Facturación automática en Business Central: registrar y enviar las facturas de los pedidos enviados

🎯 “Enviado ayer, todavía sin facturar”

En la mayoría de las empresas con Business Central, la facturación es un hábito manual más que un proceso. El almacén registra el envío, y la factura depende de que alguien en la oficina se acuerde de terminar el pedido. El resultado es igual en todas partes:

• Enviado pero sin facturar: pedidos con cantidades enviadas que nadie ha facturado todavía. Cada día que esperan es un día más que tarda el cliente en pagar.
• Clics repetitivos: abrir el pedido, comprobar las cantidades a facturar, registrar, buscar la factura registrada, enviarla por correo — para cada pedido, cada día.
• Líneas de servicio olvidadas: las líneas sin nada que enviar, como servicios o portes, se pasan por alto fácilmente cuando el resto del pedido lo gestiona el almacén.
• Plazos irregulares: algunos clientes reciben la factura el mismo día y otros una semana después, según quién esté en la oficina.

Nada de esto requiere criterio. “Facturar lo enviado y mandarlo al cliente” es una regla, y una regla puede ejecutarse sola.

🔍 Lo que Business Central ofrece por sí mismo

Registrar pedido a pedido

La forma estándar es abrir cada pedido de venta y registrarlo. Es fiable, pero lo hace una persona, cuando esa persona tiene tiempo. El correo con la factura es otro paso más.

Registro por lotes y tareas programadas

Business Central puede registrar varios pedidos de venta en un lote, y los partners pueden programar tareas. Aun así, alguien tiene que elegir qué pedidos entran en el lote, mantener los filtros al día y asegurarse de que las facturas llegan de verdad a los clientes. Cambiar una regla — “agrupar las facturas semanalmente para este grupo” — suele significar recurrir a un partner.

⚙️ Cómo funciona AutoERP en Business Central

La dimensión BOTS4ME en lugar de etiquetas

En otros ERP usted entrega un pedido a AutoERP con una etiqueta. Business Central no tiene etiquetas de pedido, así que AutoERP lee la dimensión BOTS4ME en la cabecera del pedido de venta. Usted crea la dimensión una vez, con cuatro valores, y asigna uno de ellos a cada pedido que AutoERP puede gestionar:

• FULL — AutoERP procesa el pedido completo.
• PARTIAL — se permiten entregas parciales.
• SMALLOK — se procesa el pedido completo incluso por debajo de su límite de pedido pequeño.
• PARTIAL-SMALLOK — se permiten entregas parciales, incluso por debajo de su límite de pedido pequeño.

Los pedidos sin la dimensión nunca se tocan. Como con cualquier dimensión, el valor también pasa a los movimientos contables de los documentos registrados, lo que facilita encontrar las facturas de AutoERP en los informes. Los valores siguen siendo FULL, PARTIAL y SMALLOK aunque haya renombrado las etiquetas en su panel.

Lo que AutoERP registra

• Enviado, aún sin facturar: en las líneas de inventario, AutoERP factura exactamente la cantidad enviada y aún no facturada, usando el propio registro de Business Central.
• Líneas sin nada que enviar: los servicios y demás líneas que no son de inventario se envían y facturan juntos, para que no se queden atrás.
• De inmediato o agrupado: facture cada pedido justo después de su envío, o agrupe los pedidos de un cliente por día, semana o mes con un importe mínimo. La API de Business Central pone un pedido en una factura, así que una agrupación registra una factura por pedido al mismo tiempo.
• Los pedidos en revisión (pendientes de aprobación) se dejan fuera hasta que su proceso de aprobación los lanza.

El correo al cliente

La acción de envío de Business Central no puede llevar el texto de AutoERP, así que BOTS4.me envía él mismo el correo de la factura, con el PDF de la factura de Business Central adjunto. Si conecta un buzón a AutoERP, el correo sale desde su propia dirección; si no, sale del buzón del sistema de BOTS4.me y las respuestas le llegan a usted. La API de Business Central no guarda el idioma del cliente, así que el correo se redacta en el idioma de su cuenta.

Lo que AutoERP aún no hace en Business Central

• Enviar sin facturar: la API de Business Central envía y factura en una sola acción. AutoERP solo envía sin facturar una vez verificado esto con Business Central; hasta entonces, le deja el envío a usted, lo indica en su informe y factura el pedido en cuanto usted haya registrado el envío.
• Facturas de anticipo: la API no tiene factura de anticipo, así que los pedidos que requieren un pago anticipado siguen en sus manos.
• Correcciones: los documentos correctivos de las facturas registradas los hace usted en Business Central.

Nunca dos veces

Antes de registrar, AutoERP anota lo que va a registrar. Si una ejecución se interrumpe después de que Business Central haya registrado la factura, la siguiente ejecución encuentra esa factura y no registra otra. Las marcas de progreso de AutoERP se guardan en BOTS4.me, nunca se escriben en sus pedidos.

🛠️ Configuración paso a paso

• Paso 1 — Empiece su mes Discovery gratuito: inicie sesión en bots4.me/bots, haga clic en Empezar el mes Discovery gratuito en la tarjeta de AutoERP y acepte las Condiciones una vez. No se necesita tarjeta.
• Paso 2 — Conecte Business Central: abra Configuración → AutoERP → Access Manager → Añadir origen (para AutoERP su ERP es el origen), elija el mosaico Dynamics 365 Business Central e Iniciar sesión con Microsoft con un usuario con licencia. Elija el entorno y la empresa si tiene varios. El recorrido completo, incluida la aprobación del administrador, está en Cómo conectarse.
• Paso 3 — Dé al usuario los permisos adecuados: AutoERP necesita editar y registrar pedidos de venta y leer dimensiones. El conjunto de permisos estándar D365 BUS FULL ACCESS cubre todas las aplicaciones de BOTS4.me.
• Paso 4 — Cree la dimensión una vez: en Business Central abra Dimensiones → Nuevo, código BOTS4ME, con los valores FULL, PARTIAL, SMALLOK y PARTIAL-SMALLOK. Las dimensiones no pueden crearse a través de la API, así que este paso le corresponde a usted. Si falta, el informe de AutoERP se lo indica.
• Paso 5 — Marque un pedido y funcione en DEMO: ponga BOTS4ME = FULL en un pedido de venta enviado pero aún no facturado. En DEMO, AutoERP lee sus pedidos y no escribe nada en Business Central; tras la siguiente ejecución, su informe muestra lo que habría facturado y por qué se retuvo algo.
• Paso 6 — Pase a LIVE: cuando los informes DEMO le parezcan correctos, ponga Modo en LIVE en la pestaña Control — se habilita tras el primer correo de informe DEMO.

🧭 Pruébelo en su mes Discovery gratuito

Revise la pestaña Control

• Módulo de facturación e Informes por correo están activados. Para su primera prueba, ponga Facturar a los clientes en Inmediatamente (sin agrupar) para ver una factura justo después del envío; de forma predeterminada, las facturas se agrupan semanalmente.
• Horario: AutoERP solo funciona dentro del horario de funcionamiento (al principio, el horario de oficina de los días laborables), y la facturación tiene su propia franja. Mantenga la franja de facturación dentro del horario de funcionamiento o no se creará ninguna factura.
• Productos digitales es para software y servicios que no necesitan inventario.
• Los interruptores con la etiqueta Discovery están incluidos en su mes gratuito y empiezan desactivados — active los que quiera probar.

Semana 1 — amplíe la prueba y luego pase a LIVE

Marque algunos pedidos enviados más, incluido uno con una línea de servicio, y un cliente cuyos pedidos quiera agrupar semanalmente. Lea cada informe: qué se facturó, qué se omitió y por qué. Las mismas decisiones aparecen en la pestaña Registros. Cuando todo coincida con lo que habría hecho a mano, cambie a LIVE.

📅 El día a día: qué cambia para su equipo

Tras la puesta en marcha, el trabajo de su equipo es marcar pedidos y registrar envíos, como antes. Las facturas llegan según la programación de ejecuciones de AutoERP, dentro de su horario, y el cliente recibe cada una por correo con el PDF adjunto. Le llega un breve informe cada vez que AutoERP ha hecho algo o le necesita, y el Encendido del bot lo apaga todo de una vez.

• Marque al grabar: ponga el valor de BOTS4ME al crear el pedido, o deje que lo haga su entrada de pedidos. Los pedidos que Mail2ERP importó del correo reciben el mismo valor de su equipo.
• Lea las líneas “omitido”: le dicen qué pedido espera qué — un envío aún no registrado, un pedido en revisión o una franja fuera de su horario.
• Límites de la API: Business Central limita las llamadas a la API por usuario. BOTS4.me reparte sus llamadas y espera cuando Business Central le pide que vaya más despacio; el límite se comparte con sus otras integraciones que usan el mismo usuario.

Combinado con Mail2ERP para Business Central, el camino desde la orden de compra que el cliente envía por correo hasta la factura enviada solo necesita a una persona para el envío.

📚 Lecturas relacionadas

• Cada opción explicada: guía de AutoERP y la página de producto de AutoERP.
• El paso anterior: Cómo convertir las órdenes de compra recibidas por correo en pedidos de venta de Business Central.
• Comparar opciones: Mail2ERP frente al Sales Order Agent de Business Central.
• La misma idea en Odoo: Cómo automatizar la confirmación, la entrega y la facturación de pedidos en Odoo.
• Cobrar: la guía de AutoCASH trata los recordatorios de pago de las facturas que registra AutoERP.

🔗 Fuentes y lecturas adicionales

Documentación oficial citada en esta guía. Los enlaces externos se abren en una pestaña nueva.

• Microsoft Learn — Work with dimensions in Business Central
• Microsoft Learn — Invoice sales in Business Central
• Microsoft Learn — Business Central API v2.0