AutoCASH
Guía de usuario: cobrar sin reclamar a mano
💰 Los cuatro niveles
Cada cliente moroso cae en exactamente un nivel, según cuántos días lleva pendiente su factura vencida más antigua. El nivel 0 no es una reclamación — es un resumen amable de lo que está abierto, y resuelve la mayoría de los casos por sí solo.
| Nivel | Qué recibe el cliente | Umbral predeterminado |
|---|---|---|
| 0 | Un listado de sus facturas abiertas. Un recordatorio, no una reclamación. | por debajo del nivel 1 |
| 1 | Primer recordatorio. | primer paso del escalado |
| 2 | Segundo recordatorio. | una ejecución después, si sigue impagada |
| 3 | Recordatorio final. | paso máximo, se repite hasta el cobro |
🔄 Cómo funciona AutoCASH: el flujo visual
programado
leídas de su ERP
recibe un nivel
salen
el informe
Cuando su ERP puede enviar recordatorios por sí mismo (OFFERIS), las cartas las genera y envía su propio ERP, con su numeración, su redacción y su marca. Con cualquier otro ERP, o cuando activa Enviar los recordatorios desde BOTS4.me en lugar de desde su ERP, AutoCASH los envía en el idioma del cliente, con sus datos de pago y su firma: desde su propio buzón si lo añade como destino de AutoCASH en el Access Manager; en caso contrario, desde el buzón de BOTS4.me, y las respuestas llegan al correo de su cuenta o a la dirección Reply-To que usted indique. En ambos casos, AutoCASH decide a quién y cuándo.
🔐 La vista previa: su red de seguridad
En todos los planes de pago, el día antes de una ejecución programada AutoCASH le envía a usted por correo la lista exacta de a quién se va a contactar, en qué nivel y por cuánto. Esa es su ventana para sacar a alguien de la lista — un cliente que acaba de prometer el pago, uno en disputa o una cuenta que su equipo comercial está negociando.
Para excluir a alguien, añada su identificador de cliente en No reclamar nunca a estos clientes en su panel. Surte efecto de inmediato, incluida la ejecución de mañana.
🚀 Primeros pasos
- Conecte su ERP en el panel o instale la aplicación BOTS4.me desde la tienda de Odoo Apps.
- Active AutoCASH. Arranca en modo Demo — lo lee todo y no contacta con nadie.
- Ponga Escalar como máximo hasta en 1.er recordatorio y déjelo así al principio.
- Revise los días de ejecución (1 y 15 por defecto) y el importe mínimo que le interesa.
- Espere el informe. Enumera exactamente con quién se habría contactado.
- ¿Conforme con la lista? Cambie el Modo de DEMO a REAL. A partir de ese momento sus clientes empiezan a recibir las cartas.
⚙️ Referencia de ajustes del panel
Cuándo se ejecuta
| Ajuste | Predeterminado | Qué hace |
|---|---|---|
| Ejecutar en estos días | 1,15 | Los únicos días en que AutoCASH contacta con alguien: días del mes y/o días de la semana, separados por comas (por ejemplo 1,15 o viernes). Viene rellenado con 1,15; si vacía el campo, AutoCASH no hace nada. Un día posterior al final de un mes corto (p. ej. 31) pasa al último día del mes, de modo que febrero nunca se omite. Los fines de semana, además, requieren marcar la casilla Fines de semana en Horario de funcionamiento. |
A quién se reclama
| Ajuste | Predeterminado | Qué hace |
|---|---|---|
| Reclamar solo después de | 14 días | Cuánto debe haber pasado del vencimiento una factura para que AutoCASH la tenga en cuenta. |
| Ignorar deudas por debajo de | 0 | No reclamar a un cliente cuyo total vencido sea inferior a este importe, en la moneda principal de su ERP — rara vez compensa el desgaste de la relación. 0 reclama a todos. |
| No reclamar nunca a estos clientes | (vacío) | Identificadores de cliente de su ERP, separados por comas. Las cuentas que siempre quiere gestionar personalmente. |
Protección por abonos
Un cliente cuyos abonos abiertos cubren sus facturas nunca recibe recordatorio — en la práctica usted le debe a él, no al revés. Siempre activo, en todos los niveles, y cada empresa omitida aparece en su informe.
Con qué dureza escala
| Ajuste | Predeterminado | Qué hace |
|---|---|---|
| Escalar como máximo hasta (Family) | 1.er recordatorio | El techo absoluto. Nadie escala por encima de este nivel por muy vencida que esté su deuda. Personal se queda en el valor por defecto. |
| Reclamar solo facturas vencidas desde al menos | 14 días | El umbral de entrada. Por debajo de él, una factura se ignora por completo. No hay umbrales de días por nivel: cada ejecución programada sube al cliente un nivel mientras siga impagada alguna factura de su último recordatorio. |
Con qué frecuencia se puede reclamar al mismo cliente
| Ajuste | Predeterminado | Qué hace |
|---|---|---|
| Repetir recordatorios cada (Family) | 7 días | Un único número para todos los niveles: el intervalo mínimo antes de volver a contactar con el mismo cliente. Es lo que impide que se reclame dos veces a alguien por la misma deuda. Personal se queda en el valor por defecto. |
Qué recibe usted
| Ajuste | Predeterminado | Qué hace |
|---|---|---|
| Quién recibe los informes y las vistas previas | el correo de su cuenta | El informe posterior y la vista previa de la víspera se envían al correo de su cuenta y a los Correos de la dirección configurados en el Panel general. No hay una lista de destinatarios aparte para AutoCASH. |
🔍 Modo Demo
Toda cuenta de AutoCASH empieza en modo Demo y su primera ejecución siempre es de prueba. Lee sus facturas, aplica todas las reglas y calcula con precisión a quién se contactaría y en qué nivel — y luego le envía esa lista por correo en lugar de contactar con nadie. Ni un solo cliente se entera.
Una vez recibido al menos un informe de prueba, se desbloquea el interruptor REAL. Puede volver a Demo cuando quiera — antes de un periodo de mucha actividad o mientras cambia las reglas.
📊 Cómo leer el informe
💰 El dinero
Total abierto, total vencido y cómo se reparte el importe vencido entre los cuatro niveles. Su cuadro de antigüedad de saldos de un vistazo.
👤 Con quién se contactó
Cada cliente, su nivel, el importe, las facturas citadas en la carta y la dirección a la que se envió.
⚠️ Con quién no
Igual de útil: cuentas excluidas, deudas por debajo de su mínimo y quienes siguen dentro de su ventana de repetición.
❓ Resolución de problemas
| Qué ve | Qué significa |
|---|---|
| No pasa nada en un día programado | O bien hoy no es uno de sus días de ejecución programados, o bien ahora mismo nadie cumple su importe mínimo y sus días mínimos de retraso. El informe le dice cuál de los dos. |
| No se reclamó a un cliente | Compruebe, por orden: si está en la lista de no reclamar, si su total está por debajo de su mínimo, si sigue dentro de la ventana de repetición y si su factura más antigua supera realmente sus días mínimos de retraso. |
| Todos se quedan en el nivel 1 | Es Escalar como máximo hasta haciendo su trabajo. Desde el plan Family puede subirlo a 2 o 3 cuando esté listo. |
| No llega ninguna vista previa | Las vistas previas están incluidas desde el plan Personal cuando Enviar vistas previas está activado. La vista previa sale en la ejecución horaria habitual y guarda silencio cualquier día que no sea la víspera de una ejecución, o cuando no haya nadie a quien reclamar. |
| Un cliente dice que ya pagó | AutoCASH lee lo que su ERP considera impagado. Si un pago aún no está registrado allí, la factura sigue contando como vencida — Pay2ERP cierra esa brecha importando los pagos automáticamente. |
❓ Preguntas frecuentes
¿Qué ERP son compatibles?
Hoy, Odoo (13–19), ERPNext (15–16), Zoho (Books / Inventory), Dolibarr (23 y posteriores), Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero y SAP Business One. Cualquier otro ERP con API — SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 Finance / Sales, Oracle NetSuite y más — se conecta bajo petición.
¿Cómo funciona la facturación?
Por suscripción — una tarifa mensual fija que incluye un volumen de uso mensual que se renueva en cada período de facturación. Los recordatorios se descuentan por cliente reclamado y puede recargar uso adicional en cualquier momento — consulte la tabla de planes en la página de producto. Su primer mes es un mes Discovery gratuito — sin tarjeta de crédito.
¿Puedo probarlo sin enviar recordatorios reales?
¡Sí! El Modo demo lee sus facturas pero no envía ningún recordatorio — solo informes de vista previa que muestran exactamente qué haría. Primer mes gratis.
¿Cuáles son los niveles de escalado?
4 niveles: Nivel 0 — Listado de facturas (un listado amable de las facturas abiertas), Nivel 1 — 1.er recordatorio, Nivel 2 — 2.º recordatorio, Nivel 3 — Recordatorio final. El escalado es secuencial: cada ejecución programada sube al cliente un nivel mientras siga impagada alguna factura de su último recordatorio, y el nivel más alto se repite. El umbral de entrada lo fija usted; el intervalo de repetición y el nivel máximo activo son ajustes del plan Family.
¿Puedo excluir a determinados clientes?
Sí. Añada sus ID de cliente a «No reclamar nunca a estos clientes» en /bots → Control → AutoCASH para omitir cuentas clave, empresas matrices o entidades internas.
¿Funciona con Pay2ERP?
¡Sí! AutoCASH y Pay2ERP funcionan juntos — cuando Pay2ERP detecta un pago entrante, AutoCASH deja automáticamente de enviar recordatorios de esa factura. Ciclo de flujo de caja totalmente automatizado.
¿Con qué frecuencia se ejecuta?
En los días que indique en «Ejecutar en estos días» (por defecto, el 1 y el 15 de cada mes, o días de la semana como todos los viernes). Si vacía el campo, AutoCASH no hace nada. En todos los planes de pago recibe además un correo de vista previa el día antes de cada ejecución.
¿Cuál es el importe mínimo vencido?
Configurable — el valor por defecto es 0, así que se reclama toda factura vencida. Si lo sube, se omiten los clientes cuyo total vencido esté por debajo del umbral. También puede definir los días mínimos de retraso (14 días por defecto) para no enviar recordatorios de facturas vencidas hace poco.
¿Esto usa IA? Nosotros no tenemos permitido usarla.
No. AutoCASH no contiene ningún modelo de IA en ningún modo ni plan, y nunca se envían datos de clientes o facturas a un proveedor de IA. Cada recordatorio sigue los umbrales que usted fija, así que el mismo libro mayor produce siempre la misma lista. Si su equipo de cumplimiento lo necesita por escrito, pídanoslo y se lo confirmaremos para su expediente.
🔒 Lo que AutoCASH nunca hará
- Contactar con nadie mientras el modo Demo esté activo.
- Contactar con un cliente de su lista de no reclamar.
- Escalar por encima del nivel que usted fije.
- Reclamar dos veces al mismo cliente por lo mismo dentro de la ventana de repetición que usted eligió.
- Recordar a un cliente sin sus datos — cada carta lleva el nombre de su empresa, sus datos de pago y su firma, lo envíe su ERP o BOTS4.me.
- Cambiar nada en su ERP. AutoCASH solo lee; nunca edita una factura ni registra un pago.