Pay2ERP
Guía del usuario – Cómo conciliar pagos con facturas sin introducción manual
🔗 Cómo concilia Pay2ERP un pago
Cada aviso de pago — un correo del banco, una línea de Revolut o Wise, o una línea de extracto leída directamente de su ERP — se reduce al mismo puñado de datos: importe, moneda, fecha valor y el número de referencia que su cliente escribió al pagar. Esos datos son los que se concilian con sus facturas abiertas, no el texto del correo.
| Formato de origen | Qué es | Cómo lo lee Pay2ERP |
|---|---|---|
| MT940 / MT942 | Extracto bancario SWIFT de fin de día / intradía | Estructurado. Cada línea de abono se convierte automáticamente en un pago — sin conjeturas de extracción. |
| CAMT.053 | Extracto bancario XML ISO 20022 | Estructurado, analizado de forma defensiva frente a XML mal formado o demasiado grande. |
| BAI2 | Formato de extracto bancario de EE. UU. | Estructurado, mismo tratamiento que los formatos anteriores. |
| OFX | Open Financial Exchange | Estructurado, mismo tratamiento que los formatos anteriores. |
| API de Revolut / Wise | Conexión directa a la cuenta | Los campos estructurados llegan ya etiquetados — importe, referencia y remitente — sin ningún correo del banco que esperar; Pay2ERP los lee en su siguiente ejecución. |
| Líneas bancarias del ERP | Líneas de extracto bancario que ya están en su ERP (Odoo) | Estructuradas, leídas directamente de su ERP — sin ningún correo de por medio. |
| Correo de texto libre | Un aviso de pago del banco en lenguaje llano | Primero se prueban los patrones integrados de referencias e importes en una docena de idiomas; la IA lee el texto solo cuando ninguno coincide. |
🔍 Qué correos lee Pay2ERP
Pay2ERP no trata cada mensaje de su buzón como un pago. En su INBOX habitual solo lee los correos de los remitentes que le ha enseñado como banco — nada más se abre, se extrae ni se factura. Un correo que está en una carpeta que usted ha dedicado a pagos, o uno que mueva a _Pay2ERP/IMPORTAR, se lee siempre.
_Pay2ERP/IMPORTAR. A partir de entonces, todos los correos de ese banco se leen automáticamente. Mientras no haya ningún banco enseñado y sigan llegando correos que parecen bancarios, la pestaña Registros de su panel se lo recuerda, como máximo una vez por semana.
| Qué se omite | Por qué |
|---|---|
| Nuestros propios informes y correos de la tienda | El correo de la plataforma nunca es una notificación de pago. |
| Un remitente no enseñado en su INBOX normal | Pay2ERP solo lee los remitentes que le ha enseñado como banco. |
| Un remitente que usted marcó como no bancario | Movió uno de sus correos a _Pay2ERP/NO_IMPORTAR. |
Enseñar a Pay2ERP un remitente bancario
Mueva el correo a _Pay2ERP/IMPORTAR. El remitente se añade a su lista de bancos y el correo se lee desde allí, junto con las carpetas bancarias que haya configurado. Si un remitente no es un banco, arrastre uno de sus correos a _Pay2ERP/NO_IMPORTAR: Pay2ERP deja de leer los correos de ese remitente y el mensaje vuelve a su INBOX. ¿Ha cambiado de opinión? Arrastre uno de sus correos a _Pay2ERP/IMPORTAR y se vuelve a leer. Las carpetas se crean automáticamente mientras Pay2ERP está activo.
Si AutoSPAM o Mail2ERP también se ejecutan en este buzón, el correo de un banco enseñado se mueve automáticamente a _Pay2ERP/IMPORTAR. Los nombres de las carpetas aparecen en el idioma de su buzón — por ejemplo, la carpeta de importación se llama NA_IMPORT en eslovaco.
_Pay2ERP/IMPORTAR.
🔄 Cómo funciona Pay2ERP – Flujo visual
de pago
extraídos
factura(s) abierta(s)
en su ERP
el informe
Un solo pago puede cubrir varias facturas a la vez — por ejemplo, un cliente que paga todo un mes en una sola transferencia. Pay2ERP recorre las combinaciones de sus facturas abiertas hasta encontrar el conjunto que suma el importe pagado, en lugar de rendirse ante la primera factura que no coincide por sí sola.
📥 Pagos no conciliados – Su red de seguridad
Cuando Pay2ERP no encuentra una coincidencia fiable, no adivina ni oculta el correo. El correo permanece donde llegó — su INBOX o su carpeta bancaria — o va a _Pay2ERP/MANUAL si llegó a través de _Pay2ERP/IMPORTAR. Nunca se marca como leído, y el informe de ejecución lo muestra con el motivo y lo que debe hacer.
Con DEMO desactivado, cada correo cuyos pagos se han registrado todos se mueve de inmediato a _Pay2ERP/PROCESADO. En DEMO, su buzón se deja exactamente como está. Pay2ERP aprende el formato de cada banco a partir de los pagos que registra con éxito, por lo que la redacción de ese mismo banco se reconoce más rápido la próxima vez.
🚀 Primeros pasos
- Conecte una cuenta de correo del banco, o un token de API de Wise, en el panel (Revolut Business se configura con usted bajo petición). O añada la BOTS4.me Mailbox y reenvíenos las notificaciones del banco — consulte Reenviarnos más abajo.
- Enséñele su banco a Pay2ERP: mueva una notificación bancaria a
_Pay2ERP/IMPORTAR. Hasta entonces no lee ningún correo de su INBOX. - Active Pay2ERP. Empieza en DEMO: lee sus notificaciones de pago reales e informa de lo que registraría. No se escribe nada en su ERP y su buzón no se modifica.
- Conecte su ERP. Todavía en DEMO, las facturas reales se concilian y se incluyen en el informe — no se registra nada.
- Revise algunos informes de ejecución. Las coincidencias que ve son exactamente lo que se registraría una vez que pase a producción.
- Cambie el Modo a LIVE. A partir de ese momento, los pagos conciliados se registran automáticamente en su ERP. LIVE se desbloquea después de su primer informe DEMO.
🛡️ DEMO y LIVE
Hay un solo interruptor, Modo (DEMO / LIVE). Lo que Pay2ERP puede hacer depende de lo que conecte:
| Lo que ha conectado | Modo | Qué ocurre |
|---|---|---|
| BOTS4.me Mailbox | DEMO | Una vista previa de las notificaciones de pago que nos reenvía. |
| Buzón o API bancaria | DEMO | Los pagos reales se leen y se incluyen en el informe — sin ningún ERP de por medio. |
| Buzón + ERP | DEMO | Las facturas reales se concilian y se incluyen en el informe — no se escribe nada. |
| Buzón + ERP | LIVE | Automatización completa: los pagos se capturan, concilian y registran en su ERP. |
| BOTS4.me Mailbox + ERP | LIVE | Los pagos que nos reenvía se registran en su ERP — solo de bancos que Pay2ERP ya conoce. |
⚙️ Referencia de la Configuración del Panel
Control
| Ajuste | Predeterminado | Qué hace |
|---|---|---|
| Encendido del bot | Activado | Activa o desactiva Pay2ERP. |
| Modo | DEMO | DEMO muestra una vista previa, LIVE registra los pagos en su ERP. Consulte DEMO y LIVE más arriba. |
| Modo de IA | IA esencial | Desactivado, IA esencial, IA Premium o Ultra, según su plan. Con Desactivado, nunca se llama a ningún modelo de lenguaje. |
| Programación de ejecución | Cada hora | Con qué frecuencia Pay2ERP comprueba si hay pagos nuevos. |
| Horario de funcionamiento | 07:00–16:00 | Las horas en las que funciona Pay2ERP. Los fines de semana están desactivados salvo que usted los active. |
| Enviar informes de pagos conciliados a | — | Quién recibe el informe de los pagos registrados en su ERP. Separe las direcciones con comas; vacío significa el correo de su cuenta. Mientras el siguiente campo esté vacío, los pagos que requieren atención manual también aparecen en este informe. |
| Enviar pagos que requieren atención manual a | — | Opcional. Los pagos que no se pudieron contabilizar llegan aquí en un informe aparte, que se envía incluso con los informes por correo desactivados. Vacío los mantiene en el informe de arriba. |
| Reenviarnos – aceptar correo de | — | Quién puede reenviarnos notificaciones de pago. Vacío: solo el correo de su cuenta. Rellenado: exactamente las direcciones que escriba (hasta 6). Consulte Reenviarnos más abajo. |
Conciliación principal
| Ajuste | Plan | Qué hace |
|---|---|---|
| Emparejamiento de cobros con facturas | Personal | Concilia los pagos entrantes con las facturas pendientes usando números de referencia, importes y datos de clientes. El núcleo de Pay2ERP — activado por defecto. |
| Informes por correo | Personal | Envía el informe de ejecución después de cada fuente procesada. Si está desactivado, solo recibirá un informe cuando un pago requiera su atención. Activado por defecto. |
| Registros en su buzón | Personal | Escribe el registro de Pay2ERP en _Pay2ERP/LOGS de su buzón. Activado por defecto. |
| Reconocimiento de nombre de empresa por IA | Personal | Usa IA para identificar y estandarizar nombres de empresas a partir de las descripciones de pago, de modo que un pago pueda conciliarse con facturas impagadas por importe incluso sin referencia de pago. |
| Extracción de referencias de pago con IA | Personal | Lee la referencia de pago de una notificación bancaria cuando las reglas no pueden encontrarla — para pagos cuya referencia está escrita en texto libre en lugar de en un campo de referencia. |
| Exportación diaria | Family | Envía cada día al correo de su cuenta un Excel con los pagos procesados este mes, para la revisión contable y la conciliación. Desactivado por defecto. |
| Preprocesamiento | Family | Permite que Pay2ERP tome su correo de la cola oculta que llena AutoSPAM, en lugar de su INBOX normal. Requiere AutoSPAM con Preprocesamiento activado. Las carpetas bancarias que haya configurado siempre se leen directamente. Desactivado por defecto. |
Los dos ajustes de IA solo funcionan cuando el Modo de IA no está en Desactivado.
Formatos de documento leídos
| Formato | Plan | Qué hace |
|---|---|---|
| Texto del correo | Personal | Procesa datos del propio texto del cuerpo del correo. |
| Archivos CSV | Personal | Procesa datos de archivos adjuntos .csv. |
| HTML | Personal | Procesa los datos de los adjuntos .html. |
| Excel | Personal | Procesa datos de archivos adjuntos .xls / .xlsx. |
| Archivos PDF | Personal | Procesa datos de archivos adjuntos PDF. |
| Word | Personal | Procesa datos de archivos adjuntos .doc / .docx. |
| Archivos PDF escaneados | Personal | Procesa datos de archivos adjuntos PDF basados en imágenes (escaneados o fotografiados) mediante OCR. |
| Imágenes / Fotos | Personal | Procesa los datos de los adjuntos .jpg, .jpeg y .png mediante OCR. |
| Imágenes ráster | Business | Procesa los datos de los adjuntos .gif, .tif, .tiff, .webp, .svg y .eps mediante OCR. |
Los archivos de extractos bancarios (MT940/MT942, CAMT.053, BAI2, OFX) siempre se leen, independientemente de lo que indiquen los interruptores de formato.
📊 Cómo leer el informe
Un informe por cada fuente procesada. El asunto empieza con ✅ cuando todo se ha procesado, o le indica cuántos pagos necesitan intervención.
⚠️ Necesita intervención
Los pagos fallidos aparecen primero, una tarjeta por cada uno, con todo lo necesario para contabilizarlo a mano: importe, referencia, pagador, las facturas abiertas que encontramos, por qué no coincidió y dónde está ahora el correo.
✅ Lo que se ha procesado
Una tabla compacta de los pagos registrados (o conciliados, en DEMO).
📈 Las cifras
Indicadores de este mes y de todo el historial: correos leídos, pagados, que necesitan intervención y valor total.
📨 Reenviarnos — sin necesidad de conectar el buzón
No es necesario que conecte ningún buzón. En BOTS4.me/bots → Configuración → Pay2ERP, haga clic en Añadir origen y añada el BOTS4.me Mailbox — un clic, nada que conectar, sin contraseña. Después reenvíe las notificaciones de pago de su banco a pay2erp@bots4.me. En DEMO recibe una vista previa por correo; en LIVE los pagos se registran de forma real en su ERP. Así solo necesitamos acceso a su ERP, nunca a su buzón.
Quién puede reenviar: se configura en Pay2ERP → Control → Reenviarnos – aceptar correo de. Vacío: solo la dirección de correo de su cuenta. Rellenado: exactamente las direcciones que escriba (hasta 6) — sustituyen a la dirección de su cuenta, así que añádala también si usted también reenvía.
En LIVE, Pay2ERP registra pagos solo de bancos que ya conoce. Un correo de pago de un banco que aún no conoce espera su confirmación con un clic; después, el banco queda recordado.
El mismo correo reenviado dos veces se procesa solo una vez. Con el Modo demo desactivado, el remitente recibe por correo un breve acuse de recibo tras cada correo reenviado: procesado, o no procesado y dónde ver el motivo.
📬 Registros en su buzón
- Dónde: cada buzón recibe una carpeta LOGS dentro de la carpeta propia del bot, por ejemplo _Pay2ERP/LOGS. Cada bot tiene la suya.
- Qué: las mismas filas que la pestaña Registros, un mensaje por fila. No se envía nada por correo — las filas se escriben directamente en la carpeta.
- Sin leer significa que necesita su atención: solo las filas que requieren su decisión llegan sin leer. Todas las demás filas, avisos incluidos, llegan ya leídas.
- Botones de un clic: las filas sobre un correo llevan los mismos botones que el panel. Un botón que archiva el correo lleva el nombre de la carpeta a la que lo envía, por ejemplo PERMITIR o SPAM. Un botón abre una breve página de confirmación, sin necesidad de iniciar sesión, y funciona durante 7 días. El resultado llega como una fila nueva, con un botón para deshacer cuando existe.
- Decida desde el registro: una fila que requiere su decisión también muestra los nombres de los adjuntos del correo y sus primeras líneas, por lo que rara vez necesitará abrir el correo en sí.
- Mantenimiento: la carpeta conserva las últimas 100 filas durante un máximo de 30 días. El registro completo permanece en su panel.
- Seguro por diseño: los mensajes de registro auténticos solo existen dentro de las carpetas LOGS, nunca en su bandeja de entrada, y la página de confirmación nunca pide una contraseña.
- Interruptor: Registros en su buzón, en la lista de funciones del bot de la pestaña Control. Activado por defecto desde el plan Personal.
- Pagos sin buzón: las filas procedentes de una API bancaria, de una fuente ERP o del BOTS4.me Mailbox no tienen ningún buzón suyo al que ir, por lo que aparecen solo en el panel.
❓ Resolución de problemas
| Qué ve | Qué significa |
|---|---|
| Un pago no se registró | No se encontró ninguna coincidencia fiable — compruebe que el número de referencia de la notificación corresponde realmente a una factura abierta y que la factura no está ya marcada como pagada. La tarjeta del informe de ejecución indica el motivo. |
| Parece que falta un pago por completo | Si la misma transacción bancaria llegó a través de otra fuente conectada en un plazo de 48 horas, Pay2ERP la registró una sola vez y archivó el segundo correo junto con los procesados. |
| Los correos de mi banco no se leen | Enseñe el banco: mueva uno de sus correos a _Pay2ERP/IMPORTAR. Compruebe que no esté en _Pay2ERP/NO_IMPORTAR. |
| La conciliación por nombre de empresa no está disponible | La identificación de empresas con IA está incluida desde el plan Personal y requiere que el Modo de IA no esté en Desactivado. Sin ella, los pagos sin referencia de pago esperan revisión manual. |
| No llega ningún informe de ejecución | Compruebe que Enviar informes de pagos conciliados a contiene la dirección correcta (vacío significa el correo de su cuenta), y también Enviar pagos que requieren atención manual a si lo usa. Con Informes por correo desactivado, las ejecuciones en las que todo salió bien no envían ningún correo. |
| No se leyó un justificante de pago escaneado o fotografiado | Los PDF escaneados y las fotos necesitan los formatos basados en OCR, incluidos desde el plan Personal. |
❓ Preguntas frecuentes
💡 Las carpetas que empiezan por _ (p. ej. _Pay2ERP) las crea automáticamente la aplicación — no las renombre ni las elimine.
¿Qué fuentes de pago son compatibles?
Los correos de notificación bancaria (IMAP, Gmail, Outlook, Office 365) y los extractos adjuntos a ellos (MT940/MT942, CAMT.053, BAI2, OFX), Wise mediante su API (Revolut Business bajo petición), las líneas bancarias leídas de su ERP (Odoo) y los correos reenviados a pay2erp@bots4.me.
¿Con qué ERP funciona?
Odoo, ERPNext, Zoho (Books / Inventory), Dolibarr 23 y posteriores, Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero y SAP Business One hoy — Odoo, ERPNext, Zoho y Dolibarr también como fuente bancaria. En Business Central, Pay2ERP coloca los pagos en su lote del diario de cobros y usted los registra; en QuickBooks Online, Xero y SAP Business One registra cada pago en la cuenta bancaria que usted elija. Cualquier otro ERP con API — SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 Finance / Sales, Oracle NetSuite y más — se conecta bajo petición.
¿Qué ocurre con un pago que no se puede conciliar?
El correo permanece donde llegó (o va a _Pay2ERP/MANUAL si llegó a través de _Pay2ERP/IMPORTAR) y el informe de ejecución lo muestra con el motivo — nada desaparece en una carpeta oculta.
Pay2ERP omitió un correo que realmente era una notificación bancaria. ¿Y ahora?
Muévalo a _Pay2ERP/IMPORTAR. Pay2ERP lo lee en su próxima ejecución y recuerda el remitente, de modo que todas las notificaciones futuras de ese banco se leen automáticamente. Mientras tanto, el correo omitido nunca se mueve ni se elimina.
¿Gestiona un pago que cubre varias facturas?
Sí. Pay2ERP busca combinaciones de sus facturas abiertas para hallar el conjunto que suma el importe pagado.
¿Cómo funciona la IA de respaldo?
Las reglas se ejecutan primero, en cada pago. La IA solo se llama cuando las reglas no pueden extraer una referencia de un aviso de texto libre — la mayoría de los pagos nunca la alcanzan.
¿Puedo hacer pruebas sin conectar mi ERP?
Sí. En DEMO, Pay2ERP lee sus notificaciones de pago reales e informa de lo que haría; una vez conectado su ERP, también concilia facturas reales, sin escribir nada todavía. El primer mes es gratis.
¿Funciona con AutoCASH?
Sí. Pay2ERP registra el pago; AutoCASH deja de enviar recordatorios de esa factura en cuanto lo hace. Con el ajuste Retener los recordatorios mientras haya pagos sin procesar de AutoCASH activado, AutoCASH espera mientras Pay2ERP aún tenga notificaciones de pago sin procesar — reintentando cada hora, durante un máximo de 3 días — para que los clientes que ya han pagado no reciban recordatorios.
¿Esto usa IA? Nosotros no tenemos permitido usarla.
Ponga el Modo de IA en Desactivado y no se llamará a ningún modelo de lenguaje ni se enviará nada a un proveedor de IA. Una conexión API bancaria o una línea de extracto ERP estructurada no pierde absolutamente nada — esos campos ya llegan etiquetados y se concilian solo con reglas. Solo los correos de aviso en texto libre con un formato que las reglas no reconocen necesitan IA. Si su equipo de cumplimiento lo necesita por escrito, pregúntenos y se lo confirmaremos para su expediente.
¿Cómo funciona el emparejamiento de pagos?
Pay2ERP extrae la referencia de pago (normalmente el número de factura) de las notificaciones de pago con 34 patrones integrados y después la empareja con las facturas abiertas de su ERP por importe y referencia.
🔒 Lo que Pay2ERP nunca hará
- Contactar con sus clientes — eso es trabajo de AutoCASH, no de Pay2ERP.
- Registrar un pago mientras está en DEMO.
- Conciliar un pago con una factura sin comprobar antes el importe y la referencia contra ella.
- Registrar la misma transacción bancaria dos veces, aunque llegue a través de dos fuentes conectadas distintas.
- Ocultarle un pago no conciliado — permanece donde llegó o en
_Pay2ERP/MANUAL, y el informe lo muestra. - Cambiar nada en su ERP aparte de registrar el pago en la factura o facturas correspondientes y añadirles una breve nota de pago.