Caso práctico: cómo IMP Kontakt gestiona 4.700 pedidos y solicitudes de oferta por correo al mes sin volver a teclear ninguno
Un distribuidor B2B con 3,5 M EUR de facturación que empezó con seis bots de BOTS4.me en mayo de 2024 y hoy utiliza 32 — en funcionamiento cada día laborable
IMP Kontakt spol. s r.o. es un distribuidor B2B europeo de componentes industriales. Sus clientes piden como la mayoría de los clientes B2B: por correo electrónico, con adjuntos en PDF, Excel y escaneados, en varios idiomas. Desde mayo de 2024 un bot los lee primero y las personas solo se ocupan de lo que él no puede resolver. Así es la configuración, lo que gestiona cada mes y lo que el equipo sigue haciendo a mano.
📊 En cifras
📥 El problema: un buzón lleno no es un pedido de venta
Un distribuidor vive de pedidos pequeños y frecuentes. Cada uno llegaba como adjunto: un PDF del ERP de un cliente, una hoja de Excel de otro, un formulario de pedido fotografiado de un tercero. Había que leer cada línea, cotejar cada código de producto con el catálogo y teclear cada cantidad y precio en el ERP. Las solicitudes de oferta llegaban al mismo buzón y exigían el mismo trabajo antes de que nadie pudiera responderlas.
El mismo patrón se repetía en compras (confirmaciones de proveedores que comparar con pedidos de compra abiertos), en contabilidad (extractos bancarios que conciliar con facturas) y en cobros (facturas vencidas que reclamar). Nada de ello era difícil. Todo era volumen, y el volumen es de donde vienen los errores y los retrasos.
La empresa utiliza el ERP OFFERIS, no Odoo. Eso importa por una razón: los bots descritos aquí trabajan a través de una capa de conectores ERP, por lo que la misma configuración sirve para Odoo 13–19, ERPNext 15–16, Zoho, Dolibarr 23+, Business Central online, QuickBooks Online, Xero, SAP Business One y cada nuevo ERP que incorpore BOTS4.me.
⚙️ Dónde empezó: seis bots en un solo buzón
La empresa empezó con estos seis bots. Cada bot vigila el buzón de la empresa y hace un trabajo de principio a fin. Se pusieron en marcha de uno en uno, cada uno primero en Modo demo, y pasaron a producción cuando los informes de «lo que habría hecho» coincidieron con lo que el equipo esperaba. Hoy IMP Kontakt utiliza 32 bots de BOTS4.me.
- Mail2ERP — lee cada adjunto de pedido o solicitud de oferta entrante, coteja los códigos de cliente y de producto con el catálogo del ERP, detecta duplicados y crea el pedido o la oferta en el ERP con una pista de auditoría completa. Los correos que no puede resolver se quedan en el buzón para una persona.Unas 4.700 solicitudes de oferta y pedidos al mes.
- Supplier2ERP — lee las confirmaciones de pedido de los proveedores y actualiza cantidades, precios y fechas de entrega en los pedidos de compra correspondientes; las confirmaciones con retraso o parciales se marcan en lugar de aceptarse sin avisar.Cierra el círculo del almacén al proveedor.
- Pay2ERP — concilia cada día los pagos bancarios entrantes con las facturas abiertas y los registra en el ERP; solo los pagos sin conciliar llegan al equipo de contabilidad.Cientos de pagos al día, las excepciones se revisan a mano.
- AutoCASH — encuentra las facturas vencidas y envía recordatorios escalonados según el calendario de la empresa, en el idioma del cliente, sin IA.
- AutoSPAM — mantiene limpio el buzón compartido para que los demás bots y el equipo de ventas solo vean correo real de clientes y proveedores.
- Mail2CLOUD — hace una copia cifrada de cada correo y adjunto en el almacenamiento en la nube propio de la empresa, como copia de auditoría.
👥 Lo que el equipo sigue haciendo a mano
La automatización no sacó a las personas del proceso; cambió lo que miran. Ventas revisa los correos que Mail2ERP no pudo resolver, normalmente clientes nuevos, códigos de producto inusuales o un pedido que además contiene una pregunta. Contabilidad revisa los pagos que Pay2ERP no pudo conciliar. Compras ve las confirmaciones de proveedores que difieren del pedido. Todo lo demás funciona solo, y cada ejecución termina con un correo de informe que enumera lo que se hizo.
Las correcciones vuelven al sistema: mover un correo a la carpeta correcta del buzón enseña a los bots cómo tratar a ese remitente o ese patrón la próxima vez, así que la lista de excepciones se acorta con los meses.
🧭 Lo que hizo falta para llegar aquí
- Sin desarrollo a medida. Los bots se conectan al ERP mediante la capa de conectores de BOTS4.me y al buzón por IMAP u OAuth; la configuración se hace desde el panel en bots4.me/bots.
- Primero, Modo demo. Cada bot generó durante un tiempo informes de «lo que habría hecho» antes de que se le permitiera escribir en el ERP.
- Un bot cada vez. Mail2ERP fue el primero porque los pedidos por correo eran el mayor coste; los bots de compras, pagos y reclamaciones llegaron después, una vez que había demostrado su valía.
- Aprendizaje por carpetas. El equipo enseña a los bots moviendo correos, no editando reglas.
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