BOTS4.me Supplier2ERP: Guía completa 2024

🎯 El sistema de extracción de 3 niveles

Supplier2ERP prueba primero el método más económico y fiable, y solo recurre a la IA cuando realmente la necesita. Todos los documentos pasan por los mismos tres niveles, en orden.

Nivel	Qué hace	Cuándo se ejecuta
1	Anclaje de códigos — encuentra sus códigos de producto en el documento comparándolos con su propio catálogo de artículos del ERP.	Se intenta siempre primero. No necesita plantillas — funciona desde el primer día, con el formato de cualquier proveedor.
2	Aprendizaje de patrones — las reglas de extracción se guardan automáticamente después de procesar una vez el formato de un proveedor.	Se usa automáticamente una vez que se ha visto antes el formato de un proveedor — más rápido y sin IA.
3	Verificación por IA — lee el correo y los adjuntos para extraer o confirmar los datos.	Solo cuando el anclaje de códigos y los patrones aprendidos no bastan.

Los resultados retroalimentan el aprendizaje de patrones. Cada documento que procesa Supplier2ERP — incluidos aquellos en los que tuvo que ayudar la IA — hace que la siguiente confirmación de ese mismo proveedor sea más rápida y menos dependiente de la IA.

🔄 Cómo funciona Supplier2ERP: flujo visual

📧

Llega la confirmación
del proveedor

→

🔍

Se encuentran
los códigos de producto

→

📋

Se leen cantidades,
precios y fechas

→

⚖️

Se comparan con
su pedido de compra

→

📊

Usted recibe
el informe

Los códigos siempre se localizan en relación con su propio catálogo de artículos, de modo que las cantidades y los precios se leen en las líneas alrededor de cada código, en lugar de en una posición de columna fija — esto es lo que permite a Supplier2ERP funcionar ya en el primer correo de un proveedor, antes de que exista ninguna plantilla para él.

⚖️ Validación de diferencias: su red de seguridad

Cada cantidad, precio y fecha extraídos se comparan con su pedido de compra antes de escribir nada. Una diferencia pequeña y esperable — del tipo que ocurre a diario — puede aceptarse automáticamente. Cualquier cosa mayor se marca para usted y el pedido de compra se deja intacto hasta que lo revise.

Los valores extraídos también se someten a una comprobación de coherencia por sí mismos: una cantidad negativa o un precio absurdo nunca llegan a su ERP, haya confirmación o no.

El correo permanece visible mientras usted decide. Una confirmación con una diferencia marcada permanece sin leer — en su INBOX, o en _Supplier2ERP/MANUAL si llegó a través de _Supplier2ERP/IMPORTAR. La revisión pendiente nunca queda enterrada.

🚀 Primeros pasos

Conecte su buzón en el panel. Supplier2ERP lo supervisa para detectar confirmaciones entrantes de proveedores. O añada el BOTS4.me Mailbox y reenvíenos las confirmaciones — consulte Reenviarnos más abajo.
Active Supplier2ERP. Empieza en DEMO — lee las confirmaciones de sus proveedores e informa de lo que actualizaría; no se escribe nada en su ERP. Sin buzón, lee las confirmaciones que usted reenvía al BOTS4.me Mailbox.
Indique a Supplier2ERP qué proveedores importar. Cuando su ERP está conectado, detecta los proveedores con órdenes de compra abiertas y le envía la lista por correo; también se leen los contactos configurados solo como proveedores en su ERP. Para cualquier otro proveedor, arrastre uno de sus correos a _Supplier2ERP/IMPORTAR — la carpeta aparece tras la primera ejecución. No se importa nada de ningún otro remitente.
Configure sus umbrales de tolerancia — qué magnitud de diferencia de precio o cantidad puede aceptarse automáticamente antes de ser marcada.
Conecte su ERP. Aún en DEMO, las confirmaciones reales se cotejan con pedidos de compra reales, pero no se escribe nada.
Revise algunos informes. Lo que ve es exactamente lo que cambiaría una vez que pase a producción.
Cambie el Modo a LIVE (con Actualizaciones del ERP activadas). A partir de ese momento, las cantidades, precios y fechas confirmados actualizan automáticamente sus pedidos de compra.

⚙️ Referencia de la Configuración del Panel

Funciones principales

Ajuste	Plan	Qué hace
Cotejo con el ERP	Personal	Coteja los datos extraídos del proveedor con los pedidos de compra existentes utilizando números de pedido, códigos de producto e información del proveedor.
Informes por correo	Todos los planes	Cómo se entera de las confirmaciones que se procesaron sin problemas, incluidas las confirmadas exactamente como se pidieron: Tras cada confirmación, Un correo por ejecución, un Resumen diario o un Resumen semanal. Los resúmenes enumeran cada proveedor, pedido y línea de pedido del periodo, con una copia en Excel, y lo indican cuando no llegó nada. Las confirmaciones que requieren su atención se le envían siempre por correo de inmediato.
Actualizaciones en el ERP	Personal	Escribe en su ERP las cantidades y precios confirmados. Desactivado significa solo lectura: las diferencias solo se informan, incluso en LIVE.
Extracción mediante plantillas	Personal	Utiliza plantillas aprendidas de correos anteriores del mismo proveedor para una extracción más rápida y precisa.
Alertas diarias de retraso	Todos los planes	Una vez al día envía por correo las entregas vencidas o en riesgo. Elija Desactivado, Solo pedidos confirmados por el proveedor (los pedidos cuya confirmación del proveedor procesó Supplier2ERP) o Todos los pedidos de compra abiertos — todos los pedidos abiertos de su ERP, incluso sin confirmación por correo, más un resumen semanal (desde el plan Personal).
Extracción de respaldo con IA	Personal	Cuando el anclaje de códigos y los patrones aprendidos no encuentran productos, la IA lee el correo y los adjuntos como último recurso (se factura por uso).
Archivos PDF escaneados	Personal	Lee mediante OCR las confirmaciones de proveedores que llegan como escaneo o fotografía en lugar de texto. Desactivado significa que una confirmación escaneada se informa para entrada manual en lugar de leerse.
Preprocesamiento	Family	Lee desde una carpeta de cola oculta gestionada por AutoSPAM en lugar de su INBOX. Requiere AutoSPAM con el preprocesamiento activado.
Actualizar cantidades automáticamente	Family	Permite que las diferencias de cantidad confirmadas se escriban automáticamente. Desactivado significa que las diferencias se notifican pero nunca se aplican.
Actualizar precios automáticamente	Business	Permite que las diferencias de precio confirmadas se escriban automáticamente. Desactivado significa que las diferencias se notifican pero nunca se aplican.
Recompra automática	Business	Las cantidades rechazadas, recortadas o vencidas se proponen como un pedido borrador de un proveedor alternativo del mismo producto.
Recompra: pedidos reales	Enterprise	Crea realmente los pedidos borrador de recompra en su ERP en lugar de solo notificarlos. No tiene efecto a menos que la Recompra automática también esté activada.

Parámetros de tolerancia e informes

Ajuste	Valor por defecto	Qué hace
Máx. diferencias por artículo	5 elementos	Cuántas líneas de pedido pueden diferir de la confirmación antes de que se marque todo el pedido para revisión manual en lugar de actualizarse automáticamente.
Máx. variación de precio o cantidad	15%	El cambio máximo aceptable, en porcentaje, para el precio o la cantidad de una sola línea. Cualquier cosa mayor se marca para revisión.
Horizonte de riesgo de entrega	7 días	Una fecha de entrega confirmada dentro de este número de días se considera en riesgo y aparece en las alertas diarias de retraso antes de estar realmente vencida.
Retrospectiva del informe de retrasos	90 días	Los pedidos de compra anteriores a este plazo no se vigilan cuando Alertas diarias de retraso está en Todos los pedidos de compra abiertos.
Enviar informes de pedidos actualizados a	—	Quién recibe los informes de las confirmaciones de proveedores procesadas sin problemas y el resumen diario o semanal. Separe las direcciones con comas; vacío significa el correo de su cuenta.
Enviar confirmaciones que requieren atención manual a	—	Quién recibe el informe de una confirmación aplicada solo en parte, fallida o pendiente de su revisión. Se envía siempre de inmediato, elija lo que elija en Informes por correo. Separe las direcciones con comas; vacío significa el correo de su cuenta.
Enviar informes de entregas retrasadas a	el correo de su cuenta	Quién recibe los informes de entregas retrasadas y recompras. Separados por comas. Si se deja vacío, el informe de entregas retrasadas se envía al correo de su cuenta y a los correos de la dirección.

🛡️ Modos de acceso

Tres modos le permiten probar a su propio ritmo, cada uno dando a Supplier2ERP un poco más de acceso que el anterior.

Modo	Acceso	Qué ocurre
Demo en sandbox	Ninguna	Solo documentos de proveedor de ejemplo, en BOTS4.me/demo. Sin necesidad de conexión al ERP.
Modo demo	Buzón + lectura del ERP	Las confirmaciones reales se cotejan con pedidos de compra reales. No se escribe nada — los informes muestran exactamente lo que cambiaría.
Modo LIVE	Buzón + lectura y escritura del ERP	Automatización completa: las confirmaciones se procesan y los pedidos de compra se actualizan automáticamente.

⌛ Entregas retrasadas y recompra automática

Dos funciones van más allá de la confirmación que acaba de recibir, hacia los pedidos de compra que aún esperan una.

Alertas diarias de retraso

Un correo diario enumera las líneas de pedido de compra que están vencidas, o a punto de incumplir su fecha de entrega confirmada dentro de su horizonte de riesgo. Usted elige qué pedidos vigila: solo aquellos cuya confirmación del proveedor procesó Supplier2ERP, o todos los pedidos abiertos de su ERP — incluidos los pedidos cuyo proveedor nunca envió ninguna confirmación. Las entregas tardías salen a la luz antes de llegar a su línea de producción.

Recompra automática

Cuando un proveedor rechaza o recorta una cantidad confirmada, o una entrega se retrasa, la cantidad faltante puede proponerse como un pedido de compra borrador de un proveedor alternativo del mismo producto. Esto empieza en modo de simulación: la propuesta solo se notifica por correo electrónico. Activar Pedido en vivo de recompra crea el pedido borrador en su ERP para que lo revise — nunca se confirma automáticamente.

📊 Cómo leer el informe

✅ Success

Confirmaciones cotejadas por completo y, en el Modo de automatización, ya aplicadas a su pedido de compra.

⚠️ Parcial

Algunas líneas coincidieron, otras difirieron más allá de su tolerancia o no se pudieron leer — marcadas para su revisión.

❌ Fallido / Omitido

No se extrajo nada utilizable, o el correo no era en absoluto una confirmación de proveedor — se deja en su INBOX, o se mueve a _Supplier2ERP/MANUAL si llegó a través de _Supplier2ERP/IMPORTAR.

❓ Resolución de problemas

Qué ve	Qué significa
Una confirmación no se cotejó con ningún pedido de compra	El anclaje de códigos no encontró ningún código de producto que reconociera de su catálogo del ERP — compruebe que los códigos del documento realmente existen en su ERP.
Se notificó un cambio de cantidad o precio pero no se aplicó	O bien Actualización automática de cantidades / Actualización automática de precios está desactivada, o el cambio es mayor que su umbral de Cambio máximo de precio/cantidad.
Se marcó todo el pedido en lugar de una sola línea	Difirieron más líneas de las que permite su ajuste de Diferencias máximas de artículos.
Se notificó un pedido de recompra pero nunca se creó	Eso se debe a que Pedido en vivo de recompra está desactivado — la Recompra automática se limita por defecto a la simulación.
El formato de un proveedor sigue pasando por la IA cada vez	El aprendizaje de patrones guarda una plantilla después de ver un formato una vez; si sigue fallando, el diseño puede variar lo suficiente entre correos como para que no se encuentre ningún patrón estable.

📨 Reenviarnos — sin necesidad de conectar el buzón

No necesita conectar ningún buzón. En BOTS4.me/bots → Configuración → Supplier2ERP, haga clic en Añadir origen y añada el BOTS4.me Mailbox — un clic, nada que conectar, sin contraseña. Después reenvíe los correos a supplier2erp@bots4.me. Mientras el Modo demo está activado recibe una vista previa por correo; en cuanto lo desactive, Supplier2ERP actualiza de forma real el pedido de compra en su ERP. Así solo necesitamos acceso a su ERP, nunca a su buzón.

Quién puede reenviar: se configura en Supplier2ERP → Control → Reenviarnos – aceptar correo de. Vacío: solo la dirección de correo de su cuenta. Rellenado: exactamente las direcciones que escriba (hasta 6) — sustituyen a la dirección de su cuenta, así que añádala también si usted también reenvía.

Antes de escribir nada en su ERP, verificamos que el correo realmente proviene de su dirección (DKIM). Si su proveedor de correo no firma el correo saliente, confirma el correo una vez con un clic. Cada correo reenviado se elimina de nuestro buzón justo después de procesarlo — como máximo a los 7 días si no pudo procesarse. Úselo mientras nos evalúa, o de forma permanente si prefiere no compartir nunca el acceso a su buzón.

El mismo correo reenviado dos veces se procesa solo una vez. Con el Modo demo desactivado, el remitente recibe por correo un breve acuse de recibo tras cada correo reenviado: procesado, o no procesado y dónde ver el motivo.

📬 Registros en su buzón

            Dónde: cada buzón recibe una carpeta LOGS dentro de la carpeta propia del bot, por ejemplo _Mail2ERP/LOGS. Cada bot tiene la suya.
Qué: las mismas filas que la pestaña Registros, un mensaje por fila. No se envía nada por correo — las filas se escriben directamente en la carpeta.
Sin leer significa que necesita su atención: solo las filas que requieren su decisión llegan sin leer. Todas las demás filas, avisos incluidos, llegan ya leídas.
Botones de un clic: las filas sobre un correo llevan los mismos botones que el panel. Un botón que archiva el correo lleva el nombre de la carpeta a la que lo envía, por ejemplo PERMITIR o SPAM. Un botón abre una breve página de confirmación, sin necesidad de iniciar sesión, y funciona durante 7 días. El resultado llega como una fila nueva, con un botón para deshacer cuando existe.
Decida desde el registro: una fila que requiere su decisión también muestra los nombres de los adjuntos del correo y sus primeras líneas, por lo que rara vez necesitará abrir el correo en sí.
Mantenimiento: la carpeta conserva las últimas 100 filas durante un máximo de 30 días. El registro completo permanece en su panel.
Seguro por diseño: los mensajes de registro auténticos solo existen dentro de las carpetas LOGS, nunca en su bandeja de entrada, y la página de confirmación nunca pide una contraseña.
Interruptor: Registros en su buzón, en la lista de funciones del bot de la pestaña Control. Activado por defecto desde el plan Personal.

          

❓ Preguntas frecuentes

💡 Las carpetas que empiezan por _ (p. ej. _Supplier2ERP) las crea automáticamente la aplicación — no las renombre ni las elimine.

¿Qué formatos de documento son compatibles?

PDF, Word (.docx), Excel (.xlsx), HTML, texto del cuerpo del correo e imágenes mediante OCR — prácticamente cualquier formato que envíe un proveedor.

¿Con qué ERP funciona?

Odoo, ERPNext, Zoho, Dolibarr, Business Central online, QuickBooks Online, Xero y SAP Business One, cada uno con su propia estrategia de actualización — por lotes, pedido completo o artículo individual. Cualquier otro ERP con API se conecta bajo petición.

¿Cómo encuentra mis códigos de producto sin una plantilla?

El anclaje de códigos busca en el documento códigos que existan en su propio catálogo del ERP y, a continuación, lee la cantidad y el precio alrededor de cada uno de los que encuentra. No se necesita ninguna plantilla para el primer correo de un proveedor.

¿Qué ocurre si los precios o las cantidades difieren de mi pedido?

Las diferencias pequeñas dentro de su tolerancia pueden aceptarse automáticamente; las mayores se marcan y la actualización se omite hasta que la revise. El correo de confirmación permanece sin leer — en su INBOX, o en _Supplier2ERP/MANUAL si llegó a través de _Supplier2ERP/IMPORTAR — para que la revisión pendiente sea visible de un vistazo.

¿Aprende el formato de un proveedor?

Sí. Después de procesar una vez el formato de un proveedor, se guardan las reglas de extracción. Los documentos futuros del mismo proveedor se procesan más rápido, sin necesitar IA.

¿Adónde van los correos marcados o fallidos?

Permanecen sin leer en su INBOX para que no se le pasen por alto — o, si llegaron a través de _Supplier2ERP/IMPORTAR, se mueven a _Supplier2ERP/MANUAL. Las confirmaciones procesadas correctamente se archivan en _Supplier2ERP/PROCESADO.

Supplier2ERP omitió una confirmación. ¿Puedo hacer que lo intente de nuevo?

Sí. Arrastre el correo a _Supplier2ERP/IMPORTAR y se leerá en la siguiente ejecución — en el Modo de automatización, aunque ya se haya intentado sin éxito. A partir de entonces, Supplier2ERP también importa todo lo que envíe ese remitente, y el remitente queda marcado como proveedor, de modo que Mail2ERP no lo toca. La carpeta se crea automáticamente mientras Supplier2ERP está activo.

No quiero que Supplier2ERP importe a un proveedor concreto. ¿Cómo lo detengo?

Arrastre un correo de ese proveedor a _Supplier2ERP/NO_IMPORTAR. A partir de la siguiente ejecución, Supplier2ERP deja de importar cualquier cosa de ese remitente y el correo vuelve a su INBOX (o a _Supplier2ERP/MANUAL si Separar proveedores está activado). El remitente sigue marcado como proveedor, por lo que Mail2ERP tampoco lo importa. Los informes de retrasos y la recompra de ese proveedor siguen funcionando. Para deshacerlo, arrastre un correo del mismo remitente a _Supplier2ERP/IMPORTAR.

¿Puedo probarlo sin afectar a mi ERP?

Sí. En DEMO, Supplier2ERP lee sus órdenes de compra pero no escribe nada, con informes completos que muestran lo que cambiaría. El primer mes es gratis.

¿Funciona con Mail2ERP?

Sí. Mail2ERP gestiona los pedidos entrantes de clientes en el lado de ventas; Supplier2ERP gestiona las confirmaciones entrantes de proveedores en el lado de compras. Ambos vigilan su buzón de correo.

¿Esto usa IA? Nosotros no tenemos permitido usarla.

Ponga el Modo IA en Desactivado y no se llamará a ningún modelo de lenguaje ni se enviará ningún documento a un proveedor de IA. Las confirmaciones que enumeran sus códigos de producto con cantidades en una tabla legible se leen normalmente, comparándolas con su catálogo del ERP. Los formatos escaneados o inusuales se le remiten para introducción manual en lugar de adivinarse. Si su equipo de cumplimiento lo necesita por escrito, pregúntenos y se lo confirmaremos para su expediente.

¿Cómo gestiona las fechas de entrega?

Supplier2ERP extrae del documento las fechas de entrega confirmadas y actualiza las líneas correspondientes de su orden de compra. Admite múltiples formatos de fecha.

🔒 Lo que Supplier2ERP nunca hará

Escribir en su ERP mientras está en DEMO.
Crear un pedido de recompra en vivo a menos que el Pedido en vivo de recompra esté activado — por defecto solo se genera un informe.
Cotejar un documento con un pedido de compra sin comprobar antes los códigos de producto con su propio catálogo.
Aplicar un cambio de precio o cantidad más allá de la tolerancia que usted ha establecido sin marcarlo para revisión.
Confirmar un pedido de recompra en su nombre — siempre se crea como borrador.
Ocultarle una confirmación marcada o ilegible — permanece sin leer en su INBOX o en _Supplier2ERP/MANUAL.