Cómo importar pedidos y RFQ del correo a Odoo automáticamente
Deje de reescribir a mano en Odoo los pedidos en PDF, Excel y escaneados
Si sus clientes envían pedidos y solicitudes de presupuesto por correo — como adjuntos en todos los formatos imaginables —, alguien de su equipo está copiando esos datos en Odoo línea a línea. Esta guía muestra cómo importar automáticamente en Odoo los pedidos recibidos por correo con Mail2ERP: llega un correo, se extraen los datos y el pedido de venta o el presupuesto aparece en Odoo en minutos, dentro del horario de funcionamiento que usted fije. La configuración lleva unos cinco minutos, sin desarrollador, y el primer mes es un mes Discovery gratuito.
🎯 Por qué introducir pedidos a mano en Odoo sale tan caro
Cada pedido que llega por correo es distinto. Un cliente envía un PDF impecable, otro una hoja de Excel con sus propias columnas y un tercero fotografía un formulario firmado y adjunta la imagen. Una persona tiene que abrir cada correo, localizar los productos, las cantidades, las referencias y las fechas de entrega y volver a teclearlo todo en Odoo. Ese proceso tiene tres costes ocultos:
- Tiempo: un pedido corriente de varias líneas puede llevar varios minutos hasta teclearlo bien. Con decenas de pedidos al día, eso es un puesto a jornada completa que no produce nada nuevo — solo mueve datos de una pantalla a otra.
- Errores: una cantidad mal tecleada o un código de producto equivocado se convierte en una entrega errónea, un abono y un cliente descontento. Los errores de introducción manual salen a la luz tarde, cuando corregirlos es más caro.
- Retraso: los pedidos que llegan el viernes por la tarde se quedan sin procesar hasta el lunes. Un presupuesto contestado un día tarde es un presupuesto que se lleva un competidor más rápido.
Además, el volumen rara vez es pequeño. Un cliente real de Mail2ERP, IMP Kontakt, recibe por correo miles de solicitudes de presupuesto y pedidos al mes — un volumen imposible de teclear a mano sin un equipo dedicado a la introducción de datos.
🔍 Lo que los usuarios de Odoo suelen probar primero
La pasarela de correo integrada en Odoo
Odoo puede crear registros a partir del correo entrante de serie. Funciona bien para aquello que se diseñó: registra el correo y abre un cliente potencial o un presupuesto en blanco. Lo que no hace es leer el adjunto. El PDF con veinte líneas de pedido queda adjunto al registro — y una persona todavía tiene que abrirlo y teclear cada línea.
Scripts a medida y OCR basado en plantillas
Algunas empresas construyen analizadores para los documentos de sus mayores clientes. Funcionan hasta que el cliente cambia el diseño, añade una columna o llega un cliente nuevo con un formato completamente distinto. La extracción basada en plantillas implica mantenimiento permanente: cada variación del documento es un ticket de desarrollo nuevo.
Conectores tipo Zapier
Las plataformas genéricas de automatización pueden llevar un correo hasta Odoo, pero tropiezan en la parte difícil — entender un adjunto sin estructura, con un diseño y un idioma desconocidos, emparejar descripciones de producto en texto libre con los códigos reales de su catálogo de Odoo y saber si el documento es un pedido o una solicitud de oferta. Además añaden una capa de middleware entre su buzón y su ERP.
⚠️ El requisito de verdad
Para automatizar de verdad los pedidos que llegan por correo, una herramienta debe manejar cualquier formato, cualquier diseño y cualquier idioma — sin plantillas, distinguir una RFQ de un pedido, emparejar las líneas con su catálogo de Odoo y escribir un registro correcto con un registro de auditoría completo. Justo para eso se creó Mail2ERP.
⚙️ La vía automatizada: configure Mail2ERP para Odoo en 5 minutos
Llega el correo del cliente
Mail2ERP extrae & valida
Pedido creado en Odoo
El correo se archiva en PROCESADO
Esta es la configuración completa, de principio a fin:
- Paso 1 — Empiece su mes Discovery gratuito: inicie sesión en bots4.me/bots, haga clic en Empezar el mes Discovery gratuito en la tarjeta de Mail2ERP y acepte las Condiciones una sola vez — sin tarjeta de crédito.
- Paso 2 — Conecte su correo: use Secure Quick Connect. Gmail/Google Workspace y Office 365 se conectan mediante OAuth gestionado en dos clics; Yahoo y cualquier otro proveedor funcionan por IMAP con una contraseña de aplicación. No hay middleware entre su buzón y el bot.
- Paso 3 — Conecte Odoo: instale el módulo gratuito BOTS4.me Connect (compatible con Odoo 13–19). En Odoo.sh y on-premise obtiene el conector Python completo, que se instala una vez y se conecta con un clic. Odoo Online prohíbe el Python personalizado, así que allí crea una clave API en Ajustes → Usuarios y empresas → Usuarios → su usuario → Seguridad de la cuenta y la pega en bots4.me en Configuración → Mail2ERP → Access Manager → Añadir destino → ERP → Odoo. Odoo Online necesita el plan Custom de Odoo para el acceso por API.
- Paso 4 — Empiece en DEMO: Mail2ERP procesa sus correos reales y le envía exactamente lo que importaría — pero no escribe nada en Odoo. Cuando los informes DEMO le parezcan correctos, ponga Modo en LIVE en la pestaña Control — se desbloquea tras el primer correo de informe DEMO.
- Paso 5 — Suba el nivel de acceso poco a poco: pase de solo correo a acceso de lectura en Odoo (cotejando con sus clientes y productos reales) y de ahí a la escritura completa en producción — solo cuando tenga confianza.
- Paso 6 — Enséñele sus excepciones: arrastre los correos a las carpetas
_Mail2ERP/COTIZACION,_Mail2ERP/PEDIDOSo_Mail2ERP/NO_IMPORTARde su buzón. Con un solo movimiento le enseña al bot cómo tratar en adelante el patrón de ese remitente.
🧭 Pruébelo en su mes Discovery gratuito
Su primer mes de Mail2ERP es un mes Discovery gratuito: el volumen de uso del plan Personal con Separar externos, Coincidencia inteligente de varios códigos y Detección de RFQ desbloqueados para probarlos, y sin tarjeta de crédito. Así se pasa de cero a su primer pedido importado dentro de ese mes.
Día 1 — Empezar y conectar
- Inicie sesión en bots4.me/bots, haga clic en Empezar el mes Discovery gratuito en la tarjeta de Mail2ERP y acepte las Condiciones una sola vez — sin tarjeta de crédito.
- Abra Configuración (engranaje) → Mail2ERP → Access Manager → Añadir origen para conectar su buzón. Gmail y Microsoft 365 usan Secure Quick Connect; los demás proveedores se conectan por IMAP con una contraseña de aplicación — vea Cómo conectarse.
- O no conecte ningún buzón: haga clic en Añadir origen y añada la BOTS4.me Mailbox (un clic, sin contraseña); después reenvíe los correos de pedido a mail2erp@bots4.me desde la dirección de correo de su cuenta. Puede autorizar a otros remitentes en Reenviarnos – aceptar correo de en la pestaña Control.
- Conecte Odoo: en el mismo Access Manager haga clic en Añadir destino → ERP → Odoo, o instale el módulo gratuito BOTS4.me Connect en Odoo y pulse Conectar. En Odoo Online pega en su lugar una clave API.
- Odoo Online necesita el plan Custom de Odoo para el acceso por API.
- Con una clave API, conceda a ese usuario de Odoo los permisos Ventas (Administrador), Creación de contactos y Compras (Usuario).
Día 1 — Revise la pestaña Control
- Modo: Mail2ERP empieza en DEMO. Por cada pedido o consulta que lee, le envía por correo lo que importaría, y no se escribe nada en Odoo. En LIVE crea presupuestos y pedidos de venta reales.
- Horario de funcionamiento y fines de semana: Mail2ERP solo se ejecuta dentro de este horario, que de entrada es el horario de oficina entre semana. Amplíelo y active Fines de semana si también deben importarse los pedidos de la tarde-noche y del fin de semana.
- Modo de IA: el mes Discovery incluye IA esencial. Con el Modo de IA en Desactivado, los códigos de producto, las cantidades y los precios se leen solo mediante reglas y no se envía nada a un proveedor de IA.
- Funciones de Mail2ERP: todos los formatos de archivo, Informes por correo y Registros en su buzón ya están activados.
- Los interruptores con la etiqueta Discovery en la pestaña Control están incluidos en su mes gratuito y empiezan desactivados — active los que quiera probar.
- Para Mail2ERP son Separar externos (los remitentes desconocidos van a _Mail2ERP/EXTERNO en lugar de quedarse en su INBOX), los cuatro interruptores de Coincidencia inteligente de varios códigos (Códigos de proveedor, Códigos de barras, Número de pieza del fabricante, Referencias de cliente) y Detección de RFQ (convierte en pedido una respuesta que cita su número de presupuesto).
Día 1 — Envíe un pedido de prueba
Mail2ERP solo importa de remitentes que son clientes en Odoo, y encuentra los productos por los códigos de su catálogo. Para su primera prueba, envíe un pedido desde una dirección de correo que pertenezca a un contacto de cliente en Odoo e indique dos o tres códigos de producto (la Referencia interna en Odoo) con sus cantidades — en el texto del correo o como adjunto PDF o Excel. Tras la siguiente ejecución llega el informe DEMO, y la decisión aparece en la pestaña Registros y en la carpeta _Mail2ERP/LOGS de su buzón.
Semana 1 — Enséñele y pase a LIVE
- Mire su INBOX unas cuantas veces al día: los correos que Mail2ERP no pudo importar se quedan ahí, sin leer; los importados pasan a _Mail2ERP/PROCESADO. La línea de registro le indica el motivo, por ejemplo un remitente que no es cliente en Odoo o que no se encontraron códigos de producto.
- Corríjalo con carpetas: arrastre un correo a _Mail2ERP/COTIZACION o _Mail2ERP/PEDIDOS para reintentarlo como presupuesto o como pedido, a _Mail2ERP/NO_IMPORTAR para omitir ese tipo de correo en el futuro, o a _Mail2ERP/PROVEEDOR para que un remitente, como un proveedor, no se importe nunca. Los nombres de las carpetas siguen el idioma de su aplicación.
- Cuando los informes DEMO le parezcan correctos, ponga Modo en LIVE en la pestaña Control — se desbloquea tras el primer correo de informe DEMO.
📅 Cuando termina el mes Discovery
Cuando termina el mes, Mail2ERP continúa por sí solo con el plan gratuito y una pequeña cuota mensual: cuando se agota, los elementos nuevos esperan hasta el mes siguiente o hasta que elija un plan, y un elemento ya iniciado siempre se completa. Elija un plan para conservar todas las funciones — consulte la tabla de planes en la página de producto de Mail2ERP.
El plan gratuito lee texto de correo, PDF, CSV y HTML; los PDF escaneados, las imágenes, Excel, Word y los interruptores Discovery requieren un plan. No se deshace nada de lo que haya importado.
📅 Cómo es el funcionamiento del día a día
Una vez en producción, Mail2ERP procesa el correo nuevo según la programación elegida, dentro del horario de funcionamiento que usted defina. Lee PDF, Excel, Word, CSV, HTML, imágenes y documentos escaneados o pedidos fotografiados mediante OCR — en cualquier idioma o escritura, sin plantillas. Cada correo se clasifica como solicitud de presupuesto o como pedido, se empareja con su catálogo de Odoo (desde el plan Family también por códigos de barras, números de pieza del fabricante y referencias de cliente — Coincidencia inteligente de varios códigos) y se escribe en Odoo con un registro de auditoría completo.
- Las importaciones correctas se archivan en la carpeta PROCESADO — el presupuesto o el pedido ya está esperando en Odoo.
- Todo lo ambiguo se queda en su INBOX, sin leer, para que nada desaparezca nunca de su vista. Corrija la causa (por ejemplo, añada el producto que falta en Odoo) y arrastre el correo a _Mail2ERP/COTIZACION o _Mail2ERP/PEDIDOS — se reintenta en la siguiente ejecución.
- La detección de duplicados evita la doble introducción cuando un cliente escribe a dos direcciones o reenvía el mismo pedido dos veces.
- Informes y registros: Informes por correo le envía un breve informe por cada documento importado en Odoo, la pestaña Registros del panel muestra cada decisión que tomó el bot y las mismas filas aparecen en la carpeta _Mail2ERP/LOGS de su buzón. Cada función se activa por separado, el Modo de IA va desde Desactivado hasta el nivel que incluya su plan, y Encendido del bot lo apaga todo al instante.
La plataforma está alojada en la UE y diseñada para el RGPD, ofrece 2FA y envía sus informes, registros y carpetas del buzón en 31 idiomas. Una sola conexión sirve a todas las aplicaciones de BOTS4.me que trabajan con Odoo, así que añadir más adelante la gestión de pedidos o la automatización de pagos no requiere ningún trabajo de integración nuevo.
🌍 Funciona también más allá de Odoo
Esta guía se centra en Odoo, pero Mail2ERP también funciona con ERPNext 15 y 16, Zoho (Books / Inventory), Dolibarr 23 y posteriores, Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero y SAP Business One. Cualquier otro ERP con API — SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 Finance / Sales, Oracle NetSuite y más — se conecta bajo petición. Si falta el suyo, contáctenos.
❓ Preguntas frecuentes
¿Puede Odoo importar pedidos desde los adjuntos del correo automáticamente?
De serie, no. La pasarela de correo integrada en Odoo puede crear un registro a partir de un correo entrante, pero no lee los adjuntos en PDF ni en Excel — las líneas del pedido siguen teniendo que teclearse a mano. Mail2ERP añade esa capa que falta: extrae las líneas, las cantidades y las referencias de cualquier adjunto y crea automáticamente en Odoo el presupuesto o el pedido completo.
¿Funciona Mail2ERP con Odoo Online (SaaS) o solo con Odoo.sh y on-premise?
Funcionan los tres tipos de alojamiento: Odoo 13 a 19 on-premise y las versiones actuales que usan Odoo.sh y Odoo Online. Las instalaciones de Odoo.sh y on-premise usan el conector Python completo del módulo gratuito BOTS4.me Connect, que se instala una vez y se conecta con un clic. Odoo Online prohíbe el Python personalizado, así que se conecta en su lugar con una clave API — la crea en Ajustes → Usuarios y empresas → Usuarios → su usuario → Seguridad de la cuenta y la pega en bots4.me. Odoo Online necesita el plan Custom de Odoo para el acceso por API. En cualquier caso, una sola conexión sirve a todas las aplicaciones de BOTS4.me que trabajan con Odoo.
¿Puede leer órdenes de compra escaneadas o fotografiadas?
Pedidos escaneados y fotografiados, sí: Mail2ERP lee PDF escaneados, fotos y documentos en forma de imagen mediante OCR, en todos los idiomas, incluidas escrituras no latinas como el tailandés, el árabe, el japonés, el chino, el ruso, el hebreo, el coreano y el hindi — sin necesidad de plantillas. La escritura a mano no se lee de forma fiable; en el plan Enterprise, el nivel de IA Ultra lee el archivo original con modelos con visión y da los mejores resultados en documentos difíciles.
¿Cómo distingue Mail2ERP una RFQ de un pedido en firme?
La clasificación con IA analiza el contenido del correo y de los adjuntos para decidir si se trata de una solicitud de oferta o de un pedido en firme, y crea el registro correspondiente en Odoo. Si alguna vez se equivoca con un remitente, arrastre ese correo a la carpeta _Mail2ERP/COTIZACION o _Mail2ERP/PEDIDOS — el sistema recuerda la corrección y la aplica a los correos futuros de ese remitente.
¿Qué pasa con los correos que no se pueden procesar del todo?
Se quedan en su INBOX, sin leer, para que nada desaparezca sin avisar. La pestaña Registros y la carpeta _Mail2ERP/LOGS le indican por qué se detuvo la importación — por ejemplo, un producto que no existe en Odoo. Cuando corrija la causa, arrastre el correo a _Mail2ERP/COTIZACION o _Mail2ERP/PEDIDOS y se reintentará en la siguiente ejecución.
¿Se crearán pedidos duplicados si un cliente envía el mismo pedido dos veces?
No. La detección de duplicados de Mail2ERP reconoce cuándo el mismo pedido llega a varias direcciones o se reenvía de nuevo, mueve la copia a _PAPELERA/DUPLICADOS e importa el pedido en Odoo exactamente una vez.
¿Cuánto se tarda en configurarlo y necesito un desarrollador?
Unos cinco minutos, y no hace falta ningún desarrollador. El correo se conecta mediante Secure Quick Connect (OAuth) — o simplemente reenvía los pedidos a mail2erp@bots4.me —, Odoo se conecta mediante el módulo gratuito BOTS4.me Connect (o una clave API en Odoo Online) y empieza en DEMO, donde no se escribe nada en su base de datos. El primer mes es un mes Discovery gratuito, sin tarjeta de crédito.
📚 Guías relacionadas de automatización de Odoo
- Siguiente paso tras la importación: Cómo automatizar la confirmación de pedidos, las entregas y la facturación en Odoo — etiquete un pedido importado como AutoERP y AutoERP lo confirma, lo envía y lo factura.
- El reflejo en el lado de compras: Cómo importar automáticamente a Odoo las confirmaciones de pedido de sus proveedores — la misma idea, aplicada a los correos de sus proveedores.
- Cierre el circuito del dinero: Cómo automatizar los recordatorios de pago en Odoo — reclamación progresiva de las facturas en las que se convierten esos pedidos.
- Detalles del conector: Cómo conectar Odoo con BOTS4.me (Odoo 13–19).
- La visión de conjunto: Cómo automatizar Odoo de principio a fin: del pedido por correo a la factura cobrada.
🔗 Fuentes y lecturas adicionales
Documentación oficial y estándares citados en esta guía. Los enlaces externos se abren en una pestaña nueva.
Deje que Odoo teclee sus propios pedidos
Conecte su buzón y Odoo en cinco minutos, vea trabajar a Mail2ERP en Modo demo y pase a producción solo cuando esté seguro. El primer mes es un mes Discovery gratuito, sin tarjeta de crédito.