierte automáticamente en un pago — sin conjeturas de extracción.
CAMT.053	Extracto bancario XML ISO 20022	Estructurado, analizado de forma defensiva frente a XML mal formado o demasiado grande.
BAI2	Formato de extracto bancario de EE. UU.	Estructurado, mismo tratamiento que los formatos anteriores.
OFX	Open Financial Exchange	Estructurado, mismo tratamiento que los formatos anteriores.
API de Revolut / Wise	Conexión directa a la cuenta	Los campos estructurados llegan ya etiquetados — importe, referencia y remitente en tiempo real, sin demora de correo.
Correo de texto libre	Un aviso de pago del banco en lenguaje llano	Primero 50+ patrones en 15+ idiomas; la IA lee el texto solo cuando ningún patrón coincide.

Pay2ERP solo procesa entradas. Una línea saliente (de débito) en cualquiera de estos formatos se ignora silenciosamente — solo el dinero que entra se convierte en un registro de pago. Si la misma transacción bancaria llega a Pay2ERP dos veces — por ejemplo, una vez por correo y otra a través de una línea de extracto del ERP —, se reconoce como un único pago y se registra una sola vez, no dos.

🔄 Cómo funciona Pay2ERP – Flujo visual

📧

Llega el aviso
de pago

→

🔍

Referencia e importe
extraídos

→

📋

Conciliado con la(s)
factura(s) abierta(s)

→

✅

Pago registrado
en su ERP

→

📊

Usted recibe
el informe

Un solo pago puede cubrir varias facturas a la vez — por ejemplo, un cliente que paga todo un mes en una sola transferencia. Pay2ERP recorre las combinaciones de sus facturas abiertas hasta encontrar el conjunto que suma el importe pagado, en lugar de rendirse ante la primera factura que no coincide por sí sola.

📥 Pagos no conciliados – Su red de seguridad

Cuando Pay2ERP no encuentra una coincidencia fiable, no adivina ni archiva el correo donde podría pasársele por alto. El aviso de pago permanece en su INBOX, marcado como no leído, exactamente donde estaría cualquier otro correo no leído — y aparece en su próximo informe como pendiente de revisión.

Cuando una fuente se ha procesado por completo, los correos de pagos conciliados pasan a _Pay2ERP/PROCESSED, de modo que tu INBOX solo muestra lo que aún necesita a una persona. Conciliar a mano un pago sin correspondencia también alimenta el aprendizaje estadístico de patrones de Pay2ERP, así que la redacción del mismo banco se reconoce más rápido la próxima vez.

Los duplicados se bloquean durante 48 horas, no para siempre. Un pago que no pudo conciliarse se elimina de la lista de comprobación de duplicados al final de la ejecución, de modo que se recoge y se reintenta en la siguiente ejecución en lugar de omitirse silenciosamente durante dos días.

🚀 Primeros pasos

Conecte una cuenta de correo del banco, o una clave API de Revolut / Wise, en el panel.
Active Pay2ERP. Se inicia en Modo Demo — solo datos de muestra, nada real se toca.
Pase a Solo correo para ver qué extrae Pay2ERP de su buzón real — todavía sin conexión a su ERP.
¿Satisfecho con la extracción? Conecte su ERP como ERP solo lectura: las facturas reales se concilian, nada se registra.
Revise algunos informes diarios. Las coincidencias que ve son exactamente lo que se registraría una vez que pase a producción.
Cambie a Producción. A partir de ese momento, los pagos conciliados se registran en su ERP automáticamente.

⚙️ Referencia de la Configuración del Panel

Conciliación principal

Ajuste	Plan	Qué hace
Emparejamiento de cobros con facturas	Personal	Concilia los pagos entrantes con las facturas pendientes usando números de referencia, importes y datos de clientes. El núcleo de Pay2ERP — activado por defecto.
Generar informe por correo	Personal	Envía un informe después de cada fuente procesada. Desactivar esto no detiene la conciliación — solo detiene el correo.
Exportación diaria	Family	Genera un informe diario en Excel de todos los pagos procesados para revisión y conciliación contable.
Reconocimiento de nombre de empresa por IA	Business	Usa IA para identificar y estandarizar nombres de empresas a partir de las descripciones de pago, de modo que un pago pueda conciliarse con facturas impagadas por importe incluso sin símbolo variable.

Formatos de documento leídos

Formato	Plan	Qué hace
Texto del correo	Personal	Procesa datos del propio texto del cuerpo del correo.
Archivos CSV	Personal	Procesa datos de archivos adjuntos .csv.
HTML	Personal	Procesa datos de archivos adjuntos .html o .htm.
Excel	Family	Procesa datos de archivos adjuntos .xls / .xlsx.
Archivos PDF	Family	Procesa datos de archivos adjuntos PDF.
Word	Family	Procesa datos de archivos adjuntos .doc / .docx.
Archivos PDF escaneados	Business	Procesa datos de archivos adjuntos PDF basados en imágenes (escaneados o fotografiados) mediante OCR.
Imágenes / Fotos	Business	Procesa datos de archivos adjuntos .jpg, .jpeg y .bmp mediante OCR.
Imágenes ráster	Enterprise	Procesa datos de archivos adjuntos .gif, .tiff, .webp, .eps y .svg mediante OCR.

En el código existe un interruptor de preprocesamiento por coherencia con nuestras otras aplicaciones de buzón, pero está desactivado para Pay2ERP: leer una carpeta de cola oculta no se aplica a la importación de pagos igual que a la de pedidos, por lo que nunca aparece como opción en su panel.

🛡️ Niveles de acceso

Cuatro niveles le permiten generar confianza a su propio ritmo, cada uno dando a Pay2ERP algo más de acceso que el anterior.

Nivel	Acceso	Qué ocurre
Demo	Ninguna	Solo datos de muestra, en BOTS4.me/demo. Sin buzón, sin ERP.
Solo correo	Buzón	Captura y extrae pagos reales de su buzón, pero nunca toca su ERP.
ERP en solo lectura	Buzón + lectura de ERP	Concilia los pagos con facturas reales e informa exactamente lo que registraría — no escribe nada.
Producción	Buzón + lectura y escritura de ERP	Automatización completa: los pagos se capturan, concilian y registran en su ERP.

📊 Cómo leer el informe

✅ Qué se concilió

Cada pago registrado en esta ejecución: qué factura(s), el importe y la referencia con la que se concilió.

⚠️ Qué necesita atención

Pagos que siguen sin leer en su INBOX porque nada se concilió con confianza — la misma lista que abriría manualmente.

📈 Las cifras

Pagos procesados, enviados a revisión manual y fallidos, de este mes y en total — su marcador acumulado.

❓ Resolución de problemas

Qué ve	Qué significa
Un pago se quedó en el INBOX	No se encontró una coincidencia fiable — compruebe que el número de referencia del aviso corresponda realmente a una factura abierta y que la factura no esté ya marcada como pagada.
Parece que falta un pago por completo	Compruebe primero la lista de duplicados: si la misma transacción bancaria ya llegó a través de otra fuente conectada, Pay2ERP la registró una vez e ignoró correctamente la segunda copia.
La conciliación por nombre de empresa no está disponible	El reconocimiento de nombre de empresa por IA es una función del nivel Business. Por debajo de ese nivel, los pagos sin símbolo variable esperan revisión manual.
No llega ningún informe diario	Confirme que Generar informe por correo está activado para Pay2ERP en su panel.
No se leyó un justificante de pago escaneado o fotografiado	Los PDF escaneados y las fotos necesitan los formatos basados en OCR, reservados a los niveles Business y Enterprise.

❓ Preguntas frecuentes

¿Qué fuentes de pago son compatibles?

Notificaciones bancarias por correo vía IMAP, Gmail, Outlook y Office 365, más integración directa por API con Revolut y Wise. Se añaden más fuentes regularmente.

¿Con qué ERP funciona?

Hoy OFFERIS y Odoo, con un sistema de adaptadores extensible para más. Pregúntenos por el suyo.

¿Qué ocurre con un pago que no se puede conciliar?

Permanece en su INBOX, sin leer, y se marca en el informe diario — nada desaparece en una carpeta oculta. Conciliarlo usted mismo le enseña a Pay2ERP ese patrón para la próxima vez.

¿Gestiona un pago que cubre varias facturas?

Sí. Pay2ERP busca combinaciones de sus facturas abiertas para hallar el conjunto que suma el importe pagado.

¿Cómo funciona la IA de respaldo?

Las reglas se ejecutan primero, en cada pago. La IA solo se llama cuando las reglas no pueden extraer una referencia de un aviso de texto libre — la mayoría de los pagos nunca la alcanzan.

¿Puedo hacer pruebas sin conectar mi ERP?

Sí. El modo Solo correo extrae pagos reales sin tocar su ERP; ERP solo lectura va más allá y concilia contra facturas reales sin escribir nada. Primer mes gratis.

¿Funciona con AutoCASH?

Sí. Pay2ERP registra el pago; AutoCASH deja de recordar esa factura en el momento en que lo hace. Juntos cierran el ciclo de las cuentas por cobrar.

¿Esto usa IA? Nosotros no tenemos permitido usarla.

Ponga el Modo IA en Desactivado y no se llamará a ningún modelo de lenguaje ni se enviará nada a un proveedor de IA. Una conexión API bancaria o una línea de extracto ERP estructurada no pierde absolutamente nada — esos campos ya llegan etiquetados y se concilian solo con reglas. Solo los correos de aviso en texto libre con un formato que las reglas no reconocen necesitan IA. Si su equipo de cumplimiento lo necesita por escrito, pregúntenos y se lo confirmaremos para su expediente.

🔒 Lo que Pay2ERP nunca hará

Contactar con tus clientes — eso es trabajo de AutoCASH, no de Pay2ERP.
Registrar un pago estando en modo Demo, Solo correo o ERP solo lectura.
Conciliar un pago con una factura sin comprobar antes el importe y la referencia contra ella.
Registrar la misma transacción bancaria dos veces, aunque llegue a través de dos fuentes conectadas distintas.
Ocultarle un pago no conciliado — permanece sin leer en su INBOX.
Cambiar nada en su ERP más allá de marcar la factura correspondiente como pagada.