Cómo importar pedidos recibidos por correo en Zoho Inventory y Zoho Books

🎯 “Los pedidos llegan por correo, y Zoho espera a que los tecleemos”

Zoho Inventory es bueno en lo que pasa una vez que existe el pedido de venta: paquetes, envíos, stock por almacén. El paso anterior sigue siendo manual para la mayoría de los equipos:

• Cada pedido tiene un formato nuevo: un PDF del ERP de un cliente, una hoja de cálculo de otro, unos cuantos SKU tecleados en un correo de un tercero.
• Los códigos no coinciden: los clientes escriben un código de barras o un número de pieza del fabricante, y alguien busca su SKU.
• Pedidos y solicitudes de precio mezclados: cada correo debe clasificarse primero como “pedido de venta” o “presupuesto”.
• El embalaje espera al tecleo: hasta que existe el pedido de venta, el almacén no puede embalar, así que una bandeja de entrada lenta significa envíos más lentos.

Con volúmenes mayores, esto se convierte en un puesto de trabajo propio. Un cliente de Mail2ERP, IMP Kontakt, gestiona miles de pedidos y solicitudes de cotización recibidos por correo cada mes sin volver a teclearlos.

🔍 Lo que los usuarios de Zoho suelen probar primero

Teclear el pedido de venta a mano

Fiable con poco volumen, un cuello de botella con mucho — y el cuello de botella está justo delante de su almacén.

Importaciones desde hojas de cálculo

Una importación desde hoja de cálculo funciona cuando los datos ya son una tabla limpia. Las órdenes de compra de sus clientes no lo son, así que alguien sigue teniendo que convertir antes cada pedido.

Herramientas de flujo de trabajo y extractores

Las recetas de automatización pueden crear un pedido de venta a partir de datos limpios, y los extractores pueden sacar campos de un formato conocido. Emparejar sus SKU, elegir el cliente correcto y decidir entre presupuesto y pedido de venta sigue siendo trabajo suyo. Comparamos estas herramientas en Parseur, Docparser o Nanonets frente a Mail2ERP.

⚙️ Cómo funciona Mail2ERP con Zoho Books y Zoho Inventory

Una organización, dos aplicaciones

Zoho Books y Zoho Inventory comparten una organización. Mail2ERP escribe pedidos de venta y presupuestos a través de Zoho Books, así que aparecen en Zoho Inventory en el mismo momento. Zoho Inventory se usa donde Books no ofrece nada: paquetes, envíos y stock por ubicación — que es donde AutoERP toma el relevo si lo usa.

Qué documento crea

• Un pedido en firme se convierte en un pedido de venta, que Mail2ERP confirma (abre) a continuación, para que quede listo para embalar.
• Una solicitud de precio se convierte en un borrador de presupuesto.
• ¿Su plan no incluye pedidos de venta? Los pedidos de venta requieren Zoho Books Professional o superior, o Zoho Inventory. Sin ellos, Mail2ERP registra los pedidos de los clientes como presupuestos y lo indica en el documento.

Clientes y artículos

• Cliente: la dirección de correo del remitente debe pertenecer a un cliente de Zoho o a una de sus personas de contacto; esa persona de contacto se indica en el documento. Mail2ERP nunca crea clientes.
• SKU: los códigos de producto del correo se emparejan con los SKU de sus artículos.
• Códigos de barras: con el interruptor Códigos de barras activado, también se comparan el UPC, el EAN y el ISBN del artículo.
• Números de pieza: con el interruptor Número de pieza del fabricante activado, se compara el número de pieza del artículo.
• Zoho no guarda en los artículos números de pieza por proveedor ni referencias de cliente, así que esos dos interruptores no tienen nada que emparejar en Zoho.

Precios e impuestos de Zoho

Cada línea recibe el precio que Zoho da a ese cliente: la tarifa de la lista de precios del cliente o, si no, la tarifa del artículo. Zoho aplica por sí mismo el impuesto predeterminado del artículo. El precio del correo solo se usa cuando Zoho no tiene precio para el artículo.

Qué más se incluye en el documento

• Reference#: el número de orden de compra del cliente.
• Fecha de envío en los pedidos de venta, a partir de la fecha de entrega solicitada; en los presupuestos, la fecha solicitada se anota en un comentario.
• Dirección de envío: la dirección del cliente elegida para la entrega cuando el correo indica una.
• Notas y archivos: un mensaje del cliente va en las notas; el texto del correo se añade como comentario; los archivos originales se adjuntan. Si falla la subida de todos los adjuntos, el borrador se elimina de nuevo en lugar de quedar a medias.

De presupuesto a pedido de venta, y duplicados

Con Detección de RFQ activada, una respuesta que cita su número de presupuesto y lo pide claramente convierte el presupuesto en un pedido de venta abierto con las mismas líneas, y el presupuesto se marca como aceptado. Si el cliente pide cantidades distintas, se pide el presupuesto completo y se añade una nota para su equipo. Antes de crear nada, Mail2ERP registra lo que va a crear y lo busca tras una ejecución interrumpida, así que nunca se crea un segundo pedido de venta. Para mayor seguridad, añada a presupuestos y pedidos de venta un campo personalizado de texto llamado BOTS4.me ID, y cada documento que cree Mail2ERP quedará marcado con él.

🛠️ Configuración paso a paso

• Paso 1 — Empiece su mes Discovery gratuito: inicie sesión en bots4.me/bots, haga clic en Empezar el mes Discovery gratuito en la tarjeta de Mail2ERP y acepte las Condiciones una vez. No se necesita tarjeta.
• Paso 2 — Conecte su buzón: Configuración → Mail2ERP → Access Manager → Añadir origen. Gmail, Microsoft 365 y Zoho Mail usan Secure Quick Connect; los demás proveedores se conectan por IMAP. Consulte Cómo conectarse. O reenvíe los pedidos a mail2erp@bots4.me sin conectar un buzón.
• Paso 3 — Conecte Zoho: Añadir destino → el mosaico Zoho Books / Inventory → Conectar Zoho. Inicie sesión, haga clic en Accept, y BOTS4.me encuentra por sí solo su centro de datos y su organización. Si su acceso tiene varias organizaciones, elija una en la tarjeta de Zoho y haga clic en Guardar organización.
• Paso 4 — Campo opcional contra duplicados: añada en Zoho el campo personalizado de texto BOTS4.me ID a presupuestos y pedidos de venta.
• Paso 5 — Funcione en DEMO y luego pase a LIVE: Mail2ERP empieza en Modo demo y le envía por correo lo que habría creado. Cuando los informes le parezcan correctos, ponga Modo en LIVE en la pestaña Control.

Funciona con todos los centros de datos de Zoho (.com, .eu, .in y los demás). Zoho limita las llamadas a la API por organización y día; BOTS4.me comparte ese límite con sus otras integraciones de Zoho y, cuando se alcanza, hace una pausa hasta que Zoho vuelve a permitir llamadas.

🧭 Su primera semana en el mes Discovery

• Modo: DEMO lee sus correos y los datos de Zoho y no escribe nada; LIVE se habilita tras el primer correo de informe DEMO.
• Horario de funcionamiento y fines de semana: Mail2ERP funciona dentro de este horario, al principio el horario de oficina de los días laborables.
• Interruptores Discovery: los interruptores con la etiqueta Discovery están incluidos en su mes gratuito y empiezan desactivados. En Zoho, los útiles son Códigos de barras, Número de pieza del fabricante, Detección de RFQ y Separar externos.
• Pedido de prueba: envíe por correo dos o tres SKU con cantidades desde la dirección de un cliente, y luego un segundo correo que solo pida precios. Los informes DEMO muestran un pedido de venta y un presupuesto; las decisiones también están en la pestaña Registros y en la carpeta _Mail2ERP/LOGS.
• Enséñele: arrastre un correo a _Mail2ERP/COTIZACION o _Mail2ERP/PEDIDOS para reintentarlo como ese tipo, o a _Mail2ERP/OMITIR para omitir ese tipo de correo en el futuro.

📅 Correos poco claros y lo que viene después

Mail2ERP lee PDF, Excel, Word, CSV, HTML, imágenes y documentos escaneados con OCR — en cualquier idioma, sin plantillas.

• Importado: el correo pasa a _Mail2ERP/PROCESADO y el pedido de venta está abierto en Zoho, listo para embalar.
• Poco claro: el correo se queda en su INBOX, sin leer, con el motivo en el registro — por ejemplo, un remitente que no es cliente o un código que no coincide con ningún artículo. Corríjalo en Zoho y arrastre el correo a _Mail2ERP/COTIZACION o _Mail2ERP/PEDIDOS para reintentarlo.
• Las cantidades dudosas se omiten, nunca se adivinan, y se le pide que las añada a mano.
• Embalaje y facturación: elija una opción de la etiqueta de informes BOTS4.me (Full o Partial) en un pedido de venta y AutoERP crea el paquete y el envío en Zoho Inventory y la factura, y Zoho envía un correo a su cliente. Las entregas de AutoERP requieren Zoho Inventory en la misma organización, y las etiquetas de informes requieren Zoho Books Standard o superior.

La plataforma está alojada en la UE, diseñada para el RGPD y ofrece 2FA; los informes, registros y carpetas del buzón están en 31 idiomas.

📚 Lecturas relacionadas

• Funciones y planes: página de producto de Mail2ERP y la guía de Mail2ERP.
• Embalaje, envío y facturación: la guía de AutoERP.
• Sistemas solo contables: presupuestos de QuickBooks Online desde el correo y presupuestos de Xero desde el correo.
• Comparar opciones: Parseur, Docparser o Nanonets frente a Mail2ERP.
• Mantener el stock correcto: la guía de AutoSTOCK.

🔗 Fuentes y lecturas adicionales

Documentación oficial citada en esta guía. Los enlaces externos se abren en una pestaña nueva.

• Zoho Inventory Help — Packages
• Zoho Inventory Help — Shipments