Cómo automatizar los recordatorios de pago en Odoo (reclamación de impagos con escalado)
Deje de perseguir a mano las facturas vencidas — que las reglas de escalado hagan el trabajo incómodo
Toda empresa que concede plazos de pago tiene la misma tarea del viernes por la tarde: sacar de Odoo la lista de facturas vencidas, averiguar quién ha recibido ya un recordatorio y redactar uno a uno correos educados pero firmes. Esta guía muestra cómo automatizar los recordatorios de pago en Odoo con AutoCASH: un motor de reclamación escalonado de 4 niveles que encuentra las facturas vencidas en su ERP, envía el recordatorio adecuado en el nivel adecuado según su programación y se detiene en cuanto el pago se registra en Odoo. La configuración lleva unos cinco minutos y el primer mes es gratis.
🎯 Por qué el seguimiento manual de las facturas drena su tesorería en silencio
Las facturas impagadas no son solo una molestia contable — son su capital circulante parado en la cuenta bancaria de otro. La reclamación manual falla siempre de las mismas maneras:
- Llega tarde o no llega. Los recordatorios no son la tarea favorita de nadie, así que se van posponiendo. Cada semana de retraso en el primer recordatorio desplaza todo el ciclo de cobro una semana más.
- Es desigual. Un cliente recibe un aviso firme a los 30 días y otro no oye nada durante 90 — según quién estuviera ocupado. Los clientes aprenden enseguida qué proveedores toleran el retraso en los pagos.
- Es propenso a errores. Reclamar a un cliente que pagó ayer resulta embarazoso; reclamar a una cuenta clave que pensaba atender personalmente puede dañar la relación; enviar dos recordatorios en una misma semana da mala imagen.
- No escala. Cotejar cada factura con los extractos bancarios, los recordatorios anteriores y el estado de la cuenta lleva tiempo de verdad — un tiempo que crece de forma lineal con su cartera de clientes.
Una reclamación eficaz no es más que una política aplicada con constancia: a quién se le reclama, cuándo, con cuánta firmeza y cuándo parar. Las políticas son justo aquello que el software aplica mejor que las personas.
🔍 Los enfoques habituales — y dónde se quedan cortos
Hojas de cálculo y avisos del calendario
Lo habitual en la mayoría de las pymes: un informe de antigüedad de saldos exportado a una hoja de cálculo, celdas de colores y plantillas de correo copiadas y pegadas. Funciona con diez facturas al mes y se derrumba con cien — y no guarda memoria alguna de los períodos de espera, las exclusiones ni el historial de escalado.
Las funciones de seguimiento integradas en Odoo
Los informes de seguimiento de Odoo Enterprise definen niveles de recordatorio por días tras el vencimiento y, en casos sencillos, ayudan (Odoo Community no tiene módulo de seguimiento). En la práctica, los equipos suelen querer más control operativo del que ofrece la configuración estándar: una vista previa exacta de a quién se contactará antes de enviar nada, exclusiones e intervalos de repetición por empresa, un importe mínimo, informes tras cada ciclo y una pausa mientras aún se están registrando cobros entrantes. Montar todo eso de forma fiable suele requerir personalización.
Herramientas genéricas de automatización del correo
Los conectores tipo Zapier y las herramientas de correo para marketing pueden enviar correos programados, pero no leen el estado de las facturas en Odoo, no llevan la cuenta del nivel de escalado de cada empresa y no se detienen cuando la factura se paga. Una reclamación que no se apoya en datos en vivo del ERP acabará reclamando a alguien que ya ha pagado.
⚠️ El listón de una reclamación fiable
Usted está permitiendo que un software escriba a sus clientes de pago para hablarles de dinero. Eso exige vistas previas antes de cada ejecución, registros completos después, listas de exclusión firmes, períodos de espera que impidan los envíos dobles y un interruptor de parada que conozca el estado de los pagos. AutoCASH se ha construido alrededor de esas salvaguardas.
⚙️ La vía automatizada: el motor de escalado en 4 niveles de AutoCASH
Nivel 0 — lista de facturas abiertas enviada al cliente
Nivel 1 — recordatorio amable
Nivel 2 — seguimiento más firme
Nivel 3 — recordatorio final
Cada nivel tiene su propia plantilla de correo. Empiece solo con el Nivel 1 y active los niveles más firmes cuando se sienta cómodo. Esta es la configuración completa:
- Paso 1 — Empiece su mes Discovery gratuito: inicie sesión en bots4.me/bots, haga clic en Empezar el mes Discovery gratuito en la tarjeta de AutoCASH y acepte las Condiciones una sola vez — sin tarjeta de crédito.
- Paso 2 — Conecte Odoo: abra Configuración (engranaje) → AutoCASH → Access Manager → Añadir origen → ERP → Odoo (para AutoCASH su ERP es el origen). Odoo.sh y on-premise usan el módulo gratuito de un clic BOTS4.me Connect (Odoo 13–19); Odoo Online usa un asistente XML sin código con una clave API de Ajustes → Usuarios y empresas → Usuarios → su usuario → Seguridad de la cuenta (active el modo desarrollador si la pestaña está oculta). Odoo Online necesita el plan Custom de Odoo para el acceso por API. El usuario de Odoo necesita permisos de Facturación (Facturación). Una sola conexión sirve a todas las aplicaciones de BOTS4.me que trabajan con Odoo.
- Paso 3 — Defina su política de reclamación en la pestaña Control: Ejecutar en estos días (precargado con 1,15; también funcionan nombres de días como friday; un campo vacío significa que AutoCASH no contacta a nadie), Reclamar solo después de (días de vencimiento), Ignorar deudas por debajo de (el total vencido de un cliente) y No reclamar nunca a estos clientes (ID de cliente de Odoo de cuentas clave o entidades internas). Escalar como máximo hasta y Repetir recordatorios cada son ajustes del plan Family; su texto de ayuda indica que están incluidos en su mes Discovery gratuito.
- Paso 4 — Ejecute en Modo demo: AutoCASH lee sus facturas reales pero no envía nada — cada vez que hubiera que reclamar a alguien, usted recibe un informe de vista previa que muestra exactamente a qué empresas y en qué nivel.
- Paso 5 — Pase a producción gradualmente: cuando los informes DEMO le parezcan correctos, ponga Modo en LIVE en la pestaña Control — se desbloquea tras el primer correo de informe DEMO. Deje al principio Escalar como máximo hasta en 1.er recordatorio y súbalo a medida que gane confianza. Desde el plan Personal — su mes Discovery incluido —, Enviar vistas previas le envía la víspera de cada ejecución la lista exacta de a quién se contactará, para que todavía pueda sacar a alguien de la lista.
Quién envía los recordatorios — y en nombre de quién
Con Odoo, AutoCASH envía él mismo las listas de facturas y los recordatorios, en el idioma de cada cliente y en nombre de su empresa. Añada su propio buzón como destino de AutoCASH en el Access Manager y saldrán desde su dirección; sin él salen desde el buzón de BOTS4.me, y las respuestas van al correo de su cuenta o a la dirección de Reply-To para recordatorios que usted indique. Complete Datos de pago en los recordatorios (una cuenta bancaria por moneda) y Firma en los recordatorios en la pestaña Control, o déjelos vacíos para usar las cuentas que conoce Odoo y el nombre de su empresa.
📅 El funcionamiento diario: vistas previas, informes y un interruptor de parada
Una vez en producción, AutoCASH se ejecuta los días que usted haya programado: consulta en Odoo las facturas vencidas, aplica sus umbrales y sus exclusiones, comprueba el período de espera y el nivel de escalado actual de cada empresa y envía el recordatorio que corresponde. Después de cada ejecución recibe un informe — a cuántas empresas se les ha reclamado, en qué niveles, los importes vencidos totales y los errores que haya habido. La pestaña Registros del panel conserva todo el historial de decisiones.
Las salvaguardas siguen funcionando en producción: un intervalo entre recordatorios evita envíos dobles accidentales, los clientes excluidos nunca son contactados, se omiten los clientes cuyo total vencido está por debajo de su mínimo o cuyas facturas aún no han superado su umbral de días de vencimiento, y nunca se reclama a un cliente cuyas notas de crédito abiertas cubren sus facturas. Encendido del bot apaga la aplicación al instante y cada función se activa por separado. La plataforma está alojada en la UE, diseñada para el RGPD, ofrece 2FA y envía sus informes en 31 idiomas.
💳 La combinación definitiva: AutoCASH + Pay2ERP
El peor error al reclamar es recordar el pago a un cliente que ya ha pagado. Combine AutoCASH con Pay2ERP, que lee los cobros entrantes de los correos de notificación bancaria y de las API de Wise y Revolut Business y los registra contra las facturas abiertas en Odoo — así un cliente que ha pagado sale de la lista de AutoCASH antes de la siguiente ejecución. Mantenga activado Retener recordatorios mientras haya pagos sin procesar (lo está por defecto): mientras Pay2ERP tenga notificaciones de pago sin terminar, AutoCASH retiene la ejecución y lo vuelve a intentar más tarde en lugar de reclamar a alguien cuyo pago está en camino, y nunca retiene más de unos pocos días. Consulte la guía complementaria sobre cómo emparejar automáticamente los pagos bancarios con las facturas en Odoo.
🎁 Pruébelo en su mes Discovery gratuito
Su primer mes de AutoCASH es un mes Discovery gratuito: el volumen de uso del plan Personal con los ajustes del plan Family Escalar como máximo hasta y Repetir recordatorios cada desbloqueados para probarlos, y sin tarjeta de crédito. AutoCASH no usa ninguna IA, así que nada sobre sus clientes llega a un proveedor de IA — ni en el mes gratuito ni después.
- Día 1 — Empezar y conectar: inicie sesión en bots4.me/bots, haga clic en Empezar el mes Discovery gratuito en la tarjeta de AutoCASH y acepte las Condiciones una sola vez — sin tarjeta de crédito. Después abra Configuración (engranaje) → AutoCASH → Access Manager → Añadir origen → ERP → Odoo y, si lo desea, Añadir destino con su propio buzón para que los recordatorios salgan desde su dirección.
- Día 1 — Fije las reglas: en la pestaña Control, revise Ejecutar en estos días, Reclamar solo después de, Ignorar deudas por debajo de y No reclamar nunca a estos clientes, y complete Datos de pago en los recordatorios y Firma en los recordatorios. Por ahora deje Escalar como máximo hasta en 1.er recordatorio.
- Días 1–2 — Lea el informe DEMO: AutoCASH empieza en DEMO y envía un primer informe DEMO poco después de empezar, dentro de su Horario de funcionamiento — no tiene que esperar a un día de ejecución. Muestra el dinero (total abierto, vencido y cómo se reparte entre los niveles), a quién se contactaría y a quién no, y por qué. Ningún cliente recibe nada.
- Antes del primer día de ejecución — pase a LIVE: cuando los informes DEMO le parezcan correctos, ponga Modo en LIVE en la pestaña Control — se desbloquea tras el primer correo de informe DEMO. Con Enviar vistas previas activado recibe la víspera de cada ejecución un correo con exactamente a quién se va a contactar; para sacar a alguien, añada su ID de cliente a No reclamar nunca a estos clientes y se aplica a la ejecución del día siguiente.
- Semanas 2–4 — Pruebe lo que desbloquea Discovery: suba Escalar como máximo hasta a 2.º recordatorio o Recordatorio final y ajuste Repetir recordatorios cada al intervalo que convenga a sus clientes — su texto de ayuda indica que están incluidos en su mes Discovery gratuito. Si también usa Pay2ERP, mantenga activado Retener recordatorios mientras haya pagos sin procesar — lo está por defecto.
- Compruebe que funciona: tras cada ejecución, lea el informe de ejecución y la pestaña Registros — cada cliente, nivel, importe y la dirección a la que se envió el recordatorio. Vea cómo crecen en el panel los contadores Nivel 0–3 e Importe total reclamado.
- Después del mes: cuando termina el mes, AutoCASH continúa por sí solo con el plan gratuito y una pequeña cuota mensual: cuando se agota, los elementos nuevos esperan hasta el mes siguiente o hasta que elija un plan, y un elemento ya iniciado siempre se completa. Las vistas previas de la víspera y los ajustes de escalado del plan Family requieren un plan — consulte la tabla de planes en la página de producto de AutoCASH.
🌍 Funciona también más allá de Odoo
AutoCASH funciona hoy con Odoo (13–19), ERPNext (15–16), Zoho (Books / Inventory), Dolibarr (23 y posteriores), Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero y SAP Business One. Cualquier otro ERP con API — SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 Finance / Sales, Oracle NetSuite y más — se conecta bajo petición. Contáctenos si falta el suyo.
❓ Preguntas frecuentes
¿Envía Odoo recordatorios de pago automáticamente de serie?
Solo en parte. Los informes de seguimiento de Odoo Enterprise envían recordatorios en niveles que usted define por días tras el vencimiento; Odoo Community no tiene módulo de seguimiento. Lo que suele exigir desarrollo a medida es la capa operativa: vistas previas la víspera con el detalle exacto de a quién se va a contactar (todos los planes de pago), exclusiones e intervalos de repetición por empresa, umbrales de importe mínimo, informes de ejecución después de cada ejecución y la retención automática de los recordatorios cuando ya se está procesando un pago que coincide. AutoCASH aporta todo eso sin ningún trabajo de desarrollo.
¿Cuáles son los niveles de escalado y cómo avanza el escalado?
Cuatro niveles: el nivel 0 envía al cliente una lista amable de sus facturas abiertas (el primer contacto); el nivel 1 envía un primer recordatorio suave; el nivel 2, un seguimiento más firme; el nivel 3, un recordatorio final. El escalado es secuencial — cada ejecución programada sube al cliente un nivel mientras alguna factura de su último recordatorio siga sin pagar, y el nivel máximo se repite. Usted fija el umbral de entrada en Reclamar solo después de (14 días por defecto), y Escalar como máximo hasta (plan Family, disponible para probar en su mes Discovery gratuito) le permite implantar el escalado de forma gradual.
¿Puedo excluir cuentas clave o clientes concretos de los recordatorios automáticos?
Sí. Añada sus ID de cliente de Odoo a «No reclamar nunca a estos clientes» para dejar por completo fuera de la reclamación automática a las cuentas clave, las empresas matrices o las entidades internas — usted atiende esas relaciones personalmente mientras AutoCASH se ocupa de todas las demás. También puede omitir las deudas pequeñas con un importe mínimo vencido y unos días mínimos de retraso.
¿Recibirán los clientes un recordatorio después de haber pagado?
No si el pago está registrado en Odoo — AutoCASH lee el estado real de las facturas en su ERP en cada ejecución. Pay2ERP cierra el hueco registrando automáticamente los cobros entrantes en Odoo y, con Retener recordatorios mientras haya pagos sin procesar activado (por defecto), AutoCASH espera mientras Pay2ERP tenga notificaciones de pago sin terminar, en lugar de reclamar a un cliente cuyo pago está en camino. Nunca retiene más de unos pocos días, y el informe lo indica cuando envía de todos modos.
¿Puedo ver una vista previa de los recordatorios de pago antes de que se envíen?
Sí, por partida doble. En DEMO, AutoCASH lee sus facturas reales pero no envía nada — solo recibe informes que muestran exactamente lo que enviaría. En LIVE, desde el plan Personal (su mes Discovery incluido), Enviar vistas previas le envía la víspera de cada ejecución las empresas a las que se va a reclamar y en qué nivel, para que todavía pueda sacar a alguien de la lista antes de enviar nada.
¿Con qué frecuencia salen los recordatorios?
Según el calendario que usted elija — el clásico día 1 y 15 de cada mes, semanal o cualquier conjunto de días personalizado. Los períodos de espera por empresa evitan los envíos dobles entre ciclos, así que un calendario más apretado nunca significa bombardear a un cliente con correos duplicados.
¿Hay un límite de recordatorios de pago que puedo enviar?
Cada plan incluye un volumen de uso mensual que se renueva en cada período de facturación; los recordatorios se descuentan por cliente reclamado y puede recargar uso adicional en cualquier momento — consulte la tabla de planes en la página de producto. Su primer mes es un mes Discovery gratuito sin tarjeta de crédito, así que puede ejecutar un ciclo de reclamación completo sobre sus cuentas por cobrar reales antes de pagar nada. Cuando termina el mes, AutoCASH continúa por sí solo con el plan gratuito y una pequeña cuota mensual: cuando se agota, los elementos nuevos esperan hasta el mes siguiente o hasta que elija un plan, y un elemento ya iniciado siempre se completa.
📚 Guías relacionadas de automatización de Odoo
- La pareja natural: Cómo conciliar automáticamente los pagos bancarios con las facturas en Odoo — Pay2ERP detecta los pagos para que AutoCASH deje de reclamar.
- De dónde salen las facturas: Cómo automatizar la confirmación de pedidos, la entrega y la facturación en Odoo.
- El principio de la cadena: Cómo importar pedidos y RFQ del correo a Odoo automáticamente.
- La visión de conjunto: Cómo automatizar Odoo de principio a fin: del pedido por correo a la factura cobrada.
🔗 Fuentes y lecturas adicionales
Documentación oficial y estándares citados en esta guía. Los enlaces externos se abren en una pestaña nueva.
Cobre sin tener que perseguir a nadie
Conecte Odoo en cinco minutos, revise el informe DEMO de AutoCASH con exactamente lo que enviaría y active los recordatorios reales cuando confíe en la política. Su primer mes es un mes Discovery gratuito — sin tarjeta de crédito.