AutoERP
Guía de usuario – Confirmación de pedidos, entrega y facturación en piloto automático
✅ Lo único que debe hacer primero
AutoERP se activa pedido a pedido. Nunca tocará un pedido por su cuenta. Solo trabaja con los pedidos que llevan una de dos etiquetas, que creamos por usted en su ERP:
| Etiqueta en el pedido | Qué hace AutoERP con él |
|---|---|
AutoERP |
El pedido entero, de una vez. Lo confirma, espera a que haya stock de todos los artículos, crea una sola entrega y después lo factura. No sale nada hasta que el pedido pueda enviarse completo. |
AutoERP_partial |
Línea a línea. Envía lo que ya tiene stock completo y deja el resto en el pedido para un envío posterior. Ideal para plazos de entrega largos o artículos servidos directamente por el proveedor. Requiere la función Envío parcial (plan Business y superiores, desactivada por defecto) — sin ella el pedido no se envía y aparece en «Necesitan su ayuda». |
Puede cambiar el nombre de ambas etiquetas en la pestaña AutoERP de su panel si su equipo ya usa otra convención. Un pedido que lleve LAS DOS etiquetas se trata como pedido completo, nunca dos veces.
Cuando AutoERP ha enviado un pedido, le añade una etiqueta de marca propia: AutoERP fully para un pedido completo, AutoERP partially para una entrega parcial. Así su equipo ve de un vistazo lo que AutoERP ya ha hecho — deje estas etiquetas en el pedido.
🔄 Cómo funciona AutoERP – flujo visual
el pedido
(+ anticipo si es prepago)
cuando hay stock
tras la entrega
+ informe para usted
Todos los correos dirigidos al cliente (confirmación de pedido, factura de anticipo, albarán, factura, aviso de recogida, recordatorio de pago) los envía su propio ERP, con sus propias plantillas, su propia imagen de marca y en el idioma del cliente. AutoERP nunca escribe a sus clientes en su propio nombre.
🚀 Cómo conectarse
- Conecte su ERP en el panel, o instale la aplicación BOTS4.me desde la tienda de Odoo Apps y pulse Conectar.
- Active AutoERP. Empieza en Modo demo — lee su ERP y no escribe nada salvo sus tres etiquetas de pedido.
- Etiquete un pedido de venta con
AutoERP. - Espere a la siguiente ejecución y lea el informe de vista previa que llegará a su bandeja de entrada.
- ¿Contento? Cambie el Modo de DEMO a REAL en la pestaña AutoERP. Ese es el momento en que AutoERP empieza a escribir en su ERP.
🧭 Los tres módulos
Confirmación de pedidos
Convierte los pedidos en borrador y los presupuestos etiquetados en pedidos confirmados. Si las condiciones de pago del pedido indican prepago, también emite a través de su ERP una factura de anticipo del 100%, que su ERP envía por correo al cliente. Disponible en todos los planes, igual que los dos módulos siguientes.
Entregas
Crea y valida la entrega en su ERP cuando hay stock, ha llegado la fecha de entrega y el crédito del cliente está en regla. Un envío parcial deja el resto en el pedido como pendiente de servir.
Facturación
Factura lo que realmente se ha entregado, mediante la facturación propia de su ERP — una factura por pedido, o una factura agrupada por cliente (y moneda) por día, semana o mes. El anticipo se descuenta en la factura final; la factura de anticipo contabilizada es también su documento fiscal del pago anticipado.
Cada módulo se puede desactivar por separado en el panel. Desactivar uno nunca bloquea a los demás — puede, por ejemplo, dejar que AutoERP confirme y entregue mientras su contable sigue facturando a mano.
⚙️ Referencia de la configuración del panel
Qué pedidos puede tocar AutoERP
| Opción | Valor por defecto | Qué hace |
|---|---|---|
| Etiqueta: pedidos completos | AutoERP | La etiqueta que entrega un pedido entero a AutoERP. |
| Etiqueta: pedidos línea a línea | AutoERP_partial | La etiqueta que permite los envíos parciales de un pedido. |
| Moneda de los límites siguientes | Vacío (la moneda de su empresa) | La moneda en la que están escritos sus valores mínimos y límites de crédito. Déjelo vacío para usar la moneda de su empresa en el ERP. Un pedido en otra moneda simplemente no se compara con ellos — nunca convertimos a sus espaldas. |
Horario de trabajo
| Opción | Valor por defecto | Qué hace |
|---|---|---|
| Confirmar pedidos — desde / hasta | 00:00 – 23:59 | Cuándo se pueden confirmar los pedidos. |
| Crear entregas — desde / hasta | 06:00 – 16:00 | Normalmente el horario de su almacén, para que no se prepare nada cuando ya no queda nadie. |
| Hora de corte para el mismo día | 14:30 | Los pedidos hechos después de esta hora salen al día siguiente. |
| Crear facturas — desde / hasta | 13:00 – 17:00 | Cuándo se pueden crear las facturas. |
| No facturar nunca antes de | 13:00 | Una línea de seguridad para que un pedido que todavía se está editando por la mañana no se facture demasiado pronto. |
Reglas de entrega
| Opción | Valor por defecto | Qué hace |
|---|---|---|
| Valor mínimo de entrega | 25 | No enviar un paquete de valor inferior a este; esperar a que haya más artículos. Póngalo a 0 para enviar siempre. |
| … pero enviar igualmente después de | 14 días | Para que un pedido pequeño no espere eternamente. |
| Entregas parciales máximas por pedido | 10 | Evita que un pedido se convierta en una sucesión de paquetes diminutos. |
¿Necesita que salga un pedido pequeño concreto? Añádale la etiqueta AutoERP_small_ok y el mínimo se ignora para ese pedido.
Reglas de facturación
| Opción | Valor por defecto | Qué hace |
|---|---|---|
| Agrupar las entregas en una sola factura | Activado | Activado: una factura por cliente y periodo. Desactivado: una factura por pedido. |
| Facturar a los clientes | Una vez por semana | De forma inmediata, diaria, semanal o mensual. |
| Día de facturación / día del mes | Viernes / día 1 | Qué día sale la factura agrupada. En la opción mensual el tope es el día 28, para que todos los meses se comporten igual. |
| Importe mínimo de factura | 50 | Por debajo de este importe, la factura pasa al periodo siguiente. |
| Facturas máximas por entrega | 1 | Un límite de seguridad. AutoERP siempre permite una factura final adicional para que nada quede sin facturar. |
| Esperar al pedido completo | 14 días | Cuánto tiempo esperar para que todo vaya en UNA sola factura. Pasado ese plazo, AutoERP factura lo que ha salido y envía después una factura final. |
| Documento fiscal después de | 14 días | Cuando un cliente ha pagado por adelantado pero la mercancía no ha salido en este número de días, se emite un documento fiscal — un requisito legal en muchos países. |
| Campo «desea factura» | (vacío) | Opcional. El nombre técnico de un campo de sí/no de su ERP que indica si el cliente quiere factura o no. Déjelo vacío para facturar siempre. |
Control de crédito
| Opción | Valor por defecto | Qué hace |
|---|---|---|
| Exigir que la proforma esté pagada | Activado | Retener el envío hasta que un cliente con pago por adelantado haya pagado realmente. |
| Bloquear por encima de este importe vencido | 300 | Retener los envíos a los clientes que le deban más de este importe. |
| Bloquear a partir de estos días de retraso | 14 | Retener los envíos cuando la factura impagada más antigua supere este plazo. |
| Retener los envíos si falla la comprobación | Activado | Si la propia comprobación de crédito no se puede ejecutar, mejor retener que enviar. Recomendado. |
| Avisar al cliente por correo cuando se bloquee | Activado | Envía un recordatorio de pago la primera vez que se retiene un pedido. Una vez por pedido, nunca de forma repetida. |
🔍 Modo demo
Toda cuenta de AutoERP empieza en Modo demo, y su primera ejecución siempre es una demo. En Modo demo AutoERP lee sus pedidos, su stock y el estado de pago de sus clientes y calcula exactamente lo que haría — y después le envía la lista por correo en lugar de hacerlo. No se toca ni un solo registro de su ERP.
En cuanto haya recibido al menos un informe de demo, se desbloquea el interruptor REAL en la pestaña AutoERP. Puede volver al modo Demo cuando quiera.
📊 Cómo leer el informe
📋 Resumen
Cuántos pedidos se han confirmado, entregado y facturado — y cuántos se han omitido, por categoría. En modo LIVE solo se envía un informe cuando AutoERP ha hecho algo o un pedido le necesita; los pedidos que requieren atención manual aparecen primero.
📝 Pedido a pedido
Cada decisión, con el motivo explicado en lenguaje claro. En Modo demo esta es la lista completa de lo que habría ocurrido.
⚠️ Omitidos y por qué
La parte más útil. «Esperando stock», «por debajo de su mínimo», «cliente con impagos», «después de la hora de corte» — cada omisión le dice qué opción la ha provocado.
❓ Resolución de problemas
| Qué ve | Qué significa |
|---|---|
| «Ningún pedido etiquetado necesitaba atención» | Ningún pedido lleva la etiqueta de AutoERP, o todos los pedidos etiquetados ya están completamente procesados. Etiquete un pedido y espere a la siguiente ejecución. |
| Pedidos confirmados pero nunca entregados | Normalmente es el stock: la etiqueta de pedido completo espera a que todas las líneas estén disponibles. Consulte el motivo de la omisión — indica el producto. También puede ser la ventana de entrega o la hora de corte. |
| Entregados pero nunca facturados | Compruebe que la ventana de facturación se solapa con su Horario de funcionamiento y contiene la hora de «no facturar nunca antes de». Con la agrupación semanal, las facturas solo salen el día elegido. |
| Todos los pedidos de un cliente están retenidos | Control de crédito. Superan su límite de vencidos, o su anticipo está sin pagar. El informe indica el importe y el número de días. |
| Una línea de servicio nunca se factura | El servicio se factura según las cantidades entregadas y nadie ha indicado todavía su cantidad entregada — AutoERP nunca la adivina. El informe lo muestra una vez en «Necesitan su ayuda»; introduzca la cantidad en el pedido y la siguiente ejecución lo facturará. |
| Los pedidos pequeños nunca salen | Están por debajo de su valor mínimo de entrega. Salen automáticamente una vez transcurrido el plazo de espera, o de inmediato si los etiqueta con AutoERP_small_ok. |
| Las etiquetas de AutoERP no aparecen en su ERP | El usuario conectado no tiene permiso para crear etiquetas. Concédale permisos de administrador de Ventas, o cree las dos etiquetas a mano — AutoERP las usará igualmente. |
| Odoo no tiene campo Etiquetas en los pedidos de venta | Algunas bases de datos de Odoo sin la aplicación CRM no tienen campo Etiquetas en los pedidos de venta, así que AutoERP no puede marcar los pedidos. Instale la aplicación CRM (añade el campo Etiquetas), o pida a su partner de Odoo que añada en los pedidos de venta un campo de texto llamado x_autoerp_tags y escriba en él el nombre de la etiqueta — AutoERP lee entonces ese campo en su lugar. |
🔒 Lo que AutoERP nunca hará
- Tocar un pedido que no esté etiquetado.
- Escribir nada salvo sus tres etiquetas de pedido mientras el Modo demo esté activo.
- Escribir a sus clientes en su propio nombre — todos los correos al cliente salen de su ERP, con sus plantillas y su imagen de marca.
- Enviar mercancía a un cliente que supere los límites de crédito que usted haya fijado, mientras el control de crédito esté activado.
- Facturar dos veces la misma mercancía — las cantidades ya facturadas en su ERP nunca se vuelven a facturar.
- Combinar varios clientes, o varias monedas, en una sola factura.
❓ Preguntas frecuentes
¿Qué ERP son compatibles?
Disponible hoy: Odoo 13 a 19 (Community, Enterprise, Odoo.sh, Odoo Online), ERPNext 15 y 16, Zoho (Books / Inventory), Dolibarr 23 y posteriores, Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online, Xero y SAP Business One. Cualquier otro ERP con API — SAP S/4HANA, Dynamics 365 Finance / Sales, NetSuite y más — se conecta bajo petición.
¿Qué automatiza AutoERP?
Tres módulos esenciales: Confirmación de pedidos (confirma pedidos y, para los clientes de pago anticipado, hace que su ERP emita una factura de anticipo), Entregas (crea entregas cuando hay stock, pedidos completos o línea a línea) y Facturación (una factura por pedido o facturas agrupadas — diaria, semanal o mensual). Su ERP envía todos los correos a los clientes.
¿Puedo probarlo sin afectar a mi ERP?
¡Sí! El Modo demo lee sus pedidos y su stock pero no realiza ninguna transacción — solo genera informes que muestran exactamente lo que haría. Primer mes gratis.
¿Puedo activar solo algunos módulos?
Sí. Cada módulo tiene su propio interruptor — active solo lo que necesite: solo las confirmaciones, solo las entregas o los tres módulos juntos. Configúrelo en /bots → Control → AutoERP.
¿Admite entregas parciales?
Sí, con la función Envío parcial (plan Business y superiores). Si no hay stock de todos los artículos, AutoERP envía las líneas disponibles y crea entregas parciales — primero los pedidos más antiguos. Un límite de seguridad restringe las entregas parciales por pedido (10 por defecto).
¿Qué es la facturación agrupada?
En lugar de crear una factura por pedido, AutoERP puede reunir varios pedidos del mismo cliente en una sola factura agrupada — de forma inmediata, diaria, semanal o mensual. Es configurable, con un umbral de importe mínimo agrupado.
¿Funciona con Mail2ERP?
¡Sí! Mail2ERP importa a su ERP los pedidos que llegan por correo. AutoERP los confirma, los envía y los factura automáticamente. Juntos automatizan el ciclo completo — del correo del cliente a la factura cobrada.
¿Cómo funciona la comprobación de crédito?
Cuando el control de crédito está activado (plan Business y superiores, desactivado por defecto), AutoERP comprueba antes de enviar si un cliente tiene facturas proforma sin pagar o saldos vencidos. Si superan los umbrales que usted haya configurado (por defecto: 300 en la moneda de su empresa, o una factura con más de 14 días de retraso), el envío se retiene y su ERP envía al cliente un recordatorio de pago.
¿Esto usa IA? Nosotros no tenemos permitido usarla.
No. AutoERP no contiene ningún modelo de IA en ningún modo ni plan, y nunca se envían datos a un proveedor de IA. Cada acción sigue las reglas que usted configura, así que la misma entrada produce siempre el mismo resultado y cada paso es trazable en el registro. Si su equipo de cumplimiento lo necesita por escrito, pídanoslo y se lo confirmaremos para su expediente.