Mail2ERP

📂 _Mail2ERP/COTIZACION

Finalidad: importar como solicitud de presupuesto (presupuesto en el ERP)

Úselo cuando: un correo se importó automáticamente como pedido, pero en realidad es una solicitud de presupuesto. Así el sistema aprende a recordar los patrones de este remitente.

Resultado: Mail2ERP extrae los detalles del producto, las cantidades y los datos del cliente, y crea un presupuesto en su sistema ERP

Destino: se mueve a PROCESADO si tiene éxito; se conserva en INBOX si necesita revisión manual. Si el reintento también falla, el correo se reenvía a nuestro administrador para que lo investigue.

📂 _Mail2ERP/PEDIDOS

Finalidad: importar como pedido (pedido de venta en el ERP)

Úselo cuando: un correo se importó automáticamente como solicitud de presupuesto, pero en realidad es un pedido. Así el sistema aprende a recordar los patrones de este remitente.

Resultado: Mail2ERP extrae los detalles del pedido, las líneas de artículos y los precios, y crea un pedido de venta en su sistema ERP

Destino: se mueve a PROCESADO si tiene éxito; se conserva en INBOX si necesita revisión manual. Si el reintento también falla, el correo se reenvía a nuestro administrador para que lo investigue.

📂 _Mail2ERP/NO_IMPORTAR

Finalidad: aprender patrones de correo que deben excluirse del procesamiento

Úselo cuando: un remitente envía correos que parecen pedidos o RFQ pero no deben procesarse (boletines, correos promocionales, notificaciones automáticas)

Cómo funciona: Mail2ERP analiza el patrón del correo y aprende a omitir automáticamente en el futuro los correos similares de este remitente

Importante: esto es distinto de _Mail2ERP/PROVEEDOR (o _AutoSPAM/PROVEEDOR), que bloquea el procesamiento de todos los correos de un remitente. NO_IMPORTAR solo omite los correos que coinciden con el patrón aprendido.

Destino: el correo se queda en INBOX, pero el patrón queda aprendido para filtrarlo en el futuro

🌍 Cualquier formato. Cualquier diseño. Cualquier idioma.

Correos en todos los idiomas — incluidos los alfabetos no latinos (tailandés, árabe, japonés, chino, ruso, hebreo, coreano, hindi). Cualquier formato de archivo, cualquier diseño de documento. Cada PDF puede ser distinto. Cada Excel tiene columnas diferentes. Mail2ERP se adapta automáticamente — sin plantillas.

Interfaz de la aplicación disponible en 31 idiomas.

Traducción de las carpetas: cuando selecciona su idioma en Configuración, en BOTS4.me/bots → Configuración → Datos de facturación → Idioma de la aplicación, todas las carpetas de Mail2ERP y de AutoSPAM se traducen automáticamente a su idioma. El idioma se puede cambiar una vez al día.

🏭 _Mail2ERP/PROVEEDOR (o _AutoSPAM/PROVEEDOR) – Excluir al remitente por completo

Finalidad: marcar a un remitente para que Mail2ERP NUNCA procese sus correos

Úselo cuando: recibe correos de proveedores que no quiere importar al ERP

Resultado: todos los correos futuros de este remitente se saltan por completo el procesamiento de Mail2ERP

Destino: los correos van directamente a INBOX sin ningún procesamiento hacia el ERP

Funciona: siempre (incluso sin suscripción a AutoSPAM)

ℹ️ Cómo eliminar el estado PROVEEDOR

Mueva cualquier correo de ese remitente a _AutoSPAM/PERMITIR o _Mail2ERP/PERMITIR: esto elimina el estado PROVEEDOR junto con las demás decisiones de AutoSPAM sobre el remitente (spam, VIP, listas personalizadas). También puede pulsar PERMITIR en la fila de ese remitente en la pestaña Registros de /bots o en _Mail2ERP/LOGS.

⚖️ PROVEEDOR frente a NO_IMPORTAR — ¿cuándo usar cada uno?

⭐ VIP y funciones avanzadas (requiere AutoSPAM)

Cuando tiene activos Mail2ERP y AutoSPAM a la vez, desbloquea estas potentes funciones:

• Enrutamiento prioritario VIP: los clientes VIP reciben un trato especial — las importaciones fallidas van a la carpeta _VIP de nivel superior para que las atienda de inmediato
• Enrutamiento de no clientes: los no clientes se quedan en su INBOX por defecto. Active Separar externos en la configuración de Mail2ERP para enviarlos a _Mail2ERP/EXTERNO en su lugar.
• Detección de spam con IA: identifica automáticamente el spam de remitentes desconocidos antes de que llegue a Mail2ERP
• Filtrado por frecuencia: bloquea a los remitentes que envían demasiados correos en muy poco tiempo
• Protección frente a remitentes falsos: detecta y bloquea las direcciones falsas que se hacen pasar por otra persona
• Enrutamiento inteligente: los clientes VIP tienen prioridad tanto en la entrega del correo como en el procesamiento hacia el ERP

Nota: las funciones básicas (PERMITIR, SPAM, PROVEEDOR) funcionan incluso sin suscripción a AutoSPAM.

🛡️ ¿Por qué el paquete AutoSPAM + Mail2ERP?

Mail2ERP incluye un control básico del correo: las carpetas manuales PERMITIR, RECHAZAR y SPAM. Funcionan sin suscripción a AutoSPAM.

Para un filtrado inteligente con IA ANTES de que los correos lleguen a su ERP — con protección por frecuencia, detección de remitentes falsos, análisis inteligente del texto, análisis de remitentes nuevos y mucho más — le recomendamos adquirir el paquete AutoSPAM + Mail2ERP.

⚠️ Sin un filtrado inteligente, los correos de spam o de phishing podrían acabar como registros falsos en su sistema ERP.

🎯 Otras carpetas de AutoSPAM que funcionan con Mail2ERP

Estas carpetas de AutoSPAM controlan la entrega del correo antes de que Mail2ERP lo procese:

• _AutoSPAM/PERMITIR o _Mail2ERP/PERMITIR: aprobar al remitente y restablecer todas las decisiones anteriores (VIP, PROVEEDOR, listas personalizadas). Los correos van a INBOX y Mail2ERP puede procesarlos
• _AutoSPAM/RECHAZAR: marcar como remitente desconocido – los correos van a la carpeta RECHAZADO para su revisión
• _AutoSPAM/SPAM: bloquear al remitente para siempre – los correos van directamente a _PAPELERA/SPAM y no se procesan nunca
• _AutoSPAM/VIP: (requiere AutoSPAM) marcar como VIP — obtiene enrutamiento prioritario tanto en el correo como en el procesamiento hacia el ERP
• Quitar el estado VIP: mueva cualquier correo de ese remitente a _AutoSPAM/PERMITIR o _Mail2ERP/PERMITIR. Esto restablece todas las decisiones anteriores (VIP, PROVEEDOR, listas personalizadas).

✅ PROCESADO

Contiene: correos importados correctamente

Significado: Mail2ERP extrajo todos los datos correctamente y creó las entradas en el ERP

Acción necesaria: ninguna – están totalmente procesados. Revíselos de vez en cuando para comprobar su exactitud.

📥 INBOX (se conserva para su revisión)

Contiene: correos de clientes conocidos que Mail2ERP no pudo procesar por completo de forma automática

Significado: Mail2ERP no pudo extraer todos los datos necesarios o encontró ambigüedades. El correo se deja intencionadamente en su INBOX para que siga estando visible.

Acción necesaria: revíselo en su INBOX y complete la entrada del ERP manualmente o arrastre el correo a _Mail2ERP/COTIZACION o _Mail2ERP/PEDIDOS para forzar un reintento (útil después de haber añadido a su ERP el producto o el contacto que faltaba).

Caché de omisiones: Mail2ERP recuerda que ya lo intentó y no vuelve a procesar el mismo correo en cada ciclo — la caché lo olvida a los 14 días, o al instante cuando usted arrastra el correo a una carpeta de reintento forzado.

🌐 EXTERNO (opcional)

Contiene: correos de remitentes que no figuran en su base de datos de clientes — solo cuando Separar externos está activado en la configuración de Mail2ERP.

Comportamiento por defecto: desactivado. Los correos de remitentes externos se quedan en su INBOX para que nada desaparezca de la vista.

Acción necesaria: revíselos y decida si se trata de un cliente nuevo o si deben ignorarse.

Actívelo en: Panel → Mail2ERP → Funciones → Separar externos (disponible a partir del plan Family).

⭐ _VIP

Contiene: correos fallidos de remitentes marcados como VIP (mediante _AutoSPAM/VIP).

Significado: carpeta prioritaria de nivel superior — el correo VIP se salta la regla de permanecer en INBOX para que usted lo detecte de inmediato.

Requiere: AutoSPAM con la lista VIP activada.

📥 INBOX

Contiene: correos normales, remitentes aprobados y correos de remitentes marcados como PROVEEDOR

Significado: entrega normal del correo – estos se saltan el procesamiento de Mail2ERP

Con AutoSPAM: los correos VIP van a la carpeta _VIP para recibir atención prioritaria

🎯 Guía de configuración rápida

Configurar Mail2ERP solo lleva 5 minutos:

• Paso 1: vaya a BOTS4.me/bots e inicie sesión
• Paso 2: vaya a Configuración → Mail2ERP
• Paso 3: añada sus cuentas de correo y elija la carpeta desde la que Mail2ERP debe importar
• Paso 4: configure su conexión con el ERP (credenciales de API)
• Paso 5: seleccione su idioma para la traducción automática de las carpetas en Datos de facturación
• Paso 6: compruebe lo que se ha importado – con el Modo demo activado no se crea nada; desactive el Modo demo cuando esté listo para pasar a producción.

📧 Configuración de la cuenta de correo

Cuentas compatibles: Gmail, Outlook, Office 365, Exchange, IMAP/SMTP y cualquier proveedor de correo

Supervisión de carpetas: por defecto, Mail2ERP supervisa su bandeja de entrada principal. Puede configurarlo para que supervise subcarpetas concretas.

Varias cuentas: ¡puede conectar varias cuentas de correo y procesarlas todas desde un único panel de Mail2ERP!

📨 Reenviarnos — sin necesidad de conectar el buzón

No necesita conectar ningún buzón. En BOTS4.me/bots → Configuración → Mail2ERP, haga clic en Añadir origen y añada el BOTS4.me Mailbox — un clic, nada que conectar, sin contraseña. Después reenvíe los correos a mail2erp@bots4.me. Mientras el Modo demo está activado recibe una vista previa por correo; en cuanto lo desactive, Mail2ERP crea de forma real el presupuesto o el pedido de venta en su ERP. Así solo necesitamos acceso a su ERP, nunca a su buzón.

Quién puede reenviar: se configura en Mail2ERP → Control → Reenviarnos – aceptar correo de. Vacío: solo la dirección de correo de su cuenta. Rellenado: exactamente las direcciones que escriba (hasta 6) — sustituyen a la dirección de su cuenta, así que añádala también si usted también reenvía.

Antes de escribir nada en su ERP, verificamos que el correo realmente proviene de su dirección (DKIM). Si su proveedor de correo no firma el correo saliente, confirma el correo una vez con un clic. Cada correo reenviado se elimina de nuestro buzón justo después de procesarlo — como máximo a los 7 días si no pudo procesarse. Úselo mientras nos evalúa, o de forma permanente si prefiere no compartir nunca el acceso a su buzón.

El mismo correo reenviado dos veces se procesa solo una vez. Con el Modo demo desactivado, el remitente recibe por correo un breve acuse de recibo tras cada correo reenviado: procesado, o no procesado y dónde ver el motivo.

🔧 Integración con el ERP — numerosos ERP compatibles

Dónde se configura: el acceso al ERP se configura en BOTS4.me/bots → Configuración → Mail2ERP → Access Manager

ERP compatibles: Odoo 13–19, ERPNext 15–16, Zoho (Books / Inventory), Dolibarr 23 y posteriores, Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero y SAP Business One. Cualquier otro ERP con API — SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 Finance / Sales, Oracle NetSuite y más — se conecta bajo petición.

¿No ve su ERP? Cualquier ERP con API se conecta bajo petición. Contáctenos.

🔑 Niveles de acceso — empiece con seguridad y actívelos gradualmente

Le recomendamos empezar por el Nivel 2 (solo acceso al correo). Desactive el Modo demo únicamente cuando tenga confianza. El primer mes es gratuito.

Más información: visite BOTS4.me/demo para consultar la guía del Modo demo.

📊 Control y supervisión desde el panel

Control total: configure y gestione todo desde nuestro panel intuitivo en BOTS4.me/bots

Supervisión en tiempo real:

• Estadísticas de procesamiento: controle cuántos correos se procesan cada día, cada semana y cada mes
• Seguimiento de uso: supervise su volumen de procesamiento frente a la cuota mensual incluida en su suscripción
• Tasas de éxito: consulte las métricas de precisión e identifique los aspectos que puede mejorar
• Interruptor IA/sin IA: alterne entre la extracción avanzada con IA y métodos de procesamiento más sencillos
• Notificaciones de error: reciba avisos cuando un correo necesite revisión manual o cuando surja algún problema

💡 Consejos de experto

• Empiece poco a poco: comience solo con las RFQ o los pedidos y amplíe después a otros tipos de documento
• Revise cada hora los correos sin leer del INBOX: los correos fallidos se quedan en INBOX (sin leer) — revíselos y complete la entrada del ERP manualmente, o arrástrelos a _Mail2ERP/COTIZACION / _Mail2ERP/PEDIDOS para forzar un reintento
• Use NO_IMPORTAR con criterio: ayuda a la IA a aprender QUÉ no debe procesar y mejora la precisión con el tiempo
• Use PROVEEDOR: ayuda a la IA a aprender A QUIÉN no debe procesar y mejora la precisión con el tiempo
• Combínelo con AutoSPAM: obtendrá los mejores resultados usando ambos productos juntos para una automatización completa del correo
• Configure pronto los VIP: marque a sus clientes más importantes como VIP para que sus correos reciban un trato prioritario

📬 Registros en su buzón

• Dónde: cada buzón recibe una carpeta LOGS dentro de la carpeta propia del bot, por ejemplo _Mail2ERP/LOGS. Cada bot tiene la suya.
• Qué: las mismas filas que la pestaña Registros, un mensaje por fila. No se envía nada por correo — las filas se escriben directamente en la carpeta.
• Sin leer significa que necesita su atención: solo las filas que requieren su decisión llegan sin leer. Todas las demás filas, avisos incluidos, llegan ya leídas.
• Botones de un clic: las filas sobre un correo llevan los mismos botones que el panel. Un botón que archiva el correo lleva el nombre de la carpeta a la que lo envía, por ejemplo PERMITIR o SPAM. Un botón abre una breve página de confirmación, sin necesidad de iniciar sesión, y funciona durante 7 días. El resultado llega como una fila nueva, con un botón para deshacer cuando existe.
• Decida desde el registro: una fila que requiere su decisión también muestra los nombres de los adjuntos del correo y sus primeras líneas, por lo que rara vez necesitará abrir el correo en sí.
• Mantenimiento: la carpeta conserva las últimas 100 filas durante un máximo de 30 días. El registro completo permanece en su panel.
• Seguro por diseño: los mensajes de registro auténticos solo existen dentro de las carpetas LOGS, nunca en su bandeja de entrada, y la página de confirmación nunca pide una contraseña.
• Interruptor: Registros en su buzón, en la lista de funciones del bot de la pestaña Control. Activado por defecto desde el plan Personal.

📋 Qué muestra cada entrada del registro

• Marca de tiempo: cuándo se produjo el procesamiento
• Correo del remitente: quién envió el correo
• Acción realizada: PROCESADO, conservado en INBOX, _VIP o EXTERNO (si está activado)
• Formatos de archivo detectados: qué tipos de adjuntos se encontraron
• Estado de la importación al ERP: si los datos se escribieron correctamente en su ERP

🔍 Mensajes de registro habituales

• … importado correctamente (artículos: N) — el pedido o la consulta se escribió en su ERP
• PROCESSING — el correo se está analizando y extrayendo
• … dejado en INBOX — no es un cliente registrado, no se importó nada — el remitente no es un cliente de su ERP
• … no se encontraron códigos de producto, dejado para revisión manual — el correo necesita su atención en el INBOX
• … ya se importó antes — se omitió la creación duplicada — el mismo pedido ya se procesó
• COMPLETED — el ciclo de procesamiento ha finalizado

⚠️ Qué hacer cuando hay errores

• Errores de conexión con el correo: compruebe sus credenciales de correo en /bots → Configuración
• Errores de conexión con el ERP: verifique los datos de conexión con su ERP y el acceso a la API
• Fallos de importación: compruebe si el Modo demo está desactivado (con el Modo demo activado no se escribe nada en el ERP)
• Problemas persistentes: póngase en contacto con el soporte en BOTS4.me/contact

Filtre los registros por nivel (success, info, warning, error) para encontrar rápidamente lo que necesita atención.

Semana 1 — modo de aprendizaje

Revise su INBOX (no leídos) y la carpeta _VIP varias veces al día — los correos fallidos permanecen en INBOX para su revisión. Mueva los correos mal clasificados a las carpetas correctas de Mail2ERP (COTIZACION/PEDIDOS/NO_IMPORTAR) para forzar un nuevo intento y enseñar al sistema. Si también usa Supplier2ERP, este tiene su propio par — _Supplier2ERP/IMPORTAR y _Supplier2ERP/NO_IMPORTAR — para las confirmaciones de proveedores. Marque como PROVEEDOR (_Mail2ERP/PROVEEDOR) a los remitentes que no se pueden procesar. El sistema aprende de cada corrección.

Semana 2 en adelante — modo de mantenimiento

El sistema ya ha aprendido la mayoría de los patrones de los remitentes. Eche un vistazo al INBOX sin leer una vez al día y a _VIP cuando quiera — la precisión mejora continuamente a medida que el sistema aprende.

🏆 Buena práctica

Combínelo con AutoSPAM para filtrar el spam antes de que llegue a Mail2ERP. Configure VIP para sus clientes más importantes — sus correos reciben un trato prioritario.