Automatice ERPNext desde el correo: pedidos, confirmaciones de proveedores y pagos

🎯 Dónde las empresas con ERPNext siguen tecleando a mano

ERPNext es muy bueno en lo que ocurre una vez que existe un documento: reglas de precios, reservas de stock, entregas, facturas y el libro mayor se derivan de un pedido de venta o una orden de compra correctos. El punto débil es el paso anterior. La mayoría de los documentos nacen como un correo de alguien de fuera de su empresa, y ERPNext no puede leer esos correos por usted.

• Los pedidos de clientes y las solicitudes de cotización llegan como adjuntos PDF, Excel o escaneados, cada cliente con su propio formato. Alguien abre cada correo y teclea los artículos, cantidades y referencias en un presupuesto o un pedido de venta.
• Las confirmaciones de pedido de los proveedores vuelven con cantidades cambiadas, precios nuevos o una fecha de entrega posterior. Alguien las compara línea a línea con su orden de compra y la actualiza, o las diferencias simplemente pasan desapercibidas.
• Los cobros recibidos aparecen como avisos bancarios o archivos de extractos. Alguien busca la factura de venta correcta para cada cobro y registra una entrada de pago, a menudo una o dos horas al día.

Casi nada de esto requiere criterio, pero todo requiere cuidado, porque una cantidad errónea o un cobro registrado contra la factura equivocada causa problemas semanas después. Ese es el tipo de trabajo del que se encargan los tres bots siguientes.

🤖 Qué bots de BOTS4.me funcionan con ERPNext

Todas las aplicaciones ERP de BOTS4.me funcionan con ERPNext 15 y 16. Esta página se centra en las tres que convierten el correo en documentos de ERPNext. La tabla muestra qué lee y qué escribe cada una.

AutoERP (confirmar, enviar y facturar pedidos etiquetados), AutoCASH (recordatorios de pago), Bill2ERP (facturas de proveedores como borradores de factura de compra), AutoSTOCK y AutoPURCHASE también funcionan con ERPNext. Una sola conexión con ERPNext sirve a todos, así que poner en marcha otro bot más adelante no requiere trabajo de integración nuevo.

📧 Mail2ERP: de correos de clientes a presupuestos y pedidos de venta

Mail2ERP lee su buzón de ventas y decide para cada correo si es una solicitud de cotización, un pedido en firme o ninguna de las dos cosas. Varias señales independientes votan esa decisión, y una corrección manual suya siempre prevalece. Después lee las líneas de producto del texto del correo y de cada adjunto, sin plantillas, y empareja cada código con sus artículos de ERPNext.

Qué crea en ERPNext

• Consulta → presupuesto en borrador. Su equipo de ventas lo revisa, lo ajusta y lo envía como de costumbre.
• Pedido en firme → pedido de venta, validado. Mail2ERP crea primero el pedido como borrador y después lo valida, de modo que la lógica de precios y estados de ERPNext se ejecuta exactamente igual que con un pedido introducido por una persona.
• Respuesta a su presupuesto → pedido de venta. Con Detección de RFQ activada, una respuesta del cliente que menciona uno de sus números de presupuesto y le pide seguir adelante convierte ese presupuesto en un pedido de venta validado.
• Archivos y contexto: los adjuntos originales del cliente se adjuntan al documento, y el texto del correo se añade como comentario, para que cualquiera que abra el presupuesto o el pedido de venta vea de dónde procede.
• Sin doble entrada: cuando el usuario de integración puede añadir campos personalizados, Mail2ERP marca cada documento que crea con el correo de origen, de modo que el mismo pedido reenviado dos veces o enviado a dos direcciones se crea una sola vez.

Lo que nunca hace

Mail2ERP nunca crea un cliente ni un artículo en ERPNext. El remitente debe pertenecer a un cliente existente, y cada línea debe corresponder a un artículo de su catálogo. Una línea cuya cantidad no puede leerse con seguridad se omite en lugar de adivinarse, y usted recibe un correo pidiéndole que la añada a mano. Con la Coincidencia inteligente de varios códigos, las líneas también pueden emparejarse por códigos de proveedor, códigos de barras, números de pieza del fabricante y los códigos de artículo propios de sus clientes, que ERPNext guarda como códigos de artículo de cliente.

📦 Supplier2ERP: confirmaciones anotadas en sus órdenes de compra

Supplier2ERP es el reflejo de Mail2ERP en el lado de compras. Lee las confirmaciones y avisos de entrega que envían sus proveedores y anota lo confirmado en la orden de compra correspondiente de ERPNext.

• Solo remitentes que usted le ha enseñado. Supplier2ERP lee el correo de los remitentes de su lista de proveedores. Para añadir un proveedor, arrastre uno de sus correos a la carpeta _AutoSPAM/PROVEEDOR; mientras la lista esté vacía, no se filtra nada.
• Encontrar la orden correcta. Cuando el correo menciona su número de orden de compra, ese número manda. Si no, Supplier2ERP compara los códigos de producto del correo con sus órdenes de compra abiertas de ese proveedor. Si dos órdenes encajan igual de bien, no se escribe nada y usted recibe un informe.
• Comprobaciones antes de cualquier escritura: los datos deben ser plausibles, y el número de líneas con diferencias, cada diferencia de precio y cada diferencia de cantidad deben quedar dentro de los límites que usted fije. Si una comprobación falla, recibe un informe en lugar de una actualización.
• Cómo se actualiza ERPNext: una orden de compra en borrador se guarda con los valores nuevos. Una orden de compra validada se modifica mediante la función Update Items propia de ERPNext, con la lista completa de líneas, y una fecha confirmada pasa también a ser la fecha de entrega prevista. Las órdenes cerradas, completadas y canceladas no se tocan.
• Sus reglas mandan: las actualizaciones automáticas de cantidades y de precios tienen cada una su propio interruptor. Un proveedor que confirma exactamente lo que usted pidió queda registrado como confirmado, sin nada que cambiar.

Las confirmaciones procesadas pasan a la carpeta _Supplier2ERP/PROCESADO de su buzón; todo lo que necesita a una persona se queda sin leer en su INBOX.

💶 Pay2ERP: cobros recibidos registrados contra las facturas correctas

Pay2ERP lee los cobros recibidos, determina qué facturas de venta abiertas liquida cada uno y registra el pago en ERPNext. Solo trabaja con dinero entrante; los pagos salientes se ignoran.

De dónde vienen los pagos

• Correos bancarios: los avisos o extractos que su banco ya envía. Los archivos estructurados como MT940, MT942, CAMT.053, BAI2 y OFX se leen movimiento a movimiento; los demás correos se leen a partir de su texto.
• Conexiones bancarias y de pago: por ejemplo Revolut, Wise, Qonto, Mercury, Stripe, PayPal o Square.
• Transacciones bancarias de ERPNext: las transacciones entrantes, aún no conciliadas, de las cuentas bancarias de ERPNext que usted elija.

Cómo se empareja y registra un pago

Pay2ERP busca primero una referencia de factura junto con el importe. Cuando el pago no lleva una referencia utilizable, busca al pagador entre los nombres de empresa que ha aprendido y comprueba qué combinación de facturas abiertas de ese cliente suma el importe. Cada emparejamiento correcto le enseña algo, y por eso el segundo mes necesita mucha menos atención que el primero.

Para cada factura pagada crea y valida una entrada de pago mediante el mapeo propio de ERPNext, sin pagar nunca más de lo que queda pendiente. Cuando el pago procede de una transacción bancaria de ERPNext, la transacción se concilia con esas entradas. Los pagos que no puede emparejar se enumeran en un correo aparte con el mensaje original adjunto, para que puedan registrarse a mano.

⚙️ Configuración paso a paso para ERPNext

• Paso 1 — Empiece su mes Discovery gratuito: inicie sesión en bots4.me/bots y haga clic en Empezar el mes Discovery gratuito en la tarjeta del bot que desee, por ejemplo Mail2ERP. No se necesita tarjeta.
• Paso 2 — Cree un usuario de integración en ERPNext: en Usuarios, cree un usuario como “BOTS4.me Integration” con los roles Sales User, Purchase User, Stock User, Accounts User, Sales Master Manager y Purchase Master Manager. Sin los dos roles Master Manager, ERPNext oculta los precios a la API.
• Paso 3 — Genere la clave API y el secreto: abra el usuario, vaya a la pestaña Settings → API Access → Generate Keys. Copie el secreto API, que solo se muestra una vez, y la clave API.
• Paso 4 — Conecte ERPNext en bots4.me: en Configuración → el bot → Access Manager → Añadir destino → ERP → ERPNext, introduzca la URL de su sitio ERPNext, la clave API y el secreto API. El recorrido completo está en Cómo conectarse.
• Paso 5 — Conecte su buzón: Gmail y Microsoft 365 se conectan con Secure Quick Connect; los demás proveedores por IMAP con una contraseña de aplicación. Para Mail2ERP y Supplier2ERP también puede no conectar ningún buzón: añada el buzón de BOTS4.me como origen y reenvíele los correos.
• Paso 6 — Lea los informes Demo y luego pase a LIVE: cada bot empieza en Modo demo y le envía por correo lo que habría escrito. Cuando los informes le parezcan correctos, ponga Modo en LIVE en la pestaña Control.

🧪 Modo demo y correos que los bots no pueden procesar

Cada bot empieza en Modo demo. Lee sus correos reales y sus datos reales de ERPNext y le envía por correo un informe de exactamente lo que habría creado o cambiado, pero no escribe nada. LIVE se habilita tras el primer informe Demo. Puede ver cómo funciona en general en la página Modo demo, o recorrer primero la demo en vivo del panel con datos de ejemplo.

Qué pasa con los correos poco claros

• Nada desaparece: un correo que un bot no pudo procesar se queda sin leer en su INBOX. Los correos importados pasan a la carpeta PROCESADO del bot.
• Cada decisión queda registrada en la pestaña Registros del panel y en la carpeta LOGS de su buzón, con el motivo, por ejemplo un remitente que no es cliente en ERPNext o un código de artículo que no existe. Consulte la guía de la carpeta LOGS.
• Corrija Mail2ERP con carpetas: arrastre un correo a _Mail2ERP/COTIZACION o _Mail2ERP/PEDIDOS para reintentarlo como presupuesto o como pedido, o a _Mail2ERP/OMITIR para omitir ese tipo de correo en el futuro. La corrección se recuerda para ese remitente.
• Los pagos no emparejados se le envían por correo con el mensaje bancario original, y las confirmaciones de proveedores fuera de sus límites se quedan en la INBOX hasta que alguien las revise.

📅 El mes Discovery gratuito y el plan gratuito

El primer mes de cada bot es un mes Discovery gratuito sin tarjeta. Los interruptores marcados como Discovery en la pestaña Control están incluidos ese mes y empiezan desactivados, así que usted decide qué probar.

📚 Lecturas relacionadas

• Productos: Mail2ERP, Supplier2ERP y Pay2ERP.
• Guías: Guía de Mail2ERP, Guía de Supplier2ERP, Guía de Pay2ERP y Cómo conectarse.
• Otro ERP de código abierto: Automatice Dolibarr: pedidos por correo, facturación y recordatorios de pago.
• Comparar enfoques: Parseur, Docparser o Nanonets frente a Mail2ERP para la entrada de pedidos en el ERP.
• Otros ERP: Business Central, SAP Business One, Zoho Inventory y Zoho Books y Odoo.
• Contexto: Entender los sistemas ERP y CRM y las cifras reales del caso de éxito de IMP Kontakt.