Convierta automáticamente los pedidos recibidos por correo en presupuestos de Xero
Pedidos y solicitudes de precio llegan por correo — el borrador de presupuesto ya le espera en Xero
Xero tiene presupuestos y facturas pero no pedidos de venta, así que el pedido que un cliente envía por correo suele convertirse en un presupuesto que alguien teclea a mano. Esta guía muestra cómo Mail2ERP hace ese tecleo: lee el correo y su adjunto, encuentra el contacto y sus artículos de inventario en Xero y crea un borrador de presupuesto — titulado “Customer order” cuando es un pedido en firme — para que usted lo revise y lo marque como Accepted. Empieza en Modo demo, y el primer mes es un mes Discovery gratuito.
🎯 “Cada correo de pedido se convierte en un presupuesto que tecleo yo”
Pequeños mayoristas, proveedores profesionales y fabricantes que usan Xero describen la misma rutina. El pedido llega como PDF u hoja de cálculo, o como unas líneas en el correo. Antes de que Xero pueda hacer nada, alguien tiene que montar el presupuesto: buscar el contacto, añadir cada artículo, teclear las cantidades, añadir la referencia del cliente.
- Lleva tiempo cada día: un pedido de diez líneas son varios minutos de tecleo cuidadoso, y el trabajo crece con cada cliente nuevo.
- Los errores viajan: un código de artículo erróneo en el presupuesto se convierte en una factura errónea una vez aceptado el presupuesto.
- Pedidos y solicitudes de precio se parecen: ambos acaban como presupuestos, y es fácil perder de vista cuáles son pedidos reales.
- Los presupuestos tardíos pierden ventas: una solicitud de precio respondida mañana suele irse al proveedor que respondió hoy.
🔍 Lo que los usuarios de Xero suelen probar primero
Copiar un presupuesto anterior
Xero le permite copiar un presupuesto anterior, lo que ayuda cuando un cliente repite el mismo pedido. No ayuda con un pedido nuevo cuyas líneas están en un adjunto PDF — esas siguen teniendo que leerse y teclearse.
Recetas de automatización y extractores
Las herramientas de flujo de trabajo pueden crear un presupuesto a partir de datos estructurados, y los extractores de documentos pueden sacar campos de un formato conocido. Entre ambos queda la parte difícil: entender un formato desconocido, emparejar sus códigos de artículo y contactos de Xero y distinguir un pedido de una solicitud de precio. Analizamos ese hueco en Parseur, Docparser o Nanonets frente a Mail2ERP.
⚠️ Lo que la tarea realmente necesita
Leer cualquier formato sin plantillas, encontrar el contacto y los códigos de artículo en Xero, usar sus precios y tipos impositivos de Xero, marcar qué presupuestos son pedidos reales — y dejarle a usted aceptarlos.
⚙️ Cómo funciona Mail2ERP con Xero
Llega el correo del cliente
Mail2ERP lee y empareja
Borrador de presupuesto en Xero
Usted lo marca como Accepted
Borradores de presupuesto para solicitudes de precio y pedidos
- Una solicitud de precio se convierte en un borrador de presupuesto.
- Un pedido en firme se convierte en un borrador de presupuesto con el título Customer order y una nota de historial “Customer order (BOTS4.me Mail2ERP)”. Mail2ERP nunca lo acepta: usted lo revisa y lo marca como Accepted en Xero.
Qué se incluye en el presupuesto
- Contacto: la dirección de correo del remitente debe pertenecer a un contacto cliente de Xero o a una de sus personas de contacto. Mail2ERP nunca crea contactos.
- Artículos: los códigos del correo se emparejan con el Code de sus artículos de Xero; los artículos sin código no se pueden emparejar. Los artículos de Xero no tienen códigos de barras, códigos de proveedor ni códigos de cliente, así que no se usan. Mail2ERP nunca crea artículos.
- Precios e impuestos: cada línea toma el precio unitario de venta del artículo, con un tipo impositivo en cada línea. El precio del correo solo se usa cuando un artículo no tiene precio de venta. Las listas de precios específicas por cliente no están disponibles en la API de Xero.
- Referencia: el número de orden de compra del cliente va en el campo Reference del presupuesto.
- Notas: un mensaje del cliente se convierte en el resumen del presupuesto, que se imprime en él. El texto del correo y la fecha de entrega solicitada van en las notas de historial del presupuesto, que son internas. Los archivos originales se adjuntan al presupuesto.
- Dirección: los presupuestos de Xero toman la dirección del contacto.
Por qué el presupuesto queda como borrador
Un borrador de presupuesto no se envía a nadie. Es deliberado: el pedido lo ha leído un software, y usted debe verlo antes que su cliente. Abra una o dos veces al día los borradores titulados Customer order, compruebe las líneas con el original adjunto y marque el presupuesto como Accepted. Las solicitudes de precio también quedan como borradores, para que pueda ajustar un precio o añadir una nota antes de enviar el presupuesto al cliente desde Xero.
Cuando el cliente hace el pedido sobre su oferta
Con Detección de RFQ activada, una respuesta que cita su número de presupuesto y lo pide claramente marca ese presupuesto como pedido del cliente. Mientras el presupuesto siga en borrador o enviado, se aplican los cambios de cantidad que el cliente indique para líneas concretas; si no, se pide el presupuesto completo con una nota. Un presupuesto aceptado queda bloqueado en Xero, así que Mail2ERP solo le añade una nota de historial.
Correos poco claros y duplicados
Un correo que no puede importarse — un remitente desconocido, un código sin artículo coincidente — se queda en su INBOX, sin leer, con el motivo en el registro. Las cantidades que no pueden leerse con seguridad se omiten, no se adivinan, y se le pide que las añada. Cada presupuesto se crea con una clave de idempotencia, y una ejecución interrumpida encuentra el presupuesto que ya había creado en lugar de crear un segundo; una copia reenviada del mismo pedido se importa una sola vez.
🛠️ Configuración paso a paso
- Paso 1 — Empiece su mes Discovery gratuito: inicie sesión en bots4.me/bots, haga clic en Empezar el mes Discovery gratuito en la tarjeta de Mail2ERP y acepte las Condiciones una vez. No se necesita tarjeta.
- Paso 2 — Conecte su buzón: Configuración → Mail2ERP → Access Manager → Añadir origen. Gmail y Microsoft 365 usan Secure Quick Connect; cualquier otro proveedor se conecta por IMAP. Consulte Cómo conectarse. O reenvíe los pedidos a mail2erp@bots4.me sin conectar un buzón.
- Paso 3 — Conecte Xero: Añadir destino → el mosaico Xero → Iniciar sesión con Xero. Xero pregunta qué organización puede usar BOTS4.me; elíjala y haga clic en Allow access. Si conectó más de una, elija la organización en la tarjeta de Xero. No se guardan contraseñas ni claves API.
- Paso 4 — Revise sus códigos de artículo: asegúrese de que los artículos que piden sus clientes tienen en Xero un Code que coincide con lo que ellos escriben.
- Paso 5 — Funcione en DEMO y luego pase a LIVE: Mail2ERP empieza en Modo demo y le envía por correo el presupuesto que habría creado. Cuando los informes le parezcan correctos, ponga Modo en LIVE en la pestaña Control.
🧪 Pruébelo en la Demo Company de Xero
La Demo Company de Xero sirve para probar BOTS4.me. Xero la restablece de vez en cuando — entonces vuelva a iniciar sesión — y no envía correos desde ella.
🧭 Su primera semana en el mes Discovery
- Modo: DEMO lee sus correos y los datos de Xero y no escribe nada; LIVE se habilita tras el primer correo de informe DEMO.
- Horario de funcionamiento y fines de semana: Mail2ERP funciona dentro de este horario, al principio el horario de oficina de los días laborables.
- Interruptores Discovery: los interruptores con la etiqueta Discovery están incluidos en su mes gratuito y empiezan desactivados. En Xero, los útiles son Detección de RFQ y Separar externos; los interruptores de Coincidencia inteligente de varios códigos no tienen códigos con los que trabajar en Xero.
- Pedido de prueba: envíe por correo dos o tres códigos de artículo con cantidades desde la dirección de un contacto cliente, y luego un segundo correo que solo pida precios. Los informes DEMO muestran ambos presupuestos; las decisiones también están en la pestaña Registros y en la carpeta _Mail2ERP/LOGS.
- Enséñele: arrastre un correo a _Mail2ERP/COTIZACION o _Mail2ERP/PEDIDOS para reintentarlo como ese tipo, o a _Mail2ERP/OMITIR para omitir ese tipo de correo en el futuro.
📅 Cuando termina el mes Discovery
Cuando termina el mes, Mail2ERP continúa por sí solo con el plan gratuito y una pequeña cuota mensual: cuando se agota, los elementos nuevos esperan hasta el mes siguiente o hasta que elija un plan, y un elemento ya iniciado siempre se completa. Elija un plan para conservar todas las funciones — consulte la tabla de planes en la página de producto de Mail2ERP.
El plan gratuito lee texto de correo, PDF, CSV y HTML; los PDF escaneados, las imágenes, Excel, Word y los interruptores Discovery requieren un plan. No se deshace nada de lo que haya importado.
🧾 Después de aceptar: facturación con AutoERP
Mail2ERP se detiene en el borrador de presupuesto. Si la factura debe llegar sola, AutoERP en Xero solo factura: factura cada presupuesto que usted marca como Accepted, en cuanto todos sus artículos están en stock, y BOTS4.me envía la factura por correo a su cliente. Solo se facturan los presupuestos aceptados después de la primera ejecución LIVE de AutoERP. Xero no tiene documentos de entrega ni factura de anticipo en su API, así que no hay paso de envío, y los pedidos que requieren un pago anticipado siguen en sus manos.
- El día a día: los correos importados pasan a _Mail2ERP/PROCESADO; usted revisa los borradores de presupuesto titulados Customer order y los acepta.
- Límites de la API: Xero limita las llamadas a la API por organización, por minuto y por día. BOTS4.me comparte ese límite con sus otras aplicaciones de Xero, va más despacio cuando Xero se lo pide y continúa al día siguiente cuando se agota el límite diario.
- Plataforma: alojada en la UE, diseñada para el RGPD, 2FA, e informes, registros y carpetas del buzón en 31 idiomas.
❓ Preguntas frecuentes
¿Puede Xero crear automáticamente un presupuesto a partir de un pedido recibido por correo?
No por sí solo. Mail2ERP lee el correo y su PDF u hoja de cálculo, empareja el contacto y sus códigos de artículo y crea un borrador de presupuesto en Xero — titulado Customer order cuando es un pedido en firme.
¿Mail2ERP envía o acepta el presupuesto?
No. El presupuesto queda como borrador. Usted decide si lo envía al cliente y cuándo lo marca como Accepted.
¿Por qué un presupuesto y no un pedido de venta?
Xero no tiene pedidos de venta. Un borrador de presupuesto titulado Customer order es el documento más cercano, y aceptarlo en Xero es su luz verde para la facturación.
¿Qué precios usa?
El precio unitario de venta de cada artículo de Xero, con un tipo impositivo en cada línea. El precio escrito en el correo solo se usa cuando un artículo no tiene precio de venta.
El número de orden de compra de nuestro cliente — ¿dónde va?
En el campo Reference del presupuesto, para que usted pueda encontrarlo y el cliente lo reconozca.
¿Consumirá nuestro límite de la API de Xero?
BOTS4.me se mantiene por debajo del límite por minuto de Xero y comparte el límite diario con sus otras aplicaciones de Xero. Cuando se agota el límite diario, se detiene y continúa al día siguiente.
¿Puedo probarlo antes de que toque mi organización real?
Sí. El Modo demo no escribe nada en Xero, y puede conectar primero la Demo Company de Xero.
📚 Lecturas relacionadas
- Funciones y planes: página de producto de Mail2ERP y la guía de Mail2ERP.
- ¿Usa QuickBooks? Convierta los correos de pedido de sus clientes en presupuestos de QuickBooks Online.
- ¿Necesita inventario y pedidos de venta? Cómo importar pedidos recibidos por correo en Zoho Inventory y Zoho Books.
- Comparar opciones: Parseur, Docparser o Nanonets frente a Mail2ERP.
- Pruebe primero el panel: demo en vivo del panel de BOTS4.me.
🔗 Fuentes y lecturas adicionales
Páginas oficiales citadas en esta guía. Los enlaces externos se abren en una pestaña nueva.
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