AutoSTOCK
Guía de usuario – Optimización automatizada de niveles de stock
🧠 Qué hace realmente AutoSTOCK
AutoSTOCK sustituye las conjeturas manuales sobre niveles de stock por una ejecución de optimización basada en datos construida a partir de requisitos empresariales reales:
📄 Cómo funciona AutoSTOCK – Flujo visual
de ventas de su ERP
por producto
(Se descartan los puntuales)
(Su modo elegido)
+ Informe por correo
En Modo demo el flujo es idéntico — salvo que el último paso solo informa de lo que se escribiría, sin tocar su ERP.
🚀 Cómo conectarse
- Instale la aplicación BOTS4.me Connect en su Odoo — el conector de un clic une Odoo (13.0 → 19.0) con toda la suite de BOTS4.me. Le identifica con un inicio de sesión por correo protegido con 2FA y aprovisiona un usuario técnico para que AutoSTOCK pueda leer el historial de ventas y escribir reglas de reposición a través de la API. Un conector, una cuenta, todas las aplicaciones.
- Asigne la cuenta de ERP a AutoSTOCK — en el Access Manager de BOTS4.me/bots → Configuración → AutoSTOCK, asigne su cuenta de ERP conectada a la aplicación. AutoSTOCK funciona hoy con Odoo (13–19), ERPNext (15–16), Zoho Inventory, Dolibarr (23 y posteriores), Microsoft Dynamics 365 Business Central (online), QuickBooks Online y Xero; en Business Central, QuickBooks Online, Xero y SAP Business One, BOTS4.me gestiona las reglas de reposición por usted.
- Empiece en Modo demo — el Modo demo está activado por defecto: análisis e informe completos, cero cambios en su ERP. Revise unos cuantos informes antes de pasar a producción.
- Elija su modo de optimización y sus ajustes — todo se configura en el panel en /bots; los valores por defecto son puntos de partida probados en producción.
- Pase a real — desactive el Modo demo y active Escribir reglas de reposición (todos los planes de pago, incluido el mes Discovery gratuito). A partir de la siguiente ejecución, las reglas de reposición de su ERP siguen su demanda real.
💡 Descubra más sobre lo que el usuario técnico puede y no puede hacer en Niveles de acceso.
🎛️ Los cinco modos de optimización
Los cinco modos responden a la misma pregunta — «¿cuánto debo mantener en stock de este producto?» — con matemáticas distintas. Cambie de modo cuando quiera en el panel. ¿No sabe cuál encaja? La comparación mensual de modos y ventanas de más abajo los compara todos sobre su propio historial de ventas.
Cobertura
El predeterminado. El punto de pedido (mín.) es lo que se vende durante el plazo de entrega del proveedor más un margen del 50%; el nivel máximo de reposición (máx.) añade su cobertura objetivo — 2 meses de demanda media por defecto. Ejemplo: un producto vende 5 piezas al día y el proveedor entrega en 14 días, así que el mín. es 105 piezas y el máx. es 105 + 300 = 405 piezas.
Cuándo usarlo: la opción sencilla y robusta para la mayoría de las empresas. Fácil de explicar, fácil de verificar, probada en producción. Empiece aquí.
Service Level
Stock de seguridad estadístico. Calcula cuánto stock necesita para evitar una rotura durante el plazo de entrega del proveedor con una probabilidad elegida (95 % por defecto, configurable 80–99 %). Usa los plazos de entrega de sus proveedores del ERP y excluye automáticamente los productos con demanda errática e impredecible.
Cuándo usarlo: catálogos de demanda estable en los que quiere un objetivo de disponibilidad preciso en lugar de una cobertura plana. Disponible en el nivel Business.
Demand Percentile
Sin supuestos de distribución. En lugar de suponer que la demanda sigue una bonita campana de Gauss, toma un percentil elegido de su demanda diaria real (90 % por defecto, configurable 50–99 %) como colchón de seguridad. Sin supuestos estadísticos — solo su patrón de demanda real.
Cuándo usarlo: demanda irregular y a golpes, donde las medias engañan — pedidos grandes ocasionales mezclados con semanas tranquilas. Disponible en el nivel Business.
Hybrid
Automático por producto. Clasifica cada producto según la regularidad con la que se vende de verdad y luego aplica la matemática de Nivel de servicio a los de venta estable y la de Percentil de demanda a los erráticos. Los productos demasiado escasos para ambas se dejan tal cual en lugar de darles un objetivo engañoso.
Cuándo usarlo: catálogos mixtos donde una sola regla no vale para todo — de lo contrario tendría que dividir el catálogo a mano. Disponible en el nivel Business.
Ponderado por lo reciente
Sin fecha de corte. La misma idea que Cobertura, pero las ventas recientes pesan más que las antiguas: una venta cuenta la mitad una vez transcurrido un plazo de entrega, una cuarta parte tras dos, y así sucesivamente. Nada desaparece de golpe al llegar al borde del período de análisis.
Cuándo usarlo: catálogos que cambian — proyectos nuevos que arrancan, líneas antiguas que se apagan. Un producto que empieza a venderse se almacena en semanas en lugar de diluirse en todo el período, y el que deja de venderse se liquida en lugar de mantenerse sobre una demanda caducada. Disponible en el nivel Business.
📅 Informe mensual de diseño — deje que los datos elijan sus ajustes
Elegir modo y período de análisis por intuición es adivinar. Una vez al mes AutoSTOCK puede ejecutar todos los modos contra todos los períodos de análisis sobre su propio historial de ventas y enviarle la comparación por correo — así la decisión sale de sus datos y no de una corazonada.
- Dos números por combinación — Capital (lo que valen los puntos de pedido a precio de compra) e Ingresos en riesgo (un backtest: si se repitiera el peor tramo de demanda del último año, cuántos ingresos pondría en riesgo su nivel de stock). Menos capital con un riesgo igual o menor es una victoria clara.
- Su ajuste actual aparece resaltado junto al recomendado, de modo que siempre ve a qué renuncia o qué gana.
- Le dice exactamente qué cambiar — el correo termina con los ajustes que aplicar, nombrados tal como aparecen en su panel.
- No se cambia nada en su ERP — el informe es de solo lectura. Usted decide si actuar en consecuencia.
🧠 Modelado SMART de la demanda — capas de inteligencia opcionales
Cuatro interruptores independientes que afinan la cifra de demanda que alimenta el modo elegido. Cada uno se activa o desactiva por separado — se suman, pero ninguno depende de los demás. Deje el Ajuste de tendencia desactivado con el modo Ponderado por lo reciente, que ya sigue la demanda reciente.
- Amortiguación de picos — un pedido puntual de gran volumen cuenta solo parcialmente (25 % por defecto), de modo que una única venta atípica no puede inflar su stock durante meses. Si ese cliente vuelve y sigue comprando, su demanda empieza a contar por completo por sí sola. La demanda recurrente y la estacional no se tocan.
- Ajuste de tendencia — compara las ventas recientes con el mismo período del año anterior y mueve los objetivos arriba o abajo dentro de límites seguros. Un producto realmente en declive deja de reponerse, sin confundir una temporada baja con una caída.
- Anticipación estacional — eleva los objetivos un plazo de entrega completo antes de que empiece su temporada, según el patrón del año pasado, para que los artículos de temporada se pidan con tiempo suficiente para llegar realmente a tiempo.
- Recordatorios de compra estacionales — un correo con los productos que se vendieron el año pasado en el período próximo pero que deliberadamente no se almacenarán de forma automática. Decide una persona, mientras aún hay tiempo de pedirlos manualmente.
⚙️ Referencia de ajustes del panel
Todos los ajustes están en BOTS4.me/bots → Control → AutoSTOCK. Si un ajuste queda fuera de rango o está bloqueado por su nivel, AutoSTOCK vuelve de forma segura al valor por defecto.
| Ajuste | Rango | Por defecto | Qué hace |
|---|---|---|---|
| Modo de optimización | coverage / service level / percentile / hybrid / recent-weighted | coverage | Cómo se calculan los niveles de stock objetivo — vea los cinco modos de arriba. |
| Período de análisis | 30 – 730 días | 120 días | Hasta dónde atrás se analiza el historial de ventas para medir la demanda. Más largo = medias más suaves; más corto = reacción más rápida a los cambios de tendencia. |
| Cobertura objetivo | 0,5 – 24 meses | 2 meses | Cuántos meses de demanda media añade el nivel máximo de reposición (máx.) por encima del punto de pedido (mín.). |
| Mín. clientes únicos | 1 – 100 | 2 | Filtro de calificación: un producto solo recibe un objetivo de stock si al menos esta cantidad de clientes distintos lo compraron en el período de análisis. |
| Mín. pedidos | 1 – 1000 | 4 | Filtro de calificación: un producto solo recibe un objetivo de stock si se pidió al menos esta cantidad de veces en el período de análisis. |
| Nivel de servicio | 80 – 99% | 95% | Modo Nivel de servicio: probabilidad objetivo de no quedarse sin stock durante el plazo de entrega del proveedor. |
| Percentil de demanda | 50 – 99% | 90% | Modo Percentile: el percentil de demanda diaria usado como colchón de seguridad. |
| Plazo de entrega predeterminado | 1 – 365 días | 30 días | Se usa cuando un producto no tiene plazo de entrega de proveedor configurado en su ERP. Puede cambiarlo a partir del nivel Family. |
| Escribir reglas de reposición | activado / desactivado | desactivado | Escribe los objetivos de stock calculados en su ERP como reglas de reposición (mín./máx.). Si está desactivado, AutoSTOCK solo genera informes. Todos los planes de pago. |
| Asumir mis reglas | activado / desactivado | desactivado | Si está activado, AutoSTOCK gestiona también las reglas de reposición que usted creó. Si está desactivado, se quedan exactamente como las definió y el informe las enumera. |
| Lista de nunca almacenar | códigos de producto, separados por comas | vacía | Productos a los que AutoSTOCK nunca asigna una regla. |
| Informes por correo | tras cada análisis / solo cuando cambian las reglas / resumen semanal (lunes) | tras cada análisis | Cuándo se envía el informe de stock por correo. En Modo demo se envía un informe tras cada análisis. Los informes que requieren intervención (permisos que faltan, reglas que no se pudieron escribir, un ERP que no se pudo leer) se envían siempre de inmediato. |
| Programación de ejecución | diaria / semanal | diaria | Con qué frecuencia AutoSTOCK analiza su historial de ventas y actualiza las reglas. |
| Comparación mensual de modos y ventanas | activado / desactivado | desactivado | Una vez al mes envía por correo la comparación de modos & períodos de análisis con una recomendación. De solo lectura hacia su ERP; cada informe consume una pequeña parte de su cuota mensual. Nivel Business. |
| Ventanas de comparación | hasta 4 valores, en días | 120, 240, 365 | Qué períodos de análisis compara entre sí la comparación mensual de modos y ventanas. |
| Amortiguación de picos | activado / desactivado | activado | Los pedidos únicos de gran volumen cuentan solo en parte para los objetivos de stock. Todos los planes de pago. |
| Peso de los picos | 0 – 100% | 25% | Qué parte de un pedido puntual atípico sigue contando. 0 % = solo cuenta el nivel de demanda normal; 100 % = los picos cuentan por completo. |
| Límite de comprador puntual | 1 – 10 días | 3 días | Un cliente que compra como mucho en esta cantidad de días cuenta como puntual a efectos de la amortiguación; en cuanto vuelve más a menudo, su demanda cuenta por completo. |
| Ajuste de tendencia | activado / desactivado | desactivado | Mueve los objetivos arriba o abajo dentro de límites seguros según la demanda interanual. Nivel Business. |
| Anticipación estacional | activado / desactivado | desactivado | Eleva los objetivos un plazo de entrega antes de que empiece su temporada, según el año pasado. Nivel Business. |
| Recordatorios de compra estacionales | activado / desactivado | desactivado | Envía por correo los productos que se vendieron el año pasado en el período próximo pero que no se almacenarán automáticamente, para que pueda pedirlos manualmente. Nivel Business. |
🚪 Filtros de calificación — por qué los artículos puntuales nunca reciben objetivo
El error de stock más caro es almacenar productos que nadie volverá a comprar. Un único cliente que pidió una vez 500 unidades de un artículo especial envenenaría una media ingenua — por eso AutoSTOCK exige pruebas de demanda recurrente antes de asignar cualquier objetivo:
- Suficientes clientes distintos — al menos el número configurado de clientes únicos (2 por defecto) debe haber comprado el producto en el período de análisis. Un solo cliente grande no es una tendencia.
- Suficientes pedidos separados — el producto debe aparecer en al menos el número configurado de pedidos (4 por defecto). Una única compra a granel no es demanda recurrente.
- Solo productos almacenables — los servicios y los productos no almacenables nunca reciben una regla de reposición.
- Comprado a un proveedor — un producto necesita un proveedor (o una ruta Comprar) en su ERP; los kits, los productos archivados y los productos de su lista de nunca almacenar no reciben regla.
🔍 Modo demo
- Análisis completo, riesgo cero — el Modo demo ejecuta el análisis completo y envía el informe completo, pero no escribe nada en su ERP. Perfecto para validar los objetivos antes de fiarse de ellos.
- Se ejecuta como mucho una vez al día — independientemente de la cadencia de su programador, un nuevo análisis demo se factura como mucho una vez cada 24 horas aproximadamente.
- Su cuota de uso se consume igualmente — el análisis en sí es el trabajo facturable, así que las ejecuciones demo cuentan igual que las reales.
- Un informe tras cada análisis — en Modo demo el informe se envía siempre, independientemente de lo que haya elegido en Informes por correo.
- Activado por defecto — toda instalación nueva de AutoSTOCK empieza en Modo demo. Desactívelo en la pestaña Control en BOTS4.me/bots cuando esté listo para pasar a producción.
📊 Cómo leer el informe
Tras cada análisis — o solo cuando cambian las reglas, o cada semana, según lo que haya elegido en Informes por correo — recibe un informe de stock por correo. Así se lee:
📋 Bloque de resumen
- La configuración usada en la ejecución (modo, período de análisis, filtros de calificación) y el almacén
- Cuántos productos se analizaron, cuántos reciben una regla y por qué los demás no
- Cuántos productos están por debajo de su punto de pedido — hay que pedirlos ya
- Cuántas reglas de reposición se escribieron (o, en Modo demo, cambiarían), más Qué significa esto y Qué hacer a continuación
📄 Tabla de productos
Una fila por cada producto que recibe una regla:
- Punto de pedido (mín.) — cuando el stock baja a este nivel, se vuelve a pedir
- Pedir hasta (máx.) — el nivel hasta el que un nuevo pedido llena el stock
- Stock + entrante — lo que tiene más lo que ya está pedido
- Estado — regla nueva, actualizada, sin cambios, cambiaría (Modo demo) o no escrita
🆓 Qué desbloquea cada nivel
- Plan gratuito: solo informes — el análisis y el informe, sin escribir reglas.
- Nivel Personal y superiores (incluido el mes Discovery gratuito): desbloquea Escribir reglas de reposición (desactivado hasta que usted lo active), Asumir mis reglas, la Lista de nunca almacenar y la Amortiguación de picos (activada por defecto).
- Nivel Family y superiores: su propio Plazo de entrega predeterminado.
- Nivel Business y superiores: desbloquea todos los modos de optimización salvo Cobertura — Nivel de servicio, Percentil de demanda, Hybrid y Ponderado por lo reciente — además de la Comparación mensual de modos y ventanas y las demás capas SMART (ajuste de tendencia, anticipación estacional, recordatorios de compra estacionales).
Consulte los planes y precios actuales en la página de producto de AutoSTOCK. Bajar de nivel es seguro: las reglas ya escritas en su ERP nunca se revierten.
🛒 Cómo AutoSTOCK alimenta AutoPURCHASE
AutoSTOCK responde a «¿cuánto debo mantener en stock?» — AutoPURCHASE responde a «¿qué debo pedir hoy para llegar ahí?». Cada ejecución de AutoSTOCK guarda sus objetivos calculados y AutoPURCHASE los recoge automáticamente:
- Los objetivos actualizados pasan directamente — si tiene ambas aplicaciones y “Usar objetivos de AutoSTOCK” está activado en AutoPURCHASE, los objetivos recién calculados se usan directamente para pedir. Mientras AutoPURCHASE crea las órdenes de compra, las reglas en Odoo se configuran para que Odoo no haga pedidos por su cuenta al mismo tiempo.
- Siempre sincronizados — programe AutoSTOCK para que se ejecute antes que AutoPURCHASE y sus propuestas de compra reflejarán siempre el último análisis de demanda.
- Opcional, no obligatorio — AutoPURCHASE también funciona por sí solo con las reglas de reposición que ya hay en su ERP (incluidas las que escribió AutoSTOCK).
❓ Preguntas frecuentes
Llegó el informe, pero no se escribió ninguna regla de reposición. ¿Por qué?
El apartado Qué hacer a continuación del informe indica el motivo exacto. Los habituales, por orden: 1) El Modo demo está activado — el Modo demo nunca escribe en su ERP; desactívelo en la pestaña Control de BOTS4.me/bots. 2) La función Escribir reglas de reposición está desactivada — viene desactivada; actívela en Control → AutoSTOCK. 3) Su plan — en el plan gratuito AutoSTOCK solo genera informes; todos los planes de pago, incluido el mes Discovery gratuito, pueden escribir reglas. 4) Permisos en su ERP — en Odoo el usuario de BOTS4.me necesita el permiso de Administrador de Inventario. 5) No cambió nada — las reglas ya están al día, o ningún producto superó los filtros de calificación.
¿Por qué se omitió un producto concreto?
El informe indica por qué algunos productos no recibieron regla. Los motivos más habituales: no superó los filtros de calificación (muy pocos clientes distintos o muy pocos pedidos en el período de análisis); es un servicio o un producto no almacenable; no tiene proveedor ni ruta Comprar en su ERP; es un kit, está archivado o figura en su lista de nunca almacenar; o — en el modo Nivel de servicio — su demanda era demasiado errática o escasa para calcular un stock de seguridad estadístico fiable (estos artículos se excluyen a propósito en lugar de recibir un objetivo engañoso; pruebe con el modo Cobertura o Percentil para ellos).
¿Con qué frecuencia se ejecuta AutoSTOCK?
Diaria o semanal — lo elige en la pestaña Control de BOTS4.me/bots. Como máximo se ejecuta (y se factura) un análisis completo aproximadamente una vez al día: los objetivos de stock cambian con la demanda, no minuto a minuto, así que analizar con más frecuencia solo consumiría su cuota.
¿Con qué modo de optimización debería empezar?
Cobertura. No es el modo por defecto por casualidad — es fácil de razonar y está probado en producción. Cuando se fíe de los informes, pase los catálogos de demanda estable a Nivel de servicio para objetivos de disponibilidad precisos, use Percentil de demanda para la demanda irregular y a golpes, o deje que Hybrid decida por producto en un catálogo mixto. Puede cambiar de modo cuando quiera; la siguiente ejecución lo recalcula todo. ¿Prefiere no adivinar? Active la comparación mensual de modos y ventanas y deje que compare los cinco sobre su propio historial.
¿Qué pasa con los productos sin plazo de entrega de proveedor en mi ERP?
Para ellos se usa el ajuste Plazo de entrega predeterminado (30 días por defecto, ajustable a partir del nivel Family). Para obtener los mejores resultados, mantenga plazos de entrega reales en las fichas de proveedor de su ERP — el punto de pedido depende del plazo de entrega en todos los modos.
¿De verdad el Modo demo consume mi cuota de uso?
Sí. El análisis es el trabajo facturable — en Modo demo obtiene el cálculo completo y el informe completo, solo se omite la escritura en el ERP. Las ejecuciones demo están limitadas a aproximadamente una al día, así que probar sigue siendo asequible.
¿AutoSTOCK sobrescribirá las reglas de reposición que definí manualmente?
No. AutoSTOCK gestiona solo las reglas que creó y las reglas vacías de Odoo (mín. y máx. a 0). Una regla que usted definió — o una de las nuestras que modificó después en el ERP — se queda como la dejó y aparece en el informe. Active Asumir mis reglas si quiere que AutoSTOCK gestione también esas, y ponga los productos que deban seguir siendo manuales en la Lista de nunca almacenar. Cuando un producto que gestiona AutoSTOCK deja de cumplir los requisitos, su regla se pone a 0 para que no se vuelva a pedir.
¡Necesito ayuda! ¿Cómo consigo soporte?
Consulte primero los registros de procesamiento en BOTS4.me/bots — cada ejecución registra qué hizo y por qué. ¿Sigue atascado? Escríbanos desde la página de contacto y le ayudaremos.
🔧 Resolución de problemas
⚠️ No llega ningún informe
Compruebe lo siguiente:
- AutoSTOCK está activado en la pestaña Control en BOTS4.me/bots
- Informes por correo no está configurado como “Solo cuando cambian las reglas” o “Resumen semanal” — en ese caso no se envía informe cuando no cambió nada
- Su plan está activo y su cuota de uso no se ha agotado
- Hay una cuenta de ERP asignada a AutoSTOCK en el Access Manager
- Revise los registros de procesamiento del panel en busca de errores
⚠️ Se calificaron muy pocos productos
Normalmente son los filtros haciendo su trabajo — pero si resultan demasiado estrictos:
- Baje Mín. clientes únicos y/o Mín. pedidos en los ajustes
- Amplíe el Período de análisis para que cuente más historial en la calificación
- Recuerde: los servicios y los productos no almacenables nunca se califican
⚠️ Los objetivos parecen demasiado altos o demasiado bajos
Ajuste la configuración y vuelva a comprobar en Modo demo:
- Modo Coverage: ajuste Cobertura objetivo (meses de demanda a mantener)
- Modo Service level: baje o suba el porcentaje de Nivel de servicio
- Modo Percentile: baje o suba el Percentil de demanda
- Compruebe que los plazos de entrega de proveedor en su ERP son realistas — los plazos inflados inflan el stock de seguridad
- Si un único pedido grande inusual dispara un objetivo demasiado alto, compruebe que la Amortiguación de picos está activada y reduzca el Peso de los picos