Cómo convertir las órdenes de compra recibidas por correo en pedidos de venta de Business Central
Deje de volver a teclear órdenes de compra en PDF y Excel en Dynamics 365 Business Central
Sus clientes envían sus órdenes de compra por correo electrónico como PDF, hojas de cálculo y escaneos, y alguien de su equipo abre cada una y teclea las líneas en un pedido de venta de Business Central. Esta guía muestra cómo Mail2ERP hace ese paso por usted: lee el correo y sus adjuntos, encuentra el cliente y los productos en Business Central y crea un pedido de venta para un pedido o una oferta de venta para una solicitud de precio. Conecta su buzón y Business Central online en pocos minutos, empieza en Modo demo, y el primer mes es un mes Discovery gratuito.
🎯 “Seguimos tecleando en Business Central cada orden de compra que llega por correo”
Es la frase que más oímos de distribuidores y mayoristas que usan Business Central. El ERP en sí funciona bien. El problema está delante: los pedidos llegan por correo, en el formato que genere el sistema de compras de cada cliente, y nada salvo una persona convierte esos adjuntos en líneas de venta.
- Cada cliente tiene un formato distinto. Uno envía un PDF limpio desde su ERP, otro un Excel con su propio orden de columnas, otro un formulario escaneado, y otro simplemente enumera números de producto en el cuerpo del correo.
- El trabajo es lento y propenso a errores. Números de producto, cantidades, el número de orden de compra del cliente y la fecha de entrega solicitada deben copiarse correctamente. Un dígito cambiado se convierte en un envío erróneo y, más tarde, en una corrección.
- Los pedidos esperan a las personas. Un pedido que llega fuera de horario espera hasta que alguien vuelve a su mesa, y una solicitud de precio respondida con un día de retraso suele ser una solicitud de precio perdida.
- Solicitudes de precio y pedidos llegan mezclados. Alguien tiene que decidir para cada correo si necesita una oferta de venta o un pedido de venta antes incluso de empezar a teclear.
El volumen crece rápido. Un cliente de Mail2ERP, IMP Kontakt, recibe miles de pedidos y solicitudes de cotización al mes por correo — una carga de trabajo que requeriría un equipo de grabación dedicado si se tecleara a mano.
🔍 Lo que los equipos de Business Central suelen probar primero
Copiar y pegar desde el adjunto
El método más habitual sigue siendo el más antiguo: el PDF en una pantalla, el pedido de venta en la otra, y copiar línea a línea. Funciona con cinco pedidos al día. Con cincuenta se convierte en el trabajo completo de alguien, y la tasa de errores crece con el volumen.
Plantillas de importación y flujos creados por cliente
Algunos equipos crean una importación o un flujo de trabajo para los archivos de sus clientes más grandes. Cada uno solo entiende un formato. Cuando el cliente cambia su plantilla, añade una columna o llega un cliente nuevo, la importación falla o alguien tiene que crear otra.
Funciones de IA dentro de Business Central
Microsoft está añadiendo IA a Business Central, incluido un Sales Order Agent. Si lo está comparando con una herramienta externa, lea nuestra comparativa Mail2ERP frente al Sales Order Agent de Business Central. Esta guía explica cómo funciona Mail2ERP con Business Central.
⚠️ Lo que la tarea realmente necesita
Una herramienta que lea cualquier formato en cualquier idioma sin plantillas, distinga una solicitud de precio de un pedido, encuentre el cliente y los números de producto correctos en su empresa de Business Central, deje los precios a Business Central y nunca cree el mismo documento dos veces.
⚙️ Cómo funciona Mail2ERP con Business Central
Llega el correo del cliente
Mail2ERP lee y empareja
Pedido de venta u oferta de venta en Business Central
El correo se archiva en PROCESADO
Qué documento crea
Mail2ERP clasifica cada correo como solicitud de precio, pedido o ninguno de los dos. Una solicitud de precio se convierte en una oferta de venta, y un pedido en firme se convierte en un pedido de venta — un documento por correo, cabecera y líneas en un solo paso. La API de Business Central no tiene un paso de lanzamiento separado, así que el pedido de venta queda tal como se creó.
Cómo se emparejan clientes y productos
- Cliente: la dirección de correo del remitente debe pertenecer a un cliente de Business Central o a una persona de contacto vinculada a un cliente. Mail2ERP nunca crea clientes y rechaza los clientes bloqueados.
- Productos: los códigos de producto del correo se emparejan con sus números de producto. Con el interruptor Códigos de barras activado, también se compara el GTIN del producto. La API de Business Central no ofrece referencias de producto, números de producto del proveedor ni números de pieza del fabricante, así que el emparejamiento usa solo el número de producto y el GTIN. Los productos bloqueados se rechazan, y Mail2ERP nunca crea productos.
- Cantidades: una línea cuya cantidad no puede leerse con seguridad se omite, no se adivina, y usted recibe un correo pidiéndole que la añada a mano.
Los precios vienen de Business Central
Mail2ERP no copia el precio del cliente en la línea cuando coincide con el precio unitario del producto. Business Central fija entonces el precio de la línea por sí mismo, de modo que sus precios de cliente y descuentos de línea siguen vigentes, y Business Central aplica sus propios impuestos. El precio del correo solo se usa cuando el producto no tiene precio unitario.
Qué más llega al documento
- N.º documento externo: el propio número de orden de compra del cliente, para que su equipo y el cliente hablen de la misma referencia.
- Fecha de entrega: la fecha solicitada se anota en el pedido de venta como fecha de entrega solicitada y como fecha de envío de la línea.
- Notas y archivos: una nota del cliente se convierte en líneas de comentario del documento; el texto del correo se adjunta como archivo de texto y los adjuntos originales se adjuntan al pedido de venta o a la oferta.
- Dirección de envío: se mantiene la dirección de envío predeterminada del cliente, porque la API no tiene códigos de dirección de envío entre los que elegir.
Cuando el cliente hace el pedido sobre su oferta
Con Detección de RFQ activada, una respuesta que cita el número de su oferta de venta y dice claramente “pedido” convierte esa oferta en un pedido de venta con la acción Crear pedido de Business Central. Mail2ERP pide la oferta completa; si el cliente cambia cantidades, se adjunta al pedido una nota para su equipo.
Sin duplicados
Antes de crear nada, Mail2ERP registra lo que va a crear y pone su propia marca en el N.º documento externo cuando el cliente no indica número de orden de compra. Si una ejecución se interrumpe, la siguiente encuentra el documento en lugar de crear un segundo. El mismo pedido enviado a dos direcciones o reenviado de nuevo se importa una sola vez; con AutoSPAM, la copia se mueve a _AutoSPAM/DUPLICADOS.
🛠️ Configuración paso a paso
- Paso 1 — Empiece su mes Discovery gratuito: inicie sesión en bots4.me/bots, haga clic en Empezar el mes Discovery gratuito en la tarjeta de Mail2ERP y acepte las Condiciones una vez. No se necesita tarjeta.
- Paso 2 — Conecte su buzón: abra Configuración → Mail2ERP → Access Manager → Añadir origen. Microsoft 365 y Gmail usan Secure Quick Connect; los demás proveedores se conectan por IMAP con una contraseña de aplicación. Los detalles de cada proveedor están en Cómo conectarse. También puede prescindir del buzón y reenviar los pedidos a mail2erp@bots4.me desde la dirección de su cuenta.
- Paso 3 — Conecte Business Central: haga clic en Añadir destino, elija el mosaico Dynamics 365 Business Central e Iniciar sesión con Microsoft con una cuenta profesional que tenga licencia de Business Central. No se guardan contraseñas ni claves API. BOTS4.me trabaja con los permisos de ese usuario.
- Paso 4 — Elija el entorno y la empresa: BOTS4.me muestra sus entornos (producción y sandbox) y sus empresas. Si solo hay una empresa, se elige por usted; si no, elíjala en la tarjeta de Business Central y haga clic en Guardar cambios.
- Paso 5 — Compruebe los permisos: Mail2ERP necesita leer clientes, contactos y productos, y crear ofertas de venta y pedidos de venta. El conjunto de permisos estándar D365 BUS FULL ACCESS cubre todas las aplicaciones de BOTS4.me.
- Paso 6 — Funcione en DEMO y luego pase a LIVE: Mail2ERP empieza en Modo demo y le envía por correo lo que crearía. Cuando los informes le parezcan correctos, ponga Modo en LIVE en la pestaña Control.
🔐 Si Microsoft pide un administrador
Muchas organizaciones solo permiten que un administrador apruebe aplicaciones nuevas. Haga clic en Pedir a su administrador de Microsoft en el formulario de Business Central y envíe el enlace a su administrador de Microsoft 365; una sola aprobación vale para toda su organización. Los contables que trabajan como invitados en el Business Central de un cliente escriben el dominio o el Tenant ID del cliente en Tenant (dominio o ID) antes de iniciar sesión.
Business Central online es compatible; las instalaciones locales no lo son.
🧭 Su primera semana: Modo demo, pedido de prueba, LIVE
Revise la pestaña Control
- Modo: DEMO lee sus correos reales y los datos de Business Central y no escribe nada en Business Central — recibe un correo con la oferta o el pedido que habría creado. LIVE se habilita tras el primer correo de informe DEMO.
- Horario de funcionamiento y fines de semana: Mail2ERP funciona dentro de este horario, que de inicio es el horario de oficina de los días laborables. Amplíelo si también deben importarse los pedidos de la tarde-noche y del fin de semana.
- Interruptores Discovery: los interruptores con la etiqueta Discovery están incluidos en su mes gratuito y empiezan desactivados. Para Business Central, los útiles son Códigos de barras (emparejamiento por GTIN), Detección de RFQ y Separar externos (los remitentes desconocidos van a _Mail2ERP/EXTERNO en lugar de quedarse en su INBOX).
Envíe un pedido de prueba
Envíe un correo desde una dirección que pertenezca a un cliente de Business Central e indique dos o tres números de producto con cantidades — en el texto o como adjunto PDF o Excel. Tras la siguiente ejecución llega el informe DEMO, y la decisión aparece en la pestaña Registros y en la carpeta _Mail2ERP/LOGS de su buzón (consulte la guía de la carpeta LOGS). Envíe un segundo correo que solo pida un precio para ver una oferta de venta.
Corrija con carpetas y luego pase a LIVE
Arrastre un correo a _Mail2ERP/COTIZACION o _Mail2ERP/PEDIDOS para reintentarlo como oferta o como pedido, o a _Mail2ERP/OMITIR para omitir ese tipo de correo en el futuro. Cada movimiento enseña además a Mail2ERP cómo tratar a ese remitente. Cuando los informes DEMO le parezcan correctos, cambie a LIVE.
📅 Cuando termina el mes Discovery
Cuando termina el mes, Mail2ERP continúa por sí solo con el plan gratuito y una pequeña cuota mensual: cuando se agota, los elementos nuevos esperan hasta el mes siguiente o hasta que elija un plan, y un elemento ya iniciado siempre se completa. Elija un plan para conservar todas las funciones — consulte la tabla de planes en la página de producto de Mail2ERP.
El plan gratuito lee texto de correo, PDF, CSV y HTML; los PDF escaneados, las imágenes, Excel, Word y los interruptores Discovery requieren un plan. No se deshace nada de lo que haya importado.
📅 Correos poco claros y funcionamiento diario
Una vez en LIVE, Mail2ERP lee PDF, Excel, Word, CSV, HTML, imágenes y documentos escaneados con OCR — en cualquier idioma, sin plantillas, dentro del horario de funcionamiento que usted defina.
- Los correos importados pasan a _Mail2ERP/PROCESADO; el pedido de venta o la oferta ya está en Business Central con los archivos originales adjuntos.
- Los correos poco claros se quedan en su INBOX, sin leer. La línea del registro indica el motivo — por ejemplo, un remitente que no es cliente, un número de producto que no existe o un producto bloqueado. Corrija la causa en Business Central y arrastre el correo a _Mail2ERP/COTIZACION o _Mail2ERP/PEDIDOS; se reintenta en la siguiente ejecución.
- Un correo movido que sigue fallando envía a su buzón una breve explicación del motivo y de qué hacer a continuación. Su cliente nunca la recibe.
- Límites de la API: Business Central limita las llamadas a la API por usuario. BOTS4.me reparte sus llamadas y espera cuando Business Central le pide que vaya más despacio.
La plataforma está alojada en la UE, diseñada para el RGPD y ofrece 2FA. Los informes, registros y carpetas del buzón están disponibles en 31 idiomas. La misma conexión de Business Central sirve a las demás aplicaciones de BOTS4.me — por ejemplo AutoERP, que registra las facturas de los pedidos enviados (consulte Facturación automática en Business Central).
❓ Preguntas frecuentes
¿Puede Business Central crear pedidos de venta a partir de adjuntos PDF en correos?
Mail2ERP hace exactamente eso: lee el adjunto PDF, Excel, Word o escaneado, empareja el cliente y los números de producto en su empresa de Business Central y crea el pedido de venta a través de la API de Business Central. Las solicitudes de precio se convierten en ofertas de venta.
¿Funciona con Business Central local (on-premises)?
No. Mail2ERP se conecta a Business Central online mediante el inicio de sesión de Microsoft. Las instalaciones locales no son compatibles.
¿Usará nuestros precios de cliente y descuentos?
Sí. Cuando el precio del correo coincide con el precio unitario del producto, Mail2ERP no envía ningún precio, así que Business Central fija el precio de la línea con sus propios precios de cliente y descuentos de línea y aplica sus propios impuestos. El precio del correo solo se usa cuando el producto no tiene precio unitario en Business Central.
Nuestros clientes usan sus propios números de referencia. ¿Puede Mail2ERP emparejarlos?
En Business Central, Mail2ERP compara su número de producto y el código de barras GTIN del producto. La API no expone las referencias de producto, así que los números de referencia de cliente guardados allí no se usan. Si un correo solo contiene los códigos propios del cliente, se queda en su INBOX con el motivo en el registro.
¿Qué permisos de Business Central necesita la conexión?
BOTS4.me actúa con los permisos del usuario con licencia que inicia sesión. Para Mail2ERP, ese usuario necesita leer clientes, contactos y productos, y crear ofertas de venta y pedidos de venta. D365 BUS FULL ACCESS cubre todas las aplicaciones de BOTS4.me.
¿Qué pasa si la misma orden de compra llega dos veces por correo?
Se importa una sola vez. Mail2ERP registra cada documento antes de crearlo y lo vuelve a encontrar en la siguiente ejecución, así que una ejecución interrumpida o una copia reenviada nunca produce un segundo pedido de venta.
¿Puedo probarlo sin tocar nuestra empresa en producción?
Sí, de dos maneras. El Modo demo no escribe nada en Business Central y le envía por correo lo que crearía. También puede elegir un entorno sandbox en la tarjeta de Business Central y probar allí primero.
📚 Lecturas relacionadas
- La lista completa de funciones: página de producto de Mail2ERP y la guía de Mail2ERP.
- Cuando el pedido ya está dentro: Facturación automática en Business Central — AutoERP registra y envía las facturas de los pedidos enviados.
- Comparar opciones: Mail2ERP frente al Sales Order Agent de Business Central y Parseur, Docparser o Nanonets frente a Mail2ERP.
- Un ejemplo real: Caso de éxito: IMP Kontakt.
- Contexto: Entender los sistemas ERP y CRM.
🔗 Fuentes y lecturas adicionales
Documentación oficial citada en esta guía. Los enlaces externos se abren en una pestaña nueva.
Deje que Business Central reciba sus propios pedidos
Conecte su buzón y Business Central en pocos minutos, vea trabajar a Mail2ERP en Modo demo y pase a producción solo cuando esté seguro. El primer mes es un mes Discovery gratuito, sin tarjeta.
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