Automatice Dolibarr: pedidos por correo, facturación y recordatorios de pago

🎯 Los pasos del pedido al cobro que Dolibarr le deja a usted

Dolibarr tiene todos los documentos que necesita una empresa comercial: presupuestos, pedidos de cliente, envíos, facturas y pagos. Lo que no tiene es alguien que lleve cada pedido de un documento al siguiente. En la mayoría de las empresas con Dolibarr eso sigue siendo una persona, y los mismos pocos pasos se repiten en cada pedido:

• Entrada del pedido: un cliente envía por correo un pedido en PDF o Excel, y alguien teclea los productos y cantidades en un presupuesto o un pedido.
• Validación y envío: alguien valida el pedido, comprueba el stock, crea el envío y lo valida.
• Facturación: alguien crea la factura a partir del pedido, se asegura de que solo se facturan los productos enviados y la envía al cliente.
• Reclamación de cobros: a final de mes, alguien repasa las facturas impagadas y escribe recordatorios, o no llega a hacerlo.

Cada paso es rápido por sí solo. Juntos, y repetidos en cada pedido, llevan horas a la semana, y el paso que se olvida suele ser el caro: una factura que nunca se envía, o un recordatorio que sale con un mes de retraso.

🤖 Qué bots de BOTS4.me funcionan con Dolibarr

Todas las aplicaciones ERP de BOTS4.me funcionan con Dolibarr 23 y posteriores. Esta página trata las tres que, juntas, llevan el lado de ventas desde el correo hasta el cobro.

Supplier2ERP, Pay2ERP, Bill2ERP, AutoSTOCK y AutoPURCHASE también funcionan con Dolibarr, y Pay2ERP puede usar las líneas bancarias propias de Dolibarr como entrada. Una sola conexión con Dolibarr sirve a cada bot que ponga en marcha.

📧 Mail2ERP: de pedidos por correo a presupuestos y pedidos de cliente

Mail2ERP lee su buzón de ventas, decide si cada correo es una solicitud de cotización, un pedido en firme o ninguna de las dos cosas, y lee las líneas de producto del texto del correo y de cada adjunto: PDF, Excel, Word, CSV, HTML, imágenes y documentos escaneados, en cualquier formato e idioma, sin plantillas. Cada código de producto se empareja con las referencias de producto de su catálogo de Dolibarr.

• Consulta → presupuesto en borrador, listo para que su equipo de ventas le ponga precio, lo ajuste y lo envíe.
• Pedido en firme → pedido de cliente, creado como borrador y después validado.
• Contactos: la persona que escribió el correo pasa a ser el contacto del cliente en el documento, y una dirección de entrega indicada en el correo pasa a ser el contacto de envío.
• Archivos: los adjuntos del cliente se adjuntan al presupuesto o al pedido.
• Sin duplicados: cada documento se marca con su correo de origen en el campo de referencia externa de Dolibarr, de modo que el mismo pedido enviado dos veces se crea una sola vez.

Mail2ERP nunca crea terceros ni productos. El remitente debe pertenecer a un cliente existente y cada línea debe corresponder a un producto existente. Un correo que no puede importarse se queda sin leer en su INBOX, y el registro le dice por qué.

🐙 AutoERP: validar, enviar y facturar pedidos etiquetados

AutoERP se encarga de los pasos rutinarios posteriores al pedido. Solo trabaja con los pedidos que usted le entrega, y la entrega se hace mediante un campo, no por suposición.

Cómo entregar un pedido a AutoERP

Dolibarr no permite que otros programas lean las etiquetas de un pedido de cliente, así que AutoERP usa un campo del pedido llamado BOTS4.me tags (código b4mtags). Cuando el usuario de integración es administrador, AutoERP añade el campo por sí mismo. Si no, añádalo una vez: Setup → Modules → Sales Orders → Complementary attributes → New attribute, etiqueta BOTS4.me tags, código b4mtags, tipo String (1 line), longitud 255, siempre editable. Después escriba AutoERP en el campo para procesar el pedido completo, o AutoERP_partial para procesarlo línea a línea. AutoERP añade sus propias etiquetas de progreso en el mismo campo.

Qué ocurre en cada ejecución

• Confirmación: un pedido en borrador etiquetado se valida. Cuando la condición de pago del pedido exige pago por adelantado, por ejemplo “Due on order” o una condición de anticipo del 100 %, AutoERP emite además una factura de anticipo validada por el pedido completo, vinculada a él.
• Envío: en cuanto hay stock y ha llegado la fecha de entrega, AutoERP crea a partir del pedido un envío validado con las cantidades que pueden salir. Dolibarr mueve el stock al validar cuando la configuración de su módulo de Stock así lo indica. En los envíos parciales, el resto queda en el pedido.
• Facturación: AutoERP crea a partir del pedido una factura validada, facturando los productos en stock por las cantidades realmente enviadas y los servicios por las cantidades pedidas, y descuenta los anticipos pagados. También puede elegir una factura agrupada por cliente y por día, semana o mes.

En el plan Business, AutoERP también puede retener envíos a clientes con facturas vencidas, avisándoles una vez, y enviar pedidos por partes. Consulte la guía de AutoERP para todas las opciones.

💰 AutoCASH: recordatorios de pago para facturas vencidas de Dolibarr

Los días del mes que usted elija, AutoCASH lee sus facturas de cliente impagadas de Dolibarr, las agrupa por cliente y determina cuánto retraso tiene cada cliente. La escalada es gradual de forma predeterminada:

• Empiece con suavidad: puede activar solo el nivel 1, trabajar con él y activar los niveles 2 y 3 más adelante.
• Nunca dos veces por lo mismo: el mismo nivel solo se repite tras un periodo de espera, y una ejecución que se detiene a medias no puede enviar un recordatorio dos veces.
• Filtros: un importe mínimo, un número mínimo de días de retraso y una lista de clientes a los que nunca quiere reclamar automáticamente.
• Dos correos para usted: una vista previa el día anterior, con la lista de a quién se recordará, y un informe después, con quién fue contactado, en qué nivel y por qué facturas.
• Enviados por BOTS4.me: como Dolibarr no puede enviar correos a través de su API, los recordatorios los envía BOTS4.me, en el idioma del cliente. Las facturas de anticipo propias de AutoERP para pedidos prepagados no las reclama AutoCASH.

⚙️ Configuración paso a paso para Dolibarr

• Paso 1 — Empiece su mes Discovery gratuito: inicie sesión en bots4.me/bots y haga clic en Empezar el mes Discovery gratuito en la tarjeta del bot que desee. No se necesita tarjeta.
• Paso 2 — Active la API REST en Dolibarr: Home → Setup → Modules/Applications → active API REST (server).
• Paso 3 — Cree un usuario de integración: en Users & Groups cree un usuario como “BOTS4.me Integration” y dele los permisos de los bots que use: Mail2ERP — terceros, productos, presupuestos, pedidos de cliente; AutoERP — pedidos de cliente, envíos, facturas de cliente, stock; AutoCASH — facturas de cliente, pagos, bancos. Cada bot necesita además acceso de lectura a Bancos y a su propia ficha de usuario.
• Paso 4 — Genere la clave API: abra la ficha del usuario → Modify → campo API key → generar → Save, y copie la clave.
• Paso 5 — Conecte Dolibarr en bots4.me: introduzca la URL de su sitio Dolibarr y la clave API, más el número de entidad si usa el módulo Multicompany. El recorrido completo está en Cómo conectarse.
• Paso 6 — Solo AutoERP: añada el campo de pedido BOTS4.me tags como se describe arriba, salvo que el usuario de integración sea administrador.
• Paso 7 — Conecte su buzón para Mail2ERP (Gmail y Microsoft 365 con Secure Quick Connect, los demás por IMAP con una contraseña de aplicación), o reenvíe los pedidos al buzón de BOTS4.me.

🧪 Modo demo, correos poco claros y errores

Cada bot empieza en Modo demo. Mail2ERP le envía por correo el presupuesto o el pedido que habría creado, AutoERP informa de qué pedidos habría validado, enviado y facturado, y AutoCASH le envía la lista completa de clientes a los que habría recordado, sin contactar con ninguno. No se escribe nada en Dolibarr hasta que ponga Modo en LIVE, que se habilita tras el primer informe Demo. La página Modo demo explica la idea, y la demo en vivo del panel muestra cada ajuste con datos de ejemplo.

• Los correos que Mail2ERP no pudo importar se quedan sin leer en su INBOX. Los importados pasan a _Mail2ERP/PROCESADO.
• El motivo siempre queda registrado en la pestaña Registros y en la carpeta LOGS de su buzón, por ejemplo un remitente que no es cliente en Dolibarr o una referencia de producto que no existe. Consulte la guía de la carpeta LOGS.
• Corrija con carpetas: arrastre un correo a _Mail2ERP/COTIZACION o _Mail2ERP/PEDIDOS para reintentarlo como presupuesto o como pedido, o a _Mail2ERP/OMITIR para omitir ese tipo de correo en el futuro.
• Los problemas de configuración de AutoERP, como un campo BOTS4.me tags que falta o el módulo de Envíos desactivado, se indican en el informe de la ejecución para que sepa exactamente qué corregir.

📅 El mes Discovery gratuito y el plan gratuito

El primer mes de cada bot es un mes Discovery gratuito sin tarjeta. Los interruptores marcados como Discovery en la pestaña Control están incluidos y empiezan desactivados, así que usted elige qué probar.

📚 Lecturas relacionadas

• Productos: Mail2ERP, AutoERP y AutoCASH.
• Guías: Guía de Mail2ERP, Guía de AutoERP, Guía de AutoCASH y Cómo conectarse.
• Otro ERP de código abierto: Automatice ERPNext desde el correo: pedidos, confirmaciones de proveedores y pagos.
• Comparar enfoques: Parseur, Docparser o Nanonets frente a Mail2ERP para la entrada de pedidos en el ERP.
• Los mismos pasos en otros ERP: Enviar y facturar automáticamente los pedidos de Business Central y Cómo automatizar la confirmación, la entrega y la facturación de pedidos en Odoo.
• Contexto: Entender los sistemas ERP y CRM y por qué creamos BOTS4.me.