Cómo importar pedidos y solicitudes de cotización recibidos por correo en SAP Business One

🎯 “La mitad de nuestro departamento comercial es grabación de datos”

Las empresas con SAP Business One suelen ser distribuidores, mayoristas y fabricantes con un flujo constante de pedidos B2B. La mayoría de esos pedidos siguen llegando por correo, y el hueco entre la bandeja de entrada y el documento de venta lo cubren personas:

• Formatos sin fin: PDF del ERP del cliente, hojas Excel con columnas propias, formularios escaneados, listas de artículos tecleadas en el cuerpo del correo, en varios idiomas.
• Códigos que no coinciden: el cliente escribe su propio número de pieza o un código de barras, y alguien busca a mano su ItemCode.
• Solicitudes de cotización y pedidos mezclados: cada correo necesita primero una decisión — oferta de ventas o pedido de cliente — antes de que nadie empiece a teclear.
• Respuestas lentas: las solicitudes de precio respondidas al día siguiente pierden frente a competidores más rápidos, y los pedidos recibidos a última hora salen un día más tarde.

Con volumen, esto se convierte en un equipo entero. Un cliente de Mail2ERP, IMP Kontakt, gestiona miles de pedidos y solicitudes de cotización recibidos por correo cada mes sin volver a teclearlos.

🔍 Lo que los usuarios de SAP Business One suelen probar primero

Grabación manual con copiar y pegar

Lo habitual. Es precisa cuando la gente tiene tiempo y propensa a errores cuando no lo tiene, y solo escala contratando.

Complementos e importaciones desarrolladas por partners

Los partners pueden desarrollar importaciones para el formato de archivo de un cliente. Funcionan para los formatos para los que se crearon. Cada nuevo formato de cliente, cambio de columna o idioma es un proyecto nuevo, y la importación sigue sin poder distinguir una solicitud de precio de un pedido.

Servicios de OCR y extracción basados en plantillas

Los extractores de documentos pueden sacar campos de un PDF, pero usted sigue teniendo que emparejar el resultado con interlocutores comerciales e ItemCodes, decidir el tipo de documento y enviarlo a SAP Business One. Comparamos ese enfoque en Parseur, Docparser o Nanonets frente a Mail2ERP.

⚙️ Cómo funciona Mail2ERP con SAP Business One

Qué documento crea

Una solicitud de precio se convierte en una oferta de ventas, válida durante 30 días, y un pedido en firme se convierte en un pedido de cliente. En SAP Business One un pedido de cliente abierto no necesita una confirmación aparte, así que queda tal como se creó. El número de orden de compra del cliente va en el número de referencia del cliente (NumAtCard), la fecha de entrega solicitada en las fechas de entrega de las líneas, y la persona de contacto que envió el correo se indica en el documento.

Clientes, personas de contacto y direcciones de envío

La dirección de correo del remitente debe pertenecer a un interlocutor comercial — un cliente o un lead — o a una de sus personas de contacto. Los interlocutores comerciales inactivos se rechazan, y Mail2ERP nunca crea clientes. Cuando el correo indica una dirección de entrega que coincide con una de las direcciones de envío del interlocutor, se usa esa dirección; si no, se mantiene la dirección de envío predeterminada de SAP Business One.

Emparejamiento de artículos: ItemCode, códigos de barras, números de catálogo

• ItemCode — siempre.
• Códigos de barras — el código de barras del artículo y sus códigos de barras adicionales (interruptor Códigos de barras).
• Códigos de proveedor — el número de catálogo del proveedor del artículo y los números de catálogo de IC de sus proveedores (interruptor Códigos de proveedor).
• Referencias de cliente — números de catálogo de IC que usted mantiene para un cliente, usados solo para ese cliente (interruptor Referencias de cliente).

Los artículos inactivos y los que no son artículos de venta se rechazan, y Mail2ERP nunca crea artículos. Cuando Mail2ERP no reconoce un código propio del cliente pero puede sugerir el producto, le envía un correo con un botón: guarda el código del cliente en ese producto en SAP Business One y vuelve a importar el correo por sí solo. A partir de entonces el código se reconoce automáticamente.

Precios de SAP Business One

Mail2ERP consulta el precio neto que SAP Business One da a ese cliente para ese artículo y esa cantidad, y recurre a la lista de precios predeterminada del artículo. Cuando el precio del correo coincide con el precio predeterminado, no se envía ningún precio, así que sus listas de precios y precios especiales siguen vigentes. SAP Business One aplica sus propios impuestos. El precio del correo solo se usa cuando SAP Business One no tiene precio.

Notas, archivos y procedimientos de autorización

• Archivos: los adjuntos originales y el texto del correo (como archivo de texto) se adjuntan al documento. Para ello, la carpeta de anexos debe estar configurada en su servidor de SAP Business One; sin ella, los archivos se omiten y el documento se crea igualmente.
• Autorizaciones: cuando se aplican procedimientos de autorización al usuario de BOTS4.me, SAP Business One guarda el documento como borrador. Mail2ERP lo indica como pendiente de autorización y nunca lo crea dos veces. Deje al usuario de BOTS4.me fuera de los procedimientos si no quiere esto.
• Nada se borra: BOTS4.me nunca borra documentos en SAP Business One.

De oferta a pedido, y duplicados

Con Detección de RFQ activada, una respuesta que cita su número de oferta y la pide claramente se convierte en un pedido de cliente copiado de esa oferta. Si el cliente cambia cantidades en líneas concretas, se usan esas cantidades; si no, se pide la oferta completa y se adjunta una nota para su equipo. Cada documento lleva la marca de Mail2ERP al principio de los comentarios (o en el campo U_B4M_ID si lo crea), así que una ejecución interrumpida o una copia reenviada nunca crea un segundo documento.

🛠️ Configuración paso a paso

• Paso 1 — Empiece su mes Discovery gratuito: inicie sesión en bots4.me/bots, haga clic en Empezar el mes Discovery gratuito en la tarjeta de Mail2ERP y acepte las Condiciones una vez. No se necesita tarjeta.
• Paso 2 — Conecte su buzón: Configuración → Mail2ERP → Access Manager → Añadir origen. Gmail y Microsoft 365 usan Secure Quick Connect; los demás proveedores se conectan por IMAP. Consulte Cómo conectarse. O reenvíe los pedidos a mail2erp@bots4.me sin conectar un buzón.
• Paso 3 — Prepare un usuario del Service Layer: cree un usuario de SAP Business One dedicado a BOTS4.me (por ejemplo B4M_API) con una licencia que permita el acceso al Service Layer, y dele interlocutores comerciales y artículos (lectura) y ofertas de ventas y pedidos de cliente (creación).
• Paso 4 — Haga accesible el Service Layer: se ejecuta en su servidor SAP, normalmente en el puerto 50000, y debe ser accesible desde internet por https — normalmente a través de un proxy inverso o de su proveedor de hosting. No se pueden usar direcciones de red privadas.
• Paso 5 — Conecte SAP Business One: Añadir destino → SAP Business One, e introduzca la dirección del Service Layer, la base de datos de la empresa (como en la pantalla de inicio de sesión), el usuario y la contraseña. La contraseña se cifra en el momento en que guarda. Si el servidor usa su propio certificado, la comprobación muestra su huella SHA-256; compárela con la de su servidor y péguela para confirmar.
• Paso 6 — Funcione en DEMO y luego pase a LIVE: Mail2ERP empieza en Modo demo y le envía por correo lo que crearía. Cuando los informes le parezcan correctos, ponga Modo en LIVE en la pestaña Control.

Es compatible SAP Business One 10.0 o posterior, sobre SQL Server o SAP HANA. SAP S/4HANA es un producto distinto y se conecta bajo petición.

🧭 Su primera semana en el mes Discovery

• Modo: DEMO lee sus correos y los datos de SAP Business One y no escribe nada; recibe un correo con la oferta o el pedido que habría creado. LIVE se habilita tras el primer correo de informe DEMO.
• Interruptores Discovery: los interruptores con la etiqueta Discovery están incluidos en su mes gratuito y empiezan desactivados. En SAP Business One, Códigos de barras, Códigos de proveedor, Referencias de cliente y Detección de RFQ tienen datos con los que trabajar — active los que use.
• Pedido de prueba: envíe un correo desde una persona de contacto de un interlocutor comercial cliente con dos o tres ItemCodes y cantidades, y luego un segundo correo que solo pida precios. Los informes DEMO muestran un pedido de cliente y una oferta de ventas; las decisiones también aparecen en la pestaña Registros y en la carpeta _Mail2ERP/LOGS.
• Enséñele: arrastre un correo a _Mail2ERP/COTIZACION o _Mail2ERP/PEDIDOS para reintentarlo como ese tipo, o a _Mail2ERP/OMITIR para omitir ese tipo de correo en el futuro.

📅 Correos poco claros y funcionamiento diario

Mail2ERP lee PDF, Excel, Word, CSV, HTML, imágenes y documentos escaneados con OCR — en cualquier idioma, sin plantillas, dentro del horario de funcionamiento que usted defina.

• Importado: el correo pasa a _Mail2ERP/PROCESADO y el documento está en SAP Business One.
• Poco claro: el correo se queda en su INBOX, sin leer, con el motivo en el registro — por ejemplo, un remitente que no es interlocutor comercial, un código desconocido o un artículo que no es de venta. Corrija la causa y arrastre el correo a _Mail2ERP/COTIZACION o _Mail2ERP/PEDIDOS para reintentarlo.
• Las cantidades dudosas nunca se adivinan: la línea se omite y se le pide que la añada a mano.
• Pendiente de autorización: los borradores creados bajo procedimientos de autorización se indican como pendientes, para que sepa dónde mirar.

La plataforma está alojada en la UE, diseñada para el RGPD y ofrece 2FA; los informes, registros y carpetas del buzón están en 31 idiomas. La misma conexión de SAP Business One sirve a las demás aplicaciones de BOTS4.me, como AutoERP, que usa el campo definido por el usuario U_B4M_AUTOERP para saber qué pedidos de cliente puede entregar y facturar.

📚 Lecturas relacionadas

• Funciones y planes: página de producto de Mail2ERP y la guía de Mail2ERP.
• Comparar opciones: Parseur, Docparser o Nanonets frente a Mail2ERP para la entrada de pedidos en el ERP.
• Otros ERP: Pedidos por correo en Business Central y Pedidos por correo en Zoho Inventory.
• Un ejemplo real: Caso de éxito: IMP Kontakt.
• Seguridad: cómo protegemos sus datos — Seguridad.

🔗 Fuentes y lecturas adicionales

Documentación oficial citada en esta guía. Los enlaces externos se abren en una pestaña nueva.

• SAP Help — Working with SAP Business One Service Layer (PDF)